Gagner du temps lors de la saisie des factures fournisseurs

Rendez la saisie de facture fournisseur plus efficace en effectuant les actions suivantes :

  • Personnalisez votre configuration en fonction de votre façon de travailler.

  • Utilisez les options de remplissage automatique et de duplication pour créer des factures fournisseurs similaires provenant du même fournisseur.

Utiliser l’automatisation des CF pour créer automatiquement des brouillons

Ignorez la saisie de données en demandant à Sage Intacct de créer pour vous des factures fournisseurs provisoires à partir de documents de factures fournisseurs que vous transmettez par e-mail ou chargez directement. Une fois les factures fournisseurs provisoires créés, il vous suffit de les examiner, de mettre à jour les détails du codage si nécessaire, puis de les publier ou de les envoyer.

Contacter le responsable de compte Sage Intacct ou Channel Executive pour en savoir plus sur l’activation de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

Personnaliser votre configuration et vos préférences

Saisissez-vous régulièrement un lot de factures d’un seul fournisseur en une seule fois, à l’aide de la Envoyer et nouveau ou Publication et nouveau Des boutons ? Si c’est le cas, vous pouvez configurer Intacct pour qu’il copie automatiquement le nom du fournisseur vers la prochaine facture fournisseur.

Dans Configurer les Comptes fournisseurs, sous Paramètres de l’écran, sélectionnez Remplir automatiquement les informations de fournisseur la transaction suivante lors de l’écriture de facture fournisseur et de régularisation multiples.

Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour apporter cette modification. Le paramètre doit être défini au niveau général et affecte tous les utilisateurs de toutes les entités. En savoir plus sur Paramètres d’écran dans Configurer les Comptes fournisseurs.

Avez-vous activé la possibilité de remplacer la date de comptabilisation dans le grand livre lors de la saisie d’une facture fournisseur ? Si c’est le cas, vous pouvez également configurer la date de comptabilisation dans le grand livre pour qu’elle soit automatiquement saisie avec la date de transaction.

Dans Configurer les Comptes fournisseurs, sous Paramètres de l’écran, sélectionnez Renseigner automatiquement la date de comptabilisation dans le GL avec la date de transaction.

Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour apporter cette modification. Le paramètre doit être défini au niveau général et affecte tous les utilisateurs de toutes les entités. En savoir plus sur Paramètres d’écran dans Configurer les Comptes fournisseurs.

Vous pouvez modifier la mise en page de l’élément pour le formulaire de saisie de facture fournisseur pour :

  • Modifier l’ordre des champs pour refléter l’ordre que vous utilisez.
  • Ajouter les dimensions et les champs personnalisés que vous saisissez souvent.
  • Déplacer les champs que vous n’utilisez pas pour qu’ils soient visibles uniquement lorsque vous les sélectionnez Afficher les détails.
Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour modifier la mise en page. Les modifications que vous apportez affectent tous les utilisateurs de l’entité dans laquelle vous effectuez la modification. En savoir plus sur la procédure Personnaliser la mise en page.

Définissez vos préférences utilisateur de sorte que les pièces jointes de facture fournisseur apparaissent à côté des détails de la facture fournisseur. Vous pouvez également ouvrir les pièces jointes par défaut lorsque vous affichez une facture fournisseur.

Cette modification n’affecte que votre expérience. Découvrez comment Personnaliser les paramètres de l’affichage fractionné.

Remplir à l’aide des détails de la dernière facture fournisseur

Abonnement Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur Entreprise
Permissions Factures fournisseurs : Liste, Afficher et Ajouter

  1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Factures.

  2. Saisissez un Date.
  3. Sélectionner une Fournisseur.
  4. Sélectionnez Remplir à partir de la dernière facture fournisseur pour facture fournisseur par défaut les informations de la dernière facture fournisseur créée pour cette fournisseur.
  5. Saisir un fichier unique Facture fournisseur numéro.
  6. Si la facture fournisseur initiale comprenait des pièces jointes, mettez à jour Pièce jointe.

    Supprimez les pièces jointes qui ne s’appliquent pas à la nouvelle facture fournisseur et chargez les nouvelles pièces jointes, si nécessaire.

  7. Modifiez les détails de la facture fournisseur restants, si besoin.
  8. Sélectionnez Brouillon, Soumettreou Publier pour enregistrer la transaction.

Dupliquer une facture fournisseur existante

Abonnement Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur Entreprise
Permissions Factures fournisseurs : Afficher, Ajouter et Modifier

  1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Factures.

  2. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez copier.
  3. Sélectionnez l’icône Facture fournisseur numéro Pour afficher les détails de la facture fournisseur.
  4. Sélectionnez Dupliquer.

    Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

  5. Saisir un fichier unique Facture fournisseur numéro.
  6. Si la facture fournisseur initiale comprenait des pièces jointes, mettez à jour Pièce jointe.

    Supprimez les pièces jointes qui ne s’appliquent pas à la nouvelle facture fournisseur et chargez les nouvelles pièces jointes, si nécessaire.

  7. Modifiez les détails de la facture fournisseur restants, si besoin.
  8. Sélectionnez Brouillon, Soumettreou Publier pour enregistrer la transaction.

  1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Factures.

  2. Sélectionnez Voir en regard de la facture fournisseur que vous souhaitez dupliquer.
  3. Sélectionnez Dupliquer.

    Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

  4. Saisir un fichier unique Facture fournisseur numéro.
  5. Si la facture fournisseur initiale comprenait des pièces jointes, mettez à jour Pièce jointe.

    Supprimez les pièces jointes qui ne s’appliquent pas à la nouvelle facture fournisseur et chargez les nouvelles pièces jointes, si nécessaire.

  6. Modifiez les détails de la facture fournisseur restants, si besoin.
  7. Sélectionnez Brouillon, Soumettreou Publier pour enregistrer la transaction.