Créer et gérer des modèles d’e-mail

Utilisez des modèles d’e-mail pour standardiser l’objet, le contenu du message, les destinataires et les pièces jointes des e-mails envoyés à partir de transactions. Vous pouvez réutiliser des modèles pour les clients et les transactions, et inclure des champs de fusion pour insérer automatiquement les détails des transactions.

Quand utiliser les modèles d’e-mail :

• Utilisez des modèles d’e-mail lorsque vous envoyez régulièrement le même type de message, par exemple, des factures ou des relevés mensuels.

• Personnalisez le message à la remise lorsque vous devez ajouter des notes pour un client ou une transaction spécifique.

• Créez plusieurs modèles uniquement lorsque la structure, le ton ou les destinataires sont différents.

Étape 1. Créer un modèle d’e-mail

Vous pouvez créer et personnaliser des modèles d’e-mail à l’aide de texte, de balisage HTML et de champs de fusion qui se remplissent automatiquement lorsqu’un e-mail est généré en fonction de la modèle d'e-mail.

Pour les communications de versement des Comptes fournisseurs, les administrateurs peuvent télécharger des modèles d’e-mail de versement des CF par défaut pour les fichiers bancaires à partir de la page de configuration des Comptes fournisseurs et les personnaliser selon les besoins. Le téléchargement de ces modèles d’e-mail définis par le système n’exécute pas les validations de règles intelligentes. Les règles intelligentes sont évaluées lors de l’utilisation du modèle, et non lors du téléchargement du modèle.

• Aller à Société > Configuration > Paramètres et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Modèles d’e-mail.

Étape 2. Définir les paramètres de base du modèle

Saisissez les informations de base sur le modèle.

• Nom (obligatoire)

  Saisissez un nom unique qui vous aide à identifier le modèle dans les listes de sélection.

  Exemple : Facture de vente-mensuelle

• Descriptif (Facultatif)

  Saisissez des détails supplémentaires sur le mode et le moment d’utilisation du modèle.

• Type de modèle (obligatoire)

  Sélectionnez le type de transaction qui utilise ce modèle d’e-mail.

  Le type de modèle détermine les transactions et les champs de fusion disponibles.

Étape 3 : Configurez les options de modèle selon vos besoins

Configurez des paramètres facultatifs qui contrôlent le comportement des e-mails générés à partir de ce modèle.

• Pièces jointes

  Sélectionnez l’une ou les deux options pour inclure les pièces jointes lors de l’envoi d’e-mails :

  • Inclure toutes les pièces jointes document dans l’e-mail.

  • Inclure toutes les pièces jointes des documents sources dans l’e-mail.

• Afficher les dates dans le paramètre de préférences de l’utilisateur

  Sélectionnez cette option pour formater les champs de fusion de dates à l’aide des préférences de date personnelles de l’expéditeur.

  Si cette option n’est pas sélectionnée, les dates sont au format MM/JJ/AAAA.

• Statut

  Par défaut, le statut du modèle est Actif.

  Sélectionnez Inactif pour empêcher le modèle d’apparaître dans les listes de sélection tout en le conservant comme référence.

Étape 4 : Définir les destinataires

Spécifiez qui reçoit les e-mails générés à partir de ce modèle.

• Saisissez directement des adresses e-mail pour les destinataires qui sont toujours les mêmes (par exemple, une adresse de réponse fixe).

• Vous pouvez également insérer des champs de fusion de contacts pour renseigner dynamiquement les destinataires en fonction du client ou de la transaction.

Vous pouvez utiliser les champs de fusion dans les champs À, CC et Cci. Pour obtenir une liste des champs de fusion du modèle d’e-mail, reportez-vous à la section Champs de fusion pour les modèles d’e-mail.

Lorsque l’e-mail est généré, Intacctre remplace les champs de fusion par les adresses e-mail appropriées.

Étape 5 : Définissez le contenu de l’e-mail et enregistrez

Saisissez le contenu que les destinataires verront. Vous pouvez utiliser du texte, du balisage HTML et des champs de fusion

• Sujet (obligatoire)

  Saisissez du texte et fusionnez des champs pour créer une ligne d’objet significative.

• Message (obligatoire)

  Saisissez votre message à l’aide de texte, de balisage HTML et de champs de fusion.

  Résoudre les problèmes liés à la touche Entrée qui ne crée pas de lignes distinctes dans votre message.

  Si la touche Entrée ne parvient pas à créer des lignes distinctes dans votre message :

  1. Accédez à

     Aller à Société > Tous > Mes préférences.

  2. Dans le Personnaliser le comportement interactif section, désactiver Activer Tab sur la touche Entrée.

  Pour laisser cette préférence sélectionnée, vous pouvez créer des lignes distinctes dans votre modèle d’e-mail en ajoutant manuellement le balisage HTML <br> à la fin de chaque ligne.

• Inclure le logo (facultatif)

  Sélectionnez Inclure le logo pour ajouter le logo de votre société à l’e-mail.

  Sélectionnez ensuite la position verticale et horizontale du logo selon vos besoins.

  Pour afficher ou ajouter le fichier image du logo de votre société

  1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Société.

  2. Sur le Informations générales , faites défiler jusqu’au Logos et texte imprimés et voir la section Dans les modèles d’e-mail champ.

Lorsque vous êtes satisfait de votre e-mail, sélectionnez Enregistrer.

Après l’enregistrement, vous pouvez Affectez le modèle à un client ou à un définition de transaction.

Utiliser des outils de recherche pour générer des jetons de champ de fusion

Les outils de recherche du formulaire Nouveau modèle d’e-mail vous aident à générer des jetons de champ de fusion qu’Intacct remplace par des valeurs réelles lors de l’envoi de l’e-mail. Ces outils n’insèrent pas de données en direct dans le modèle pendant la modification. Au lieu de cela, ils agissent comme des aides de copier-coller qui génèrent la syntaxe de jeton correcte pour vous.

