Informe del libro de gastos

El Libro de gastos El informe proporciona una lista de los saldos de la cuenta corriente para cada empleado. Este informe muestra el saldo inicial del periodo seleccionado, así como cada transacción de cada empleado.

Utiliza este informe para ver si el saldo del Libro Mayor de gastos coincide con el del Libro Mayor y para ver qué empleados tienen saldos superiores a cero.

Puedes filtrar la lista por empleado, ubicación, departamento y resumen de pagos. Normalmente, la lista muestra solo los empleados con saldos superiores a cero, pero también puede mostrar los empleados con balance cero.

En el informe, puedes seleccionar el nombre de un empleado para profundizar en la página Información del empleado.

¿Quién suele necesitar este informe?

• Contadores, controladores, cualquier persona que necesite ver qué empleados deben dinero.
• Contables y controladores que necesitan equilibrar el libro de gastos y la cuenta de control.

Para encontrar el informe del libro de gastos, vaya a Expensas > Todo > Informes > Libro de gastos.

Ver un informe mensual

1. Genera el informe.

2. En la página de configuración del informe, selecciona Ver.

   En el navegador aparece un informe que muestra los resultados del periodo de informe predeterminado.

3. Si lo deseas, para refinar el informe, selecciona Personalizar.

Personalizar y ejecutar

Antes de ejecutar el informe, puedes seleccionar el periodo de tiempo y los tipos de elementos que se van a incluir, y especificar cómo quieres que aparezca el informe.

1. Selecciona el periodo del informe en el menú desplegable o introduce las fechas de inicio y finalización que deseas que abarque el informe. Si no especifica un periodo de informe, el sistema genera un informe para el mes actual hasta la fecha.

   Puedes especificar el periodo de informe o las fechas de inicio y finalización, pero no ambas.

2. Establezca los filtros para obtener los datos específicos que desea.

   Los filtros permiten incluir o excluir tipos específicos de datos en el informe, como el proveedor y la ubicación. Como regla general, para obtener menos resultados y más precisos en el informe, establezca más filtros.

3. Dar formato al informe.

   Las opciones de formato varían de un informe a otro. Por lo general, puede establecer el diseño del informe y/o organizar cómo agrupar y mostrar los datos contenidos en el informe.

4. Escribe un título, un subtítulo y un texto de pie de página para el informe.

5. Para ver, procesar, guardar, exportar o personalizar el informe o añadirlo al panel de control, selecciona una de las siguientes opciones:

   • Ver: Vea el informe ahora, en su navegador.
   • Impresión: Mostrar el informe ahora, en formato PDF imprimible.
   • Procesar y almacenar: Genere el informe y guárdelo para acceder a él más tarde. Los informes se pueden almacenar en la lista Mis informes almacenados o entregarse en una ubicación de almacenamiento en la nube, como Dropbox. Más información sobre Procesamiento y almacenamiento de informes.
   • Añadir al panel de control: Añade el informe a tu panel de control.

   • Memorizar: Memorice (es decir, guarde) el informe para que más tarde pueda volver a consultarlo o modificarlo y volver a ejecutarlo.

     Puede programar informes guardados para que se ejecuten de forma periódica. Intacct puede enviar automáticamente los informes por correo electrónico o enviarlos a una ubicación de almacenamiento en la nube.

   • Exportar: Exporta el informe a un archivo independiente que podrás distribuir o guardar en la unidad local. Los formatos de archivo a los que se pueden exportar los datos del informe varían de un informe a otro.
   • Personalizar: Después de ejecutar el informe, vuelve a la página principal del informe y refínalo aún más.
   • Correo electrónico: Después de ejecutar el informe, envía un correo electrónico a otras personas.

   Algunas opciones solo están disponibles si accedes al informe desde el Centro de informes.

Periodo de tiempo

Puedes utilizar uno de los numerosos periodos de informe predefinidos disponibles en la Período y A fecha de o cree su propio período de informe utilizando el comando Fecha de inicio y Fecha final buzones.

Para establecer el período de tiempo para buscar:

En la sección Periodo de tiempo, realiza una de las siguientes acciones:

• Utiliza un periodo de informe predefinido:
  1. Seleccione la opción Período flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione el período que desee.
  2. Introduzca un A fecha de (la fecha que se utilizará como referencia para el período seleccionado; déjela en blanco para la fecha de hoy).
• Especifique su propio período de informe introduciendo un Fecha de inicio y/o un Fecha final.

En la tabla siguiente se describe cada elemento de la sección Periodo de tiempo de esta página de configuración del informe:

Cuadro de período de tiempo	Notas	Limitaciones
Período	Estos períodos son relativos a la fecha de A fecha de. Todos los periodos comienzan el primer día del periodo, como el primer día del mes, trimestre o año que selecciones.	Solo funciona con A fecha de. No se aplica si seleccionas un Fecha de inicio o un Fecha final.
A fecha de	Deje esta casilla en blanco para usar la fecha de hoy.	Solo funciona con Período. No se aplica si seleccionas un Fecha de inicio o un Fecha final.
Fecha de inicio, fecha de finalización	Deja el archivo Fecha de inicio En blanco para incluir toda la información desde la fecha más temprana en que ingresó los datos en su empresa hasta la fecha de finalización inclusive. Deja el archivo Fecha final En blanco para incluir toda la información desde la fecha de inicio hasta hoy.	El formato debe ser: MM/DD/AAAA
Aviso de ejecución	Marca esta casilla de verificación para obligar al sistema a esperar a que tú (o cualquier persona que utilice este informe) introduzcas una ubicación, un departamento o un periodo de tiempo antes de ejecutar el informe.

