Sabes cómo introducir una factura o crear un proveedor, pero ¿cómo te orientas en un nuevo sistema de contabilidad?

La buena noticia es que Intacct se creó pensando en ti, y siempre intentamos facilitarte el trabajo. Todo lo que se necesita es un poco de contexto para entender dónde están las cosas y cómo llegar a ellas. Utiliza la siguiente imagen para comprender cómo se relacionan entre sí las diferentes partes de Intacct y dónde residen en la jerarquía organizativa.

Por ejemplo, una aplicación de Intacct es Cuentas a pagar. En Cuentas a pagar, es posible que desees completar tareas como especificar o pagar una factura, o agregar un ajuste. A menudo visita las listas de proveedores o facturas, que contienen registros individuales de proveedores o facturas. Desde el menú de la aplicación, también puedes ejecutar informes como el libro mayor de Cuentas a pagar y los informes de antigüedad de los proveedores. Además, las fichas de facturas y proveedores suelen aparecer en los informes.

Sigue las secciones siguientes para obtener más información sobre la navegación de Intacct de arriba a abajo.

Moverse entre aplicaciones

Las aplicaciones abarcan grandes grupos de tareas relacionadas, listas, informes y mucho más. Es el nivel más alto de organización y el primero que encuentras cuando intentas hacer algo en Intacct.

El conmutador de aplicaciones tiene el siguiente aspecto:

Se encuentra en el lado izquierdo de la barra de navegación. El resaltado representa el menú de la aplicación abierto actualmente. Seleccione un nombre de aplicación para abrir el menú de esa aplicación, que contiene todas las tareas, listas e informes relacionados con la aplicación. Es un buen lugar para preguntar"¿Dónde está lo que tengo que hacer?". Por ejemplo, si quieres buscar una factura, debes seleccionar Cuentas a cobrar para abrir ese menú. Si quieres encontrar un proveedor o pagar una factura, debes seleccionar Cuentas a pagar. Puedes arrastrar y soltar aplicaciones en el orden que más te convenga.

Aunque las tareas y listas relacionadas se pueden agrupar en un menú de aplicación, los flujos de trabajo completos, que constan de muchas tareas, pueden mantenerse en algunas aplicaciones diferentes.

Accede a tus tareas, listas e informes

Tus tareas, listas e informes son donde pasarás la mayor parte de tu tiempo en Intacct. Piensa en una tarea como algo específico que tienes que hacer, como pagar una factura o introducir una factura. Una lista contiene todos los registros de datos específicos para ese tipo de datos. Esta lista puede ser puramente informativa, como proveedores, clientes o contactos, o puede incluir registros transaccionales, como facturas, recibos y asientos de diario. Por último, también puedes ejecutar informes estándar específicos de la aplicación desde un menú de la aplicación, como los informes del Libro Mayor y del libro auxiliar.

Veamos el menú Cuentas a pagar, por ejemplo:

Cuando estés en un menú de aplicaciones como el anterior, pregúntate "¿Qué quiero hacer?". En la tabla siguiente se describen algunas cosas comunes que puedes hacer en Intacct.

Tarea	Cómo hacerlo	Ejemplo en AP
Añadir una ficha o una transacción	Escoger Añadir (círculo) junto a un tipo de objeto	Si deseas añadir una factura, selecciona Añadir (círculo) Cerca de Factura en el menú.
Ver registros o transacciones en una lista	Selecciona el propio texto para ver una lista de fichas o transacciones	Está buscando un proveedor, por lo que selecciona Proveedores para ir a la lista.
Realizar una acción en una ficha o transacción	Selecciona el texto para ver una lista de fichas y, a continuación, realiza la acción en la ficha o transacción específica	Si quieres actualizar una factura, selecciona Cuentas, busca la factura en la lista y, a continuación, seleccionaEditar.
Ejecutar un informe o generar un gráfico	Selecciona el nombre del informe o gráfico	Deseas equilibrar tu libro auxiliar con el libro mayor, por lo que seleccionas Libro mayor de Cuentas a pagar para ejecutar el informe.
Configurar la aplicación (solo para administradores)	Vaya a la Arreglo y, a continuación, selecciona Configuración	Desea cambiar la frecuencia de resumen de los lotes de asientos de diario. Vaya a la Arreglo y, a continuación, selecciona Configuración y actualice la opción.

Usar favoritos para las funciones más utilizadas

Entonces, ¿qué pasa si solo hay algunas tareas que realiza desde algunas aplicaciones diferentes? O, ¿qué sucede si desea reordenar los menús de la aplicación para respaldar mejor su flujo de trabajo personal?

