Programar la entrega de informes

Puedes programar un informe para que se ejecute automáticamente a intervalos regulares, por ejemplo, diariamente, semanalmente o mensualmente. Puedes programar informes previamente guardados, grupos de informes que hayas creado y todos los informes financieros.

Cuando se genera un informe programado, puedes elegir los métodos de entrega. Las opciones de entrega de informes incluyen enviar el informe por correo electrónico, almacenarlo en Intacct o enviarlo a un destino de almacenamiento en la nube, como Dropbox, Box, Google Drive, Amazon S3 o una dirección HTTP.

Para obtener información sobre los términos que pueden diferir en su ubicación, consulte Terminología en todas las configuraciones regionales.

Programar un informe

Puedes establecer una programación y un formato de informe diferentes para cada informe que programes. Por ejemplo, puedes enviar el informe por correo electrónico a las personas seleccionadas (incluido tú mismo) y enviarlo a una carpeta de Dropbox para que otros usuarios puedan acceder a él.

1. Busca el informe o grupo de informes que deseas programar:
   • Informes memorizados.

     Desde cualquier aplicación, abra la lista Informes guardados. Por ejemplo, vaya a Libro Mayor > Todo > Informes > Informes guardados.

   • Informes financieros.

     Vete a Libro Mayor > Todo > Informes financieros > Informes financieros.

   • Grupos de informes.

     Vete a Informes > Arreglo > Más > grupos de informes.

2. Escoger Horario.

   Una página muestra los ajustes de programación del informe.

   Para cualquiera de los tipos de informes enumerados anteriormente, puedes establecer los ajustes de programación desde el Centro de informes (Informes > Todo > Centro de informes). En el Más acciones para el informe, seleccione Editar programación.
3. Si lo deseas, filtra el informe:
   • Puedes usar Grupo de departamentos, Grupo de ubicacionesy Grupo del proyecto para filtrar por un departamento, una ubicación o un proyecto específicos, o por un grupo de departamentos, ubicaciones o proyectos. Si dejas los filtros en blanco, el informe programado se ejecutará para todos los departamentos, ubicaciones y proyectos.
   • Deja el archivo A fecha de en blanco para utilizar la fecha actual como A fecha de para el informe. Esta es la fecha en la que se ejecuta el informe programado. Si introduces un A fecha de, esa fecha siempre se usará independientemente de cuándo se ejecute la programación.
   Cualquier selección de filtro realizada en esta página anulará las selecciones de filtro realizadas al editar el informe. Si cambias los filtros de un informe programado en la página Asistente de creación de informes financieros o Editar informes guardados, debes editar la programación del informe y realizar los mismos cambios. De lo contrario, los informes programados no reflejarán las selecciones de filtro actualizadas.
4. Establezca el parámetro Horario para cuándo se ejecutará el informe.
   • Para Fecha de inicio, seleccione la primera fecha en la que se generará el informe.
   • Para Termina, selecciona cuándo dejará de ejecutarse la programación, ya sea como fecha o número de repeticiones. Para continuar ejecutando el informe indefinidamente, selecciona Nunca.
   • Para Repetición, especifica la frecuencia con la que se ejecutará el informe después de la Fecha de inicio, por ejemplo, diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. Como alternativa, puede establecer la frecuencia para ejecutar el informe cada vez que se ejecute un Cierre del Libro Mayor se realiza.
5. Selecciona uno o más Opciones de entrega:
   • Envíate el informe por correo electrónico a ti mismo o a otras personas.
   • Almacena el informe en Intacct.
   • Almacena el informe en un sitio de almacenamiento en la nube, como Dropbox, Box o Google Drive.

Especificar las opciones de entrega

Puedes configurar varias opciones de entrega en la misma programación. Esta funcionalidad proporciona varias formas de hacer que un informe sea accesible para usted y para otras personas.

Para cada opción de entrega, se te pedirá que proporciones información, como las direcciones de correo electrónico o el destino de almacenamiento en la nube donde se entregará el informe y el tipo de informe.

