Gestionar múltiples entidades
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El componente Gestión multientidad permite gestionar entidades y ajustes de entidad en la sociedad. La página Administrar varias entidades se utiliza para habilitar el comportamiento entre entidades y entre entidades, por ejemplo:
- Utilizar una divisa base o una divisa base diferente por entidad.
- Emisión de formularios 1099 separados por entidad.
- Restringir las transacciones al nivel de entidad o restringir el acceso por cliente, proveedor, cuenta corriente o cuenta de ahorros.
- Habilitar la dimensión estándar de entidad afiliada (para sociedades con una suscripción a Consolidación).
- Correlación de pares de cuentas entre entidades y gestión de transacciones entre entidades.
Ve a Gestionar varias entidades
| Suscripción | Administración |
|---|---|
| Tipo de usuario | Usuario empresarial con privilegios de administrador |
| Permisos | Suscripciones a aplicaciones: Enumerar, Ver y Configurar |
- Vete a
- En la página Suscripciones, seleccione Gestión de varias entidadesy, a continuación, seleccione Configurar.
Configuración de la entidad
| Campo | Descripción |
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Habilitar varias divisas base |
Antes de seleccionar esta opción, primero debes habilitar la administración multidivisa en el Libro Mayor Marca esta casilla de verificación para permitir que cada entidad utilice su propia divisa base. Por ejemplo, puedes seleccionar esta opción si tienes una entidad que opera en dólares estadounidenses (USD) y otra que opera en euros (EUR). Ten en cuenta lo siguiente sobre varias divisas base:
No se requieren varias divisas base para realizar transacciones en varias divisas. Por ejemplo, incluso si cada entidad de una empresa utiliza USD como moneda base, aún puede realizar transacciones en otras monedas. Puedes habilitar varias divisas de transacción en el Libro Mayor. Para obtener más información, consulte Habilitar varias divisas de transacción. |
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Al habilitar varias divisas base, puedes establecer una divisa de aprobación de valor para las transacciones de compra y Informes de gastos. Una divisa de aprobación de valor permite a Sage Intacct convertir la divisa de la transacción en una divisa común. Esta moneda común se utiliza para evaluar los umbrales de aprobación de transacciones y determinar si una transacción requiere aprobación. Para establecer una divisa de aprobación de valor, selecciona una divisa en el menú desplegable. Solo las divisas que habilites en Sage Intacct están disponibles para su selección. |
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| Campo | Descripción |
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Marca esta casilla para imprimir los formularios 1099 con información a nivel de entidad, en lugar de información de nivel superior de la empresa. Esto significa que:
Desmarca esta casilla de verificación si deseas que la sociedad de nivel superior imprima un único conjunto de formularios 1099 en todas las entidades y todos los proveedores. En este caso, los formularios se imprimen con la razón social, la dirección y el número de identificación fiscal de la entidad de nivel superior, incluso si el pago fue realizado por una entidad subordinada. Si necesitas imprimir un formulario 1099 independiente para una entidad individual, cámbiate a esa entidad e imprime los formularios allí. Cuando el Emitir un formulario 1099 independiente por entidad no está seleccionada, la estructura de varias entidades se comporta como si fuera una sola empresa.
En este modo, normalmente la sociedad de nivel superior imprime un conjunto de formularios 1099 para todas las entidades y todos los proveedores; Sin embargo, la misma lista también está disponible en el nivel de entidad. Los formularios 1099 contienen el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal de la entidad de nivel superior, incluso si el pago fue realizado por una entidad subordinada. |
De forma predeterminada, se crean clientes, proveedores y cuentas bancarias en el nivel superior y se comparten entre todas las entidades. Sin embargo, puedes restringir el acceso por ubicación, grupo de ubicaciones, departamentos y grupos de departamentos.
Por ejemplo, supongamos que desea restringir un proveedor a un departamento y una ubicación determinados, de modo que otras ubicaciones y departamentos no puedan realizar transacciones con el proveedor. O bien, supongamos que restringe una entidad a una cuenta bancaria determinada para evitar que pague facturas con la cuenta incorrecta.
