Envoyer des factures fournisseurs par e-mail à l’aide de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs

Automatisation des comptes fournisseurs Facturation électronique crée des projets de loi à partir de documents du fournisseur que vous envoyez par e-mail à l’adresse e-mail fournie par Sage.

Vous pouvez transférer des factures fournisseurs de l’une des manières suivantes :

• Transférer les e-mails des fournisseurs comprenant des factures fournisseurs en pièces jointes.

• Envoyer un seul e-mail avec plusieurs factures fournisseurs jointes.

• Téléchargez une facture fournisseur au format ZUGFeRD.

Chaque pièce jointe aux e-mails génère une facture fournisseur provisoire. Si vous transférez un e-mail du fournisseur contenant des pièces jointes de support telles que des reçus, supprimez d’abord les pièces jointes. Sinon, Intacct génère une facture fournisseur provisoire pour chaque reçu. De plus, si le fournisseur inclut des informations supplémentaires dans le corps de l’e-mail, notez-les, car elles ne figurent pas dans la facture fournisseur provisoire.

Trouver votre adresse e-mail provisionnée par Sage

Quand Automatisation des CFFacturation électronique est activé, les adresses e-mail Sage sont configurées pour vous permettre de les utiliser lors de l’envoi FacturesTransactions par e-mail. Une adresse e-mail unique vous est attribuée pour le niveau général, de même qu’une adresse e-mail pour chaque entité. Ces adresses ne sont pas modifiables.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.

   Si vous avez une société multi-entités, affichez Configuration au niveau général pour voir les paramètres d’automatisation de la facturation.

2. Sous Paramètres d’automatisation de la facturation, sélectionnez Configurer à côté de Services de messagerie.

   La fenêtre contextuelle Configurer les services par e-mail s’ouvre et affiche la liste des entités, leurs établissements par défaut et leurs boîtes aux lettres provisionnées. Copiez l’adresse e-mail de la colonne Boîte aux lettres pour l’entité que vous souhaitez utiliser.

3. Accédez à Entreprise > Admin > Abonnements.

4. Allez dans Facturation électronique et sélectionnez Configurer.

   La section configuration boîte aux lettres de service répertorie les entités et leurs boîtes aux lettres provisionnées. Copiez l’adresse e-mail de la colonne Boîte aux lettres pour l’entité que vous souhaitez utiliser.

Envoyer une facture fournisseur par e-mail pour la création automatique d’un brouillon

1. Transférer les e-mails du fournisseur contenant facture fournisseurtransaction pièces jointes à l’adresse e-mail fournie par Sage pour l’entité appropriée.

   Vous pouvez transférer des factures fournisseurs une par une ou transmettre un seul e-mail contenant plusieurs factures fournisseurs.

   Lors de l’adressage de l’e-mail, incluez une seule adresse e-mail dans le champ À : et laissez le champ CC : vide. Si vous incluez plus d’une adresse e-mail, Sage Intacct ne traitera pas le facture fournisseurtransaction.

   Considérations lors de l’envoi de plusieurs factures fournisseurs dans un seul e-mail

   Tenez compte des limitations suivantes lorsque vous transférez un seul e-mail contenant plusieurs factures fournisseurs en pièces jointes.

   • Chaque facture fournisseur doit être un fichier distinct.

   • Le nom de fichier de chaque facture fournisseur doit être unique dans le lot de factures fournisseurs.

   • L’e-mail peut contenir un maximum de 200 pièces jointes.

   • La taille de l’e-mail et de toutes les pièces jointes combinées doit être inférieure à 40 Mo.

   Déterminez votre adresse e-mail fournie par Sage si vous ne disposez pas des privilèges d’administrateur

   Si vous ou un autre utilisateur avez utilisé Automatisation des CFFacturation électronique Pour créer des brouillons pour cette entité, vous pouvez voir l’adresse e-mail qui vous a été attribuée dans la colonne « e-mail du destinataire » dans la Factures Transactions automatisées liste.

   Dans une vue standard, filtrez la colonne Source pour E-mail. Ce filtre affiche facturesOpérations créé à partir de factures transférées.
   

   Automatisation des comptes fournisseurs Facturation électronique Les adresses e-mail utilisent le format suivant.

   Niveau	Format de l’e-mail	Exemple
   Entité	<company id=""><entity id="">@ai.sauge</entity></company>	ID de la société : examplecorp ID de l’entité : E100 Adresse e-mail de l’entité adresse : examplecorpe100@ai.sage.com
   Niveau supérieur	<company id="">@ai.sauge</company>	ID de la société : examplecorp adresse d’e-mail de niveau supérieur : examplecorp@ai.sage.com

   Lorsque vous déterminez votre adresse e-mail, n’incluez pas d’espaces ni de traits de soulignement, même si l’ID de votre société en contient.

