Limitar un proveedor a una entidad o un departamento

En las sociedades compartidas de varias entidades, puedes restringir a los proveedores a las entidades y ubicaciones deseadas para evitar que el proveedor se utilice inadvertidamente en la entidad equivocada. También puedes restringir un proveedor a un departamento o grupo de departamentos.

Puedes restringir un proveedor en la página Visibilidad del proveedor o en la ficha del proveedor.

Además de actualizar las restricciones de proveedores de forma individual, puedes utilizar las funciones de importación y exportación de la página Visibilidad de proveedores para:

• Exporta tu lista de restricciones de proveedores en uno de los varios formatos estándar (CSV, Excel, Word, PDF) para que puedas imprimir o utilizar la información en otra aplicación.
• Actualiza rápidamente tu lista de restricciones de proveedores exportando los datos seleccionados, realizando cambios y, a continuación, importando los cambios.

Para ver la lista de visibilidad de proveedores, ve a Cuentas a pagar > Arreglo > Proveedores > Visibilidad.

Directrices para actualizar las restricciones de proveedores

Lo más importante que debes recordar al actualizar las fichas de restricción de proveedores a través de la importación de CSV es que los cambios que realices en la hoja de cálculo afectarán a las fichas de restricción de proveedores.

• Si actualizas los datos de la hoja de cálculo para una restricción de proveedor, la información que especifiques sobrescribirá los datos de la ficha de restricción de proveedor existente.
• Si eliminas datos de la hoja de cálculo, la información correspondiente se eliminará del registro de restricción del proveedor.

Precauciones recomendadas:

• Haz una copia de seguridad de la información de restricción del proveedor antes de realizar cambios. Guarda una copia de la hoja de cálculo CSV para importar de modo que tengas un registro de la lista de visibilidad de proveedores antes de actualizarla.
• Antes de realizar cambios a gran escala, pruebe el proceso de actualización. Intente cambiar algunas restricciones de proveedores de prueba y, a continuación, actualice solo esos registros de proveedores.
• Al exportar el archivo CSV para importar, asegúrate de incluir la columna Identificador de proveedor. De este modo, se identifica la ficha de proveedor que se está actualizando.
• El orden de las columnas no es importante; por ejemplo, no es necesario que el identificador de proveedor sea el primero. La fila del encabezado identifica el contenido de cada columna.
• Cuando actualices el archivo CSV para importar, ten en cuenta que los diferentes tipos de campos requieren información diferente.
  • Para las opciones de casillas de verificación, escriba VERDADERO para seleccionar la opción e introducir FALSO para anular la selección de la opción.

Campos obligatorios para las restricciones de nuevos proveedores

Al añadir nuevos proveedores, debes incluir al menos las siguientes columnas:

• Identificador de proveedor: El campo de identificador para todos los demás valores.
• Visibilidad: El tipo de restricción: Sin restricciones, RootOnly o Restringido
• Campos personalizados obligatorios: Si has creado campos personalizados obligatorios, también debes incluir estas columnas.

Editar las restricciones de proveedores individualmente

Si necesitas actualizar o añadir restricciones para uno o dos proveedores, la forma más rápida es editar la ficha de proveedor desde la página Visibilidad de proveedores.

1. Vete a Cuentas a pagar > Arreglo > Proveedores > Visibilidad.
2. Busca el proveedor que quieres actualizar.
3. Escoger Editar al final de la fila.

   Esto abre la ficha del proveedor en la pestaña Restricciones.