Aunque los menús de aplicaciones se basan en las funciones más utilizadas por todos los usuarios, no siempre funcionan para individuos y un menú personalizado. Y debido a que son estáticos, parece imposible lograr este tipo de personalización, eso es hasta que comienzas a usar tu menú de Favoritos.

El menú Favoritos es específico del usuario. Puedes reunir las tareas, las listas y los informes más utilizados en un único menú que puedes reordenar como quieras. Para marcar un artículo como favorito, coloca el cursor sobre el elemento del menú y, a continuación, selecciona la estrella. La estrella permanece seleccionada para que puedas ver tus favoritos desde el menú de la aplicación de un vistazo.

Estos elementos favoritos del menú aparecen en su menú personal de Favoritos, indicado por el ícono de estrella junto al ícono de la página de inicio en su barra de navegación. Desde el menú de favoritos, puedes arrastrar y soltar artículos en el orden que desees. La lista abarca todas las aplicaciones, por lo que puede crear menús que funcionen para usted y sus flujos de trabajo más fácilmente.

Buscar registros

Después de crear una transacción, como una factura, o algún otro objeto de datos, como un proveedor o un cliente, aparecen como fichas en sus respectivas listas. Esto significa que, en Intacct, una ficha es siempre una instancia específica de una transacción u objeto de datos. Por ejemplo, puedes crear muchas facturas en Intacct, pero puedes buscar una ficha de factura específica para actualizar la información de la transacción. Las listas siempre contienen todos los registros de su tipo.

Echemos un vistazo a la lista de facturas con más detalle:

Cada línea es un registro de factura o una transacción individual. En la lista, puede realizar acciones en estos registros individuales con el comando Modificar,Ver, Pagar, y Impresión botones. Puede exportar una lista de todos estos registros. Puede usar las columnas para ordenar o escribir en los cuadros de columna para filtrar. En resumen, cuando estés en una lista, pregúntate "¿Qué cosa específica estoy buscando?". Las listas son una parte clave de Intacct, así que asegúrate de familiarizarte con ellas y saber cuál es la mejor manera de usarlas.

Marcar fichas específicas

Una de las limitaciones de su menú de favoritos es que no puede contener registros específicos. ¡Afortunadamente, tenemos marcadores para hacer precisamente eso!

Imagina que estás ingresando una factura, pero de repente, es la hora del almuerzo. No querrás olvidar dónde estás, y podrías superarlo, pero todos tus compañeros de trabajo van a salir a comer el martes de tacos en este momento y tienes hambre. En lugar de esperar que encuentres dónde estabas más tarde, puedes guardar la factura como borrador y marcarla como favorita. Incluso puede marcar el proveedor relacionado con esta factura para que tampoco lo olvide. Cuando vuelva a iniciar sesión una hora más tarde, lleno de tacos calientes y listo para trabajar nuevamente, puede encontrar fácilmente dónde estaba y volver al trabajo.

El icono de marcadores aparece en todas las páginas de Intacct, en el extremo derecho de la barra de navegación. Solo tienes que seleccionar el icono para abrir el menú de marcadores. Desde aquí, selecciona Marcar esta página como favorita para marcar la página actual en la que te encuentras. Después de asignar un nombre a estos marcadores, aparecen en el menú y se pueden reordenar como desee.

Moverse entre entidades (solo varias entidades)

Si estás en una sociedad con varias entidades, también tienes que tener en cuenta una capa más de navegación, que es moverse entre las propias entidades. En cada entidad, verás los mismos menús y herramientas de navegación que se describieron anteriormente. Puedes moverte entre entidades para realizar tareas, añadir datos de registros, ejecutar informes o configurar aplicaciones para una entidad específica. Cuando cambies de entidad, pregúntate "¿Dónde debo introducir esta información?".

Puedes moverte entre entidades mediante la lista desplegable de entidades, situada encima de la barra de navegación de la izquierda. Por lo general, viene después del nombre de su empresa. Selecciona el menú desplegable y, a continuación, selecciona una entidad para moverla a ella.

¿No encuentras lo que buscas?

Has leído este artículo, entiendes cómo está organizado Intacct y lo que tienes que hacer, pero no encuentras el informe concreto que desees. ¿Está en Gestión de tesorería o en Cuentas a pagar?

Una buena manera de encontrar cosas en Intacct es buscarlas en el archivo Centro de ayuda. En casi todos los temas de ayuda, hay rutas de navegación que te indican cómo llegar a lo que quieres hacer. Además, la ayuda tiene una gran información sobre las tareas individuales y cómo encajan en flujos de trabajo más grandes, así que pruébalo.