Ajouter et utiliser des contacts sur les pages

Ajoutez un contact à la volée sans quitter la tâche que vous êtes en train d’effectuer, telle que la création d’une facture fournisseur ou d’une facture. Vous pouvez également utiliser les contacts de votre société pour créer des contacts par défaut qui sont automatiquement saisis dans vos transactions.

Ajouter un contact à la volée

Le libellé d’un champ de contact peut varier en fonction de la page sur laquelle vous travaillez. Par exemple, dans Comptes fournisseurs vous voyez les champs contact de paiement ou de retour, et dans Comptes clients vous voyez les champs de contact de facturation et d’expédition, etc. Quel que soit le nom, le processus d’ajout d’un contact est rapide et facile dans toute la société.

1. Sur la page sur laquelle vous travaillez, sélectionnez la flèche vers le bas dans le champ de contact. La liste déroulante s’affiche.
2. Sélectionnez Ajouter en haut de la liste. La page Informations de contact s’affiche.
3. Tout ce dont vous avez besoin pour créer un contact est de lui attribuer un nom unique et de décider du nom à imprimer sur les documents. Pour en savoir plus sur les champs obligatoires et facultatifs, consultez la rubrique Personnes-ressources.

Comment les contacts sont-ils utilisés ?

La façon dont votre société utilise un contact peut varier en fonction de l’application dans laquelle vous vous trouvez et de la tâche que vous effectuez.

Utiliser les contacts pour :	Où effectuer cette tâche :
Définir des collaborateurs, des fournisseurs ou des clients sur des utilisateurs dans Intacct. Quelle est la différence entre un identifiant utilisateur et un nom de contact ? Un identifiant utilisateur associé à un mot de passe permet d’accéder à la société. Un contact peut être une personne qui n’est pas nécessairement un utilisateur dans le société, comme un fournisseur ou un contact client. Un contact peut être associé à un utilisateur en ajoutant le nom du contact à un nouveau profil d’utilisateur. Par exemple, vous pouvez associer un contact collaborateur à un identifiant de utilisateur pour permettre à cette collaborateur de saisir des feuilles de temps et des dépenses. De même, vous pouvez associer un contact client à un identifiant utilisateur pour permettre à un client de se connecter et d’approuver des feuilles de temps ou des paiements de frais. En outre, certains fournisseurs peuvent être des sous-traitants devant se connecter pour saisir des feuilles de temps et des dépenses.	Aller à Société > Administrateur > Utilisateurs, rôles et groupes > Utilisateurs.
Déterminer les parties payables ou retournées dans les transactions. La société utilise le contact bénéficiaire du paiement pour les activités liées au fournisseur, telles que : Paiement par chèque Création de facture Calcul des taxes pour les solutions de taxe de type TVA et TPS dans les Comptes fournisseurs et les Achats La société utilise le contact de renvoi pour les activités liées au fournisseur, telles que : Calcul avancé de la taxe dans Achats (le cas échéant) Calcul AvaTax (si vous disposez d’une intégration Avalara)	Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs. Atteindre Achat > Tout > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.
Déterminer les parties de la facture fournisseur ou les destinataires de l’expédition dans les transactions. La société utilise le contact de facturation fournisseur pour les activités liées au client, telles que : Transactions de vente Création de facture Dépôts manuels La société utilise le contact d’expédition pour des activités liées au client, telles que : Transactions de ventes : Création de facture Calcul avancé de la taxe (le cas échéant) Calcul AvaTax (si vous disposez d’une intégration Avalara) Calcul des taxes pour les solutions de taxe de type TVA et TPS	Atteindre Commandes clients > Tout > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.
Déterminer le contact bénéficiaire du paiement pour le remboursement des dépenses. Le société utilise le contact de paiement pour collaborateur activités connexes, telles que dépense paiement de chèques.	Dépenses des collaborateurs

Utiliser des contacts par défaut dans les transactions

Vous créez des valeurs de contact par défaut pour les factures fournisseurs ou les factures dans les fiches client ou fournisseur, respectivement.

Par exemple, si vous souhaitez qu’un contact spécifique soit automatiquement saisi dans le champ Facturer à chaque fois que vous sélectionnez un client spécifique dans un facture, vous pouvez ajouter ce contact comme facture fournisseur par défaut dans le fiche client.

