Acerca de los depósitos

La creación de un depósito es el siguiente paso en el flujo de trabajo cuando recibes pagos en una cuenta de fondos sin depositar para facturas y anticipos de Cuentas a cobrar, y otros recibos creados en Gestión de tesorería.

El depósito garantiza que tus libros reflejen la transferencia de fondos de tu cuenta de fondos sin depositar a tu cuenta bancaria cuando decidas trasladar los pagos cobrados y retenidos a tu banco.

¿Cuál es la diferencia entre depósitos, depósitos automáticos y depósitos manuales?

El tipo de depósito que crees dependerá de si estás registrando pagos que ya tienen facturas o si estás registrando un solo pago y no hay ninguna factura.

• Al crear un archivo depósito en Gestión de tesorería o Cuentas a cobrar, ya has aplicado pagos a facturas con fondos no depositados.

  Este tipo de depósito te permite registrar pagos de varios clientes en un solo depósito.

• Al crear un archivo Depósito manual en Cuentas a cobrar, no tienes factura. Estás registrando la recepción de dinero contra un cliente (por ejemplo, una venta en efectivo en ventanilla).

  Intacct crea automáticamente la factura correspondiente.

Los depósitos en Sage Intacct son diferentes de los depósitos automáticos y los depósitos manuales.

Tabla que describe cada método de depósito.

Método	Descripción
Depósitos	Cuando recibes el pago de facturas, anticipos de Cuentas a cobrar u otros recibos de CM en una cuenta de fondos sin depositar, creas un depósito como siguiente paso en el flujo de trabajo. Este tipo de depósito te permite registrar pagos de varios clientes en un solo depósito. Cuando depositas varios pagos en un solo depósito, solo verás una entrada por el importe total del depósito cuando recibas tu extracto de cuenta bancaria. La página Depósito le permite registrar todos los pagos individuales que constituyen el depósito.
Depósitos automáticos	Cuando recibes el pago de facturas, anticipos de Cuentas a cobrar u otros recibos de CM directamente en una cuenta bancaria y no en una cuenta de fondos sin depositar, Intacct contabiliza automáticamente el depósito en el Libro Mayor y en los libros auxiliares correspondientes. No tiene que realizar ninguna otra acción.
Depósitos manuales	Cuando recibas un pago y no tengas una factura a la que aplicar el pago (por ejemplo, una venta en efectivo en ventanilla), puedes crear un archivo Depósito manual. Intacct registra automáticamente el pago y crea la factura correspondiente al mismo tiempo.

Flujo de trabajo de depósitos

El siguiente diagrama ilustra el flujo de trabajo de depósitos y la actividad de contabilización en el Libro Mayor y los libros auxiliares. Recuerde que puede agregar un depósito solo después de recibir los pagos en una cuenta de fondos sin depositar.

Cuando recibes un pago en una cuenta de fondos sin depositar, el importe del pago se contabiliza en el Libro Mayor. Se abona en la cuenta correspondiente, en función de la procedencia del pago y de cómo estén configuradas las cuentas, y se carga la cuenta de fondos sin depositar. Se acredita una cuenta adecuada, dependiendo de para qué sea el pago y cómo estén configuradas sus cuentas, y se debita la cuenta de fondos sin depositar. El pago se añade a la lista de pagos que puedes depositar en la página Crear resguardo de depósito.

Tabla de la cuenta típica en la que se abonan los diferentes tipos de pago.

Tipo de pago	Cuenta típica en la que se abona
Factura	Cuenta de Cuentas a cobrar
Anticipo de Cuentas a cobrar	Cuenta de prepago del cliente
Otro recibo de CM	Cuenta de ingresos varios u otros ingresos

Después de crear el depósito, el importe del depósito se contabiliza en el Libro Mayor. El depósito aparece en la lista Depósitos y en el informe del Registro Bancario. Se carga la cuenta bancaria y se abona la cuenta de fondos no depositada que anteriormente contenía la transacción. Se eliminan los pagos que has incluido en el depósito de la lista de pagos de la página Crear resguardo de depósito. Ya no están disponibles para ser incluidos en otros resguardos de depósito.

Cuenta de fondos sin depositar

Usted utiliza una cuenta de fondos sin depositar para retener cheques y pagos en efectivo que está cobrando para un depósito futuro. A medida que cobra cheques y dinero en efectivo, puede ingresar estos pagos incluso si no sabe cuándo realizará el depósito o en qué banco lo hará.

Por ejemplo, haces tus depósitos los viernes. Cobras los pagos a lo largo de la semana y los registras. Los pagos se contabilizan correctamente en la cuenta de fondos sin depositar. Sin embargo, el depósito no está realmente en la cuenta bancaria hasta que completes la página Crear resguardo de depósito. En ese momento, los fondos se transfieren de la cuenta de fondos sin depositar a la cuenta bancaria. Por lo tanto, si recibiste un cheque grande, pero aún no estabas seguro de dónde depositarlo, podrías registrarlo cuando lo recibas para que el pago esté en los libros y preservar tus opciones con respecto a qué banco depositarlo.

Al seleccionar una cuenta para fondos sin depositar, no puedes seleccionar una cuenta del Libro Mayor que esté asociada a una cuenta bancaria, aunque parezca natural. En su lugar, debe especificar una cuenta que se pueda utilizar como cuenta de transferencia para que pueda depositarlos más tarde. (Si eligiera una cuenta bancaria, los fondos ya se contabilizarían en ese banco, aunque aún no los haya depositado. Eso frustraría todo el propósito de tener una función de fondos sin depositar). Normalmente, se crea una cuenta como 1500 Undeposited Funds. Sin embargo, puede tener una estructura más granular de varias cuentas de fondos sin depositar.

Configuración de depósitos

Para crear un depósito, debes haber completado estas tareas:

• Se ha creado una cuenta de fondos sin depositar en la que recibir pagos.
• Has creado un resumen de pagos en Cuentas a cobrar si tienes previsto recibir pagos de anticipos de Cuentas a cobrar en fondos sin depositar. Más información sobre Creación de un resumen de pagos.
• Has recibido un pago en fondos sin depositar que aún no se ha depositado.

Después de realizar los depósitos, puede verlos en una lista. Para ver una lista, ve a Cuentas a cobrar > Todo > Pagos > depósitos o Gestión de tesorería > Todo > Depósitos. Para obtener más información sobre un depósito en particular, seleccione Vista para el depósito.

Transacciones en moneda extranjera

Si tu sociedad utiliza divisas de transacciones extranjeras, solo las transacciones en la divisa base están disponibles para un resumen de fondos sin depositar. Si recibes pagos en divisa extranjera, debes elegir una cuenta bancaria para el resumen.

Sociedades de varias entidades

En sociedades compartidas de varias entidades con varias divisas base, solo puedes utilizar esta función en el nivel de entidad en el que la transacción se registra en la divisa base de la entidad. El elemento de menú Depósitos no está disponible para las empresas de nivel superior.

Pagos únicos a varios clientes

Si recibes un solo pago para varios clientes en el nivel superior, debes depositar los fondos en el nivel superior. El pago no será visible a nivel de entidad, incluso si todas las partidas pagadas están codificadas para una sola entidad.

Los pagos de varios clientes recibidos a nivel de entidad se pueden depositar en el nivel superior o en el nivel de entidad.