Rapport de comptabilité AP

Le rapport du grand livre des comptes fournisseurs fournit une liste de comptes fournisseurs détaillés, y compris ce qui est dû à chaque fournisseur. Ce rapport affiche le solde d’ouverture pour la période que vous avez sélectionnée et chaque transaction pour chaque fournisseur. Utilisez ce rapport pour voir si le solde du livre-journal AP correspond au numéro du grand livre et pour voir quels fournisseurs ont des soldes supérieurs à zéro.

Vous pouvez ajuster la période, le fournisseur, le type de fournisseur et le relevé des paiements pour répondre à vos besoins en matière de rapports. Normalement, ce rapport n’affiche que les fournisseurs dont les soldes sont supérieurs à zéro. Cependant, vous pouvez également choisir d’inclure des fournisseurs à solde zéro. Dans le rapport, vous pouvez sélectionner le nom du fournisseur pour afficher plus de détails.

Qui a généralement besoin de ce rapport ?

• Les comptables, les contrôleurs, tous ceux qui ont besoin de voir qui doit de l’argent à qui.
• Les comptables et les contrôleurs qui ont besoin d’équilibrer le livre-journal AP et le compte de contrôle.
• Les comptables et les contrôleurs qui doivent s’assurer que le solde initial du livre-journal AP et l’activité nette des comptes fournisseurs pour la journée en cours sont égaux au solde final du livre-journal AP de la journée.

Pour plus d’informations sur les conditions de paiement qui peuvent différer selon votre établissement, consultez la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > rapports > AP livre-journal.

Consulter un rapport mensuel

1. Générez le rapport.

2. Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Voir.

   Un rapport affichant les résultats de la période de rapport par défaut s’affiche dans votre navigateur.

3. Si vous le souhaitez, pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’éléments à inclure, et spécifier la façon dont vous souhaitez que le rapport s’affiche.

1. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne précisez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

   Vous pouvez préciser la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.

2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

   Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données particulières dans le rapport, comme un fournisseur et un emplacement. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, vous devez définir davantage de filtres.

3. Effectuez la mise en page du rapport.

   Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport ou déterminer le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

5. Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Voir: Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
   • Imprimer: Affichez le rapport dès maintenant, en format PDF imprimable.
   • Traiter et stocker: Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés ou envoyés vers un établissement de stockage dans le cloud, tel que Dropbox. En savoir plus sur Traitement et stockage des rapports.
   • Ajouter au tableau de bord: Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.

   • Mémoriser: Mémorisez (c’est-à-dire enregistrez) le rapport afin de pouvoir vous y référer ultérieurement ou le modifier et l’exécuter à nouveau.

     Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.

   • Exporter: Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données de rapport varient d’un rapport à l’autre.
   • Personnaliser: Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
   • Courriel: Après avoir exécuté le rapport, envoyez-l’e-mail à d’autres personnes.

   Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des nombreuses périodes de rapport prédéfinies disponibles dans le Période visée par le rapport et À la Date ou créez votre propre période de déclaration à l’aide de l’outil Date de début et Date de fin boîtes.

Filtres de rapport

Vous pouvez filtrer la liste par nom ou type de fournisseur. Vous pouvez également choisir de supprimer ou d’afficher les comptes avec des soldes nuls et d’exclure les transactions par carte de crédit impayées.

Pour définir des filtres afin d’affiner les résultats de votre rapport :

1. Pour que le rapport affiche les résultats d’un type de fournisseur spécifique, sélectionnez l’icône Type de fournisseur , puis choisissez la valeur que vous souhaitez inclure dans le rapport.

   Par exemple, vous pouvez choisir des entrepreneurs ou des distributeurs.

2. Pour filtrer par relevé des paiements, sélectionnez l’icône Résumé , puis sélectionnez le résumé que vous souhaitez que le rapport couvre.

   Pour inclure tous les résumés, ne sélectionnez rien.

3. Pour que le rapport affiche les résultats d’un fournisseur spécifique ou d’une plage de fournisseurs, utilisez la commande Du fournisseur et Au fournisseur listes déroulantes.
   Comment utiliser le À partir de et À Champs

   Tous À partir de et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que nécessaire, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

   Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

   1. De la À partir de liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité.
   2. De la À liste déroulante, sélectionnez le même objet.

   Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

   1. De la À partir de liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez au début de la plage.
   2. De la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez à la fin de la plage.

   Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

   Laissez les deux champs vides.

   Si vous disposez d’un grand numéro d’objets ou si le traitement du rapport prend trop de temps, utilisez la commande À partir de et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour les objets dont le nom commence par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

   Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un article de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.

4. Pour filtrer par plusieurs fournisseurs, sélectionnez Plusieurs fournisseurs puis sélectionnez Sélectionner les fournisseurs.

   Dans la fenêtre contextuelle Sélectionner les fournisseurs, sélectionnez Ajouter pour ajouter un fournisseur ou ajouter une plage de fournisseurs.

5. Pour trier par groupe de fournisseurs, sélectionnez Groupe de fournisseurs, puis sélectionnez le groupe dans la liste déroulante.

6. Dans Afficher les fournisseurs uniques, sélectionnez l’icône Inclure pour inclure les fournisseurs que vous utilisez occasionnellement (ou « ponctuellement »).

   Sélectionnez l’icône Groupé Possibilité d’inclure les fournisseurs ponctuels en tant que groupe autonome. Sélectionnez Exclure Si vous ne souhaitez pas inclure de fournisseurs ponctuels dans votre rapport.

7. Dans Basé sur, sélectionnez Date du document pour baser votre rapport sur la date de création du document correspondant, ou sélectionnez Date de comptabilisation GL pour la baser sur le moment où la transaction a été validée dans le GL.
8. Sélectionnez l’icône Inclure tous les fournisseurs pour inclure les transactions de tous les fournisseurs, y compris ceux dont le solde est nul.
9. Sélectionnez Inclure les fournisseurs à solde zéro avec activité pour inclure les comptes avec des soldes nuls.

Filtres multi-entités, multi-devises

Les sociétés multi-entités et multi-devises spécifient le type de devise, l’établissement et le service dans leurs filtres.

Devise de transaction

Si vous êtes une société multi-devises, vous pouvez filtrer les transactions en fonction d’une devise spécifique. (Ce champ n’est visible que dans un environnement multi-devises.)  De la Devise de transaction liste déroulante, sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport s’affiche.  Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport inclut les transactions dans votre devise de tenue de compte.

Emplacement et service

Les options de filtre suivantes ne s’affichent que si vous travaillez dans un environnement multi-devises et multi-entités.

• Pour filtrer le rapport par établissement géographique, entrez le nom de la région, du pays, de l’statut ou du territoire, ou de la ville dans le Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’établissement souhaité dans la liste qui s’affiche.
  L’emplacement est requis pour exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.
• Pour filtrer le rapport par service au sein de la société, entrez le nom du service dans le Département ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service de votre choix.
• Pour remplacer la sélection dans la zone Emplacement, utilisez l’icône Afficher pour domaine.
  

  L’endroit où vous vous trouvez dans l’organisation affecte le contenu du rapport.

  • Tous les sites : Incluez les données de tous les emplacements, quelle que soit l’entité que vous utilisez actuellement.
  • Cet établissement : Afficher uniquement les données de l’établissement/entité/groupe que vous avez sélectionné, mais pas les données de ses enfants.
  • Emplacements des enfants : Afficher uniquement les données des enfants de l’établissement ou de l’entité sélectionné.

Transactions avec plusieurs postes provenant de différents emplacements

Lorsque vous créez une transaction avec plusieurs postes provenant de différents emplacements, le rapport ne filtre pas au niveau de la ligne.

Par exemple, en utilisant la même configuration, si vous avez une seule transaction qui comprend :