Exemple : Sélectionner un contact comme contact de paiement par défaut pour les factures fournisseurs

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste des contacts Tab.
5. Sous Liste des contacts, saisissez une catégorie, telle que Payer à et sélectionnez une Contacter.
   Intacct ajoute le contact à toutes les listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact paiement et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez Modifier en regard de l’ID fournisseur.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste des contacts Tab.
5. Sous Liste de contacts, saisissez une catégorie, telle que Payer àet sélectionnez un Contacter.
   Intacct ajoute le contact aux trois listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact paiement et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

À l’avenir, chaque fois que vous créerez une facture fournisseur et sélectionnerez cette fournisseur, le champ Payer à de la page facture affichera automatiquement le contact que vous avez sélectionné dans le champ contact paiement ici.

Exemple : Sélectionner un contact comme contact de facturation de la facture fournisseur par défaut pour les factures :

1. Aller à Comptes clients > Tous > Clients.

2. Recherchez le client que vous souhaitez mettre à jour.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste des contacts Tab.
5. Sous Liste de contacts, saisissez Facturation à comme catégorie et sélectionnez un Contacter.
   Intacct ajoute le contact aux trois listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact de facturation et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Comptes clients > Tous > Clients.

2. Recherchez le client que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez Modifier en regard de l’identifiant client.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste des contacts Tab.
5. Sous Liste de contacts, saisissez Facturation à comme catégorie, puis sélectionnez une Contacter.
   Intacct ajoute le contact aux trois listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact de facturation et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

À l’avenir, chaque fois que vous créerez une facture et sélectionnerez ce client, le champ Facturation de la page de la facture affichera automatiquement par défaut le contact que vous avez sélectionné dans le champ Contact de facturation ici.

Valeurs par défaut que vous pouvez créer

Contact par défaut	Rempli automatiquement	Créé dans
Payer à et retourner à	Factures et ajustements Transactions d’achats	Comptes fournisseurs > Tout > Fournisseurs
Facturation et expédition	Factures et régularisations Transactions de ventes :	Comptes clients > Tout > Clientèle
Rembourser à Facturation et expédition	Écritures de dépenses et régularisations Affichage des factures de projet	Temps et dépenses > Tout > Salariés Projets > Tout > Projets

Priorité de contact dans une fiche

Intacct remplit automatiquement de nombreux champs contact en fonction des valeurs par défaut que vous avez définies dans le client ou fournisseur fiche.

Par exemple, si vous créez une transaction de Ventes, Intacct saisit automatiquement la Expédition à contact à partir de la contact d’expédition de la transaction de vente, qui elle-même est définie par défaut à partir de la contact d’expédition de la fiche client. Vous pouvez remplacer les contacts remplis automatiquement lorsque vous créez des transactions.

Par Projets, Intacct utilise les informations de contact projet et, s’il n’y en a pas, il utilise par défaut les informations contact client ou fournisseur.

Si vous ne créez pas de valeurs par défaut pour un champ contact, vous pouvez sélectionner l’un des champs contact liste dans chaque transaction. Ici, vous verrez tous les contacts disponibles sans aucun filtrage.

Utiliser les contacts pour aider à déterminer la taxe

Si votre société expédie dans de nombreuses juridictions fiscales différentes, comme de nombreux États, vous utiliserez probablement Taxe avancée ou l’intégration AvaTax pour suivre la taxe de vente.

Taxe avancée et AvaTax utilisent les champs de contact suivants pour déterminer la juridiction fiscale et les taxes applicables.

Régime d’imposition	Application	Contact utilisé
Taxe avancée Intacct	Comptes clients ou Ventes	Expédition
	Achats	Retour
Intégration d’AvaTax	Comptes clients ou Ventes	Expédition à
	Achats	Contact d’expédition pour l’établissement – par élément. Voir Détermination de la taxe de vente par établissement.

Les champs de taxe de contact suivants sont utilisés pour déterminer la TVA ou la TPS applicable.

Application	Contact utilisé
Comptes clients et Ventes	Expédition Pour les Comptes clients, le contact d’expédition filtre la liste des éléments de taxe pouvant être choisis pour appliquer la taxe à la transaction, ce qui facilite le choix d’un élément de taxe.
Comptes fournisseurs et Achats	Paiement à Pour les Comptes fournisseurs, le contact de paiement filtre la liste des éléments de taxe qui peuvent être choisis pour appliquer la taxe à la transaction, ce qui facilite la sélection d’un élément de taxe.

À propos des groupes de taxe de contacts

Les groupes de taxe de contacts vous permettent d’appliquer différentes taxes aux clients, aux fournisseurs et à leurs contacts, en fonction de leurs juridictions. Vous associez les clients, les fournisseurs et leurs contacts aux groupes de taxe de contacts. Vous pouvez ensuite utiliser des mappages de barèmes de taxes pour appliquer différentes règles de taxe à vos groupes de taxe de contacts.