Affecter des modèles d’e-mail par défaut

Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail pour contrôler le modèle que Sage Intacct utilise par défaut lorsque les utilisateurs envoient des transactions par e-mail. Les affectations peuvent être appliquées à différents niveaux, par exemple pour tous les comptes clients, ou pour les fiches des clients ou des fournisseurs, ou les définitions de transaction. Le niveau que vous choisissez dépend de la précision que vous souhaitez donner au comportement.

Une fois affecté, Intacct applique automatiquement le modèle d’e-mail approprié lorsque les utilisateurs envoient des e-mails. Les utilisateurs peuvent remplacer le modèle attribué au moment de l’envoi sans modifier les affectations enregistrées.

Comment fonctionnent les affectations de modèle d’e-mail

Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail à plusieurs niveaux. Lorsque plusieurs affectations s’appliquent, des affectations plus spécifiques l’emportent sur les affectations plus générales.

Les modèles d’e-mail sont appliqués dans l’ordre suivant :

  1. Comptes clients par défaut

  2. Affectations de clients ou de fournisseurs

  3. Affectations de définition de transaction

  4. Remplacements uniques lors de l’envoi d’e-mails

Cette hiérarchie d’attribution vous permet de définir des valeurs par défaut cohérentes tout en prenant en charge les exceptions pour des clients, des transactions ou des situations spécifiques.

Avant de commencer

Gardez les règles suivantes à l’esprit lorsque vous attribuez des modèles d’e-mail :

  • Vous ne pouvez attribuer qu’un seul modèle facture Comptes clients et un seul modèle relevé par client.

  • Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail uniquement aux définitions de transaction actives.

  • Les affectations au niveau du client ou de la transaction remplacent les valeurs par défaut des Comptes clients.

  • Des permissions appropriées sont requises dans l’application Société.

Attribuer des modèles d’e-mail de Comptes clients par défaut

Utilisez cette option pour définir les modèles d’e-mail par défaut pour les factures et les relevés à l’échelle de la société.

Les utilisateurs professionnels disposant de privilèges d’administrateur peuvent attribuer des modèles d’e-mail par défaut dans les Comptes clients. Ces modèles sont utilisés à moins qu’un modèle plus spécifique ne soit affecté au niveau du client ou de la transaction.

Pour attribuer des modèles d’e-mail de Comptes clients par défaut :

  1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

    Ou allez à Société > Administrateur > Abonnements, sélectionnez Comptes clients, puis sélectionnez Configurer.

  2. Accédez au Modèles d’e-mail et recherchez la section Mise en forme .

  3. Sélectionnez l’icône Facture Liste déroulante pour sélectionner un modèle d’e-mail.

    Seuls les modèles d’e-mail avec l’attribut Type de modèle CC apparaissent dans cette liste.

  4. Utilisez la Déclaration liste déroulant pour sélectionner un modèle d'e-mail.

    Seuls les modèles d’e-mail avec l’attribut Type de modèle de relevé CC apparaissent dans cette liste.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

    Ou allez à Société > Administrateur > Abonnements, sélectionnez Comptes clients, puis sélectionnez Configurer.

  2. Accédez au Mise en forme > modèles d’e-mail La section

  3. Dans le Facture , sélectionnez un modèle d’e-mail.

    Seuls les modèles d’e-mail avec l’attribut Type de modèle CC apparaissent dans cette liste.

  4. Dans le Déclaration , sélectionnez un modèle d’e-mail.

    Seuls les modèles d’e-mail avec l’attribut Type de modèle de relevé CC apparaissent dans cette liste.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Affecter un modèle d'e-mail à un client ou à un fournisseur

Utilisez cette option lorsque des clients ou fournisseurs spécifiques ont besoin d’une messagerie électronique différente de celle par défaut de votre société.

Les modèles d’e-mail attribués au niveau du client ou du fournisseur remplacent les valeurs par défaut des Comptes clients.

Pour attribuer un modèle d'e-mail à un client ou à un fournisseur :

  1. Après vous Créer un modèle d’e-mail, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour les clients : Aller à Ventes ou Comptes clients > Tous > Clients.
    • Pour les fournisseurs : Aller à Achats > Tous > Fournisseurs.
  2. Recherchez le client ou le fournisseur auquel vous souhaitez attribuer un modèle d’e-mail

  3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

  4. Accédez au Informations complémentaires et recherchez le bouton Options du modèle d’e-mail .
  5. Sélectionnez dans le Modèle d’e-mail colonne et sélectionnez le modèle d'e-mail souhaité dans la liste déroulante.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

  7. Si vous le souhaitez (pour Commandes Ventes et Achats uniquement), sélectionnez dans la Définition de transaction colonne et sélectionnez une définition de transaction dans la liste déroulante pour attribuer le modèle d’e-mail à une définition de transaction spécifique.

    Laissez ce champ vide pour que le modèle d’e-mail soit le modèle par défaut pour toutes les définitions de transaction non spécifiées pour ce client ou fournisseur ou ce fournisseur.

  8. Vous pouvez également sélectionner Ajouter à droite de la dernière ligne pour ajouter un autre modèle d’e-mail à la fiche. Sélectionnez Supprimer (Corbeille) Pour supprimer un modèle d’e-mail.

    Vous ne pouvez attribuer qu’un type de modèle de facture CC et un type de modèle de relevé CC à chaque client.

  9. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Après vous Créer un modèle d’e-mail, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour les clients : Aller à Ventes ou Comptes clients > Tous > Clients.
    • Pour les fournisseurs : Aller à Achats > Tous > Fournisseurs.