   Intacct peut fournir une adresse e-mail différente dans l’une des circonstances suivantes :

   • Si l’identifiant de votre société + l’identifiant de l’entité correspondent à une adresse e-mail déjà utilisée

   • Si vous supprimez une entité, puis que vous la recréez à l’aide du même identifiant d’entité

   Dans ce cas, Intacct ajoute un trait de soulignement et un nombre incrémentiel (commençant par 2) à la fin du nom d’utilisateur.

2. Pour afficher les brouillons créés à partir des factures fournisseurs envoyées par e-mail, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures dans l’entité dans laquelle vous avez envoyé les factures fournisseurs par e-mail.

   Si la liste des factures fournisseurs est déjà ouverte, sélectionnez Actualiser pour mettre à jour la liste. Pour filtrer la liste des factures fournisseurs pour les brouillons, sélectionnez la vue standard Factures fournisseurs provisoires.

   Pour afficher les brouillons créés à partir des transactions envoyées par e-mail, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Transactions automatisées dans l’entité dans laquelle vous avez envoyé les transactions par e-mail.

   Si la liste des transactions automatisées est déjà ouverte, sélectionnez Actualiser pour mettre à jour la liste. Pour filtrer les brouillons dans la liste des transactions automatisées, sélectionnez l’affichage standard Brouillons.

   Contrairement aux factures fournisseurs téléchargées, qui apparaissent dans la liste pendant qu’Intacct analyse le contenu, les factures fournisseurs envoyées par e-mail s’affichent une fois l’analyse terminée. Si vous ne voyez pas vos factures fournisseurs, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement.

   Contrairement aux transactions téléchargées, qui apparaissent dans la liste pendant qu’Intacct analyse le contenu, les transactions envoyées par e-mail s’affichent une fois l’analyse terminée. Si vous ne voyez pas vos transactions, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement.

   À propos des colonnes de l’onglet Projets de loiTransactions automatisées listes spécifiques à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs

   Dans les vues standard, les colonnes suivantes fournissent plus d’informations sur les facturesOpérations:

   • La source : Indique si l’élément facture fournisseurtransaction a été créé à partir d’un téléchargement (via le Projets de loiTransactions automatisées liste) ou par e-mail. Si ce champ est vide, le facture fournisseurtransaction a été soit saisi directement dans Intacct, soit importé à l’aide d’un fichier CSV, soit importé à l’aide d’une API.

   • Exceptions à l’importation : Vous avertit de tout problème rencontré sur le brouillon. Passez la souris sur ce champ pour plus d’informations.

   • E-mail du destinataire : Affiche l’adresse e-mail provisionnée par Sage où le facture fournisseurtransaction a été envoyé.

   • E-mail de l’expéditeur : Affiche l’adresse e-mail de l’expéditeur.

Prochaine étape :  Examiner et comptabiliser les factures fournisseurs entrantes à partir de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs

Prochaine étape :  Examiner et comptabiliser les transactions entrantes à partir de la facturation électronique

Configurer la quantité de détails à inclure dans les factures envoyées par e-mail

Par défaut, Intacct résume le total de la facture fournisseur sur une seule ligne lors de la création de factures fournisseurs provisoires à partir de transactions envoyées par e-mail. Vous pouvez modifier la valeur par défaut si vous souhaitez que Sage Intacct crée des factures fournisseurs comportant plusieurs éléments qui correspondent au document fournisseur d’origine.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.

   Si vous avez une société multi-entités, affichez Configuration au niveau général pour voir les paramètres d’automatisation de la facturation.

2. Sous Paramètres d’automatisation de la facturation, sélectionnez Configurer à côté de Services de messagerie.

   La fenêtre contextuelle Configurer les services de messagerie s’ouvre, affichant la configuration de la boîte aux lettres et les règles que vous souhaitez qu’Intacct utilise lors de la création de factures provisoires à partir de transactions envoyées par courrier électronique.

3. Pour Générez chaque facture fournisseur avec, sélectionnez la méthode que vous souhaitez qu’Intacct utilise.

   • Une seule ligne qui résume le total : Si le document de facture fournisseur contient plusieurs éléments, Intacct crée un élément unique dans la facture fournisseur provisoire. Cet élément contient le total de tous les éléments du document de facture fournisseur. Il s’agit de la configuration par défaut.

   • Tous les postes et les montants associés :Intacct crée un élément dans le brouillon de facture fournisseur pour correspondre à chaque élément présent dans le document de facture fournisseur.

4. Sélectionnez Enregistrer dans la fenêtre contextuelle Configurer les services de messagerie.
5. Sélectionnez Enregistrer dans Configurer la Comptabilité fournisseurs.