4. En la sección Visibilidad, seleccione una de las siguientes opciones para especificar quién puede ver y contabilizar transacciones en este:
   • Proveedor sin restricciones: El nivel superior y todas las entidades dentro de la estructura de varias entidades
   • Restringido solo al nivel superior: Solo el nivel superior de la estructura de varias entidades
   • Proveedor restringido: Solo las ubicaciones, los grupos de ubicaciones, los departamentos o los grupos de departamentos elegidos dentro de la estructura de varias entidades
5. Si seleccionaste Restringido vendedor, seleccione las restricciones de la siguiente manera:
   1. Seleccione dentro de la primera fila vacía en Ubicaciones restringidas o Departamentos restringidos, según corresponda a la restricción que desea establecer.
   2. Selecciona una ubicación o un departamento de la lista desplegable.
   3. Para añadir otra restricción, selecciona dentro de la siguiente fila vacía y selecciona una restricción de la lista desplegable.
      Si seleccionas una entidad como ubicación, también debes seleccionar las ubicaciones asociadas a esa entidad.
6. Escoger Salvar o Enviar.

1. Vete a Cuentas a pagar > Arreglo > Proveedores > Visibilidad.
2. Escoger Editar junto al proveedor que deseas actualizar.

   Esto abre la ficha del proveedor en la pestaña Restricciones.

3. En la sección Visibilidad, seleccione una de las siguientes opciones para especificar quién puede ver y contabilizar transacciones en este:
   • Proveedor sin restricciones: El nivel superior y todas las entidades dentro de la estructura de varias entidades
   • Restringido solo al nivel superior: Solo el nivel superior de la estructura de varias entidades
   • Proveedor restringido: Solo las ubicaciones, los grupos de ubicaciones, los departamentos o los grupos de departamentos elegidos dentro de la estructura de varias entidades
4. Si seleccionaste Restringido vendedor, seleccione las restricciones de la siguiente manera:
   1. Seleccione dentro de la primera fila vacía en Ubicaciones restringidas o Departamentos restringidos, según corresponda a la restricción que desea establecer.
   2. Selecciona una ubicación o un departamento de la lista desplegable.
   3. Para añadir otra restricción, selecciona dentro de la siguiente fila vacía y selecciona una restricción de la lista desplegable.
      Si seleccionas una entidad como ubicación, también debes seleccionar las ubicaciones asociadas a esa entidad.
5. Escoger Salvar o Enviar.

Restricciones de proveedores de exportación

Puedes exportar todo lo que puedas mostrar en la lista de visibilidad de proveedores. Esto te permite controlar lo que se exporta, incluidas las columnas de datos, la visualización y el criterio de clasificación, y la lista de restricciones de proveedores que se incluye.

Crea una vista de lista que incluya los datos que deseas exportar

Para controlar lo que se exporta, puedes crear una vista personalizada de la lista de visibilidad de proveedores que incluya solo los datos que deseas ver.

1. Elegir Crear una vista nueva del Administrar vistasmenú desplegable en la parte superior de la lista de visibilidad de proveedores.
2. En el paso 1 del asistente Crear nueva vista, seleccione las columnas de datos que desea incluir.

   Puedes elegir entre campos de proveedor estándar (como nombre e identificador), así como cualquier campo personalizado que hayas creado para tu sociedad.

3. Realiza los cambios pertinentes.

   Con el asistente, puede:

   • Elige el orden en el que aparecen las columnas.
   • Filtra la lista de restricciones de proveedores, como filtrar por proveedores sin restricciones o proveedores que solo se pueden ver por nivel superior.
   • Elija el criterio de clasificación de las columnas; Por ejemplo, ordenar a los proveedores por IDENTIFICACIÓN o Visibilidad.
4. En el Paso 5, Guardar opciones avanzadas, introduzca un Nombre para la nueva vista.
5. Escoger Salvar.

Esto te devuelve a la lista de visibilidad de proveedores. La nueva vista ahora se puede seleccionar en la lista desplegable situada junto a Administrar vistas.

Exportar la lista de restricciones de proveedores

1. Si aún no lo has hecho, selecciona la vista de lista que incluye los datos que deseas exportar.

   • Selecciona una vista que hayas creado anteriormente o configura columnas para añadir las columnas que necesites.

     En la parte superior de la Visibilidad de proveedores , seleccione el menú desplegable situado junto a Administrar vistas y, a continuación, elija el nombre de la vista que creó anteriormente.

