Affecter des modèles d’e-mail par défaut

Vous pouvez créer différents modèles d’e-mail à utiliser pour différents types de transactions, différents clients ou différents fournisseurs.

Attribuer des modèles d’e-mail de Comptes clients par défaut

Les utilisateurs professionnels disposant de privilèges d’administrateur peuvent attribuer des modèles d’e-mail par défaut à utiliser pour les relevés et les factures. Les modèles d’e-mail au niveau du client remplacent ces valeurs par défaut.

  1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

  2. Accédez à la section Modèles d’e-mail et recherchez la section Mise en forme.

  3. Sélectionnez le menu déroulant Facture pour sélectionner un modèle d’e-mail.

    Ce champ affiche uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Facture CC.

  4. Utilisez la liste déroulante Relevé pour sélectionner un modèle d’e-mail.

    Ce champ contient uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Relevé CC relevé.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

  2. Faites défiler vers le bas jusqu’à l’icône Modèles d’e-mail dans la section Mise en forme et utiliser la section Facture liste déroulant pour sélectionner un modèle d'e-mail. Ce champ affiche uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Facture CC.

  3. Utilisez la Déclaration liste déroulant pour sélectionner un modèle d'e-mail.

    Ce champ contient uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Relevé CC relevé.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Affecter un modèle d'e-mail à un client ou à un fournisseur

Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail à une ou plusieurs définitions de transaction sur la fiche du client ou du fournisseur. Par exemple, si vous souhaitez que toutes les transactions Invoice1 utilisent le modèle d’e-mail mensuel pour votre client New York Pizza, attribuez le modèle d’e-mail mensuel à Invoice1 dans la fiche client de New York Pizza. Chaque fois qu’un utilisateur choisit d’envoyer un e-mail à partir d’une transaction Facture1 pour New York Pizza, Intacct utilise automatiquement le modèle d’e-mail mensuel.

Les modèles d’e-mail affectés aux définitions de transaction sur le client ou le fournisseur fiche remplacer les modèles d’e-mail affectés au définition de transaction.

  1. Après vous Créer un modèle d’e-mail, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour les clients : Aller à Ventes ou Comptes clients > Tous > Clients.
    • Pour les fournisseurs : Aller à Achats > Tous > Fournisseurs.
  2. Recherchez le client ou le fournisseur auquel vous souhaitez attribuer un modèle d’e-mail

  3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

  4. Accédez au Informations complémentaires et recherchez le bouton Options du modèle d’e-mail .
  5. Sélectionnez dans le Modèle d’e-mail colonne et sélectionnez le modèle d'e-mail souhaité dans la liste déroulante.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

  7. Si vous le souhaitez (pour Commandes Ventes et Achats uniquement), sélectionnez dans la Définition de transaction colonne et sélectionnez une définition de transaction dans la liste déroulante pour attribuer le modèle d’e-mail à une définition de transaction spécifique.

    Laissez ce champ vide pour que le modèle d’e-mail soit le modèle par défaut pour toutes les définitions de transaction non spécifiées pour ce client ou fournisseur ou ce fournisseur.

  8. Vous pouvez également sélectionner Ajouter à droite de la dernière ligne pour ajouter un autre modèle d’e-mail à la fiche. Sélectionnez Supprimer (Corbeille) Pour supprimer un modèle d’e-mail.

    Vous ne pouvez attribuer qu’un type de modèle de facture CC et un type de modèle de relevé CC à chaque client.

  9. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Après vous Créer un modèle d’e-mail, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour les clients : Aller à Ventes ou Comptes clients > Tous > Clients.
    • Pour les fournisseurs : Aller à Achats > Tous > Fournisseurs.
  2. Dans le Liste des clients ou des fournisseurs, rechercher et Modifier Le client ou le fournisseur auquel vous souhaitez attribuer le modèle d’e-mail.
  3. Sur le Informations sur le client ou le fournisseur , accédez au Informations complémentaires Tab.
  4. Faites défiler vers le bas jusqu’à l’icône Options du modèle d’e-mail , puis sélectionnez dans la section Modèle d’e-mail colonne et sélectionnez le modèle d'e-mail souhaité dans la liste déroulante.
  5. (Facultatif pour les applications Ventes et Achats uniquement) Si vous souhaitez attribuer le modèle d’e-mail à une définition de transaction spécifique, sélectionnez dans la Définition de transaction colonne dans la ligne correspondante et sélectionnez le définition de transaction souhaité dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide si vous souhaitez que le modèle d’e-mail soit le modèle par défaut pour toutes les définitions de transaction non spécifiées pour ce client ou fournisseur.

  6. Si vous le souhaitez, pour ajouter un autre modèle d’e-mail à la fiche, sélectionnez Ajouter à droite de la dernière ligne. Pour supprimer un modèle d’e-mail de la fiche, sélectionnez Supprimer (Corbeille) dans la ligne correspondante.

    Vous ne pouvez attribuer qu’un type de modèle de facture CC et un type de modèle de relevé CC à chaque client.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Attribuer un modèle d’e-mail à une définition de transaction

Cette procédure s’applique aux modèles d’e-mail pour les transactions de Ventes ou d’Achats.

Lorsque vous attribuez un modèle d’e-mail à une définition de transaction, Intacct utilise automatiquement le modèle d’e-mail approprié lorsque vous envoyez un e-mail pour ce type de transaction. Par exemple, si vous affectez le modèle d’e-mail de rappel amical à Facture1, chaque fois que vous sélectionnez une transaction Facture1 à envoyer par e-mail, Intacct utilise le modèle d’e-mail de rappel amical pour générer l’e-mail.

