Charger des factures fournisseurs pour un traitement automatisé

À partir de la liste Factures fournisseurs, vous pouvez charger des factures fournisseurs numérisées et des documents de facture fournisseur fournis par le fournisseur pour que l’automatisation des CF crée des factures fournisseurs provisoires pour vous. Charger les factures fournisseurs par lots pour gagner du temps.

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Factures fournisseurs : Lister, Afficher, Ajouter

  1. Accédez à l’entité dans laquelle vous souhaitez que les factures soient créées.

    Vous pouvez charger des factures au niveau de l’entité ou au niveau général.

  2. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Projets de loi.

  3. Sélectionnez Téléverser.

    La fenêtre contextuelle Télécharger des factures s’ouvre.

  4. Sélectionnez la valeur par défaut Emplacement à utiliser si l’IA/ML ne peut pas prédire l’établissement d’une facture fournisseur dans ce lot.

    En règle générale, l’IA/ML prédit l’emplacement pour vous. Toutefois, si vous chargez des factures fournisseurs d’un nouveau fournisseur sans historique, l’IA/ML utilise l’emplacement que vous sélectionnez ici. Une fois que l’IA/ML a appris vos modèles, elle prédit l’emplacement et ignore l’emplacement sélectionné lors du chargement.

    L’établissement est facultatif pour les sociétés à entité unique.

  5. Sélectionnez la façon dont vous souhaitez que les postes soient générés pour les factures.

    • Pour créer des factures détaillées, sélectionnez Tous les postes et les montants associés.
    • Pour créer des factures récapitulatives, sélectionnez Une seule élément qui résume le total.

  6. Glissez-déposez les fichiers dans la fenêtre contextuelle pour les charger ou sélectionnez Parcourir les fichiers pour les sélectionner.

    Vous pouvez gagner du temps en téléchargeant jusqu’à 30 factures à la fois.

    Intacct accepte les documents dont le format est le suivant :

    • Le format: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
    • Chiffrement: Fichiers non chiffrés
    • Taille du fichier: Fichiers de 20 Mo maximum
    • Longueur du document: Moins de 200 pages

    La prise en charge PDF exclut les types de fichiers suivants :

    • Les fichiers PDF non standard, tels que les fichiers PDF qui incluent JavaScript ou des fichiers intégrés
    • Les fichiers PDF créés avec la version 1.4 ou une version antérieure

    Intacct ne peut pas traiter les fichiers protégés par mot de passe.

  7. Sélectionnez Créer des factures lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers.

  8. Sélectionnez Actualiser dans la liste Factures fournisseurs pour afficher le statut des factures fournisseurs chargées.

    Intacct crée une facture fournisseur pour chaque téléchargement de fichier, avec le fichier téléchargé en pièce jointe.

    Comment Intacct affiche les statuts des transactions pour les transactions chargées et envoyées par e-mail
    • Analyse: Intacct est toujours en train de traiter le document. Vous pouvez afficher le document de facture fournisseur joint, mais les détails de la facture fournisseur ne sont pas encore renseignés. Vous pouvez afficher le document de transaction joint, mais les détails de la transaction ne sont pas encore renseignés.
    • Brouillon: Le traitement est terminé. Vous pouvez afficher et modifier les détails de la facture fournisseur. Lorsque vous êtes prêt, soumettez ou comptabilisez la facture fournisseur. Vous pouvez afficher et modifier les détails de la transaction. Lorsque vous êtes prêt, soumettez ou comptabilisez la transaction.

    Le statut Analyse s’affiche pour les factures fournisseurs téléchargées en cours de traitement. Les factures soumises par e-mail apparaissent dans la liste des Factures fournisseurs lorsque le brouillon est terminé.

    Le statut Analyse s’affiche pour les transactions téléchargées en cours de traitement. Les transactions soumises par e-mail apparaissent dans la liste des transactions automatisées lorsque le brouillon est terminé.

    Pour vérifier à nouveau le statut des factures en cours d’analyse, sélectionnez Actualiser encore.

    Si vous ne voyez pas vos factures fournisseurs, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement. Pour les factures qui apparaissent dans le liste mais qui ne quittent pas le statut d’analyse pendant plus de 2 heures, découvrez comment Annuler le traitement.

    Dans les vues standard, les colonnes suivantes fournissent plus d’informations sur les facturesOpérations:

    • La source : Indique si l’élément facture fournisseurtransaction a été créé à partir d’un téléchargement (via le Projets de loiTransactions automatisées liste) ou par e-mail. Si ce champ est vide, le facture fournisseurtransaction a été soit saisi directement dans Intacct, soit importé à l’aide d’un fichier CSV, soit importé à l’aide d’une API.

    • Exceptions à l’importation : Vous avertit de tout problème rencontré sur le brouillon. Passez la souris sur ce champ pour plus d’informations.

    • E-mail du destinataire : Affiche l’adresse e-mail provisionnée par Sage où le facture fournisseurtransaction a été envoyé.

    • E-mail de l’expéditeur : Affiche l’adresse e-mail de l’expéditeur.

Prochaine étape : Examiner et comptabiliser les factures fournisseurs entrantes à partir de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs