Limitar un proveedor a una entidad o un departamento

En las sociedades compartidas de varias entidades, puede restringir a los proveedores a las entidades y ubicaciones deseadas para evitar que el proveedor se utilice inadvertidamente en la entidad incorrecta. También puedes restringir un proveedor a un departamento o grupo de departamentos.

Puedes restringir un proveedor en la página Visibilidad del proveedor o en la ficha del proveedor.

Además de actualizar las restricciones de los proveedores individualmente, puedes utilizar las funciones de importación y exportación de la página Visibilidad de proveedores para:

• Exporta tu lista de restricciones de proveedores en uno de los varios formatos estándar (CSV, Excel, Word, PDF) para que puedas imprimir o utilizar la información en otra aplicación.
• Actualiza rápidamente la lista de restricciones de proveedores exportando los datos seleccionados, realizando cambios y, a continuación, importando los cambios.

Para ver la lista de visibilidad de proveedores, ve a Cuentas a pagar > ajustes > Proveedores > Visibilidad.

Directrices para actualizar las restricciones de proveedores

Lo más importante que debe recordar al actualizar los registros de restricción de proveedores a través de la importación de CSV es que los cambios que realice en la hoja de cálculo afectarán sus registros de restricción de proveedores.

• Si actualizas los datos de la hoja de cálculo para una restricción de proveedor, la información que especifiques sobrescribirá los datos de la ficha de restricción de proveedor existente.
• Si eliminas datos de la hoja de cálculo, la información correspondiente se eliminará de la ficha de restricción del proveedor.

Precauciones recomendadas:

• Haz una copia de seguridad de la información de restricción de tu proveedor antes de realizar cambios. Guarda una copia de la hoja de cálculo CSV para importación para tener una ficha de la lista de visibilidad de proveedores antes de actualizarla.
• Antes de realizar cambios a gran escala, pruebe el proceso de actualización. Intente cambiar algunas restricciones de proveedores de prueba y, a continuación, actualice solo esos registros de proveedores.
• Cuando exportes el archivo CSV para importación, asegúrate de incluir la columna Identificador de proveedor. Esto identifica la ficha del proveedor que está actualizando.
• El orden de las columnas no es importante; por ejemplo, no es necesario que el identificador del proveedor sea el primero. La fila del encabezado identifica el contenido de cada columna.
• Cuando actualices el archivo CSV para importación, ten en cuenta que los diferentes tipos de campos requieren información diferente.
  • En Opciones de casillas de verificación, introduce VERDADERO Para seleccionar la opción e ingrese FALSO para anular la selección de la opción.

Campos obligatorios para nuevas restricciones de proveedores

Cuando añadas nuevos proveedores, debes incluir al menos las siguientes columnas:

• Identificador de proveedor: El campo de identificador para todos los demás valores.
• Visibilidad: El tipo de restricción: Sin restricciones, Solo raíz o Restringido
• Campos personalizados obligatorios: Si has creado campos personalizados obligatorios, también debes incluir estas columnas.

Editar las restricciones de los proveedores individualmente

Si necesitas actualizar o añadir restricciones para uno o dos proveedores, la forma más rápida es editar la ficha de proveedor desde la página Visibilidad de proveedores.

1. Ir a Cuentas a pagar > ajustes > Proveedores > Visibilidad.
2. Busca el proveedor que deseas actualizar.
3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

   Se abrirá la ficha del proveedor en la pestaña Restricciones.