Al configurar grupos de ubicaciones o grupos de departamentos, las restricciones pueden basarse en grupos que contengan ubicaciones o departamentos específicos. Las restricciones no se pueden basar en grupos que filtran dinámicamente en función del valor de determinados campos (como las ubicaciones en las que el estado es Activo). Los grupos de ubicaciones y departamentos que contengan filtrado dinámico no aparecerán en la pestaña Restricciones.
| Campo | Descripción |
|---|---|
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Restringir el acceso solo al nivel superior |
Esta opción permite configurar sociedades de varias entidades para trabajar solo en el nivel superior. Trabajar en el nivel superior proporciona una mayor transparencia y visibilidad de las transacciones, independientemente de las entidades a las que afecten.
Al restringir el acceso solo al nivel superior, se ocultan los siguientes componentes de la interfaz de usuario:
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Restringir las transacciones del Libro Mayor solo al nivel de entidad
Restringir las transacciones del libro auxiliar solo al nivel de entidad |
Puedes utilizar estas dos opciones para restringir a los usuarios a la introducción de transacciones solo en el nivel de entidad. Antes de seleccionar cualquiera de estas opciones:
Si seleccionas cualquiera de estas opciones, no podrás utilizar el comando Restringir el acceso solo al nivel superior opción.
Al restringir a los usuarios al nivel de entidad, se espera lo siguiente: Nivel general
Nivel de entidad Todos los usuarios pueden ver todas las transacciones de esta entidad, excepto aquellas transacciones que se crearon en el nivel superior antes de habilitar esta función. Cuando se trabaja a nivel de entidad, Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar no pueden introducir transacciones automatizadas entre entidades. Proyectos Todavía puedes crear proyectos en el nivel superior con esta función habilitada. Después de crear un proyecto en el nivel superior, solo puedes crear transacciones relacionadas con tu proyecto en el nivel de entidad. Contratos Ver Configurar contratos: Consideraciones sobre varias entidades para obtener información sobre cómo afecta esta opción a los usuarios de Contratos. |
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Clientes Proveedores |
Restrinja la visibilidad de clientes o proveedores. Si seleccionas esta opción, puedes crear clientes o proveedores en el nivel superior. A continuación, utiliza las páginas de visibilidad Cliente o Proveedor, respectivamente, para especificar qué ubicaciones y departamentos pueden realizar transacciones con un cliente o proveedor. |
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Cuentas corrientes Cuentas de ahorro |
Restringir una cuenta a una ubicación o departamento específico. Si seleccionas esta opción, puedes usar la pestaña Restricciones de la página de información de la cuenta para especificar qué ubicaciones y departamentos tienen acceso a la cuenta. |
Selecciona esta opción para habilitar la dimensión estándar de entidad afiliada para tu sociedad.
Más información sobre Configuración de la dimensión de entidad afiliada y Reclasificación de datos con la dimensión de entidad afiliada y consolidación.
Ajustes de cuentas entre entidades
En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.
Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.
Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.
Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.
Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades.
Puedes configurar cuentas de transacciones entre entidades para todas las entidades en una página central. En primer lugar, selecciona un plan de correlación de cuentas entre entidades, ya sea Básico o Avanzado. El plan Básico permite el uso de dos cuentas por entidad para las IET. El plan Avanzado permite el uso de cuatro cuentas por entidad para las IET.
| Campo | Descripción | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Selecciona el plan de correlación de cuentas entre entidades que deseas usar: Básicoo Avanzado. El plan Básico te permite usar solo un conjunto de cuentas entre entidades por entidad para un seguimiento de nivel superior, mientras que el plan Avanzado te permite definir conjuntos independientes de cuentas entre entidades para cada relación de entidad, o par de entidades, y adopta un enfoque más detallado. Dado que las cuentas a cobrar entre entidades (IER) y las cuentas a pagar entre entidades (IEP) reflejan la obligación de una entidad de liquidar con otra, separar estas cuentas entre pares de entidades te permite informar de forma más específica sobre cómo surgen estas obligaciones. El uso del plan Avanzado no significa necesariamente que necesites cuatro cuentas para cada par de entidades. Puedes reutilizar las cuentas si tienes diferentes requisitos de granularidad entre las entidades. Por ejemplo, puedes configurar una cuenta IEP y una cuenta IER para las entidades del Reino Unido y EE. UU., mientras usas cuatro cuentas diferentes para las entidades de Australia y Francia. Al considerar qué configuración es la adecuada para usted, es importante comprender cómo se liquidan en última instancia los saldos por cobrar y por pagar entre entidades, es decir, cómo y cuándo se debe realizar el pago. Para una nueva empresa, el plan predeterminado es Básico.
