Comprendre les écarts entre votre livre auxiliaire de comptabilité fournisseurs et votre grand livre général

Les raisons suivantes peuvent expliquer pourquoi les deux rapports ne correspondent pas.

• La période sélectionnée comprend les transactions où les crédits sont partiellement ou entièrement appliqués.

  Ces transactions n’apparaissent pas dans le rapport Comptabilité CF, tandis que le rapport Chronologie CF affiche les soldes ouverts pour toutes les transactions.

• Lorsque vous avez filtré le rapport, vous n’avez pas inclus de fournisseurs ponctuels.

  Réexécutez le rapport Comptabilité CF et sélectionnez les fournisseurs uniques.

Le rapport Chronologie est basé sur la date de comptabilisation GL, mais la date de sélection que vous avez choisie provoque une non-concordance si un paiement a été effectué avant la date de facture fournisseur.

Solution: Utilisez l’une des deux procédures suivantes pour lier les soldes :

• Effectuez des écritures de journal pour effectuer les opérations suivantes :

  1. Effacez le paiement.
  2. Ajoutez le paiement dans la bonne période, en utilisant la date de la facture fournisseur ou toute date ultérieure.

• Dans l’application AP :

  1. Annulez le paiement.
  2. Recréez le paiement (sélectionnez à nouveau la facture fournisseur pour le paiement).

Exemple : Vous créez une facture fournisseur le 1er décembre et avez enregistré par erreur que le paiement a été effectué le 15 novembre. Lorsque vous effectuez une écriture de journal pour ajouter le paiement ou que vous sélectionnez à nouveau la facture fournisseur pour le paiement, utilisez le 1er décembre ou toute date ultérieure comme date de paiement.

Certaines transactions n’ont peut-être pas été importées correctement.

Solution: Déterminez si des transactions sont manquantes dans les transactions importées à l’origine. En fonction de ce que vous trouvez, effectuez l’une des actions suivantes :

• Si des transactions étaient manquantes : Importez les transactions manquantes en tant que transactions historiques.
• Si les transactions étaient pas Disparu : Ajoutez une écriture de journal pour que le solde d’ouverture du GL corresponde au montant des transactions importées à l’origine.

Causes possibles :

• Annulations effectuées au mauvais moment. Vérifiez vos annulations pour voir si la date de la transaction correspond à la date d’annulation. Si ce n’est pas le cas, la transaction a probablement été annulée au cours d’une période incorrecte.
• Comptes fournisseurs mal configurés.

Les solutions :

• Pour les annulations effectuées au cours de la mauvaise période, effectuez une écriture de journal pour supprimer l’annulation de la période incorrecte. Ensuite, effectuez une autre écriture de journal pour ajouter l’annulation à la période correcte.
• Vérifiez que la configuration est correcte et corrigez-la si nécessaire. Sur le Configurer la Comptabilité fournisseurs Page :
• Corriger les périodes de vieillissement. Pour la première ligne de la plage Période de vieillissement, laissez la plage Minimum vide et définissez la plage Maximum sur 0.
• Assurez-vous que la case à cocher pour Afficher les annulations en tant qu’écritures historiques est cochée.

Les crédits externes ne s’affichent que lorsque vous filtrez le rapport pour un établissement. Si vous exécutez le rapport pour le niveau général et que vous ne sélectionnez pas d’établissement, ces transactions ne sont pas incluses. En savoir plus sur les crédits externes.

Solution: Filtrez les rapports par établissement.

Les avances apparaissent dans le rapport Comptabilité CF lorsqu’elles sont créées, plutôt que lorsqu’elles sont appliquées à une transaction.

Ce comportement est normal. Les écritures de journal effectuées directement dans le compte du grand livre des Comptes fournisseurs ne sont pas transmises au livre auxiliaire des Comptes fournisseurs.

Solution: rapprocher et suivre manuellement les écritures de journal directes pour vous assurer que le GL est lié au rapport chronologique des comptes fournisseurs. Si les écritures de journal sont codées sur les comptes GL incorrects, modifiez les écritures de journal pour corriger le codage.

Lorsque vous créez une transaction par carte de crédit dans la Gestion de la trésorerie, le montant est imputé au compte bancaire de contrepartie et au compte de passif de la transaction.

Solution: Lorsque vous créez le remboursement par carte de crédit, Intacct crée une facture fournisseur et le montant est inscrit au GL au compte AP.

Solution: Déterminez le montant des transactions qui ont été importées en tant qu’historiques et effectuez une écriture de journal pour équilibrer le compte de comptabilité fournisseurs.