Ligne	Établissement	Montant
1	Californie	1000,00 $
2	New York	1500,00 $

Quel que soit ce que vous sélectionnez dans l’option Afficher pour, le rapport affichera 2 500,00 $, soit le total, et non des lignes individuelles.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Boîte de filtre	Remarques
Type de fournisseur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le type de fournisseur que vous spécifiez ici. Par défaut, cette case est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les types de fournisseurs.
Résumé	Vous permet d’obtenir les données dans le résumé sélectionné. Par défaut, cette case est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les résumés.
Sélection du fournisseur	Gamme: Cette option vous permet de définir le rapport pour qu’il affiche les résultats d’un fournisseur spécifique ou d’une plage de fournisseurs avec l’option Du fournisseur et Au fournisseur listes déroulantes. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les fournisseurs. Avec cette option, vous pouvez choisir de Inclure les fournisseurs enfants dans vos résultats de filtre. Comment utiliser le À partir de et À Champs Tous À partir de et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que nécessaire, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique. Pour exécuter ce rapport pour un seul objet : De la À partir de liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité. De la À liste déroulante, sélectionnez le même objet. Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets : De la À partir de liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez au début de la plage. De la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez à la fin de la plage. Pour exécuter ce rapport pour tous les objets : Laissez les deux champs vides. Si vous disposez d’un grand numéro d’objets ou si le traitement du rapport prend trop de temps, utilisez la commande À partir de et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour les objets dont le nom commence par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z. Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un article de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets. Plusieurs fournisseurs: Cette option vous permet d’ajouter plusieurs fournisseurs et plages de fournisseurs afin de mieux cibler les résultats de votre rapport. Groupe de fournisseurs: Cette option vous permet de filtrer tous les fournisseurs au sein d’un groupe de fournisseurs particulier.
Actualité des transactions	Permet de spécifier le filtre pour les transactions dans cette devise. Par défaut, cette option est compensé, ce qui signifie que le rapport contient des transactions de toutes les devises. Cependant, le rapport lui-même est dans la devise de tenue de compte.
Exclure les transactions par carte de crédit du rapport	Activez cette option pour exécuter les rapports sans inclure les transactions par carte de crédit qui ont été validées sur le point d’accès, mais qui n’ont pas encore de remboursement associé. Cela permet de s’assurer que le rapport du grand livre des comptes fournisseurs est correctement lié au compte du grand livre des comptes fournisseurs.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement ou à un groupe d’établissements spécifique. S’affiche uniquement pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un groupe de services spécifique.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité ou service, établissement ou les deux aient leur propre rapport. En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les départements et les emplacements sur des pages individuelles ne peuvent être exécutés que hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel option, vous pouvez sélectionner uniquement Traiter et stocker. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.
Invite en cours d’exécution	Utilisé lorsque vous enregistrez un rapport et que vous accédez aux rapports mémorisés. Lorsque vous exécutez le rapport, aucun des filtres ne s’affiche. À l’aide d’une invite, l’utilisateur effectue les sélections avant d’exécuter le rapport ou d’accepter ce qui a été précédemment enregistré dans le rapport enregistré.
Afficher les fournisseurs uniques	Les fournisseurs que vous utilisez occasionnellement (ou « ponctuellement ») sont normalement exclus du rapport. Vous pouvez les inclure dans le rapport en sélectionnant Inclure, ou incluez-les en tant que groupe autonome en choisissant Groupé.
Fondé sur	Vous pouvez choisir de baser le rapport sur la date de création du document correspondant ou sur la date à laquelle la transaction a été validée dans le GL. Le type Basé sur la date se trouve en tête du rapport.
Inclure tous les fournisseurs	Affichez tous les fournisseurs, y compris ceux dont le solde est nul.
Inclure les fournisseurs à solde zéro avec activité	Pour afficher tous les fournisseurs et exclure ceux dont le solde est nul, à l’exception des fournisseurs dont le solde est nul, mais dont l’activité pour la période est enregistrée, sélectionnez cette option.
Afficher pour	Sélectionnez cette option pour afficher différentes vues des données, en fonction de l’établissement ou de l’entité que vous choisissez : Tous les sites : Cette option affiche les données publiées dans l’établissement ou l’entité et ses enfants. Cet établissement : Cette option affiche uniquement les données publiées dans l’établissement ou l’entité que vous sélectionnez. Les données publiées sur un établissement enfant ne sont pas affichées. Emplacements des enfants : Cette option affiche uniquement les données publiées dans les emplacements enfants de l’établissement ou de l’entité que vous sélectionnez. Les données publiées dans l’établissement ou l’entité parent ne sont pas affichées. Exemple : Supposons que votre établissement soit les États-Unis > la Californie > San Francisco. Tous les sites afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. Emplacements enfants n’afficherait les transactions que pour la Californie et San Francisco.

Mise en forme

Utilisez cette section pour préciser l’ordre de tri et pour modifier la mise en page du rapport.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exporter au format Excel ou CSV, ou sélectionner Imprimer pour une version PDF.

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exporter au format Excel ou CSV, ou sélectionner Imprimer pour une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport Comptabilité CF par défaut se compose des colonnes suivantes :

En-tête de colonne du rapport	Description
Fondé sur	Filtre de date sur lequel le rapport est basé : Date du document Date de comptabilisation dans le grand livre
Fournisseur	Le ou les fournisseurs sur lesquels vous avez filtré.
Date	Date de comptabilisation du document ou du GL, en fonction de votre sélection de filtrage.
Document	L’ID du document, par exemple, le numéro de chèque pour un paiement par chèque.
Référence	Un numéro tel qu’un commande d’achat associé ou compte numéro.
Mémo	ID associé à votre fournisseur et nom du fournisseur.
Frais	Débits imputés sur le compte fournisseur pour la période sélectionnée.
Paiement	Crédits validés sur le compte fournisseur pour la période sélectionnée.
Solde	Le montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée.
Total	Le montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.

Qu’est-ce qu’un crédit externe ?

Les crédits externes sont des ajustements, des avances ou des factures négatives qui appartiennent à une entité, mais qui sont appliqués à des factures d’une autre entité.

Par exemple, vous disposez d’une facture fournisseur de votre entité de San Francisco et d’une régularisation de votre entité de Los Angeles. Au sein de l’entité San Francisco, vous appliquez la régularisation sous forme de crédit à la facture fournisseur.

Lorsque vous exécutez le rapport de livre-journal à partir de l’une ou l’autre des entités pour cette période, vous voyez une écriture de crédit externe imputée.

Pour afficher les crédits externes du niveau général, filtrez les états de livre-journal par entité. Les crédits externes n’apparaissent que dans la période au cours de laquelle ils apparaissent.