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Básico Avanzado |
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Transacciones entre entidades
Las transacciones entre entidades requieren que tengas en cuenta los importes "adeudados a" y "adeudados de" entre entidades. Por ejemplo, una entidad puede pagar una factura en nombre de otra entidad.
En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.
Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.
Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.
Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.
Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades.
Controla la forma en que Intacct registra las transacciones entre entidades en el libro mayor y los libros auxiliares:
- Para los asientos de diario: En el caso de los asientos de diario en los que participan dos o más entidades, Intacct crea automáticamente partidas adicionales para los importes a pagar y a cobrar entre entidades. Escoger Habilitar transacciones entre entidades si deseas que Intacct cree automáticamente estas entradas de compensación. Deja la opción sin seleccionar si prefieres equilibrar los elementos manualmente.
- En el caso de las transacciones del libro auxiliar: Si introduces una transacción del libro auxiliar (como una factura, una factura o un anticipo), Intacct registra automáticamente los asientos de diario de compensación para las cuentas a pagar y a cobrar entre entidades en las entidades relevantes. Si no deseas que Intacct registre automáticamente estas entradas, puedes elegir solo la contrapartida manual.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Habilitar transacciones entre entidades |
De forma predeterminada, cuando se especifica un asiento de diario manual que implica a dos o más entidades, las transacciones de compensación adicionales son no se añaden automáticamente a los diarios de cada entidad afectada. Esto significa que debes introducir manualmente todos los elementos individuales de contrapartida. Selecciona esta opción si deseas que Intacct registre automáticamente las cuentas a pagar y a cobrar entre entidades en el libro mayor. Al habilitar transacciones entre entidades, la contrapartida automática solo se produce por entidad. Tendrás que equilibrar manualmente los asientos de diario para otras dimensiones. Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades. Puedes configurar cuentas de transacciones entre entidades para todas las entidades en una página central. En primer lugar, selecciona un plan de correlación de cuentas entre entidades, ya sea Básico o Avanzado. El plan Básico permite el uso de dos cuentas por entidad para las IET. El plan Avanzado permite el uso de cuatro cuentas por entidad para las IET. Esta opción es incompatible con la Habilitar contrapartida automática de asientos de diario en la página Configuración del Libro Mayor, que equilibra automáticamente los asientos de diario del Libro Mayor mediante la cuenta de contrapartida automática del Libro Mayor especificada. Si necesitas habilitar las transacciones entre entidades para tu sociedad, y previamente seleccionaste Habilitar contrapartida automática de asientos de diario en el Libro Mayor, considere detenidamente qué opción es más vital para las necesidades de su empresa.
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| Aplicar la contrapartida de asientos de diario de la siguiente manera: Ubicación o entidad |
Si eliges no Para habilitar las transacciones entre entidades, puedes aplicar la contrapartida de asientos de diario por ubicación, en lugar de por entidad. Práctica recomendada: A menos que tengas un requisito comercial claro para equilibrar por ubicación, una práctica recomendada es equilibrar por entidad. La contrapartida por entidad incluye todos los asientos de diario de la entidad e incluye las partidas de todas las ubicaciones de la entidad. |
Controla la forma en que Intacct registra las transacciones entre entidades en el libro mayor y los libros auxiliares:
- Para los asientos de diario: En el caso de los asientos de diario en los que participan dos o más entidades, Intacct crea automáticamente partidas adicionales para los importes a pagar y a cobrar entre entidades. Escoger Habilitar transacciones entre entidades si deseas que Intacct cree automáticamente estas entradas de compensación. Deja la opción sin seleccionar si prefieres equilibrar los elementos manualmente.
- En el caso de las transacciones del libro auxiliar: Si introduces una transacción del libro auxiliar (como una factura, una factura o un anticipo), Intacct registra automáticamente los asientos de diario de compensación para las cuentas a pagar y a cobrar entre entidades en las entidades relevantes. Si no deseas que Intacct registre automáticamente estas entradas, puedes elegir solo la contrapartida manual.
