Informe del Libro Mayor de Cuentas a pagar

El informe del Libro Mayor de Cuentas a pagar proporciona una lista detallada de las cuentas de los proveedores, incluido lo que se debe a cada proveedor. Este informe muestra el balance inicial para el periodo seleccionado y cada transacción para cada proveedor. Utilice este informe para ver si el saldo en el libro mayor de Cuentas a pagar coincide con el número en el libro mayor y para ver qué proveedores tienen saldos mayores que cero.

Puedes ajustar el periodo de tiempo, el proveedor, el tipo de proveedor y el resumen de pagos para satisfacer tus necesidades de generación de informes. Normalmente, este informe muestra solo los proveedores con saldos superiores a cero. Sin embargo, también puede optar por incluir proveedores con balance cero. En el informe, puedes seleccionar el nombre del proveedor para ver más detalles.

¿Quién suele necesitar este informe?

• Contadores, controladores, cualquiera que necesite ver quién le debe dinero a quién.
• Contadores y controladores que necesitan equilibrar el libro mayor de Cuentas a pagar y la cuenta de control.
• Contadores y controladores que necesitan asegurarse de que el saldo inicial del libro de Cuentas a pagar más la actividad neta de cuentas a pagar del día actual sea igual al saldo final del Libro Mayor de Cuentas a pagar del día.

Para obtener información sobre los términos que pueden diferir en su ubicación, consulte Terminología en todas las configuraciones regionales.

Para generar este informe, vaya a Cuentas a pagar > Todo > Informes > Libro Mayor de Cuentas a pagar.

Ver un informe mensual

1. Genera el informe.

2. En la página de configuración del informe, selecciona Ver.

   En el navegador aparece un informe que muestra los resultados del periodo de informe predeterminado.

3. Si lo deseas, para refinar el informe, selecciona Personalizar.

Personalizar y ejecutar

Antes de ejecutar el informe, puedes seleccionar el periodo de tiempo y los tipos de elementos que se van a incluir, y especificar cómo quieres que aparezca el informe.

1. Selecciona el periodo del informe en el menú desplegable o introduce las fechas de inicio y finalización que deseas que abarque el informe. Si no especifica un periodo de informe, el sistema genera un informe para el mes actual hasta la fecha.

   Puedes especificar el periodo de informe o las fechas de inicio y finalización, pero no ambas.

2. Establezca los filtros para obtener los datos específicos que desea.

   Los filtros permiten incluir o excluir tipos específicos de datos en el informe, como el proveedor y la ubicación. Como regla general, para obtener menos resultados y más precisos en el informe, establezca más filtros.

3. Dar formato al informe.

   Las opciones de formato varían de un informe a otro. Por lo general, puede establecer el diseño del informe y/o organizar cómo agrupar y mostrar los datos contenidos en el informe.

4. Escribe un título, un subtítulo y un texto de pie de página para el informe.

5. Para ver, procesar, guardar, exportar o personalizar el informe o añadirlo al panel de control, selecciona una de las siguientes opciones:

   • Ver: Vea el informe ahora, en su navegador.
   • Impresión: Mostrar el informe ahora, en formato PDF imprimible.
   • Procesar y almacenar: Genere el informe y guárdelo para acceder a él más tarde. Los informes pueden almacenarse en la lista Mis informes guardados o entregarse en una ubicación de almacenamiento en la nube, como Dropbox. Más información sobre Procesamiento y almacenamiento de informes.
   • Añadir al panel de control: Añade el informe a tu panel de control.

   • Memorizar: Memorice (es decir, guarde) el informe para que más tarde pueda volver a consultarlo o modificarlo y volver a ejecutarlo.

     Puede programar informes guardados para que se ejecuten de forma periódica. Intacct puede enviar automáticamente los informes por correo electrónico o enviarlos a una ubicación de almacenamiento en la nube.

   • Exportar: Exporta el informe a un archivo independiente que podrás distribuir o guardar en la unidad local. Los formatos de archivo a los que se pueden exportar los datos del informe varían de un informe a otro.
   • Personalizar: Después de ejecutar el informe, vuelve a la página principal del informe y refínalo aún más.
   • Correo electrónico: Después de ejecutar el informe, envía un correo electrónico a otras personas.

   Algunas opciones solo están disponibles si accedes al informe desde el Centro de informes.

Periodo de tiempo

Puede utilizar uno de los numerosos períodos de informe predefinidos disponibles en la Período y A fecha de o cree su propio período de informe utilizando el comando Fecha de inicio y Fecha final buzones.

