Acerca de la delegación de aprobación de compras

Todo el mundo necesita un descanso de la oficina. El uso de la delegación de aprobación garantiza que las transacciones enviadas para su aprobación sigan avanzando en el proceso de aprobación, incluso si los responsables de aprobación están ausentes.

Cuando tu organización usa la delegación de aprobación, los responsables de aprobación pueden delegar sus responsabilidades de aprobación a otra persona cuando no estén disponibles por algún motivo.

Activar y configurar la delegación de aprobación ofrece a los responsables de aprobación la capacidad de configurarse como fuera de la oficina para las aprobaciones de compras. Mientras un responsable de aprobación está configurado como fuera de la oficina en sus preferencias de usuario, Sage Intacct redirige automáticamente las nuevas solicitudes de aprobación a su representante asignado Usuario o grupo de usuarios.

Ejemplo: En tu organización, a los siguientes responsables de aprobación se les han asignado los siguientes delegados:

Ejemplo de responsables de aprobación y delegados

Responsable de aprobación	Delegar
Emily Woo	Tom Hong
James McGrath	Lucy Martinez
Ken Nguyen	Tom Hong
Lucy Martinez	Ken Nguyen	Grupo de aprobación A
Tom Hong	Lucy Martinez

1. Si se necesita la aprobación de Emily Woo y ella está fuera de la oficina, la solicitud de aprobación se redirige a Tom Hong.

2. Si Tom está fuera de la oficina, la solicitud de aprobación se envía a Lucy Martínez.

3. Si Lucy Martínez está fuera de la oficina, la solicitud de aprobación se envía a Ken Nguyen.

Consideraciones de configuración de delegación

Al configurar la delegación, tenga en cuenta la lógica de enrutamiento y ausencia.

Ruta de aprobación

• Las nuevas solicitudes de aprobación se redirigen a un representante solo cuando el responsable de aprobar ha activado Fuera de la oficina para aprobaciones en sus preferencias. Ver Establecer la aprobación del representante.
• Si un representante también está fuera de la oficina, la solicitud de aprobación se redirige al representante del representante. Sage Intacct solo intenta cambiar la ruta de una solicitud de aprobación tres veces. Después de la tercera vez, la solicitud de aprobación se redirige de nuevo a la aprobar inicial.
  
• El usuario delegado o el grupo de usuarios asume la responsabilidad de las solicitudes de aprobación hasta que el responsable de aprobación desactive las aprobaciones de compras o hasta que hayan pasado las fechas de inicio y finalización especificadas.
• Solicitudes de aprobación para aprobaciones de valor basadas en permisos (Aprobación de valor y Aprobación de valor: Progresivo) solo se redirigen a un representante con el mismo nivel de permiso de valor.
• Los usuarios restringidos se pueden establecer como el representante predeterminado. Esto permite a un representante restringido ver transacciones que pueden incluir líneas de ubicación o departamento sin restricciones. El usuario restringido solo puede aprobar o rechazar transacciones a las que tenga acceso sin restricciones a todas las líneas.

Notificación

• Cuando una solicitud de aprobación se redirige a un delegado, el responsable de aprobación ya no ve la transacción en la página de la lista Aprobar transacciones.

• Las notificaciones por correo electrónico para las solicitudes de aprobación redirigidas se emiten a los delegados si la notificación por correo electrónico está habilitada en dos lugares: la página Configurar Compras y la página de preferencias personales del delegado.

Configuración

El representante predeterminado que selecciones se utiliza de dos maneras:

• Rellena el campo Usuario o grupo de usuarios para cada aprobar de la tabla Administrar delegados

• Se asigna automáticamente a los nuevos responsables de aprobación añadidos posteriormente

Cuando configuras la delegación de aprobación por primera vez, el representante predeterminado se asigna a todos los responsables de aprobación. Revisa la tabla y actualiza los delegados según sea necesario para asegurarte de que cada aprobar tiene el representante adecuado. Si un aprobar utiliza el representante predeterminado, al actualizar el valor predeterminado se actualiza automáticamente su representante.

Elige un representante que tenga los mismos permisos de acceso y aprobación a la entidad que el responsable de aprobación. En muchos casos, se trata de un par o del gerente del responsable que aprueba.

Si cambias el representante predeterminado más adelante:

• Los responsables de aprobación que todavía usan el valor predeterminado heredan automáticamente el representante actualizado

• Los responsables de aprobación con delegados asignados manualmente no se ven afectados

Solo se pueden seleccionar como delegados usuarios o grupos de usuarios con el mismo nivel de aprobación de Compras

Más información sobre Delegación de aprobación de compras.