Informe del libro de gastos

El Libros de gastos El informe proporciona una lista de los saldos de las cuentas corrientes de cada empleado, empleada. Este informe muestra el balance inicial del periodo seleccionado, así como cada transacción de cada empleado, empleada.

Utiliza este informe para ver si el saldo del Libro de gastos coincide con el del Libro Mayor y para ver qué empleados tienen saldos superiores a cero.

Puedes filtrar la lista por empleado, empleada, ubicación, departamento y resumen de pagos. Normalmente, la lista muestra solo los empleados con saldos superiores a cero, pero también puedes mostrar los empleados con balance cero.

En el informe, puedes seleccionar el nombre de un empleado, empleada para desglosarlo en la página Información del empleado.

¿Quién suele necesitar este informe?

• Contadores, controladores, cualquiera que necesite ver qué empleados deben dinero.
• Contables y controladores que necesitan equilibrar el libro de gastos y la cuenta de control.

Para encontrar el informe del libro de gastos, ve a Gastos > Todos > Informes > Libros de gastos.

Ver un informe mensual

1. Genera el informe.

2. En la página de configuración del informe, selecciona Ver.

   En el navegador aparecerá un informe que muestra los resultados del periodo de informe predeterminado.

3. Si lo deseas, para refinar el informe, selecciona Personalizar.

Personalizar y ejecutar

Antes de ejecutar el informe, puedes seleccionar el periodo de tiempo y los tipos de elementos que se van a incluir, y especificar cómo quieres que aparezca el informe.

1. Selecciona el periodo del informe en el menú desplegable o introduce las fechas de inicio y finalización que deseas que cubra el informe. Si no especificas un periodo de informe, el sistema genera un informe para el mes actual hasta la fecha.

   Puedes especificar el periodo del informe o las fechas de inicio y finalización, pero no ambas.

2. Establece los filtros para obtener los datos específicos que deseas.

   Los filtros permiten incluir o excluir tipos específicos de datos en el informe, como el proveedor y la ubicación. Como regla general, para obtener menos resultados y más precisos en el informe, establece más filtros.

3. Dale formato al informe.

   Las opciones de formato varían de informe a informe. Por lo general, puede establecer el diseño del informe o organizar cómo agrupar y mostrar los datos contenidos en el informe.

4. Escribe un texto de título, subtítulo y pie de página para el informe.

5. Para ver, procesar, guardar, exportar o personalizar el informe o añadirlo al panel de control, selecciona una de las siguientes opciones:

   • Ver: Consulta el informe ahora en el navegador.
   • Imprimir: Muestra el informe ahora, en formato PDF imprimible.
   • Procesar y almacenar: Genera el informe y guárdalo para acceder a él más adelante. Los informes se pueden almacenar en la lista Mis informes almacenados o entregarse en una ubicación de almacenamiento en la nube, como Dropbox. Más información sobre Procesamiento y almacenamiento de informes.
   • Añadir al panel de control: Añade el informe a tu panel de control.

   • Memorizar: Memoriza (es decir, guarda) el informe para que más adelante puedas volver a consultarlo o modificarlo y volver a ejecutarlo.

     Puedes programar informes guardados para que se ejecuten de forma recurrente. Intacct puede enviar automáticamente los informes por correo electrónico o entregarlos en una ubicación de almacenamiento en la nube.

   • Exportar: Exporta el informe a un archivo independiente que luego puedes distribuir o guardar en tu unidad local. Los formatos de archivo a los que se pueden exportar los datos del informe varían de un informe a otro.
   • Personalizar: Después de ejecutar el informe, vuelve a la página principal del informe y refina aún más el informe.
   • Correo electrónico: Después de ejecutar el informe, envía un correo electrónico a otros usuarios.

   Algunas opciones solo están disponibles si accedes al informe desde el Centro de informes.

Periodo de tiempo

Puedes utilizar uno de los numerosos periodos de informe predefinidos disponibles en la Periodo de informe y A fecha de Fecha o cree su propio periodo de informe utilizando el parámetro Fecha de inicio y Fecha de finalización cajas.

Para establecer el periodo de tiempo que se va a buscar:

En la sección Periodo de tiempo, realiza una de las siguientes acciones:

• Utiliza un periodo de informe predefinido:
  1. Selecciona el icono Periodo de informe flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione el periodo que desee.
  2. Introduce un A fecha de (la fecha que se utilizará como línea de base para el periodo que selecciones; deja en blanco para la fecha de hoy).
• Especifica tu propio periodo de informe introduciendo un Fecha de inicio y/o un Fecha de finalización.

En la tabla siguiente se describe cada artículo de la sección Periodo de tiempo de esta página de configuración del informe:

Cuadro de periodo de tiempo	Notas	Limitaciones
Periodo de informe	Estos periodos son relativos a la fecha de A fecha de. Todos los periodos comienzan el primer día del periodo, como el primer día del mes, trimestre o año que selecciones.	Solo funciona con A fecha de Fecha. No se aplica si seleccionas un Fecha de inicio o un Fecha de finalización.
A fecha de Fecha	Deja este cuadro en blanco para usar la fecha de hoy.	Solo funciona con Periodo de informe. No se aplica si seleccionas un Fecha de inicio o un Fecha de finalización.
Fecha de inicio, Fecha de finalización	Deja el archivo Fecha de inicio En blanco para incluir toda la información desde la fecha más temprana en que introdujo los datos en su sociedad hasta la fecha de finalización inclusive. Deja el archivo Fecha de finalización En blanco para incluir toda la información desde la fecha de inicio hasta hoy.	El formato debe ser: MM/DD/AAAA
Aviso al ejecutar	Selecciona esta casilla de verificación para obligar al sistema a esperar a que tú (o cualquier persona que utilice este informe) introduzca una ubicación, un departamento o un periodo de tiempo antes de ejecutar el informe.

