Seguridad global de las transacciones

En algunas regiones, los usuarios no pueden editar o eliminar transacciones después de que se hayan contabilizado en el Libro Mayor. Global Transaction Security permite a las empresas cumplir con estos requisitos al proporcionar herramientas que ayudan a prevenir actividades fraudulentas y garantizan la integridad de sus datos contables. Cuando te suscribes a Global Transaction Security, puedes configurar tu sociedad para que cumpla los requisitos de seguridad de las transacciones para el país de operación de tu empresa y sus entidades.

Al suscribirte a Global Transaction Security, puedes evitar que los usuarios editen, eliminen o reclasifiquen las transacciones contabilizadas en el Libro Mayor. Las empresas con varias entidades tienen un control más granular para configurar esta seguridad a nivel de entidad.

Global Transaction Security funciona suspendiendo los permisos de todos los usuarios para determinadas actividades relacionadas con las transacciones. Los permisos siguen existiendo, pero Seguridad global de las transacciones los anula en el nivel superior o en el nivel de entidad.

Cuando se habilita, Global Transaction Security implementa las siguientes restricciones:

• No permite todos los permisos de eliminación para transacciones.

• No permite todos los permisos de edición para las transacciones.

• No permite todos los permisos de reclasificación para transacciones.

Estas restricciones solo afectan a los permisos de las entradas que se encuentran en el estado contabilizado. Los usuarios con los permisos adecuados pueden seguir editando, eliminando y reclasificando las transacciones que no se han contabilizado en el Libro Mayor, incluidas las transacciones en estado de borrador, enviado, aprobado, aprobado parcialmente y rechazado.

Los administradores pueden cambiar estas restricciones o desactivar Global Transaction Security en cualquier momento.

Tipos de transacciones afectados

Los siguientes tipos de transacciones se ven afectados por Global Transaction Security:

• Cuentas a pagar: Facturas, regularizaciones, anticipos

• Cuentas a cobrar: Facturas, regularizaciones, anticipos

• Gestión de tesorería: Transferencia de fondos, pago manual, depósitos, intereses y cargos, otros recibos

• Contabilidad: Asientos de diario, asientos de diario de estadísticas, asientos de diario de regularización

• Control de inventario: Disminución de la regularización, valor de disminución de la regularización, aumento de la regularización, valor de aumento de la regularización, transferencias de almacén

• Pedidos: Facturas de venta, pedidos de venta, devoluciones de venta

• Adquisitivo: Receptor de orden de compra, devolución de orden de compra, orden de compra, factura de proveedor

• Expensas: Gastos de personal, regularizaciones de gastos

Excepciones

Los siguientes procesos funcionan como de costumbre incluso cuando Global Transaction Security está configurado:

• Entradas de programación de reconocimiento de ingresos y asignaciones dinámicas

• Plantillas horarias

• Transacciones de Supply Chain Management para Compras, Pedidos e Inventario que no se contabilizan en Cuentas a pagar, Cuentas a cobrar o Libro Mayor.

• Sociedad > Importar datos > Borrar todas las transacciones

• Las actualizaciones y eliminaciones del sistema no se ven afectadas por Global Transaction Security. Por ejemplo, cuando Intacct paga automáticamente una factura, la transacción se actualiza con el nuevo estado, la fecha de pago y otra información actualizada.

Los siguientes procesos no funcionarán según lo esperado cuando se configure Global Transaction Security:

• Listados de transacciones de nivel superior con el atributo Incluir privado La casilla marcada seguirá mostrando las opciones de edición y eliminación para las transacciones en entidades con Global Transaction Security activado. Si los usuarios intentan editar o eliminar, verán un error de permisos.

• Las actualizaciones rápidas (como Gastos, Compras y Pedidos) están bloqueadas.

• Los eventos inteligentes con actualizaciones de API no funcionan. El administrador recibirá una advertencia de que los eventos inteligentes programados no se activarán si se suscribe a Global Transaction Security.

• Otra API con integración de terceros se bloqueará si la API intenta crear nuevas transacciones en el Libro Mayor, o editar o eliminar una transacción que se ha contabilizado en el Libro Mayor.

Suscríbete y configura Global Transaction Security

Los administradores pueden suscribirse y configurar Global Transaction Security en la página Suscripción de su sociedad.

1. En el nivel superior, vaya a Suscripción de > de administrador de > de la sociedad > Seguridad global de las transacciones.

2. Alternar Seguridad global de las transacciones encendido o apagado.

3. Escoger Configurar.

4. En el Configurar Seguridad global de las transacciones , selecciona las siguientes restricciones que se aplicarán a los usuarios. Puedes dejar todas las restricciones sin seleccionar si prefieres configurar la seguridad en el nivel de entidad:

   • No permitir permisos de eliminación para transacciones contabilizadas en el Libro Mayor.

   • No permitir permisos de edición para transacciones contabilizadas en el Libro Mayor.

   • No permitir permisos de reclasificación para transacciones contabilizadas en libros auxiliares o en Libro Mayor.

Después de suscribirte a Global Transaction Security en el nivel superior, puedes seguir los mismos pasos para configurar cada entidad individual. Las configuraciones de entidad anulan la configuración en el nivel superior.

Al cambiar las configuraciones de nivel superior, esos cambios se aplican a las entidades que no tienen anulaciones. Las entidades que se hayan configurado individualmente mantendrán sus configuraciones de anulación.