Seguridad global de las transacciones

En algunas regiones, los usuarios no pueden editar o borrar transacciones después de que se hayan contabilizado en el Libro Mayor. La seguridad global de las transacciones permite a las empresas cumplir con estos requisitos al proporcionar herramientas que ayudan a prevenir actividades fraudulentas y garantizan la integridad de sus datos contables. Al suscribirte a Seguridad global de las transacciones, puedes configurar tu sociedad para que cumpla los requisitos de seguridad de las transacciones para el país de operación de tu sociedad y sus entidades.

Al suscribirte a Seguridad global de las transacciones, puedes evitar que los usuarios editen, eliminen o reclasifiquen las transacciones contabilizadas en el Libro Mayor. Las sociedades con varias entidades tienen un control más detallado para configurar esta seguridad a nivel de entidad.

Seguridad global de las transacciones funciona suspendiendo los permisos de todos los usuarios para determinadas actividades relacionadas con las transacciones. Los permisos siguen existiendo, pero Seguridad global de las transacciones los anula en el nivel superior o en el nivel de entidad.

Cuando se ha habilitado, la seguridad global de las transacciones implementa las siguientes restricciones:

• Dejar de permitir todos los permisos de borrado de transacciones.

• Dejar de permitir todos los permisos de edición de transacciones.

• Dejar de permitir todos los permisos de reclasificación de transacciones.

Estas restricciones solo afectan a los permisos de las entradas que se encuentran en el estado contabilizado. Los usuarios con los permisos adecuados aún pueden editar, borrar y reclasificar las transacciones que no se han contabilizado en el Libro Mayor, incluidas las transacciones en estado borrador, enviado, aprobado, aprobado parcialmente y rechazado.

Los administradores pueden cambiar estas restricciones o desactivar Seguridad global de las transacciones en cualquier momento.

Tipos de transacciones afectados

Los siguientes tipos de transacciones se ven afectados por la Seguridad global de las transacciones:

• Cuentas a pagar: Facturas, regularizaciones, anticipos

• Cuentas a cobrar: Facturas, regularizaciones, anticipos

• Gestión de tesorería: Transferencia de fondos, pago manual, depósitos, intereses y cargos, otros recibos

• Libro Mayor: Asientos de diario, asientos de diario de estadísticas, asientos de diario de regularización

• Control de inventario: Disminución de la regularización, valor de disminución de la regularización, aumento de la regularización, valor del aumento de la regularización, transferencias de almacén

• Pedidos: Facturas de venta, pedidos de venta, devoluciones de ventas

• Compras: albarán de la orden de compra, devolución de la orden de compra, orden de compra, factura de proveedor

• Gastos: Gastos de personal, ajustes de gastos

Excepciones

Los siguientes procesos funcionan como de costumbre incluso cuando se configura Seguridad global de las transacciones:

• Entradas de programación de reconocimiento de ingresos y asignaciones dinámicas

• Plantillas horarias

• Transacciones de Gestión de la cadena de suministro para Compras, Pedidos e Inventario que no se contabilizan en Cuentas a pagar, Cuentas a cobrar o el Libro Mayor.

• Sociedad > Importar datos > Borrar todas las transacciones

• Las actualizaciones y eliminaciones del sistema no se ven afectadas por la Seguridad global de las transacciones. Por ejemplo, cuando Intacct paga automáticamente una factura, la transacción se actualiza con el nuevo estado, la fecha de pago y otra información actualizada.

Los siguientes procesos no funcionarán según lo esperado cuando se configure Seguridad global de las transacciones:

• Los listadores de transacciones de nivel superior con el Incluir privado la casilla marcada seguirá mostrando las opciones de edición y borrar para las transacciones en entidades con la Seguridad global de transacciones activada. Si los usuarios intentan editar o borrar, verán un error de permisos.

• Las actualizaciones rápidas (por ejemplo, Gastos, Compras y Pedidos) están bloqueadas.

• Los eventos inteligentes con actualizaciones de API no funcionan. El administrador recibirá una advertencia de que los eventos inteligentes programados no se activarán si se suscribe a Seguridad global de las transacciones.

• Otra API con integración de terceros se bloqueará si la API intenta crear nuevas transacciones en el Libro Mayor, o para editar o borrar una transacción que se ha contabilizado en el Libro Mayor.

Suscríbete y configura Seguridad global de las transacciones

Los administradores pueden suscribirse y configurar la Seguridad global de las transacciones en la página Suscripción de su sociedad.

1. En el nivel superior, ve a Sociedad > Admin > Suscripción > Seguridad global de las transacciones.

2. Activa o desactiva Seguridad global de las transacciones.

3. Selecciona Configurar.

4. En Configurar Seguridad global de las transacciones, selecciona las siguientes restricciones para que se apliquen a los usuarios. Puedes dejar todas las restricciones sin seleccionar si prefieres configurar la seguridad a nivel de entidad:

   • No permitir permisos de borrado para transacciones contabilizadas en el Libro Mayor.

   • No permitir permisos de edición para transacciones contabilizadas en el Libro Mayor.

   • No permitir permisos de reclasificación para transacciones contabilizadas en libros auxiliares o en Libro Mayor.

Después de suscribirte a Seguridad global de las transacciones en el nivel superior, puedes seguir los mismos pasos para configurar cada entidad individual. Las configuraciones de cada entidad anulan la configuración en el nivel superior.

Al cambiar las configuraciones de nivel general, esos cambios se aplican a las entidades que no tienen anulaciones. Las entidades que se hayan configurado individualmente mantendrán sus configuraciones de anulación.