  2. Dans la liste, recherchez et modifiez le client ou le fournisseur.

  3. Sur le Informations complémentaires Appuyez sur la touche Tabulation, faites défiler jusqu’à Options du modèle d’e-mail.

  4. Dans le Modèle d’e-mail colonne, sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.

  5. (Facultatif pour les applications Ventes et Achats uniquement)

    Sélectionner une Définition de transaction pour limiter le modèle à un type de transaction spécifique.

    Laissez ce champ vide pour utiliser le modèle par défaut pour ce client ou ce fournisseur.

    Vous ne pouvez attribuer qu’un type de modèle de facture CC et un type de modèle de relevé CC à chaque client.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Attribuer un modèle d’e-mail à une définition de transaction

utilisez cette option lorsqu’un type de transaction spécifique utilise toujours le même modèle d’e-mail.

Cette procédure s’applique aux transactions de Ventes et d’Achats.

Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail uniquement aux définitions de transaction actives.

Pour attribuer un modèle d’e-mail à une définition de transaction :

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Aller à Ventes > Mise en place > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents Tab.
    • Accédez à Achats > Configurer > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents Tab.

  2. Recherchez la définition de transaction que vous souhaitez mettre à jour.

  3. Sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser dans le champ Modèle d’e-mail.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Aller à Ventes > Mise en place > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents Tab.
    • Accédez à Achats > Configurer > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents Tab.

  2. Dans le Modèle d’e-mail , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser.

  3. Sélectionnez Enregistrer.

Quand et pourquoi remplacer un modèle d’e-mail

Les remplacements vous permettent d’utiliser temporairement un autre modèle d’e-mail lors de l’envoi d’e-mails, sans modifier les affectations enregistrées. Par exemple, vous pouvez remplacer un modèle de facture standard par un message spécifique aux jours fériés pour une durée limitée.

Les remplacements ne s’appliquent qu’aux e-mails envoyés à ce moment-là et n’affectent pas les affectations par défaut.

Remplacer un modèle d’e-mail pour un seul e-mail

Utilisez cette option lors de l’envoi d’une transaction individuelle.

  1. Aller à Comptes clients, Ventesou Achats > Tous et sélectionnez le type de transaction que vous souhaitez modifier.
  2. Recherchez la transaction pour laquelle vous souhaitez remplacer un e-mail individuel.
  3. Sélectionnez Plus d’actions > Imprimer ou envoyer par e-mail à la fin de la ligne.
  4. Dans Mode de livraison, sélectionnez l’icône Courriel case à cocher. Les champs d’e-mail s’affichent.
  5. Sélectionnez l’icône Modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser.
  6. Sélectionnez OK.

  1. Accédez à la page Comptes clients, Ventesou Achats transaction liste.

  2. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail à côté de la transaction.

  3. Sélectionnez Courriel car le Mode de livraison.
  4. Dans le Modèle d’e-mail , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser.
  5. Remplissez les champs d’e-mail restants et sélectionnez D’accord.

Remplacer un modèle d’e-mail pour plusieurs e-mails

Utilisez cette option lorsque vous envoyez plusieurs transactions par e-mail en même temps.

Comptes clients

  1. Aller à Comptes clients > Tous > Factures > Imprimer ou envoyer par e-mail > Factures ou Déclarations.

  2. Dans le Modèle d’e-mail dans le champ Le format , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué.
  3. Sélectionnez Afficher.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  4. Sélectionnez l’icône Courriel Case à cocher pour chaque facture ou relevé pour lequel vous souhaitez envoyer un e-mail.
  5. Remplissez le champ À, Ccet Cci champs selon vos besoins.
  6. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

  1. Aller à Comptes clients > Tous > Factures > Imprimer ou envoyer par e-mail > Factures ou Déclarations.

  2. Dans le Le format , sélectionnez un modèle d’e-mail dans la Modèle d’e-mail champ.

    Définissez d’autres options et filtres si nécessaire.

  3. Sélectionnez Afficher.

  4. Sélectionnez l’icône Courriel case à cocher pour les transactions que vous souhaitez envoyer.

  5. Remplissez les champs du destinataire et sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

Intacct envoie l’e-mail avec document pièces jointes (PDF) en utilisant le modèle d'e-mail que vous avez sélectionné.

Ventes ou Achats

  1. Aller à Ventes ou Achats > Tous > En savoir plus > Imprimer ou envoyer par e-mail les documents.

  2. Recherchez le Type de transaction et sélectionnez Sélectionnez
  3. Dans le Remplacer le modèle d’e-mail Champ ci-dessous, sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué.
  4. Sélectionnez Afficher.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  5. Sélectionnez l’icône Courriel Case à cocher pour chaque client ou fournisseur vous souhaitez envoyer un e-mail à l’aide de la modèle d'e-mail de remplacement.
  6. Remplissez le champ À, Ccet Cci champs selon vos besoins.
  7. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

  1. Aller à Ventes ou Achats > Tous > En savoir plus > Imprimer ou envoyer par e-mail les documents.

  2. Dans Type de transaction, ajoutez le type de transaction que vous souhaitez envoyer.
  3. Dans le Remplacer le modèle d’e-mail , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser
    Définissez d’autres options et filtres si nécessaire.
  4. Sélectionnez Voir.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.

  5. Sélectionnez l’icône Courriel case à cocher pour les transactions que vous souhaitez envoyer.

  6. Remplissez les champs du destinataire et sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

Intacct envoie l’e-mail avec document pièces jointes (PDF) en utilisant le modèle d'e-mail que vous avez sélectionné.