Vous pouvez uniquement attribuer des modèles d’e-mail aux définitions de transaction actives.

Pour attribuer un modèle d’e-mail à une définition de transaction :

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Aller à Ventes > Mise en place > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents Tab.
    • Accédez à Achats > Configurer > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents Tab.

  2. Recherchez la définition de transaction que vous souhaitez mettre à jour.

  3. Sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser dans le champ Modèle d’e-mail.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Aller à Ventes > Mise en place > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents Tab.
    • Accédez à Achats > Configurer > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents Tab.

  2. Sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser dans la Modèle d’e-mail champ.

  3. Sélectionnez Enregistrer.

Remplacer le modèle d’e-mail attribué

Vous pouvez remplacer le modèle d’e-mail attribué lorsque vous imprimez des documents ou les envoyez par e-mail. Par exemple, si vous avez un modèle d’e-mail spécial vacances que vous utilisez en décembre appelé Facture vacances. Lorsque vous envoyez leurs facture mensuelles par e-mail à vos clients, vous pouvez remplacer le modèle de facture mensuelle habituel par votre modèle de facture de congés sans avoir à modifier le modèle d'e-mail normal que vous utilisez dans vos fiches de client ou vos définitions de transaction.

Vous pouvez remplacer un modèle d’e-mail attribué lors de l’envoi d’un e-mail individuel ou de plusieurs e-mails.

Remplacer un e-mail individuel

  1.  
  2. Aller à Comptes clients, Ventesou Achats > Tous et sélectionnez le type de transaction que vous souhaitez modifier.
  3. Recherchez la transaction pour laquelle vous souhaitez remplacer un e-mail individuel.
  4. Sélectionnez Plus d’actions > Imprimer ou envoyer par e-mail à la fin de la ligne.
  5. Dans Mode de livraison, sélectionnez l’icône Courriel case à cocher. Les champs d’e-mail s’affichent.
  6. Sélectionnez l’icône Modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser.
  7. Sélectionnez OK.

  1. Allez à l’emplacement souhaité Comptes clients, Ventesou Achats transaction liste, puis sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail en regard de la transaction souhaitée.

    La page Imprimer ou envoyer par e-mail s’affiche.

  2. Dans Mode de livraison, sélectionnez l’icône Courriel case à cocher. Les champs d’e-mail s’affichent.
  3. Dans leModèle d’e-mail liste déroulant, sélectionnez le modèle d'e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d'e-mail attribué.
  4. Remplissez les autres champs d’e-mail si nécessaire, puis sélectionnez D’accord. Intacct envoie l’e-mail à l’aide du modèle d’e-mail que vous avez sélectionné cette fois-ci.

Remplacer plusieurs e-mails dans les Comptes clients

  1. Aller à Comptes clients > Tous > Factures > Imprimer ou envoyer par e-mail > Factures ou Déclarations.

  2. Dans le Modèle d’e-mail champ dans le Le format , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué.
  3. Sélectionnez Afficher.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  4. Sélectionnez l’icône Courriel Case à cocher pour chaque facture ou relevé pour lequel vous souhaitez envoyer un e-mail.
  5. Remplissez le champ À, Ccet Cci champs selon vos besoins.
  6. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

  1. Aller à Comptes clients > Tous > Factures > Imprimer ou envoyer par e-mail > Factures ou Déclarations.

  2. Dans le Modèle d’e-mail champ dans le Le format , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué. Définissez d’autres options et filtres si nécessaire.
  3. Sélectionnez Afficher. La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  4. Sélectionnez l’icône Courriel Case à cocher pour chaque facture ou relevé pour lequel vous souhaitez envoyer un e-mail.
  5. Remplissez le champ À, Ccet Cci champs selon vos besoins.
  6. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

Intacct envoie l’e-mail avec document pièces jointes (PDF) en utilisant le modèle d'e-mail que vous avez sélectionné cette fois-ci.

Remplacer plusieurs e-mails dans Ventes ou Achats

  1. Aller à Ventes ou Achats > Tous > En savoir plus > Imprimer ou envoyer par e-mail les documents.
  2. Recherchez le Type de transaction et sélectionnez Sélectionnez
  3. Dans le Remplacer le modèle d’e-mail Champ ci-dessous, sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué.
  4. Sélectionnez Afficher.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  5. Sélectionnez l’icône Courriel Case à cocher pour chaque client ou fournisseur vous souhaitez envoyer un e-mail à l’aide de la modèle d'e-mail de remplacement.
  6. Remplissez le champ À, Ccet Cci champs selon vos besoins.
  7. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.
  1. Aller à Ventes ou Achats > Tous > En savoir plus > Imprimer ou envoyer par e-mail les documents.
  2. Dans Type de transaction, ajoutez le type de transaction que vous souhaitez envoyer.
  3. Dans le Remplacer le modèle d’e-mail Champ ci-dessous, sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué. Définissez d’autres options et filtres si nécessaire.
  4. Sélectionnez Afficher. La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  5. Sélectionnez l’icône Courriel Case à cocher pour chaque client ou fournisseur vous souhaitez envoyer un e-mail à l’aide de la modèle d'e-mail de remplacement.
  6. Remplissez le champ À, Ccet Cci champs selon vos besoins.
  7. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail. Intacct envoie l’e-mail avec document pièces jointes (PDF) en utilisant le modèle d'e-mail que vous avez sélectionné cette fois-ci.