Filtros del informe

Puedes filtrar la lista por nombre o tipo de proveedor. También puedes optar por suprimir o mostrar cuentas con saldos cero y excluir las transacciones con tarjeta de crédito impagadas.

Para establecer filtros con el fin de refinar los resultados del informe:

1. Para configurar el informe para que muestre los resultados de un tipo de proveedor específico, selecciona la opción Tipo de proveedor y, a continuación, elige el valor que deseas que incluya el informe.

   Por ejemplo, puedes elegir contratistas o distribuidores.

2. Para filtrar por resumen de pagos, selecciona la opción Resumen y, a continuación, seleccione el resumen que desea que abarque el informe.

   Para incluir todos los resúmenes, no seleccione nada.

3. Para configurar el informe de modo que muestre los resultados de un proveedor específico o un rango de proveedores, utiliza el comando Del proveedor y Al proveedor desplegables.
   Cómo usar la función De y Para Campos

   Todo De y Para Los pares de campos funcionan de la misma manera. Utilícelos para obtener resultados de búsqueda en un rango tan amplio o fino como necesite, desde todo en el sistema hasta un solo objeto específico.

   Para ejecutar este informe para un solo objeto:

   1. Del De lista desplegable, seleccione el objeto que desee.
   2. Del Para lista desplegable, seleccione el mismo objeto.

   Para ejecutar este informe para un rango específico de objetos:

   1. Del De lista desplegable, seleccione el objeto que desee al principio del rango.
   2. Del Para lista desplegable, seleccione el objeto que desee al final del rango.

   Para ejecutar este informe para todos los objetos:

   Deje ambos campos en blanco.

   Si tienes un gran número de objetos o el informe tarda demasiado en procesarse, utiliza el comando De y Para para ejecutar una serie de informes más pequeños. Por ejemplo, puede ejecutar cinco informes, uno para cada uno de los objetos cuyos nombres comiencen por A-E y, a continuación, F-J, K-O, P-T y U-Z.

   Un objeto es un término general que se refiere a cualquier elemento de datos específico del sistema. Los clientes, los proveedores, los artículos y las cuentas son ejemplos de objetos.

4. Para filtrar por varios proveedores, selecciona Múltiples proveedores y, a continuación, seleccione Seleccionar proveedores.

   En la ventana emergente Seleccionar proveedores, seleccione Agregar para agregar un proveedor o agregar un rango de proveedores.

5. Para ordenar por grupo de proveedores, selecciona Grupo de proveedores y, a continuación, selecciona el grupo en el menú desplegable.

6. En Mostrar proveedores de una sola vez, seleccione el botón Incluír Opción de incluir proveedores que usas ocasionalmente (o "una sola vez").

   Seleccione la opción Agrupados Opción de incluir proveedores únicos como un grupo independiente. Escoger Excluir Si no deseas incluir proveedores únicos en el informe.

7. En Basado enescoger Fecha del documento para basar el informe en la fecha en que se creó el documento correspondiente, o seleccione Fecha de contabilización en el Libro Mayor para basarlo en el momento en que la transacción se contabilizó en el Libro Mayor.
8. Seleccione la opción Incluir a todos los proveedores para incluir transacciones de todos los proveedores, incluidos aquellos con saldos cero.
9. Escoger Incluir proveedores con balance cero y actividad para incluir cuentas con saldos cero.

Filtros multientidad y multidivisa

Las empresas multientidad y multidivisa especifican el tipo de divisa, la ubicación y el departamento en sus filtros.

Divisa de la transacción

Si es una empresa multidivisa, puede filtrar las transacciones en función de una divisa específica. (Este campo solo es visible en un entorno multidivisa).  Del Divisa de la transacción lista desplegable, seleccione la moneda que desea que muestre el informe.  Si no seleccionas una divisa, el informe incluye las transacciones en tu divisa base.

Ubicación y departamento

Las siguientes opciones de filtro solo aparecen si trabajas en un entorno multidivisa y multientidad.

• Para filtrar el informe por ubicación geográfica, escriba el nombre de la región, el país, el estado o territorio, o la ciudad en el Ubicación o seleccione la flecha abajo y, a continuación, seleccione la ubicación que desee en la lista que aparece.
  La ubicación es necesaria para ejecutar este informe en el nivel superior. La ubicación que especifique determina la divisa adecuada.
• Para filtrar el informe por departamento dentro de la sociedad, introduce el nombre del departamento en la carpeta Departamento o seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, en la lista que aparece, seleccione el departamento que desee.
• Para anular la selección en el cuadro Ubicación, utilice el botón Mostrar para campo.
  

