Acerca de las definiciones de transacciones de Compras

Una plantilla de la transacción es una plantilla creada para tus transacciones de Compras. Contiene los ajustes de contabilidad, las reglas de flujo de trabajo y otros ajustes de configuración que determinan el comportamiento de la transacción. Algunos ejemplos de configuración de la plantilla de la transacción incluyen los siguientes:

Si se permite o no que los usuarios introduzcan un precio diferente del precio sugerido
Si la transacción incluye subtotales
Cómo se procesan las transacciones parcialmente cumplidas
Qué usuarios, grupos o ambos tienen acceso a la transacción
Qué efecto tiene la transacción en la contabilidad

Más información sobre Configuración de la plantilla de la transacción.

El nivel de flexibilidad que tienes para añadir y editar definiciones de transacción depende de si tu sociedad utiliza flujos de trabajo estándar o avanzados.

Algunos campos de una plantilla de la transacción afectan directamente a los saldos de inventario y al libro mayor. Los cambios en estos campos pueden afectar significativamente a la contabilidad y la valoración del inventario. Sage Intacct recomienda no editar las definiciones de transacciones estándar. En su lugar, duplica una plantilla de la transacción y, a continuación, edita la plantilla de la transacción duplicada según sea necesario (requiere un flujo de trabajo avanzado). Esto ayuda a preservar la lógica contable inicial y simplifica la resolución de problemas.

Si utilizas flujos de trabajo estándar

Los flujos de trabajo estándar incluyen conjuntos de definiciones de transacciones preconfiguradas.

No se pueden borrar las definiciones de transacciones estándar. Puedes editar algunos ajustes de configuración, como especificar qué usuarios o grupos tienen acceso a la plantilla de la transacción o si se debe permitir la edición.

Definiciones de transacciones de Compras predeterminadas

El flujo de trabajo estándar que instales determina qué definiciones de transacciones de compras se instalan. Al seleccionar el flujo de trabajo en la interfaz del producto, aparece un gráfico que muestra las definiciones de transacción y su efecto en el Control de inventario, las Cuentas a pagar y el Libro Mayor.

Los flujos de trabajo son:

Si utilizas flujos de trabajo avanzados

Después de usar flujos de trabajo estándar y habilitar flujos de trabajo avanzados, puedes personalizar algunas de las definiciones de transacciones estándar preconfiguradas para que se adapten a las necesidades de tu negocio. Un flujo de trabajo avanzado te proporciona una mayor flexibilidad para determinar los tipos de transacciones incluidas en un flujo de trabajo, el orden en que se procesan las transacciones y las reglas contables para cada plantilla de la transacción. Se recomiendan flujos de trabajo avanzados para el Control de inventario.

El Inventario de suministros está preconfigurado para utilizar flujos de trabajo avanzados, y se genera automáticamente una plantilla de la transacción de compra de suministros, SYS-Solicitud de suministros. Si tienes políticas de aprobación específicas del departamento, puedes crear definiciones de transacciones de solicitud de suministros duplicadas para usarlas con políticas de aprobación específicas. Más información sobre Compra de artículos de suministros.

Dado que esta flexibilidad afecta a las cuentas del libro auxiliar y del Libro Mayor, así como a la valoración del inventario, Sage Intacct recomienda que este tipo de ajustes de la plantilla de la transacción los realice alguien con experiencia en realizar este tipo de cambios en los procesos empresariales.

Más información Acerca de los flujos de trabajo estándar frente a los avanzados.

Ejemplo de definiciones de transacciones en un flujo de trabajo

A continuación se muestra un ejemplo de cómo un flujo de trabajo de plantilla de la transacción de Compras afecta al Control de inventario, el Libro Mayor y las Cuentas a cobrar.

La secuencia de transacciones en el worfklow es solicitud de compra, orden de compra, albarán, proveedor y nota de devolución o débito. También muestra cómo cada plantilla de la transacción afecta a los totales de inventario, las Cuentas a pagar y el Libro Mayor.