Résoudre les problèmes généraux liés à l’application Automatisation des CF

Contacter le responsable de compte Sage Intacct ou Channel Executive pour en savoir plus sur l’activation de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

Sélectionnez l’icône Actualiser pour afficher les transactions brouillons qu’Intacct a ajoutées ou a terminé d’analyser après le chargement de la liste des factures fournisseurs.

Si vos factures fournisseurs n’apparaissent pas une fois que vous avez actualisé la liste, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement.

Pour afficher les Paramètres d’automatisation des factures fournisseurs, accédez d’abord au niveau général. Ensuite, accédez à Comptes fournisseurs > Mise en place Configuration >.

Les paramètres d’automatisation des factures fournisseurs apparaissent après la section Activer la fonctionnalité.

Contacter le responsable de compte Sage Intacct pour demander la désactivation de l’automatisation des CF.

Dans la liste Factures fournisseurs, sélectionnez la flèche vers le bas en regard du menu Afficher, puis sélectionnez Brouillon Factures

Cette vue filtre les liste Factures fournisseurs pour n’afficher que les factures fournisseurs figurant dans un brouillon ou en cours d’statut.

Quand Automatisation des CF est activé, Les règles et événements intelligents ne s’exécutent pas sur les transactions brouillons tant que vous ne les avez pas comptabilisées.

Les factures fournisseurs traitées par Automatisation des CF peuvent être imprimées de la même manière que les autres factures fournisseurs, sauf lorsque :

• Le statut de la facture fournisseur En cours d’analyse, ce qui signifie que l’extraction des données n’est pas encore terminée.
• Aucune facture fournisseur provisoire n’est sélectionnée pour la facture fournisseur provisoire. L’option d’impression sera disponible après la sélection d’un fournisseur et l’enregistrement du brouillon.

Après avoir créé un nouveau fournisseur, Sage Intacct met à jour le modèle d’apprentissage automatique avec ces informations dans un délai de 24 heures.

Si vous chargez ou envoyez par e-mail des factures de ce fournisseur avant la mise à jour quotidienne, Intacct peut ne pas être en mesure de mettre en correspondance le fournisseur. Cependant, lorsque vous envoyez de nouvelles transactions les jours suivants, Intacct effectuera très probablement une correspondance précise.

Découvrez comment les champs individuels d’une facture fournisseur provisoire sont remplis.

La précision du rapprochement des fournisseurs dépend de deux facteurs :

• Depuis combien de temps utilisez-vous Automatisation des CF
• La qualité des données de votre fournisseur

Le temps est un facteur décisif, car Intacct utilise l’apprentissage automatique pour déterminer le rapprochement des fiches fournisseurs les plus probables pour les factures fournisseurs que vous soumettez. Pour faire des prédictions, l’apprentissage automatique observe vos modèles de transactions au fil du temps et utilise ces informations pour créer un modèle.

Cela signifie qu’au début, Intacct ne connaît pas les meilleures prédictions à faire. Au fur et à mesure que vous utiliserez le fichier Automatisation des CF, les prédictions s’amélioreront. Compte tenu des nombreux facteurs ayant une incidence sur les correspondances, tels que la qualité des analyses et les fournisseurs ayant des noms similaires, il est probable que la correspondance des fournisseurs n’offre pas une précision de 100 %. Vous devez cependant constater une nette amélioration au fil du temps.

La qualité des données de vos fournisseurs est importante, car si vous avez plusieurs fiches fournisseurs avec le même nom de fournisseur et la même adresse, Intacct ne sait pas quelle fiche fournisseur rapprocher. Cette procédure s’améliore également au fil du temps à mesure que l’apprentissage automatique apprend à utiliser la fiche adéquate.

Le service d’apprentissage automatique d’Intacct crée un modèle de vos habitudes au fil du temps. Une modification que vous effectuez une ou deux fois n’est sans doute pas une modification que vous souhaitez apporter à l’ensemble des factures de ce fournisseur. Lorsque vous effectuez la même modification plusieurs fois, le système identifie qu’il s’agit d’une modification à appliquer aux futures factures fournisseurs.

Intacct évalue quotidiennement vos modèles en fonction des factures fournisseurs envoyées. Si vous traitez plusieurs factures du même fournisseur en une seule journée, les corrections que vous apportez ne sont pas ajoutées au modèle d’apprentissage automatique avant le lendemain. De plus, si vous apportez des modifications sans envoyer ni comptabiliser la facture fournisseur, ces modifications ne sont pas encore ajoutées au modèle.