  El lugar de la organización en el que te encuentres afecta a lo que incluye el informe.

  • Todas las ubicaciones: Incluye datos de todas las ubicaciones, independientemente de la entidad que estés utilizando actualmente.
  • Esta ubicación: Mostrar solo los datos de la ubicación/entidad/grupo que ha seleccionado, pero no mostrar los datos de sus elementos secundarios.
  • Ubicaciones secundarias: Mostrar solo los datos de los hijos de la ubicación o entidad seleccionada.

Transacciones con varias partidas desde diferentes ubicaciones

Al crear una transacción con varios elementos de diferentes ubicaciones, el informe no filtra a nivel de línea.

Por ejemplo, con la misma configuración, si tienes una sola transacción que incluye:

Línea	Ubicación	Importe
1	California	$1000.00
2	Nueva York	$1500.00

Independientemente de lo que seleccione en la opción Mostrar para, el informe mostrará 2.500,00 $, que es el total, no líneas individuales.

En la tabla siguiente se describe cada elemento de la sección Filtros de esta página de configuración del informe:

Caja de filtro	Notas
Tipo de proveedor	Te permite obtener datos solo para el tipo de proveedor que especifiques aquí. De forma predeterminada, este cuadro está en blanco, lo que significa que el informe obtendrá resultados para todos los tipos de proveedores.
Resumen	Permite obtener los datos del resumen seleccionado. De forma predeterminada, esta casilla está en blanco, lo que significa que el informe obtendrá los resultados de todos los resúmenes.
Selección de proveedores	Gama: Esta opción te permite configurar el informe para que muestre los resultados de un proveedor específico o un rango de proveedores con el atributo Del proveedor y Al proveedor desplegables. De forma predeterminada, estas casillas están en blanco, lo que significa que el informe obtendrá resultados para todos los proveedores. Con esta opción, puedes optar por Incluir proveedores secundarios en los resultados del filtro. Cómo usar la función De y Para Campos Todo De y Para Los pares de campos funcionan de la misma manera. Utilícelos para obtener resultados de búsqueda en un rango tan amplio o fino como necesite, desde todo en el sistema hasta un solo objeto específico. Para ejecutar este informe para un solo objeto: Del De lista desplegable, seleccione el objeto que desee. Del Para lista desplegable, seleccione el mismo objeto. Para ejecutar este informe para un rango específico de objetos: Del De lista desplegable, seleccione el objeto que desee al principio del rango. Del Para lista desplegable, seleccione el objeto que desee al final del rango. Para ejecutar este informe para todos los objetos: Deje ambos campos en blanco. Si tienes un gran número de objetos o el informe tarda demasiado en procesarse, utiliza el comando De y Para para ejecutar una serie de informes más pequeños. Por ejemplo, puede ejecutar cinco informes, uno para cada uno de los objetos cuyos nombres comiencen por A-E y, a continuación, F-J, K-O, P-T y U-Z. Un objeto es un término general que se refiere a cualquier elemento de datos específico del sistema. Los clientes, los proveedores, los artículos y las cuentas son ejemplos de objetos. Múltiples proveedores: Esta opción te permite añadir varios proveedores y rangos de proveedores para orientar mejor los resultados de los informes. Grupo de proveedores: Esta opción te permite filtrar por todos los proveedores dentro de un grupo de proveedores determinado.
Urrencia de transacciones	Permite especificar el filtro para las transacciones con esa divisa. De forma predeterminada, esta opción está desactivada, lo que significa que el informe contiene transacciones de todas las divisas. Sin embargo, el informe en sí está en la divisa base.
Excluir transacciones con tarjeta de crédito del informe	Habilite esta opción para ejecutar los informes sin incluir las transacciones con tarjeta de crédito que se han contabilizado en Cuentas a pagar pero que aún no tienen un pago asociado. Esto ayuda a garantizar que el informe del Libro Mayor de Cuentas a pagar se vincule correctamente a la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a pagar.
Ubicación	Permite limitar los resultados de los informes a una ubicación o grupo de ubicaciones específicos. Solo aparece para sociedades multidivisa y multientidad.
Departamento	Permite limitar los resultados de los informes a un grupo de departamentos específico.
Informe individual	Marca esta casilla de verificación si deseas que cada entidad o departamento, ubicación o ambos tengan su propio informe. Debido a su tamaño potencialmente grande, los informes con departamentos y ubicaciones en páginas individuales solo se pueden ejecutar sin conexión. Por lo tanto, si selecciona la opción Informe individual opción, solo puede seleccionar Procesar y almacenar. Al seleccionar Informes individuales, todos los informes individuales se incluyen en un único informe o libro de Excel.
Avisar al ejecutar	Se utiliza cuando se memoriza un informe y se va a informes memorizados. Al ejecutar el informe, no ve ninguno de los filtros. Con una solicitud, el usuario realiza las selecciones antes de ejecutar el informe o aceptar lo que se guardó previamente en el informe guardado.
Mostrar proveedores de una sola vez	Normalmente, los proveedores que utiliza ocasionalmente (o "una sola vez") se excluyen del informe. Para incluirlos en el informe, selecciona Incluír, o incluirlos como un grupo independiente eligiendo Agrupados.
Basado en	Puedes elegir basar el informe en el momento en que se creó el documento correspondiente o en el momento en que se contabilizó la transacción en el Libro Mayor. Puedes ver el tipo Basado en la fecha en el encabezado del informe.
Incluir a todos los proveedores	Mostrar todos los proveedores, incluidos los que tienen saldos cero.
Incluir proveedores con balance cero y actividad	Para ver todos los proveedores y excluir aquellos con saldo cero, con la excepción de los proveedores que tienen saldo cero pero actividad durante el periodo, selecciona esta opción.
Mostrar para	Selecciona esta opción para mostrar diferentes vistas de los datos, en función de la ubicación o entidad que elijas: Todas las ubicaciones: Esta opción muestra los datos que se contabilizan en la ubicación o entidad y sus elementos secundarios. Esta ubicación: Esta opción muestra solo los datos que se contabilizan en la ubicación o entidad que selecciones. No se muestran los datos contabilizados en ninguna ubicación secundaria. Ubicaciones secundarias: Esta opción muestra solo los datos que se contabilizan en las ubicaciones secundarias de la ubicación o entidad que selecciones. No se muestran los datos que se contabilizan en la ubicación o entidad principal. Por ejemplo: Supongamos que su ubicación es Estados Unidos > California > San Francisco. Todas las ubicaciones mostraría las transacciones de Estados Unidos, California y San Francisco. Esta ubicación mostraría las transacciones para Estados Unidos. Ubicaciones secundarias mostraría las transacciones solo para California y San Francisco.

