Información sobre el gasto

Usuarios de todo tipo, ya sea que introduzcan transacciones, revisen transacciones o aprueben transacciones, pueden usar Spend Insight para ver cómo la transacción afecta al presupuesto antes de que se contabilice la transacción. Esto ayuda a los usuarios a tomar decisiones informadas durante el proceso de gasto.

Suscripción	Gestión de gastos y al menos uno de los siguientes: Cuentas a pagar Libro Mayor Compras
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Usuario empresarial con privilegios de administrador (para configuración)
Permisos	Enumerar, Ver, Añadir, Editar para el área apropiada Información sobre el gasto: ejecutar
Requisitos previos	Se debe configurar la gestión de gastos. Si procede, los libros definidos por el usuario deben estar habilitados y especificados en Gestión de gastos.

Utilizar la Información sobre gastos en una transacción

Crea o abre una transacción compatible con Gestión de gastos, ya sea un asiento de diario del Libro Mayor, una factura o una transacción de Compras configurada.
Si no sabes qué transacciones se admiten, pide al administrador del presupuesto o al administrador del sistema que lo comprueben por ti.
En cualquier momento después de añadir una partida, pero antes de contabilizar la transacción, selecciona Mostrar información de gastos.
Aparece el cuadro de diálogo Información sobre gastos, que muestra el impacto que la transacción tendrá en el presupuesto disponible.
Si tienes varios presupuestos, el presupuesto que se utiliza se basa en la fecha de contabilización de la transacción.
Por ejemplo, supongamos que tienes un presupuesto para cada año natural. Si una transacción tiene una fecha de contabilización del 28/12/2022 y una fecha de documento del 15/01/2023, Spend Insight muestra cómo se relaciona la transacción con el presupuesto para 2022.
Para desglosar el presupuesto, los gastos reales o asignados, selecciona el enlace azul correspondiente.
Si añades más elementos, selecciona Mostrar información de gastos de nuevo para actualizar la información.
La información sobre gastos se comprueba con respecto a cada partida, por lo que es importante actualizar si añades más elementos después de ver Información sobre el gasto.

Si todos los elementos de una solicitud de compra son únicos, cada partida se muestra individualmente en su propia línea. Si hay más de 10 elementos que no son únicos en una sola solicitud, se combinan hasta tres elementos en una sola línea en la lista Información sobre el gasto.

Si realizas un seguimiento de los gastos asignados en un libro definido por el usuario y utilizas Compras

Spend Insight calcula en función de la contabilización principal del Libro Mayor configurada para la plantilla de la transacción. Si has habilitado la contabilización adicional, esa contabilización secundaria no se refleja en la Información sobre gasto.

Por ejemplo:

Has configurado Gestión de gastos para incluir los gastos asignados y has creado un libro definido por el usuario para realizar un seguimiento de ellos.
Tienes una plantilla de la transacción de orden de compra configurada para contabilizar en el libro de gastos asignados.
Deseas que el importe planteado en el libro de gastos asignados se deduzca de tus gastos asignados cuando veas la información de Spend Insight en la factura de compra.

La solución de mejores prácticas:

Crea una plantilla de la transacción que se encuentre inmediatamente antes de la factura en el flujo de trabajo de compras.
Configura esta transacción para liberar el importe de la factura del libro de gastos asignados.

Este paso también garantiza la compensación adecuada del libro de gastos asignados y evita la necesidad de ajustar las variaciones entre el total de la orden de compra y el total de la factura.