   • Si no seleccionas una vista antes de exportar la lista de visibilidad de proveedores, el archivo de exportación incluirá la lista de proveedores y las columnas que ves actualmente en la lista de visibilidad de proveedores.
2. Para exportar la lista, elija un formato de exportación de la opción Exportar menú desplegable en la parte superior de la Visibilidad de proveedores lista.

   Exportar descripciones de campos de formato

   Formato de exportación	Descripción
   CSV	Archivo de valores separados por comas (CSV) que se puede abrir en la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo.
   Excel	Archivo de Microsoft Excel (XLS).
   Word	Archivo de Microsoft Word (DOC).
   PDF	Archivo Adobe PDF (PDF).
   CSV para la importación	Archivo de valores separados por comas (CSV) que incluye proveedores y campos en un formato que puedes utilizar para actualizar tu lista de visibilidad de proveedores. Si la vista actual de la lista de visibilidad de proveedores contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluirán en el archivo de exportación.

Utilizar la importación de CSV para actualizar de forma masiva las restricciones de los proveedores

Puedes actualizar rápidamente las restricciones de varios proveedores a la vez exportando los datos de los proveedores en CSV para el formato de importación, editando la hoja de cálculo resultante y, a continuación, importando los cambios.

Exportar la lista de proveedores en formato "CSV para importación"

Antes de iniciar este proceso, se recomienda crear una vista personalizada de la lista de visibilidad de proveedores que incluya los proveedores y las columnas que desea actualizar. De este modo, cuando exportes la lista de proveedores, tendrás una hoja de cálculo adaptada a la información que deseas cambiar.

1. Si aún no lo ha hecho, elija la vista de lista que incluye los datos que desea exportar.

   • Selecciona una vista que hayas creado anteriormente o configura columnas para añadir las columnas que necesites.

     En la parte superior de la Visibilidad de proveedores , seleccione el menú desplegable situado junto a Administrar vistas y, a continuación, elija el nombre de la vista que creó anteriormente.

   • Si no seleccionas una vista antes de exportar la lista de visibilidad de proveedores, el archivo de exportación incluirá la lista de proveedores y las columnas que ves actualmente en la lista de visibilidad de proveedores.
   Si la vista actual de la lista Visibilidad de proveedores contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluirán en el archivo de exportación
2. Exportar la lista Proveedores en CSV para la importación formato.

   El sistema exporta los datos a una plantilla de importación de .csv predefinida, que puedes abrir y actualizar.

Actualizar el archivo de plantilla CSV

1. Abre el archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo.
2. Actualiza la hoja de cálculo.
   1. Puedes actualizar las restricciones generales para los proveedores existentes de la siguiente manera:
      • Proveedor sin restricciones: Además del nivel superior, todas las entidades de la estructura de varias entidades pueden ver este proveedor y contabilizar transacciones en él.
      • Restringido solo al nivel superior (RootOnly): Solo el nivel superior de la estructura de varias entidades puede ver este proveedor y contabilizar transacciones en él.
      • Proveedor restringido: Solo las ubicaciones, los grupos de ubicaciones, los departamentos o los grupos de departamentos elegidos dentro de la estructura de varias entidades pueden ver este proveedor y contabilizar la transacción en él.
   2. Puedes cambiar las ubicaciones o departamentos de la estructura de varias entidades que pueden ver a los proveedores seleccionados.

      Puedes añadir tantas columnas para ubicaciones y departamentos como sea necesario.

3. Cuando hayas terminado, guarda la hoja de cálculo en .csv formato.

Importar los cambios

1. Escoger Importación en la parte superior derecha de la lista Proveedores.
2. Examine para localizar el archivo .csv que desea importar.
3. Especifique la dirección de correo electrónico a la que deben enviarse los resultados.

   Si no se puede importar alguna ficha, se te notificará por correo electrónico.

4. Seleccione otras opciones según sea necesario.