Resumen de gastos

Los gastos simplifican el proceso de informes y aprobación de gastos de tu sociedad. Los empleados pueden enviar informes de gastos desde cualquier ubicación, e Intacct los envía automáticamente al supervisor correspondiente para su aprobación. Los supervisores reciben una notificación por correo electrónico cuando se envía un informe.

Los supervisores pueden hacer lo siguiente:

• Ver el informe de gastos enviado.

• Apruebe el informe de gastos presentado tal cual.

• Solicitar cambios u detalles adicionales.

Una vez aprobado el informe de gastos, se convierte en una factura. Luego, el equipo de contabilidad procesa la factura y emite un cheque o un pago en línea. Los datos correspondientes se contabilizan automáticamente en otras aplicaciones, como Cuentas a pagar y Libro Mayor.

Los empleados pueden hacer lo siguiente:

• Comprueba el estado de sus informes de gastos en el ciclo de aprobación y pago.

• Revisa todo su historial de gastos.

Pagos de anticipos

El equipo de contabilidad puede emitir un pago por anticipo antes de que un empleado, empleada envíe un informe de gastos. Por ejemplo, un nuevo empleado podría necesitar fondos para un gran gasto de mudanza. Una vez que se produce el gasto y se envía el informe, el anticipo se aplica a la factura.

Detalles del informe de gastos

Los informes de gastos pueden incluir partidas ilimitadas, cada una de las cuales puede especificar diferentes tipos de gastos, departamentos y ubicaciones. Los empleados pueden añadir notas además de los datos obligatorios, como el tipo de gasto y el coste. Además, pueden añadir archivos adjuntos a sus informes de gastos. Por ejemplo, los empleados de Nueva York escanean y adjuntan recibos para enviar informes de gastos a su jefe en California.

Tipos de gastos

En lugar de usar el número de teléfono móvil o las etiquetas de la cuenta, puedes usar tipos de gastos para hacer lo siguiente:

1. Dar nombres más reconocibles a las cuentas del Libro Mayor utilizadas para los informes de gastos de los empleados, empleada.

2. Restringe el acceso a las cuentas que no deseas que usen los empleados.

   Por ejemplo, no quieres que los empleados contabilización gastos a un cuenta de capital. Para evitarlo, no crees un tipo de gasto para esa cuenta.

Puedes asignar uno o varios tipos de gastos a cualquier cuenta del Libro Mayor. Por ejemplo, la cuenta de kilometraje del coche es "7216 Transporte", pero el tipo de gasto podría ser "Kilometraje" para que sea más fácil y rápido de reconocer para los empleados.

Tipos de pago de gastos

Puedes utilizar los tipos de pago de gastos para hacer lo siguiente:

• Realiza un seguimiento de cómo se pagaron los gastos.

• Crea gastos reembolsables y no reembolsables.

  Por ejemplo, puedes crear tipos de pago para tarjetas de crédito de la sociedad o cheques para gastos no reembolsables. Cada tipo de pago de gastos puede tener asignada una cuenta de compensación específica para facilitar la conciliación.

Puedes asignar tipos de pago de gastos a los informes de gastos y a las regularizaciones de gastos.

Informes

Los informes de la aplicación incluyen el libro de gastos, el registro de cheques para los gastos de los empleados y la lista de empleados.

Un informe de gastos del cliente opcional solución está disponible para empresas de servicios profesionales con requisitos de informes de gastos más sofisticados. Esta aplicación incluye la refacturación de gastos, el seguimiento de gastos del proyecto y la compatibilidad con PDA, entre otras funciones.

El ciclo de vida de las solicitudes de reembolso y los pagos entregados

Las solicitudes de reembolso y los pagos entregados pasan por varios estados durante su ciclo de vida. Las acciones del centro solo se pueden realizar en etapas específicas de este ciclo.