Filtros del informe

Puedes filtrar la lista de empleados por nombre o tipo. También puedes optar por suprimir o mostrar cuentas con saldos cero.

Para establecer filtros para refinar los resultados del informe:

1. Para configurar el informe para que muestre los resultados de un empleado, empleada específico, selecciona el icono Empleado y, a continuación, selecciona el nombre del empleado, empleada que deseas que cubra el informe.
2. Para filtrar el informe por ubicación geográfica, escribe el nombre de la región, el país, el estado o el territorio, o la ciudad en la Ubicación o seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione la ubicación que desee en la lista que aparece.
Debes introducir o seleccionar una ubicación para ejecutar este informe en el nivel general. La ubicación que especifiques se utilizará para determinar la divisa adecuada.
3. Para filtrar el informe por departamento dentro de la sociedad, escribe el nombre del departamento en la carpeta Departamento o seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, en la lista que aparece, seleccione el departamento que desee.
4. Para filtrar por resumen de pagos, selecciona el icono Resumen y, a continuación, selecciona el resumen que deseas que cubra el informe. Para incluir todos los resúmenes, no selecciones nada.
   Para sociedades con divisa múltiples: Puedes filtrar las transacciones en función de una divisa específica. Para ello, selecciona la flecha hacia abajo Divisa de la transacción y, a continuación, selecciona la divisa que quieres que muestre el informe. Si no seleccionas una divisa, el informe incluye las transacciones en tu divisa base.
5. Seleccionar Fecha del documento para basar tu informe en la fecha en que se creó su documento correspondiente, o selecciona Fecha de contabilización en el Libro Mayor para basarlo en el momento en que la transacción se contabilizó en el Libro Mayor.
6. Selecciona el icono Mostrar empleados sin actividad para incluir a todos los empleados en el informe, incluso si no hay actividad para un empleado, empleada en particular.
7. Seleccionar Mostrar empleados con balance cero para incluir a los empleados con saldos cero, así como a aquellos a los que se les debe un saldo.

Caja de filtro	Notas	Limitaciones
Empleado	Te permite obtener datos solo del empleado, empleada que especifiques aquí. De forma predeterminada, este cuadro está en blanco, lo que significa que el informe obtendrá resultados para todos los empleados.
Ubicación	Permite limitar los resultados de los informes a una ubicación específica.	Solo aparece para sociedades multidivisa y multientidad.
Departamento	Permite limitar los resultados de los informes a un departamento específico.
Informe individual	Selecciona esta casilla de verificación si deseas que cada entidad, departamento o ubicación tenga su propia página de informe.	Debido a su tamaño potencialmente grande, los informes con departamentos y ubicaciones en páginas individuales solo se pueden ejecutar sin conexión. Por lo tanto, si seleccionas el parámetro Informe individual opción, solo puedes seleccionar Procesar y almacenar.
Aviso al ejecutar	Selecciona esta casilla de verificación para solicitarte a ti (o a cualquier persona que utilice este informe) que introduzcas una entidad o ubicación y un departamento antes de ejecutar el informe.
Resumen	Te permite obtener datos solo para el resumen que especifiques aquí. De forma predeterminada, este cuadro está en blanco, lo que significa que el informe obtendrá resultados para todos los resúmenes.
Basado en	Puedes optar por basar el informe en el momento en que se creó el documento correspondiente o en el momento en que la transacción se contabilizó en el Libro Mayor.
Mostrar empleados sin actividad	Selecciona esta casilla de verificación para enumerar la lista de todos los empleados, incluso si no hay actividad para un empleado, empleada.
Mostrar empleados con balance cero	Selecciona esta casilla de verificación para enumerar la lista de los empleados que tienen saldos cero, junto con aquellos a los que se les debe un saldo.
Divisa de la transacción	Permite especificar la divisa. De forma predeterminada, esta opción está desactivada, lo que significa que el informe contiene transacciones de todas las divisas. Sin embargo, el informe en sí está en divisa base.	Este artículo aparece si tu sociedad utiliza divisas de transacción extranjeras. Si es así, puedes seleccionar transacciones de una divisa específica. Si no seleccionas, el informe contiene transacciones de todas las divisas. Sin embargo, el informe en sí está en divisa base.

Formato

Utiliza esta sección para especificar el criterio de ordenación del informe.

Para dar formato a este informe:

1. Para ordenar los resultados del informe, selecciona el icono Ordenar por y, a continuación, seleccione la categoría por la que desea ordenar: identificador de empleado, empleada, nombre o apellidos.
2. Para cambiar el diseño de página, seleccione el icono Orientación de la página desplegable lista y, a continuación, seleccione Retrato o bien Paisaje.

Títulos y pie de página

Los títulos, subtítulos y pies de página solo se aplican a las versiones impresas de este informe. Exporta a Excel o CSV, o selecciona Imprimir para una versión en PDF.

1. Introduce el título en la carpeta Título del informe 1 caja.

   • Este título se muestra en letra grande en la parte superior de la página, directamente debajo del nombre de la sociedad.
   • Puedes introducir cualquier nombre predeterminado que Intacct haya proporcionado automáticamente en este campo.

2. Introduce el subtítulo en la carpeta Título del informe 2 caja.

   Este subtítulo se muestra en letra más pequeña, directamente debajo del título principal.

3. Introduce el texto del pie de página en la carpeta Texto del pie de página caja. El texto del pie de página se muestra en la parte inferior central del informe.

Al enviarlos a PDF, los informes estándar incluyen automáticamente el Creado el Marca de tiempo y número de teléfono móvil en la parte inferior de la página.