Acerca de la delegación de aprobación de compras

Todo el mundo necesita un descanso de la oficina. El uso de la delegación de aprobación garantiza que las transacciones enviadas para su aprobación sigan avanzando en el proceso de aprobación, incluso si los responsables de aprobación están ausentes.

Cuando tu organización usa la delegación de aprobación, los responsables de aprobación pueden delegar sus responsabilidades de aprobación a otra persona cuando no estén disponibles por algún motivo.

Activar y configurar la delegación de aprobación ofrece a los responsables de aprobación la posibilidad de establecerse como fuera de la oficina para las aprobaciones de compras. Activar y configurar la delegación de aprobación ofrece a los responsables de aprobación la posibilidad de estar fuera de la oficina para las aprobaciones de asientos de asiento de diario. Mientras un responsable de aprobación está configurado como fuera de la oficina en sus preferencias de usuario, Sage Intacct redirige automáticamente las nuevas solicitudes de aprobación a su representante asignado Usuario o grupo de usuarios.

Ejemplo: Supongamos que en tu organización se han asignado los siguientes representantes a los siguientes representantes:

Ejemplo de responsables de aprobación y delegados
Aprobador	Delegar
Emily Woo	Tom Hong
James McGrath	Lucy Martinez Manager del empleado
Ken Nguyen	Tom Hong
Lucy Martinez	Ken Nguyen	Grupo de aprobación A
Tom Hong	Lucy Martinez

Si se necesita la aprobación de Emily Woo y ella está fuera de la oficina, la solicitud de aprobación se redirige a Tom Hong.
Si Tom está fuera de la oficina, la solicitud de aprobación se envía a Lucy Martínez.
Si Lucy Martínez está fuera de la oficina, la solicitud de aprobación se envía a Ken Nguyen.

Si un grupo de usuarios está configurado como delegado de aprobación, todos los miembros del grupo pueden ver la solicitud de aprobación. Sin embargo, la configuración de la plantilla de la transacción garantiza que solo los miembros del grupo sin restricciones puedan aprobar o rechazar.

Consideraciones sobre la configuración de delegación

Al configurar la delegación, tenga en cuenta la lógica de enrutamiento y ausencia.

Ruta de aprobación

Las nuevas solicitudes de aprobación se redirigen a un representante solo cuando el responsable de aprobación ha activado Fuera de la oficina para las aprobaciones en sus preferencias. Ver Establecer la aprobación del delegado.
Si un representante también está fuera de la oficina, la solicitud de aprobación se redirige al representante del delegado. Sage Intacct solo intenta cambiar la ruta de una solicitud de aprobación tres veces. Después de la tercera vez, la solicitud de aprobación se vuelve a dirigir al responsable de aprobación inicial.
El usuario delegado o el grupo de usuarios asume la responsabilidad de las solicitudes de aprobación hasta que el responsable de aprobación desactive las aprobaciones de compras o hasta que hayan pasado las fechas de inicio y finalización especificadas.
Solicitudes de aprobación para aprobaciones de valor basadas en permisos (Aprobación de valor y Aprobación de valor: Progresivo) solo se redirigen a un representante con el mismo nivel de permiso de valor.
Los usuarios restringidos se pueden establecer como el representante predeterminado. Esto permite a un representante restringido ver transacciones que pueden incluir líneas de ubicación o departamento sin restricciones. El usuario restringido solo puede aprobar o rechazar transacciones a las que tenga acceso sin restricciones a todas las líneas.

El delegado asume la responsabilidad de cualquier solicitud de aprobación hasta que el responsable de aprobación desactive la sesión de aprobaciones.

Notificación

El delegado recibe notificaciones por correo electrónico de las solicitudes de aprobación redirigidas si se ha configurado la notificación por correo electrónico en la página Configurar el Libro Mayor y el delegado también ha habilitado las notificaciones por correo electrónico en sus preferencias.
Cuando una solicitud de aprobación se redirige a un delegado, el responsable de aprobación ya no ve la transacción en la página de la lista Aprobar transacciones.

Las notificaciones por correo electrónico para las solicitudes de aprobación redirigidas se emiten a los delegados si la notificación por correo electrónico está habilitada en dos lugares: la página Configurar Compras y la página de preferencias personales del delegado.

Las solicitudes de aprobación se envían a cada miembro de un grupo de usuarios delegados con las notificaciones por correo electrónico habilitadas en sus preferencias.

Configuración

La selección de delegado predeterminada se usa en estas situaciones:
- Para rellenar previamente todos los campos del representante al configurar inicialmente la delegación de aprobación
- Como representante de los usuarios a los que se les otorga permiso de aprobación de asiento de diario después de que se haya configurado la delegación
  Por ejemplo, con el ejemplo anterior, supongamos que Tom Hong es el delegado predeterminado. Si le das permiso de aprobación a Jane Johnson, entonces Tom Hong es su delegado hasta que cambies específicamente su delegado.
  El representante predeterminado puede ser cualquier usuario con los permisos adecuados, excepto el usuario Manager del empleado. El representante predeterminado solo puede aprobar transacciones cuando actúa como representante del responsable de aprobación.

El usuario o grupo de usuarios que selecciones como representante predeterminado tiene dos propósitos:

Para rellenar el archivo Usuario o grupo de usuarios para cada responsable de aprobación en la tabla Administrar delegados.
Para asignar a cualquier usuario que se agregue a la lista de aprobadores. La selección de representante predeterminada se puede cambiar en cualquier momento.

Cuando configuras la delegación de aprobación por primera vez, Sage Intacct asigna automáticamente el representante predeterminado a cada responsable de aprobación de la tabla. Una práctica recomendada es revisar la tabla y asegurarse de que se selecciona un representante adecuado para cada responsable de aprobación: el delegado, el usuario o el grupo de usuarios predeterminados deben tener los mismos permisos de entidad y valor que el responsable de aprobación. Para algunos responsables de aprobación, un compañero de su departamento o su jefe podría ser el representante de aprobación adecuado.

Si el representante de un responsable de aprobación es el predeterminado y posteriormente actualizas el representante predeterminado, el representante del responsable de aprobación cambia automáticamente para que coincida con la nueva configuración predeterminada.

Solo los usuarios y grupos de usuarios con el mismo nivel de aprobación de Compras pueden seleccionarse como delegados de aprobación.

Más información sobre Delegación de aprobación de compras.