FAQ sur les paiements avec MineralTree

Une carte virtuelle est un paiement par carte de crédit à usage unique envoyé par e-mail. L’e-mail comprend un numéro à 16 chiffres, un CVV et une date d’expiration. Elle peut être traitée comme n’importe quelle autre transaction par carte de crédit, sauf qu’elle ne peut être traitée que pour le montant exact en dollars spécifié dans l’e-mail. Les cartes virtuelles sont également fournies avec des informations de versement pour communiquer les factures fournisseurs payées.

Les cartes virtuelles offrent les avantages suivants :

• Accès plus rapide aux fonds de paiement

• Élimination des chèques retardés ou perdus

• Réduction des coûts d’impression des chèques

• Informations de versement incluses dans le paiement

• Mode de paiement sécurisé livré par voie électronique

Lorsque vous payez des fournisseurs avec des paiements par carte virtuelle, vous recevez un pourcentage de ces paiements en remises. Ces remises vous sont versées chaque année par l’intermédiaire d’ACH.

Non, MineralTree ne modifiera pas un mode de paiement sans votre permission.

Non, MineralTree ne facture pas de frais aux fournisseurs qui acceptent les paiements par carte virtuelle.

Dans le cadre du processus d’inscription par carte virtuelle, MineralTree vérifie que les fournisseurs inscrits aux paiements par carte virtuelle ne vous facturent pas de frais dans le cadre de leur processus. Lors de l’inscription, si un fournisseur répond qu’il facture des frais, MineralTree ne l’inscrira pas dans les paiements par carte virtuelle.

Dans le cas où un fournisseur déciderait à l’avenir de facturer des frais sur paiement, MineralTree désinscrira le fournisseur et vous en informera.

Si un fournisseur n’accepte pas les paiements par carte virtuelle, MineralTree verse le paiement par chèque ou ACH.

Oui, MineralTree peut inscrire des fournisseurs à son programme de cartes virtuelles à tout moment, en supposant qu’ils répondent aux critères de MineralTree.

Vous pouvez afficher le dernier statut d’un paiement par carte virtuelle à partir de l’onglet Historique du paiement comptabilisé.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Paiements comptabilisés.

2. Recherchez le paiement de la carte virtuelle et sélectionnez Vue.

3. Sur le Histoire , vérifiez l’historique des paiements électroniques.

   Si une carte virtuelle a été utilisée par le fournisseur, le message « Carte virtuelle utilisée intégralement » s’affiche dans la colonne de description.

   

Les modes de paiement sont déterminés en fonction des informations que vous fournissez pour chaque fournisseur.

Les champs suivants sont obligatoires pour abonner un fournisseur au service de paiement : Nom du fournisseur, Adresse du fournisseur, Numéro de téléphone et Adresse e-mail. Avec seulement ces informations fournies, le mode de paiement sera par défaut sur chèque.

Si, en plus des champs obligatoires, les coordonnées bancaires du fournisseur, telles que le numéro de compte bancaire et le numéro d’acheminement, sont enregistrées, le mode de paiement sera ACH par défaut.

Si votre partenaire d’optimisation des paiements détermine qu’un fournisseur accepte les paiements par carte virtuelle et que vous choisissez de payer votre fournisseur de cette manière, MineralTree définira le mode de paiement par défaut sur carte virtuelle.

Vous ne pouvez pas modifier ou personnaliser les chèques que MineralTree envoie aux fournisseurs, y compris les informations qui apparaissent dans le champ mémo et le talon de chèque.

MineralTree travaillera avec vous et vos fournisseurs pour déterminer leur mode de paiement préféré lors de l’intégration.

Vous trouverez les mode de paiement qui seront utilisés par défaut dans l’onglet Fournisseur de services de paiement de la fiche fournisseur. Le mode de paiement par défaut est affiché ici tant que le fournisseur est abonné.

Vous pouvez également créer un rapport personnalisé pour afficher la liste des modes de paiement préférés par fournisseur dans Intacct.

