Configurar aprobaciones de asiento de diario

Para poder asignar un usuario como responsable de aprobar, el usuario necesita permiso para aprobar asientos de diario.

En la página Permisos del Libro Mayor, busca Aprobar asientos de diarioy seleccione Lista junto a él.

Si utilizas permisos basados en funciones, asegúrate de que deseas conceder este permiso a todos los usuarios a los que se les asigne la función.

Si tu sociedad utiliza la seguridad basada en funciones, puedes crear un grupo de usuarios para añadirlo como responsable de aprobación. Cualquier miembro del grupo puede aprobar una entrada. Solo se necesita la aprobación de un miembro.

Consulta las siguientes páginas de la ayuda para obtener más información:

• Añadir un grupo de usuarios

• Asignar una función a un grupo de usuarios

Si trabajas en una sociedad con varias entidades y necesitas designar diferentes responsables de aprobación por entidad, empieza por el nivel general. Una vez que hayas terminado de configurar las aprobaciones en el nivel general, ve a cada entidad y selecciona los responsables de aprobación.

1. Ir a Libro Mayor > ajustes > Configuración.

2. En Opciones de aprobación, seleccione Habilitar aprobaciones de asientos de diario.
3. Seleccionar Gestionar aprobacionesy, a continuación, seleccione Modificar.

4. Si lo deseas, selecciona El remitente puede aprobar sus propias entradas.

   Si no deseas que los asientos de diario de los responsables de aprobación se aprueben automáticamente cuando los envíen, no marques esta casilla de verificación. Podrás seleccionar un responsable de aprobar sustituto para cada diario.

5. Si lo deseas, selecciona Habilitar delegación Para permitir que los responsables de aprobación seleccionen a otra persona con permisos de aprobación para aprobar asientos de diario en su nombre. Para obtener más información, consulte Aprobaciones del representante.

6. Si lo deseas, selecciona un Administrador aprobar.

   Para obtener más información, consulte Crear una aprobar de administrador.

7. En la tabla, especifica los responsables de aprobación para cada diario que requiera aprobaciones.

   Puedes hacerlo de una de estas tres maneras:

   Autoriza un responsable de aprobación por diario.

   1. En el Diario columna, en la primera línea en blanco, introduce un diario.

   2. Selecciona Mostrar detalles.

   3. En el Responsable de aprobación columna, selecciona un usuario.

   4. Si no lo eres Permitir que los usuarios aprueben sus propias entradas, selecciona un responsable de aprobación sustituto.

   Autorizar a un grupo de usuarios.

   Cualquier miembro del grupo puede aprobar asientos de diario. Solo se requiere una aprobación.

   1. En el Diario columna, en la primera línea en blanco, introduce un diario.
   2. En el Responsable de aprobación columna, introduce un grupo de usuarios para autorizar a todos los miembros del grupo como responsables de aprobación.

   3. Si no lo eres Permitir que los usuarios aprueben sus propias entradas, selecciona un responsable de aprobación sustituto.

   Crea una cadena de aprobación de varios pasos.

   En este flujo de trabajo, se requieren dos o más aprobaciones para cada asiento de diario. Cada entrada se enruta a la primera aprobar. Una vez que lo aprueban, se envía al siguiente aprobar.

   1. En el Diario columna, en la primera línea en blanco, introduce un diario.

   2. En el Responsable de aprobación columna, introduce un usuario para autorizarlo como responsable de aprobación.

   3. Si no lo eres Permitir que los usuarios aprueben sus propias entradas, selecciona un responsable de aprobación sustituto.

   4. En la siguiente línea, introduce el mismo diario y selecciona un aprobar diferente y, si corresponde, un aprobar sustituto.

      Repite este paso para añadir niveles adicionales en la cadena de aprobación.

8. Seleccionar Guardar y, a continuación, seleccione Guardar otra vez.

En el Frecuencia de notificación por correo electrónico , puedes configurar Intacct para que envíe notificaciones por correo electrónico a los responsables de aprobación sobre las entradas que requieren aprobación. Puedes seleccionar la frecuencia con la que se envían las notificaciones:

• Ninguno: No se envían notificaciones. Esta es la selección predeterminada.
• Transacciones individuales: Se envía una notificación cada vez que se solicita la aprobación de una transacción.
• Resumen diario: Se envía una notificación una vez al día, justo después del final del día.
• Resumen semanal: Se envía una notificación una vez a la semana, al comienzo del último día hábil de la semana.
• Resumen mensual: Se envía una notificación al final del mes, al comienzo del último día hábil del mes.

Las notificaciones de resumen incluyen toda la actividad que se ha producido después de la última notificación anterior que se envió.

El calendario de tu sociedad determina la hora o el día exactos de la semana o el mes en que se envían las notificaciones de resumen.

Para cada transacción que necesite aprobación, la notificación incluye un enlace para revisar la transacción y los siguientes detalles:

• Nombre de la persona que envió la transacción.
• Fecha de presentación.
• Journal.
• Número de teléfono móvil de transacción.
• Descripción.

A medida que las personas cambian de función en las empresas o las abandonan por completo, es posible que un responsable de aprobación ya no esté disponible para aprobar asientos de diario. Para asegurarte de que siempre haya alguien que pueda aprobar una entrada, crea un administrador de aprobación.

Los asientos de diario creados por el administrador de aprobación se aprueban automáticamente.

1. Ir a Libro Mayor > ajustes > Aprobaciones de asientos de diario.

2. Haz clic en Editar.

3. Selecciona un usuario en la carpeta Administrador aprobar lista desplegable.

   Lo mejor es seleccionar a alguien que no suele formar parte del proceso de aprobación.

4. Haz clic en Guardar.

Un remitente puede aprobar sus propios asientos de diario si se cumplen los siguientes requisitos:

• En la página Aprobaciones de asientos de diario, el archivo El remitente puede aprobar sus propias entradas está seleccionada.
• El remitente es un responsable de aprobación del diario.

Para recibir correos electrónicos, Las notificaciones por correo electrónico deben configurarse en la página Aprobaciones de asientos de diario.

1. Selecciona tu nombre de usuario en la parte superior de cualquier página y, a continuación, selecciona Mis preferencias.

2. En la sección Notificaciones por correo electrónico, en Solicitudes de aprobación, selecciona Asiento de diario.

3. Haz clic en Guardar.