À propos des approbations de fournisseurs

Utilisez les approbations fournisseur pour contrôler qui peut créer ou mettre à jour des fournisseurs. Les modifications restent en attente jusqu’à ce qu’un approbateur les examine et les approuve, ce qui permet de maintenir l’exactitude des fiches des fournisseurs avant de pouvoir les utiliser dans les transactions de Comptes fournisseurs ou d’Achats.

Comment cela fonctionne

  1. Créer ou mettre à jour un fournisseur.

  2. Sage Intacct achemine le fournisseur vers les approbateurs.

  3. Le fournisseur reste indisponible pour les transactions de Comptes fournisseurs et d’Achats jusqu’à ce qu’il soit approuvé.

  4. Les approbateurs approuvent ou refusent le fournisseur.

  5. En cas de refus, l’auteur de l’envoi peut mettre à jour le fournisseur et le soumettre à nouveau.

Ce que les utilisateurs ne peuvent pas faire lorsque l’approbation est en attente d’approbation

  • Créer des transactions de Comptes fournisseurs ou d’Achats pour le fournisseur.

  • Modifier les transactions existantes pour le fournisseur.

  • Sélectionnez les transactions du fournisseur pour le paiement.

Ce que les utilisateurs peuvent faire lorsque l’approbation est en attente d’approbation

  • Les utilisateurs peuvent enregistrer des transactions en tant que brouillons, même pour les fournisseurs refusés.

    Comptabilisez les brouillons après l’approbation du fournisseur. Les brouillons de transactions entrantes provenant de l’automatisation des CF sont enregistrés normalement.

  • Si un fournisseur est refusé, l’auteur de l’envoi peut modifier sa fiche et l’envoyer à nouveau pour approbation.

  • Les transactions en dehors des comptes fournisseurs ou des achats peuvent faire référence à des fournisseurs indépendamment de leur statut.

Remboursements client et approbations des fournisseurs

Les fournisseurs créés automatiquement à partir des remboursements des clients peuvent participer aux flux de travail standard d’approbation des fournisseurs.

Les fournisseurs existants liés aux clients continuent de suivre la norme fournisseur approbation flux de travail.

Quand modifier les fiches des fournisseurs ?

Lorsque fournisseur approbation est activé, vous pouvez modifier un fournisseur uniquement si aucune demande de paiement active n’est associée à ce fournisseur.

Pour modifier un fournisseur qui a des demandes de paiement actives :

Suivi des modifications

Suivez fournisseur approbation statut à l’aide des informations suivantes :

  • Le Champ État sur le fiche fournisseur et les liste fournisseur : Voyez si le fournisseur est Soumis, Approuvé ou Refusé.
  • Le Onglet Historique Sur la fiche du fournisseur : Affichez qui a soumis, approuvé ou refusé le fournisseur.
  • Le Piste d’audit Pour la fiche du fournisseur : Examinez les modifications apportées aux champs du fournisseur.

Avant d’activer l’approbation du fournisseur

Examiner les fournisseurs existants

L’approbation du fournisseur est configurée au niveau général. Attribuez un approbateur fournisseur ou des approbateurs en accordant fournisseur permissions approbation.

Lorsque vous activez fournisseur approbation, tous les fournisseurs existants sont automatiquement approuvés. Avant d’activer fournisseur approbation, consultez les liste Fournisseurs au niveau général et niveau de l'entité et apportez les modifications nécessaires.

Préparer le traitement

Le administrateur qui active fournisseur approbation doit disposer de permissions fournisseur approbation et d’un accès à toutes les fiches fournisseur. Sage Intacct met à jour chaque fournisseur existant au statut Approuvé et enregistre l’administrateur comme l’utilisateur ayant effectué l’action de flux de travail.

La mise à jour initiale de la piste d’audit peut prendre du temps, selon le numéro de fournisseurs. Tant que le traitement n’est pas terminé, les utilisateurs ne peuvent pas ajouter, modifier, supprimer ou importer des fournisseurs. Envisagez d’activer fournisseur approbation pendant les heures creuses.

Après avoir activé fournisseur approbation

Une fois le traitement terminé, vérifiez les informations suivantes :

  • Ajoutez des approbateurs supplémentaires, si nécessaire.

  • Demandez aux approbateurs de configurer leurs notifications afin de recevoir les mises à jour des approbations.

  • Supprimez les permissions d’approbation du fournisseur du compte d’administrateur si elles ne sont plus nécessaires.

Limites

L’approbation du fournisseur n’est pas prise en charge pour les mises à jour de transaction 1099 importées à l’aide de modèles CSV. Les fournisseurs mis à jour via ces importations conservent leur statut d’approbation existant.