Pour créer un rapport personnalisé, procédez comme suit :

1. Atteindre Rapports >Rapports personnalisés.

2. Sélectionnez Ajouter.

3. Sélectionnez les colonnes pertinentes. Nous vous recommandons d’ajouter ce qui suit :

   1. Sous fournisseur

      • Identifiant fournisseur

      • Nom du fournisseur

   2. Sous Fournisseur

      • Nom du fournisseur

      • Statut

      • Statut

      • Mode de paiement préféré

4. Enregistrez le rapport.

Non, une fois que vous avez soumis un paiement, il ne peut pas être rappelé ou arrêté.

Une fois le paiement envoyé, vous pouvez l’annuler dans Intacct et extourner la transaction d’un point de vue comptable. L’annulation du paiement dans Intacct n’arrête pas le transfert de fonds. Vous devez tout de même émettre un arrêt de paiement auprès de votre banque et résoudre le problème de paiement avec votre fournisseur.

Une fois qu’un paiement dans Intacct est marqué comme terminé, procédez comme suit en fonction du mode de paiement :

• Vérifier: Une fois le chèque imprimé et envoyé, vous pouvez émettre un arrêt de paiement directement auprès de votre banque, puis annuler le paiement dans Intacct.

• ACH: Une fois l’ACH traité et réglé, vous pouvez demander une résolution avec votre fournisseur soit par un paiement en vous remboursant, soit en émettant un crédit fournisseur. Selon l’option de résolution, vous pouvez annuler le paiement dans Intacct ou le conserver tel quel dans le cas d’un crédit fournisseur.

• Carte virtuelle: Une fois la carte virtuelle traitée et envoyée, vous pouvez demander à l’assistance Intacct d’annuler le paiement. Ces demandes sont ensuite déposées auprès du support MineralTree. Une fois l’annulation de la carte confirmée par MineralTree, vous pouvez annuler le paiement dans Intacct.

MineralTree envoie les détails du versement aux fournisseurs dans une notification automatisée par e-mail. Cet e-mail contient les détails nécessaires au rapprochement du paiement entrant, y compris une ventilation des factures fournisseurs en cours de paiement.

Oui, les détails du versement sont envoyés aux fournisseurs dans une notification automatisée par e-mail. Ces e-mails fournissent aux fournisseurs tous les détails dont ils ont besoin pour rapprocher les paiements entrants avec les factures fournisseurs impayées et les fiches de comptes. L’e-mail contient des informations complètes, telles que :

• Nom et adresse du client effectuant le paiement

• Confirmation du nom et de l’adresse du fournisseur destinataire

• Total paiement montant

• Mode de paiement (ACH, carte virtuelle ou chèque)

• Identifiant unique du paiement spécifique

• Ventilation claire des factures spécifiques incluses dans le paiement

• Remises appliquées

• Crédits appliqués

La cause de l’erreur dépend de l’action groupée concernée.

• Annuler la demande : Vous ne pouvez annuler des demandes de paiement à MineralTree que lorsque le statut du paiement fournisseur est Échec.

• Actualiser le statut : Vous ne pouvez actualiser le statut du paiement fournisseur que 24 heures après la comptabilisation du paiement.

• Réessayer le paiement : Vous ne pouvez réessayer des demandes de paiement à MineralTree que lorsque le statut du paiement fournisseur est Échec.

Si la demande de paiement échoue, vous pouvez réessayer de traiter le paiement ou annuler la demande de paiement.

Pour réessayer le paiement :

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement pour lesquelles vous souhaitez réessayer le paiement.

3. Choisir Plus d’actions >Nouvelle tentative de paiement à la fin de la ligne.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement pour lesquelles vous souhaitez réessayer le paiement.
3. Choisir Réessayer le paiement.

Pour annuler le paiement :

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement que vous souhaitez annuler.

3. Choisir Plus d’actions >Annuler la demande à la fin de la ligne.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement que vous souhaitez annuler.
3. Choisir Annuler la demande.

Après avoir annulé la demande de paiement, vous pouvez payer à nouveau la facture pour soumettre une nouvelle fois le paiement.

L’utilisateur désigné de l’assistance peut contacter Assistance Sage Intacct pour obtenir de l’aide supplémentaire.