Contacts

Les fiches de contact contiennent toutes les informations dont vous avez besoin pour contacter une personne ou une entreprise. Les contacts n’existent presque jamais dans Sage Intacct seul. Ils sont associés à une ou plusieurs fiches dans de nombreuses applications.

Les contacts peuvent être utilisés aux fins suivantes :

• Envoyer des notifications d’événement.
• Déterminer les adresses d’expédition ou de facturation fournisseur, de paiement ou de retour dans les transactions de Ventes et d’Achats.
• Déterminer la taxe sur les transactions.

Les contacts ne sont pas des dimensions comme les fournisseurs, les collaborateurs, les clients ou les utilisateurs. Au lieu de cela, considérez vos contacts comme un livre de adresse commun et partagé qui est utilisé dans votre société par de nombreuses personnes à diverses fins. Par exemple, si vous mettez à jour un adresse dans une fiche fournisseur, le adresse se mettra à jour partout où le contact est associé dans Intacct.

Pour afficher une liste de contacts, accédez à Compagnie > Coup monté >Configuration, puis sélectionner Contacts. Dans la liste Contacts, vous pouvez Ajouter,Éditer,Vueou Supprimer un contact.

À propos du nom de contact suggéré

Le nom de contact suggéré est le champ le plus important d’une fiche de contact. Il représente un identifiant de contact unique dans Sage Intacct. Il est donc impossible de le modifier après sa création. De plus, bien que vous puissiez modifier le nom imprimé d’un contact à l’aide du champ Imprimer en tant que, l’icône Nom de contact suggéré est le nom qui apparaît dans toutes les listes et les listes déroulantes d’Intacct. Si vous devez modifier le nom de contact suggéré d’un contact (par exemple, le nom d’un fournisseur a changé), consultez la section Modifier le nom de contact suggéré pour plus d’informations sur vos options.

En outre, lorsque vous créez une nouvelle fournisseur, client ou collaborateur, une contact associée est souvent créée simultanément en fonction de champs spécifiques de la fiche. Voir Créer un contact à partir d’une fiche pour savoir quels champs de chaque fiche créent le nom de contact suggéré associé.

Ajouter un contact

Étant donné que les contacts sont flexibles et peuvent souvent être créés au moment où vous en avez besoin, vous pouvez ajouter un contact de différentes manières. Plus particulièrement, des contacts sont créés lorsque de nouvelles fiches fournisseur, client ou collaborateur sont ajoutées à Intacct. Dans chaque cas, le Nom de contact suggéré est créé à partir de champs spécifiques qui peuvent affecter la cohérence des conventions de dénomination de votre société. Assurez-vous de vérifier la fiche des champs spécifiques lorsque vous créez un nouveau contact.

Meilleures pratiques de création de contacts

Étant donné que les contacts sont utilisés et peuvent être créés par diverses fiches et applications dans Sage Intacct, ils peuvent être configurés de manière incohérente, ce qui pourrait prêter à confusion à l’avenir, voire provoquer des erreurs. Pour éviter ces problèmes et configurer correctement vos contacts du premier coup, nous vous recommandons de suivre les directives ci-dessous.

Article	Détails
Utiliser uniquement les caractères pris en charge	Le Nom de contact suggéré agit comme un champ d’identifiant de contact unique et permanent dans Intacct. Les valeurs suivantes sont prises en charge : caractères alphanumériques Ponctuation diverse (points, tirets, traits de soulignement, parenthèses) Les espaces doubles ne sont pas autorisés par Intacct et entraînent des Contacts non valides ou fiches de contact n’apparaissant pas dans les menus déroulants. En outre, l’utilisation d’autres caractères spéciaux non répertoriés ici (tels que # ou %) peut également entraîner un contact non valide.
Établir une convention de dénomination	Le nom de contact suggéré est utilisé dans les listes et les listes déroulantes pour identifier vos contacts. Pour cette raison, nous vous suggérons d’utiliser une convention de dénomination qui facilite la distinction des contacts dans une liste. Par exemple, vous pouvez utiliser le nom société d’un fournisseur ou d’un client, tel que Example.com pour le nom de contact suggéré. Si le contact est un individu, vous pouvez choisir une convention telle que Nom de famille, Prénom ou vice versa pour que vos contacts restent cohérents et faciles à parcourir dans les listes et les listes déroulantes.

Créer un contact à partir d’une fiche

Vous pouvez créer de nouveaux contacts en même temps que vous créez de nouvelles fiches de fournisseurs, de clients ou de collaborateurs. Les contact associés, en particulier le nom de contact suggéré, sont créés à partir de champs spécifiques en fonction du type de fiche que vous créez.