4. En la sección Visibilidad, selecciona una de las siguientes opciones para especificar quién puede ver y contabilizar transacciones en esto:
   • Proveedor sin restricciones: El nivel general y todas las entidades dentro de la estructura de varias entidades
   • Restringido solo al nivel general: Solo el nivel general de la estructura de varias entidades
   • Proveedor restringido: Solo las ubicaciones, grupos de ubicaciones, departamentos o grupos de departamentos elegidos dentro de la estructura de varias entidades
5. Si has seleccionado Restringido proveedor, selecciona las restricciones de la siguiente manera:
   1. Selecciona dentro de la primera fila vacía en Ubicaciones restringidas o Departamentos restringidos, según corresponda a la restricción que desees establecer.
   2. Selecciona una ubicación o un departamento de la lista desplegable.
   3. Para añadir otra restricción, selecciona dentro de la siguiente fila vacía y selecciona una restricción de la lista desplegable.
      Si seleccionas una entidad como ubicación, también debes seleccionar las ubicaciones asociadas a esa entidad.
6. Selecciona Guardar o Enviar.

1. Ir a Cuentas a pagar > ajustes > Proveedores > Visibilidad.
2. Seleccionar Modificar junto al proveedor que desea actualizar.

   Se abrirá la ficha del proveedor en la pestaña Restricciones.

3. En la sección Visibilidad, selecciona una de las siguientes opciones para especificar quién puede ver y contabilizar transacciones en esto:
   • Proveedor sin restricciones: El nivel general y todas las entidades dentro de la estructura de varias entidades
   • Restringido solo al nivel general: Solo el nivel general de la estructura de varias entidades
   • Proveedor restringido: Solo las ubicaciones, grupos de ubicaciones, departamentos o grupos de departamentos elegidos dentro de la estructura de varias entidades
4. Si has seleccionado Restringido proveedor, selecciona las restricciones de la siguiente manera:
   1. Selecciona dentro de la primera fila vacía en Ubicaciones restringidas o Departamentos restringidos, según corresponda a la restricción que desees establecer.
   2. Selecciona una ubicación o un departamento de la lista desplegable.
   3. Para añadir otra restricción, selecciona dentro de la siguiente fila vacía y selecciona una restricción de la lista desplegable.
      Si seleccionas una entidad como ubicación, también debes seleccionar las ubicaciones asociadas a esa entidad.
5. Selecciona Guardar o Enviar.

Restricciones de proveedores de exportación

Puedes exportar todo lo que puedas mostrar en la lista de visibilidad de proveedores. Esto te permite controlar lo que se exporta, incluidas las columnas de datos, la visualización y el criterio de clasificación, y la lista de restricciones de proveedores que se incluye.

Crea una vista de lista que incluya los datos que deseas exportar

Para controlar lo que se exporta, puedes crear una vista personalizada de la lista de visibilidad de proveedores que incluya solo los datos que deseas ver.

1. Elegir Crear una vista nueva Desde el Administrar vistasen la parte superior de la lista Visibilidad de proveedores.
2. En el paso 1 del asistente Crear una nueva vista, seleccione las columnas de datos que desea incluir.

   Puedes elegir entre los campos estándar del proveedor (como el nombre y el identificador), así como los campos personalizados que hayas creado para tu sociedad.

3. Realiza los cambios pertinentes.

   Con el asistente, puedes:

   • Elige el orden en el que aparecen las columnas.
   • Filtra la lista de restricciones de proveedores, como filtrar por proveedores que no tienen restricciones o proveedores que solo se pueden ver por nivel general.
   • Elija el criterio de ordenación de las columnas; Por ejemplo, ordenar a los proveedores por Identificador o bien Visibilidad.
4. En el paso 5, Guardar opciones avanzadas, ingrese un Nombre para la nueva vista.
5. Haz clic en Guardar.

De este modo, volverás a la lista de visibilidad de proveedores. La nueva vista ahora se puede seleccionar en la lista desplegable situada junto a Gestionar vistas.

Exportar la lista de restricciones de proveedores

1. Si aún no lo has hecho, selecciona la vista de lista que incluye los datos que deseas exportar.

   • Selecciona una vista que hayas creado anteriormente o configura las columnas para añadir las columnas que necesites.

     En la parte superior de la Visibilidad de proveedores lista, seleccione el menú desplegable situado junto a Administrar vistas y, a continuación, elija el nombre de la vista que creó anteriormente.

