Gestionar múltiples entidades
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El componente Gestión de varias entidades permite gestionar entidades y ajustes de entidades en la sociedad. La página Gestionar varias entidades se utiliza para habilitar el comportamiento entre varias entidades y entre entidades, por ejemplo:
- Utilizar una divisa base o una divisa base diferente por entidad.
- Emitir formularios 1099 separados por entidad.
- Restringir las transacciones al nivel de entidad o restringir el acceso por cliente, proveedor, cuenta corriente o cuenta de ahorro.
- Habilitar la dimensión estándar de la entidad afiliada (para sociedades con una suscripción de consolidación).
- Correlación de pares de cuentas entre entidades y gestión de transacciones entre entidades.
Ve a Gestionar varias entidades
| Suscripción | Administración |
|---|---|
| Tipo de usuario | Usuario empresarial con privilegios de administrador |
| Permisos | Suscripciones a aplicaciones: Enumerar, Ver y Configurar |
- Ir a
- En la página Suscripciones, seleccione Gestión de varias entidadesy, a continuación, selecciona Configurar.
Ajustes de la entidad
| Campo | Descripción |
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Habilitar varias divisas base |
Antes de seleccionar esta opción, primero debes habilitar la gestión de varios divisa en el Libro Mayor Selecciona esta casilla de verificación para permitir que cada entidad utilice su propia divisa base. Por ejemplo, puedes seleccionar esta opción si tienes una entidad que opera en dólares estadounidenses (USD) y otra que opera en euros (EUR). Ten en cuenta lo siguiente sobre varias divisas base:
No se requieren varias divisas base para realizar transacciones en varias divisas. Por ejemplo, incluso si cada entidad de una sociedad utiliza USD como divisa base, puedes realizar transacciones en otras divisas. Puedes habilitar varias divisas de transacción en el Libro Mayor. Para obtener más información, consulte Habilitar varias divisas de transacción. |
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Al habilitar varias divisas base, puedes establecer una divisa de aprobación de valor para las transacciones de compra y Informes de gastos. Una divisa de aprobación del valor permite a Sage Intacct convertir la divisa de la transacción en una divisa común. Esta divisa común se utiliza para evaluar los umbrales de aprobación de transacciones y determinar si una transacción requiere aprobación. Para establecer una divisa de aprobación del valor, selecciona una divisa en el menú desplegable. Solo se pueden seleccionar las divisas que habilites en Sage Intacct. |
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| Campo | Descripción |
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Marca esta casilla para imprimir formularios 1099 con información a nivel de entidad, en lugar de información de nivel general de la sociedad. Esto significa que:
Desmarca esta casilla de verificación si deseas que la sociedad de nivel general imprima un único conjunto de formularios 1099 en todas las entidades y todos los proveedores. En este caso, los formularios se imprimen con la razón social de la sociedad, la dirección y el número de identificación fiscal de la entidad de nivel general, incluso si una entidad subordinada realizó el pago. Si necesitas imprimir un formulario 1099 independiente para una entidad individual, cambia a esa entidad e imprime los formularios allí. Cuando el Emitir un formulario 1099 independiente por entidad , la estructura de varias entidades se comporta como si fuera una sola sociedad.
En este modo, normalmente la sociedad de nivel general imprime un conjunto de formularios 1099 para todas las entidades y todos los proveedores; Sin embargo, la misma lista también está disponible a nivel de entidad. Los formularios 1099 contienen el nombre de la sociedad, la dirección y el número de identificación fiscal de la entidad de nivel general, incluso si una entidad subordinada realizó el pago. |
De forma predeterminada, los clientes, los proveedores y las cuentas bancarias se crean en el nivel general y se comparten entre todas las entidades. Sin embargo, puedes restringir el acceso por ubicación, grupo de ubicaciones, departamentos y grupos de departamentos.
Por ejemplo, supongamos que desea restringir un proveedor a un determinado departamento y ubicación, de modo que otras ubicaciones y departamentos no puedan realizar transacciones con el proveedor. O bien, supongamos que restringes una entidad a una determinada cuenta bancaria para evitar que pague facturas de la cuenta incorrecta.
Al configurar grupos de ubicaciones o grupos de departamentos, las restricciones pueden basarse en grupos que contengan ubicaciones o departamentos específicos. Las restricciones no se pueden basar en grupos que filtren dinámicamente en función del valor de determinados campos (como ubicaciones en las que el estado es Activo). Los grupos de ubicaciones y los grupos de departamentos que contienen filtrado dinámico no aparecerán en la pestaña Restricciones.
| Campo | Descripción |
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Restringir el acceso solo al nivel superior |
Esta opción permite configurar sociedades de varias entidades para que solo trabajen en el nivel de nivel general. Trabajar a nivel general proporciona una mayor transparencia y visibilidad de las transacciones, independientemente de las entidades a las que afecten.