Type de fiche	Nom de contact suggéré
Fournisseur ou client	Lorsque vous créez une nouvelle contact associée via une nouvelle fournisseur ou client fiche, la Nom de contact suggéré Est enregistré en tant que Imprimer en tant que + V + ID fournisseur pour les fiches des fournisseurs et Imprimer en tant que + C + Identifiant client pour les fiches clients. Par exemple, un fournisseur nommé Example.com avec l’identifiant fournisseur 142 créerait un contact avec le Nom de contact suggéré de Example.com(V142). De même, un client nommé Frank Smith avec l’identifiant client 1557 créerait un contact avec Frank Smith (vers 1557) car le Nom de contact suggéré. La création d’une nouvelle fournisseur ou d’une nouvelle client crée une nouvelle contact associée, sauf si vous sélectionnez spécifiquement le Exclure de la liste de contacts de la société case à cocher lorsque vous créez la fiche. Vous pouvez utiliser cette option si vous souhaitez que vos contacts restent cohérents avec la convention de dénomination de votre société.
Employé	Lorsque vous créez un fiche collaborateur, vous pouvez choisir un contact existant ou en créer un nouveau contact à l’aide de la commande Nom du contact principal champ. Si le collaborateur est également un utilisateur Intacct (ce qui est requis pour saisir les heures et les dépenses), vous devez sélectionner cette option Nom du contact principal que vous avez utilisé pour la fiche utilisateur du collaborateur.
Utilisateur	La création d’un utilisateur ne crée pas automatiquement une fiche de contact pour cet utilisateur. Si vous créez un utilisateur qui est également un collaborateur, un client ou un fournisseur, ajoutez-le d’abord à la liste des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs, puis ajoutez-le en tant qu’utilisateur.

Créer un contact manuellement

Pour créer un contact rapidement, il vous suffit de lui attribuer un Nom de contact suggéré et un Imprimer en tant que Nom des documents.

Pour ajouter une fiche de contact plus détaillée :

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Contacts.

2. Saisissez le nom du contact, par exemple Jose Hernandez.

   • Ce nom n’est pas nécessairement le nom utilisé dans toute votre société, car les noms réels ne sont pas toujours uniques. Par exemple, un nom tel que Jose Hernandez peut être le même qu’un autre contact de votre société.

   • Intacct suggère automatiquement un nom de contact suggéré unique et un nom Imprimer en tant que en fonction des détails de dénomination que vous saisissez.

   Pour qu’une contact soit associée à un compte utilisateur Intacct, le contact doit avoir un prénom et un nom.

3. Ajoutez l’adresse e-mail principale, les coordonnées téléphoniques et le nom de la société du contact.

4. Modifiez la Nom de contact suggéré, au besoin.

   Ce nom apparaît dans les listes et les listes déroulantes.

   Une fois enregistré, ce champ ne peut plus être modifié. Voir Modifier le nom de contact suggéré pour plus de détails.

5. Vous pouvez également modifier la Imprimer en tant que nom. Ce nom apparaît sur Les documents imprimables.

6. Sous l’onglet Informations postales, ajoutez les détails de l’adresse du contact.

7. Sous l’onglet Informations supplémentaires, saisissez les informations secondaires dont vous disposez.

8. Sélectionnez Enregistrer.

   Pour utiliser le contact avec à utiliser avec Taxe avancée ou AvaTax, sélectionnez l’icône Taxable case à cocher.

Modifier un contact

Une fois le contact créé, le Nom de contact suggéré, qui apparaît dans les listes déroulantes et les listes, ne peut pas être modifié. Voir Modifier le nom de contact suggéré pour plus de détails.

Toutefois, vous pouvez apporter des modifications au Imprimer en tant que , qui est distinct du champ Nom de contact suggéré. Bien que les modifications apportées à ce champ ne mettent pas à jour le nom du contact qui apparaît dans les listes et les listes déroulantes, elles mettent à jour le nom du contact tel qu’il apparaît sur les documents imprimés.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Personnes-ressources.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez modifier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Personnes-ressources.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez modifier.
3. Sélectionnez Modifier.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Afficher les contacts

Vous pouvez afficher une liste de tous les contacts ou les détails d’un contact spécifique.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Personnes-ressources.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez afficher plus en détail.

3. Sélectionnez Plus d’actions >Voir à la fin de la ligne.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Personnes-ressources.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez voir plus en détail, puis sélectionnez Voir.

Contacts avec Taxe avancée ou AvaTax

• Le système peut rechercher le contact pour déterminer la taxe de vente locale. En l’absence de contact, la société est utilisée à la place. Plus précisément, un régime d’imposition tiers est choisi pour la société et le contact. Intacct applique une règle de taxe à ce groupe de taxe.
• Utilisateurs multi-entités : Les contacts peuvent être communs (c’est-à-dire accessibles) à toutes les entités ou exclusifs (privés) à une entité spécifique.
• De nombreuses pages de transaction contiennent des champs pour un contact dans les champs Paiement et retour ou Facturation et expédition, et vous avez peut-être spécifié un contact. Supposons que vous ayez spécifié un contact pour une facture et que le contact ait changé. Si vous réimprimiez la facture et qu’Intacct remplaçait automatiquement les nouvelles informations de contact, vous n’imprimiez pas une copie exacte de la facture telle qu’elle a été émise à l’origine. Par conséquent, les informations contact initial associées au document sont conservées afin que vous puissiez en imprimer une copie exacte. Cependant, Intacct vous informe également si les informations de contact ont changé et vous permet de remplacer les nouvelles informations si vous souhaitez utiliser la Obtenir les dernières informations caractéristique.