Correo electrónico

Puedes enviar el informe como un archivo adjunto de correo electrónico, junto con un mensaje de tu elección.

1. Para Opciones de entregaescoger Correo electrónico.
2. Para Para, introduzca las direcciones de correo electrónico a las que desea enviar el informe. Separe las direcciones con una coma o un punto y coma. Por ejemplo, "hisname@email.net; hername@email.net".
   Como alternativa, selecciona Todos los departamentos o Todas las ubicaciones y, a continuación, elige Administrador asociado en la ficha de la dimensión para enviar el informe a cada departamento o gerente de ubicación designado en el registro de Departamento o Gerente de ubicación. Esto le permite enviar una copia del informe a cada administrador designado, lo que le evita tener que crear una programación que envíe una copia independiente a cada administrador.
3. Si lo deseas, selecciona Con copia para enviar una copia del informe a su dirección de correo electrónico.
4. Para Asunto, introduce el asunto del correo electrónico, como el nombre del informe.
5. Para Mensaje, introduce una descripción del mensaje o del informe. El mensaje aparece en el cuerpo del correo electrónico.

Almacenar en Intacct

Los informes que se almacenan en Intacct se almacenan en Mis informes guardados. Puede acceder a Mis informes guardados desde cualquier menú de la aplicación. Por ejemplo, para acceder a un informe financiero almacenado, ve a Informes > Mis informesy, a continuación, seleccione Ver informes guardados enlace.

1. Escoger Almacenar en Intacct para almacenar el informe directamente en Intacct.
2. En Descripción del informe, introduzca el nombre del informe tal y como desea que aparezca en la lista Mis informes guardados.

Cada vez que se ejecuta un informe programado, se almacena en Intacct. De este modo, se proporciona un archivo para los informes. Puedes acceder a los informes programados desde el Centro de informes.

Almacenar en la nube (Dropbox, Box, Google Drive o HTTP)

Puede hacer que el informe se entregue en un sitio de almacenamiento en la nube de su elección, donde usted u otras personas puedan acceder a él.

• Puedes hacer que el informe se entregue en una cuenta (y, opcionalmente, en una carpeta específica) en Dropbox, Box o Google Drive.
• Si eres desarrollador de soluciones de Sage Intacct, también puedes hacer que el informe se envíe a otra aplicación mediante HTTP.

Al almacenar informes recurrentes en la nube, cada vez que se ejecuta el informe, se almacena la última versión del informe, sobrescribiendo el informe anterior.

Configuración del almacenamiento en la nube

1. Configura 1 o más ubicaciones de almacenamiento en la nube para almacenar informes. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Almacenamiento en la nube para informes.
2. Escoger Almacenar en la nube Al programar el informe.
3. Del Enviar a menú desplegable, seleccione el destino de almacenamiento en la nube que se usará para este informe programado.
   De forma predeterminada, puedes elegir entre los destinos de almacenamiento en la nube que hayas definido o que otros usuarios hayan definido y marcado como públicos. Si es administrador, puede ver todos los destinos de nube.
4. Si lo deseas, utiliza el comando Camino para anular la ubicación predeterminada en la que se entregará el informe.

   Más información sobre el Opciones de entrega.

5. En Nombre del informe, introduzca el título que se debe usar para el informe en el destino de almacenamiento en la nube.
6. Escoger De acuerdo.

Crear informes individuales para cada entidad o ubicación de un grupo de informes

Puedes configurar tu programación para crear un informe a partir de un grupo de informes como un informe combinado o como un informe que conste de informes independientes, uno para cada entidad o ubicación.

Habrá un informe, pero se dividirá en informes más pequeños para las entidades.

1. Vete a Informes >Arreglo > Más > grupos de informes y busque el grupo de informes para el que desea obtener los informes.
2. Escoger Horario.
3. Para Filtrosescoger Agrupar por ubicación o entidad.
4. Introduce el resto de la información de la programación.
5. Escoger Salvar.