Al restringir el acceso solo al nivel general, se ocultan los siguientes componentes de la interfaz de usuario:
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Restringir las transacciones del Libro Mayor solo al nivel de entidad
Restringir las transacciones del libro auxiliar solo al nivel de entidad |
Puedes utilizar estas 2 opciones para restringir a los usuarios la introducción de transacciones solo en el nivel de entidad. Antes de seleccionar cualquiera de estas opciones:
Si seleccionas cualquiera de estas opciones, no podrás utilizar el parámetro Restringir el acceso solo al nivel general opción.
Al restringir los usuarios al nivel de entidad, espera lo siguiente: Nivel general
Nivel de entidad Todos los usuarios pueden ver todas las transacciones de esta entidad, excepto las transacciones que se crearon en el nivel general antes de habilitar esta función. Cuando se trabaja a nivel de entidad, Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar no pueden introducir transacciones automatizadas entre entidades. Proyectos Todavía puedes crear proyectos en el nivel general con esta función habilitada. Después de crear un proyecto en el nivel general, solo puedes crear transacciones relacionadas con tu proyecto en el nivel de entidad. Contratos Ver Configurar contratos: Consideraciones sobre multientidades para obtener información sobre cómo afecta esta opción a los usuarios de Contratos. |
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Clientes Proveedores |
Restringir la visibilidad de clientes o proveedores. Si seleccionas esta opción, puedes crear clientes o proveedores en el nivel general. A continuación, utiliza las páginas de visibilidad Cliente o Proveedor, respectivamente, para especificar qué ubicaciones y departamentos pueden realizar transacciones con un cliente o proveedor. |
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Cuentas corrientes Cuentas de ahorro |
Restringir una cuenta a una ubicación o departamento específicos. Si seleccionas esta opción, puedes utilizar la pestaña Restricciones de la página de información de la cuenta para especificar qué ubicaciones y departamentos tienen acceso a la cuenta. |
Selecciona esta opción para habilitar la dimensión estándar de la entidad afiliada para tu sociedad.
Más información sobre Configuración de la dimensión de entidad afiliada y reclasificación de datos con la dimensión de entidad afiliada y consolidación.
Ajustes de cuentas entre entidades
En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan un identificador fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrados y protegidos por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, afiliados, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de contrapartida o subsidiarias, con un plan de cuentas compartido.
Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o varias entidades en el nivel general. La sociedad tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, plan de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel general y las utilizan en todas las entidades de la sociedad. Los administradores utilizan el nivel general para gestionar las entidades y sus datos.
Como alternativa, los administradores pueden restringir el trabajo en el nivel de entidad solo a los usuarios y a los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.
Un ejemplo de una sociedad compartida de varias entidades es una sociedad de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la sociedad y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.
Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades.
Puedes configurar cuentas de transacciones entre entidades para todas las entidades en una página central. En primer lugar, selecciona un plan de correlación de cuentas entre entidades, ya sea Básico o Avanzado. El plan Básico permite utilizar dos cuentas por entidad para las transacciones entre entidades. El plan Avanzado permite utilizar cuatro cuentas por entidad para las transacciones entre entidades.
| Campo | Descripción | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Selecciona el plan de correlación de cuentas entre entidades que deseas utilizar: Básico, o Avanzado. El plan Básico te permite utilizar solo un conjunto de cuentas entre entidades por entidad para el seguimiento de nivel superior, mientras que el plan Avanzado te permite definir conjuntos independientes de cuentas entre entidades para cada relación de entidad o par de entidades, y adopta un enfoque más granular. Dado que las cuentas a cobrar entre entidades (IER) y entre entidades a pagar (IEP) reflejan una obligación de una entidad de liquidar con otra, separar estas cuentas entre pares de entidades te permite informar de forma más específica sobre cómo surgen estas obligaciones. El uso del plan Avanzado no significa necesariamente que necesites cuatro cuentas para cada par de entidades. Puedes reutilizar cuentas si tienes diferentes requisitos de granularidad entre tus entidades. Por ejemplo, puedes configurar un IEP y un cuenta de IER para tus entidades del Reino Unido y EE. UU., mientras usas cuatro cuentas diferentes para las entidades de Australia y Francia. Al considerar qué configuración es la adecuada para usted, es importante comprender cómo se liquidan finalmente los saldos por cobrar y por pagar entre entidades, es decir, cómo y cuándo se realizará el pago. Para una sociedad nueva, el plan predeterminado es Básico.