Formateo

Utilice esta sección para especificar el criterio de clasificación y cambiar el diseño de página del informe.

Títulos y pie de página

Los títulos, subtítulos y pies de página solo se aplican a las versiones impresas de este informe. Exporte a Excel o CSV, o seleccione Impresión para obtener una versión en PDF.

Los títulos, subtítulos y pies de página solo se aplican a las versiones impresas de este informe. Exporte a Excel o CSV, o seleccione Impresión para obtener una versión en PDF.

¿Qué contiene este informe?

El informe predeterminado del Libro Mayor de Cuentas a pagar consta de las siguientes columnas:

Encabezado de columna del informe	Descripción
Basado en	El filtro de fecha en el que se basa el informe: Fecha del documento Fecha de contabilización en el Libro Mayor
Proveedor	El proveedor o proveedores por los que has filtrado.
Fecha	La fecha de contabilización del documento o del Libro Mayor, en función de la selección de filtrado.
Documento	El identificador del documento, por ejemplo, el número de cheque para un pago con cheque.
Referencia	Un número, como una orden de compra asociada o un número de cuenta.
Nota	El identificador asociado al proveedor y el nombre del proveedor.
Cargos	Los débitos contabilizados en la cuenta del proveedor para el periodo seleccionado.
Pago	Los créditos contabilizados en la cuenta del proveedor para el periodo seleccionado.
Balance	El importe total del saldo que debes al proveedor para el periodo seleccionado.
Total	El importe total del saldo que debes al proveedor para el periodo seleccionado.

Puedes seleccionar cualquier enlace para profundizar en los detalles.

¿Qué son los créditos externos?

Los créditos externos son regularizaciones, anticipos o facturas negativas que son propiedad de una entidad, pero que se aplican a facturas de otra entidad.

Por ejemplo, supongamos que tienes una factura de tu entidad de San Francisco y una regularización de tu entidad de Los Ángeles. Dentro de la entidad de San Francisco, se aplica la regularización como un crédito a la factura.

Al ejecutar el informe del libro mayor desde cualquiera de las entidades para ese periodo, verás un asiento de Crédito externo aplicado.

Para ver los créditos externos desde el nivel superior, filtra los informes del libro mayor por entidad. Los créditos externos aparecen solo en el periodo en el que se producen.