   • Si no seleccionas una vista antes de exportar la lista de visibilidad de proveedores, el archivo de exportación incluirá la lista de proveedores y las columnas que ves actualmente en la lista de visibilidad de proveedores.
2. Exporta la lista eligiendo un formato de exportación de la carpeta Exportar menú desplegable en la parte superior de la Visibilidad de proveedores lista.

   Descripciones de los campos de formato de exportación

   Formato de exportación	Descripción
   CSV	Archivo de valores separados por comas (CSV) que pueden abrir la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo.
   Excel	Archivo de Microsoft Excel (XLS).
   Word	Archivo de Microsoft Word (DOC).
   PDF	Archivo PDF de Adobe (PDF).
   CSV para la importación	Archivo de valores separados por comas (CSV) que incluye proveedores y campos en un formato que puedes utilizar para actualizar la lista de visibilidad de proveedores. Si la vista actual de la lista de visibilidad de proveedores contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluirán en el archivo de exportación.

Utiliza la importación de CSV para actualizar de forma masiva las restricciones de los proveedores

Puedes actualizar rápidamente las restricciones de varios proveedores a la vez exportando los datos de los proveedores en formato CSV para su importación, editando la hoja de cálculo resultante y, a continuación, importando los cambios.

Exportar la lista de proveedores en formato "CSV para importación"

Antes de comenzar este proceso, se recomienda crear una vista personalizada de la lista de visibilidad de proveedores que incluya los proveedores y las columnas que deseas actualizar. De este modo, cuando exportes la lista de proveedores, tendrás una hoja de cálculo adaptada a la información que quieras cambiar.

1. Si aún no lo has hecho, elige la vista de lista que incluye los datos que deseas exportar.

   • Selecciona una vista que hayas creado anteriormente o configura las columnas para añadir las columnas que necesites.

     En la parte superior de la Visibilidad de proveedores lista, seleccione el menú desplegable situado junto a Administrar vistas y, a continuación, elija el nombre de la vista que creó anteriormente.

   • Si no seleccionas una vista antes de exportar la lista de visibilidad de proveedores, el archivo de exportación incluirá la lista de proveedores y las columnas que ves actualmente en la lista de visibilidad de proveedores.
   Si la vista actual de la lista Visibilidad de proveedores contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluirán en el archivo de exportación
2. Exportar la lista Proveedores en CSV para la importación formato.

   El sistema exporta los datos a una plantilla de importación de .csv predefinida, que luego puedes abrir y actualizar.

Actualizar el archivo de plantilla CSV

1. Abre el archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo.
2. Actualiza la hoja de cálculo.
   1. Puedes actualizar las restricciones generales de los proveedores existentes de la siguiente manera:
      • Proveedor sin restricciones: Además del nivel general, todas las entidades de la estructura de varias entidades pueden ver este proveedor y contabilizar transacciones en él.
      • Restringido solo al nivel general (RootOnly): Solo el nivel general de la estructura de varias entidades puede ver este proveedor y contabilizar transacciones en él.
      • Proveedor restringido: Solo las ubicaciones, los grupos de ubicaciones, los departamentos o los grupos de departamentos elegidos dentro de la estructura de varias entidades pueden ver este proveedor y contabilizar la transacción en él.
   2. Puedes cambiar las ubicaciones o los departamentos de la estructura de varias entidades que pueden ver a los proveedores seleccionados.

      Puedes añadir tantas columnas para ubicaciones y departamentos como sea necesario.

3. Cuando hayas terminado, guarda la hoja de cálculo en .csv formato.

Importa los cambios

1. Seleccionar Importar en la parte superior derecha de la lista Proveedores.
2. Busca el archivo .csv que deseas importar.
3. Especifica la dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados.

   Si algún registro no se puede importar, se te notificará por correo electrónico.

4. Selecciona otras opciones según sea necesario.