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Básico Avanzado |
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Transacciones entre entidades
Las transacciones entre entidad requieren que cuenta los importes entre entidad "adeudado a" y "adeudado de". Por ejemplo, una entidad puede pagar una factura en nombre de otra entidad.
En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan un identificador fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrados y protegidos por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, afiliados, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de contrapartida o subsidiarias, con un plan de cuentas compartido.
Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o varias entidades en el nivel general. La sociedad tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, plan de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel general y las utilizan en todas las entidades de la sociedad. Los administradores utilizan el nivel general para gestionar las entidades y sus datos.
Como alternativa, los administradores pueden restringir el trabajo en el nivel de entidad solo a los usuarios y a los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.
Un ejemplo de una sociedad compartida de varias entidades es una sociedad de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la sociedad y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.
Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades.
Controla la forma en que Intacct registra las transacciones entre entidades en el libro mayor y los libros auxiliares:
- Para asientos de diario: En el caso de los asientos de diario que implican a dos o más entidades, Intacct crea automáticamente partidas adicionales para los importes a pagar y a cobrar entre entidades. Seleccionar Habilitar transacciones entre entidades si deseas que Intacct cree automáticamente estas entradas de compensación. Deja la opción sin seleccionar si prefieres equilibrar las partidas manualmente.
- Para transacciones del libro auxiliar: Si introduces una transacción del libro auxiliar (como una factura, una factura o un anticipo), Intacct registra automáticamente los asientos de diario de compensación para las cuentas a pagar y a cobrar entre entidades en las entidades relevantes. Si no deseas que Intacct fichas automáticamente estas entradas por ti, puedes seleccionar solo la contrapartida manual.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Habilitar transacciones entre entidades |
De forma predeterminada, cuando se introduce un asiento de diario manual que implica a dos o más entidades, las transacciones de compensación adicionales son no Se añade automáticamente a los diarios de cada entidad afectada. Esto significa que debes introducir manualmente todos los elementos individuales de contrapartida. Selecciona esta opción si deseas que Intacct fichas automáticamente las cuentas a pagar y a cobrar entre entidades en el libro mayor. Al habilitar transacciones entre entidades, la contrapartida automática solo se produce por entidad. Tendrás que equilibrar manualmente los asientos de diario para otras dimensiones. Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades. Puedes configurar cuentas de transacciones entre entidades para todas las entidades en una página central. En primer lugar, selecciona un plan de correlación de cuentas entre entidades, ya sea Básico o Avanzado. El plan Básico permite utilizar dos cuentas por entidad para las transacciones entre entidades. El plan Avanzado permite utilizar cuatro cuentas por entidad para las transacciones entre entidades. Esta opción es incompatible con el parámetro Habilitar contrapartida automática del asiento de diario en la página Configuración del Libro Mayor, que equilibra automáticamente los asientos de diario del Libro Mayor mediante la cuenta de contrapartida automática del Libro Mayor especificada. Si necesitas habilitar las transacciones entre entidades para tu sociedad y has seleccionado previamente Habilitar contrapartida automática del asiento de diario en el Libro Mayor, considere cuidadosamente qué opción es más vital para las necesidades de su negocio.
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| Aplica la contrapartida del asiento de diario de la siguiente manera: Ubicación o entidad |
Si eliges no Para habilitar las transacciones entre entidades, puedes aplicar la contrapartida del asiento de diario por ubicación, en lugar de por entidad. Práctica recomendada: A menos que tengas un requisito empresarial claro de equilibrar por ubicación, una práctica recomendada es equilibrar por entidad. La contrapartida por entidad incluye todos los asientos de diario de la entidad e incluye partidas para todas las ubicaciones de la entidad. |
Controla la forma en que Intacct registra las transacciones entre entidades en el libro mayor y los libros auxiliares:
- Para asientos de diario: En el caso de los asientos de diario que implican a dos o más entidades, Intacct crea automáticamente partidas adicionales para los importes a pagar y a cobrar entre entidades. Seleccionar Habilitar transacciones entre entidades si deseas que Intacct cree automáticamente estas entradas de compensación. Deja la opción sin seleccionar si prefieres equilibrar las partidas manualmente.
- Para transacciones del libro auxiliar: Si introduces una transacción del libro auxiliar (como una factura, una factura o un anticipo), Intacct registra automáticamente los asientos de diario de compensación para las cuentas a pagar y a cobrar entre entidades en las entidades relevantes. Si no deseas que Intacct fichas automáticamente estas entradas por ti, puedes seleccionar solo la contrapartida manual.