Le fait que les champs Compte et Dimension d’une facture fournisseur soient vides indique que l’IA/l’apprentissage automatique n’est pas en mesure de proposer une prédiction pour ces champs. Lorsque vous modifiez le codage des éléments et que vous comptabilisez la facture fournisseur, vos corrections sont renvoyées au système de ML qui utilise ces informations pour améliorer les prévisions futures. Au début, l’intelligence artificielle ne saura peut-être pas ce que vous voulez, mais plus vous apportez de corrections, plus vite elle améliorera ses prédictions.

Parfois, même si l’AI/ML ne peut pas établir de correspondance avec le fournisseur avec certitude, les dimensions des éléments peuvent être prédites sur la base de vos modèles de correction antérieurs. Dans ce cas, vous devez sélectionner un fournisseur avant de poursuivre, mais vous n’aurez peut-être pas besoin de modifier les éléments.

Si Intacct ne reconnaît pas le devise sur le facture fournisseur source, ou si aucun symbole devise n’est inclus dans les montants facture fournisseur, les montants des facture fournisseur provisoires sont définis sur la devise de tenue de compte du entité.

Si la facture fournisseur source contient des montants négatifs entre parenthèses ou entre crochets, plutôt que d’être précédé d’un signe moins, Intacct les lit comme des valeurs positives.

Les exceptions d’importation vous alertent des problèmes détectés lors du traitement des documents chargés ou envoyés par e-mail. Par exemple, une facture fournisseur en double ou un fichier illisible.

Dans les cas où Intacct ne peut pas saisir tout ou partie des informations de la facture fournisseur, renseignez les détails de la facture fournisseur vous-même en utilisant la pièce jointe comme référence. Si la pièce jointe est illisible, soumettez un nouveau fichier ou demandez au fournisseur de renvoyer la facture fournisseur.

Lorsque vous modifiez ou affichez un brouillon comportant une exception d’importation, un message d’exception plus détaillé s’affiche. L’exception d’importation disparaît une fois que vous avez enregistré, comptabilisé ou envoyé la transaction.

Les exceptions d’importation potentielles sont les suivantes :

Pour déterminer si un document chargé ou envoyé par e-mail est un doublon, Sage Intacct compare le fichier que vous envoyez aux fichiers précédemment chargés et envoyés par e-mail, pour la même entité. Voici des scénarios potentiels dans lesquels une facture fournisseur en double pourrait ne pas être identifiée comme une copie :

• L’image du fichier n’est pas identique à la facture fournisseur précédemment soumise.

  Si une facture fournisseur a été numérisée deux fois par erreur et que les numérisations sont différentes, il est possible que le système n’identifie pas le dupliquer.

• Le facture fournisseur est une dupliquer d’un facture fournisseur que vous avez entré directement dans Sage Intacct, et non d’un facture fournisseur que vous avez envoyé par e-mail ou chargé.

  Si vous avez entré la facture fournisseur vous-même et joint le fichier, puis envoyé par e-mail ou chargé le même fichier par erreur, le système n’identifiera pas le dupliqué, car il est comparé à d’autres fichiers envoyés par e-mail et chargés.

• Les fichiers dupliquer ont été envoyés à différentes entités et non au niveau général.

  Si vous avez chargé les facture fournisseur sur 2 entités différentes ou les avez envoyés par e-mail aux adresses de 2 entités différentes, le système ne compare pas les factures fournisseurs.

• Les documents dupliquer ont été soumis simultanément.

  Si vous soumettez un lot de factures fournisseurs comprenant des doublons, les doublons peuvent être traités simultanément. Si les factures fournisseurs sont analysées en même temps, Sage Intacct n’aura pas de brouillon rempli à utiliser pour la comparaison. Pour éviter ce genre de situation, vérifiez si votre liste de pièces jointes contient des noms de fichiers en double avant de transférer un lot de factures fournisseurs.

Comme mesure de protection facultative, Configurer les comptes fournisseurs pour le séquencement des documents pour vous avertir si le facture fournisseur numéro est un dupliquer. De cette façon, vous serez alerté lorsque vous soumettez ou comptabilisez la facture fournisseur.

1. Fermez la fenêtre contextuelle.

2. Sélectionnez l’icône Joindre pour ouvrir la pièce jointe sous forme de vue fractionnée.

   Assurez-vous d’avoir Vue fractionnée activée dans vos préférences d’utilisateur.