Configurar aprobaciones de asientos de diario

Las aprobaciones de asientos de diario garantizan que los usuarios correctos supervisen y aprueben los asientos de diario correspondientes antes de que se contabilicen.

Añadir permisos de responsable de aprobación

Para poder asignar a un usuario como responsable de aprobación, el usuario necesita permiso para aprobar los asientos del diario.

En la página Permisos del Libro Mayor, busca Aprobar asientos de diarioy, a continuación, seleccione Lista a su lado.

Si utilizas permisos basados en funciones, asegúrate de que quieres conceder este permiso a todos los usuarios a los que se les asigne la función.

El usuario aparece ahora en la lista de responsables de aprobación disponibles. Siga los pasos de la siguiente sección para agregar usuarios como aprobadores.

Asignar una función a un grupo de usuarios

Si has creado un grupo de usuarios para autorizarlo como responsable de aprobación y utilizas permisos basados en funciones, puedes asignar una función con el permiso de aprobación a ese grupo. En este caso, considera la posibilidad de crear un rol independiente solo para los aprobadores de asientos de diario.

1. Vete a Compañía > Admin > Grupos.

2. Busca el grupo de aprobadores de asientos de diario y selecciona Editar.

3. Vaya a la Información de funciones pestaña.

4. En Nombre de la función , seleccione la función con permiso para aprobar asientos de diario.

5. Escoger Salvar.

Requerir aprobación para los diarios y especificar los responsables de aprobación

Si trabajas en una sociedad con varias entidades y necesitas designar diferentes responsables de aprobación por entidad, empieza por el nivel superior. A continuación, cuando hayas terminado de configurar las aprobaciones en el nivel superior, ve a cada entidad y selecciona los responsables de aprobación

1. Vete a Libro Mayor > Arreglo > Configuración.

2. En la página Configurar el Libro Mayor, en Opciones de aprobaciónescoger Habilitar aprobaciones de asientos de diario.

3. En Aprobadores , especifique los responsables de aprobación para cada diario que requiera aprobaciones.

   Puede hacerlo de una de estas tres maneras:

   • Autorizar un responsable de aprobación por diario.

     1. En Diario , en la primera línea en blanco, escriba un diario.

     2. En Aprobador , introduzca un usuario para autorizarlo como responsable de aprobación.

     3. Si no lo eres Permitir que los usuarios aprueben sus propias entradas, selecciona un responsable de aprobación sustituto.

   • Autorizar a un grupo de usuarios.

     Cualquier miembro del grupo puede aprobar asientos de diario. Solo se requiere aprobación.

     1. En Diario , en la primera línea en blanco, escriba un diario.
     2. En Aprobador , introduzca un grupo de usuarios para autorizar a todos los miembros del grupo como responsables de aprobación.

     3. Si no lo eres Permitir que los usuarios aprueben sus propias entradas, selecciona un responsable de aprobación sustituto.

   • Crea una cadena de aprobación de varios pasos.

     En este flujo de trabajo, se requieren dos o más aprobaciones para cada asiento de diario. Cada entrada se enruta al primer responsable de aprobación. Una vez que lo aprueban, se enruta al siguiente responsable de aprobación.

     1. En Diario , en la primera línea en blanco, escriba un diario.

     2. En Aprobador , introduzca un usuario para autorizarlo como responsable de aprobación.

     3. Si no lo eres Permitir que los usuarios aprueben sus propias entradas, selecciona un responsable de aprobación sustituto.

     4. En la siguiente línea, escribe el mismo diario y selecciona un responsable de aprobación diferente y, si corresponde, un responsable de aprobación sustituto.

        Repite este paso para añadir niveles adicionales en la cadena de aprobación.

4. Escoger Salvar.

Configurar notificaciones por correo electrónico para los responsables de aprobación

En Frecuencia de notificación por correo electrónico , puedes configurar Intacct para enviar notificaciones por correo electrónico a los responsables de aprobación sobre las entradas que requieren aprobación. Puedes seleccionar la frecuencia con la que se envían las notificaciones:

• Ninguno: Las notificaciones no se envían. Esta es la selección predeterminada.
• Transacciones individuales: Se envía una notificación cada vez que se solicita la aprobación de una transacción.
• Resumen diario: Se envía una notificación una vez al día, justo después del final del día.
• Resumen semanal: Se envía una notificación una vez a la semana, al comienzo del último día laborable de la semana.
• Resumen mensual: Se envía una notificación al final del mes, al comienzo del último día hábil del mes.

Las notificaciones de resumen incluyen toda la actividad que se ha producido después de la última notificación anterior que se envió.

El calendario de tu sociedad determina la hora exacta o el día de la semana o del mes en que se envían las notificaciones de resumen.

Para cada transacción que necesite aprobación, la notificación incluye un enlace para revisar la transacción y los siguientes detalles:

• Nombre de la persona que envió la transacción.
• Fecha de presentación.
• Journal.
• Número de transacción.
• Descripción.

Crear un administrador de aprobación

A medida que las personas cambian de funciones en las empresas o las abandonan por completo, es posible que un responsable de aprobación ya no esté disponible para aprobar los asientos del diario. Para asegurarte de que siempre haya alguien que pueda aprobar una entrada, crea un administrador de aprobación.

Los asientos de diario creados por el administrador de aprobación se aprueban automáticamente.

1. Vete a Libro Mayor > Arreglo > Configuración.

2. En la página Configurar el Libro Mayor, en Opciones de aprobación, introduzca un usuario en el campo Administrador responsable de aprobación campo.

   Lo mejor es seleccionar a alguien que normalmente no forme parte del proceso de aprobación.

3. Escoger Salvar.

Permitir que los remitentes aprueben sus propias entradas

Un remitente puede aprobar sus propios asientos de diario si se cumplen los siguientes requisitos:

• En la página Configurar el Libro Mayor, en Opciones de aprobaciónel El remitente puede aprobar sus propias entradas La casilla de verificación está seleccionada.
• El remitente es un responsable de aprobación de la revista.
• La aprobación del manager del empleado está desactivada.

Recibir un correo electrónico para aprobar una transacción

Para recibir correos electrónicos, Las notificaciones por correo electrónico deben estar configuradas en Configurar el Libro Mayor.

1. Selecciona tu nombre de usuario en la parte superior de cualquier página y, a continuación, selecciona Mis preferencias.

2. En la sección Notificaciones por correo electrónico, en Solicitudes de aprobación, seleccione Asiento de diario.

3. Escoger Salvar.