Filtros del informe

Puedes filtrar la lista de empleados por nombre o tipo. También puedes optar por suprimir o mostrar cuentas con saldos cero.

Para establecer filtros con el fin de refinar los resultados del informe:

1. Para configurar el informe para que muestre los resultados de un empleado específico, selecciona la opción Empleado y, a continuación, seleccione el nombre del empleado que desea que cubra el informe.
2. Para filtrar el informe por ubicación geográfica, escriba el nombre de la región, el país, el estado o territorio, o la ciudad en el Ubicación o seleccione la flecha abajo y, a continuación, seleccione la ubicación que desee en la lista que aparece.
Debes introducir o seleccionar una ubicación para ejecutar este informe en el nivel superior. La ubicación que especifique se utiliza para determinar la divisa adecuada.
3. Para filtrar el informe por departamento dentro de la sociedad, escribe el nombre del departamento en el Departamento o seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, en la lista que aparece, seleccione el departamento que desee.
4. Para filtrar por resumen de pagos, selecciona la opción Resumen y, a continuación, seleccione el resumen que desea que abarque el informe. Para incluir todos los resúmenes, no selecciones nada.
   Para empresas multidivisa: Puedes filtrar las transacciones en función de una divisa específica. Para ello, selecciona la flecha hacia abajo Divisa de la transacción y, a continuación, selecciona la divisa que quieres que muestre el informe. Si no seleccionas una divisa, el informe incluye las transacciones en tu divisa base.
5. Escoger Fecha del documento para basar el informe en la fecha en que se creó el documento correspondiente, o seleccione Fecha de contabilización del Libro Mayor para basarlo en el momento en que la transacción se contabilizó en el Libro Mayor.
6. Seleccione la opción Mostrar empleados sin actividad para incluir a todos los empleados en el informe, incluso si no hay actividad para un empleado en particular.
7. Escoger Mostrar empleados con balance cero para incluir a los empleados con saldo cero, así como a aquellos a quienes se les debe un saldo.

Caja de filtro	Notas	Limitaciones
Empleado	Te permite obtener datos solo para el empleado que especifiques aquí. De forma predeterminada, esta casilla está en blanco, lo que significa que el informe obtendrá resultados para todos los empleados.
Ubicación	Permite limitar los resultados de los informes a una ubicación específica.	Solo aparece para sociedades multidivisa y multientidad.
Departamento	Permite limitar los resultados de los informes a un departamento específico.
Informe individual	Marca esta casilla de verificación si deseas que cada entidad, departamento y/o ubicación tenga su propia página de informe.	Debido a su tamaño potencialmente grande, los informes con departamentos y ubicaciones en páginas individuales solo se pueden ejecutar sin conexión. Por lo tanto, si selecciona la opción Informe individual opción, solo puede seleccionar Procesar y almacenar.
Aviso de ejecución	Marca esta casilla de verificación para solicitarte a ti (o a cualquier persona que utilice este informe) que introduzcas una entidad, una ubicación y un departamento antes de ejecutar el informe.
Resumen	Le permite obtener datos solo para el resumen que especifique aquí. De forma predeterminada, esta casilla está en blanco, lo que significa que el informe obtendrá los resultados de todos los resúmenes.
Basado en	Puedes elegir basar el informe en el momento en que se creó el documento correspondiente o en el momento en que se contabilizó la transacción en el Libro Mayor.
Mostrar empleados sin actividad	Selecciona esta casilla de verificación para enumerar todos los empleados, incluso si no hay actividad para un empleado.
Mostrar empleados con balance cero	Marque esta casilla de verificación para enumerar los empleados que tienen saldo cero junto con aquellos a quienes se les debe un saldo.
Divisa de la transacción	Permite especificar la divisa. De forma predeterminada, esta opción está desactivada, lo que significa que el informe contiene transacciones de todas las divisas. Sin embargo, el informe en sí está en la divisa base.	Este artículo aparece si tu sociedad utiliza divisas de transacciones extranjeras. Si es así, puede seleccionar transacciones de una divisa específica. Si no realiza ninguna selección, el informe contiene transacciones de todas las divisas. Sin embargo, el informe en sí está en la divisa base.

Formateo

Utiliza esta sección para especificar el criterio de clasificación del informe.

Para dar formato a este informe:

1. Para ordenar los resultados del informe, seleccione la opción Ordenar por y, a continuación, seleccione la categoría por la que desea ordenar: identificador del empleado, nombre o apellido.
2. Para cambiar el diseño de página, seleccione el icono Orientación de la página lista desplegable y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones: Retrato o Paisaje.

Títulos y pie de página

Los títulos, subtítulos y pies de página solo se aplican a las versiones impresas de este informe. Exporte a Excel o CSV, o seleccione Impresión para obtener una versión en PDF.

1. Introduzca el título en el archivo Título del informe 1 caja.

   • Este título se muestra en letra grande en la parte superior de la página, directamente debajo del nombre de la empresa.
   • Puedes introducir cualquier nombre predeterminado que Intacct haya proporcionado automáticamente en este campo.

2. Introduce el subtítulo en el archivo Título del informe 2 caja.

   Este subtítulo se muestra en letra más pequeña, directamente debajo del título principal.

3. Introduce el texto del pie de página en el archivo Texto del pie de página caja. El texto del pie de página se muestra en la parte inferior central del informe.

Al enviar a PDF, los informes estándar incluyen automáticamente el Creado el Marca de tiempo y número de página en la parte inferior de la página.