Le formulaire comprend trois outils de recherche, chacun conçu dans un but spécifique.

Bon à savoir

• Les outils de recherche ne génèrent que des jetons de copier-coller ; Ils n’insèrent pas automatiquement de valeurs dans les champs.

• Collez toujours le jeton généré. Le format des jetons est important, donc ne saisissez pas les jetons manuellement.

• Utilisez la bonne recherche pour chaque champ :

  • Recherche de champs pour les contacts: Jetons de fusion pour les champs À, Cc, Cci.

  • Recherche de champs pour les éléments de document et Recherche de champs pour les éléments de la société Jetons de fusion pour les champs Objet et Message.

• Sélectionnez d’abord le type de modèle. Les options de recherche s’actualisent en fonction du type sélectionné.

• La modification du type de modèle ne met pas à jour les jetons existants. Les jetons précédemment collés peuvent devenir invalides.

• La validation de votre modèle d’e-mail intervient lorsque vous enregistrez. Des jetons non valides ou des jetons autres que des e-mails dans les champs de destinataire peuvent empêcher l’enregistrement.

Gérer les modèles d’e-mail

Utilisez la Liste des modèles d’e-mail Pour afficher les détails, effectuer des mises à jour ou supprimer des modèles d’e-mail qui ne sont plus nécessaires.

Afficher un modèle d’e-mail

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez afficher.

3. Sélectionnez Plus d’actions >Voir à la fin de la ligne.

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez afficher et sélectionnez Voir.

Modifier un modèle d’e-mail

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Dans la liste Modèles d’e-mail, recherchez le modèle que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez Modifier.
3. Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations suivant les besoins. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Descriptions des champs.

Supprimer un modèle d’e-mail

Vous pouvez supprimer un modèle d'e-mail à partir de la liste Modèles d’e-mail, mais vous ne pouvez pas récupérer un modèle après sa suppression. Si vous n’êtes pas sûr d’avoir à nouveau besoin du modèle, définissez son statut sur Inactif.

Avant de supprimer un modèle d’e-mail

Vous ne pouvez pas supprimer ou désactiver un modèle d'e-mail s’il est actuellement affecté à un définition de transaction ou utilisé dans Comptes fournisseurs configuration. Intacct n’autorise pas la suppression pour empêcher le comportement de rupture des e-mails pour les transactions qui dépendent du modèle.

Pour supprimer le modèle, mettez d’abord à jour les définitions de transaction ou la configuration des Comptes fournisseurs pour utiliser un autre modèle d’e-mail. Une fois que le modèle n’est plus affecté nulle part, vous pouvez le supprimer.

Pour supprimer un modèle d’e-mail :

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Cochez la case en regard du modèle d’e-mail que vous souhaitez supprimer.
3. Sélectionnez Supprimer.

Descriptions des champs

Champs de la section Informations générales

Champ	Descriptions
Nom	Utilisez un nom qui vous aide à identifier le modèle à partir d’une liste de sélection. Par exemple, Facture de vente-mensuelle.
Description	Saisissez les informations que vous souhaitez conserver avec cette fiche.
Type de modèle	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de transaction qui utilisera le modèle d’e-mail. Les options sont les suivantes : Facture de comptes clients : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les factures envoyées par e-mail depuis les Comptes clients. Relevé des Comptes clients : ce modèle d’e-mail est utilisé pour les relevés envoyés par e-mail à partir de l’application Comptes clients. Contrat : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les renouvellements dans l’application Contrats. Ventes transaction d’écriture : ce modèle d'e-mail est utilisé pour les factures envoyées par e-mail à partir de Ventes (y compris les factures générées à partir de contrats ou de Projets). Achats Transaction : Ce modèle d’e-mail est utilisé pour les transactions d’Achats (qui incluent les commandes d’achat, les demandes d’achat, etc.). Demande de modification : Le modèle d'e-mail sera utilisé pour communiquer projet les demandes de modification avec les fournisseurs ou les propriétaires de projet. Comptes fournisseurs Versement: le modèle d’e-mail sera utilisé pour créer les informations de versement de fichier bancaire.
Pièces jointes	Les deux options de pièce jointe augmentent la taille de l’e-mail, car l’e-mail, les pièces jointes et le PDF de la facture sont envoyés ensemble. Les e-mails volumineux peuvent dépasser les limites de taille et empêcher la livraison. Inclure toutes les pièces jointes du document dans l’e-mail Inclut les fichiers qui sont déjà joints directement à la transaction ou au document envoyé par e-mail. Si aucune pièce justificative n’est jointe à la fiche, cette option n’a aucun effet. Disponible pour la plupart des types de modèles d’e-mail. Lorsque cette option est sélectionnée, toutes les pièces jointes actuelles et futures de la transaction sont toujours incluses chaque fois que ce modèle est utilisé. Inclure toutes les pièces jointes des documents sources dans l’e-mail Inclut les pièces jointes des fiches sources liées à une facture de projet (telles que les feuilles de temps ou les fiches de dépenses). Les pièces jointes sont envoyées dans leur format de fichier initial. Cette option concerne uniquement les types de modèles de Ventes.
Afficher les dates dans le paramètre de préférence de l’utilisateur	Par défaut, le format de date pour le champ de fusion de dates utilisé dans l’e-mail est MM/JJ/AAAA. Cochez la case pour utiliser le format de date défini dans les préférences personnelles de l’utilisateur qui envoie l’e-mail. Exemple Une organisation européenne envoie des factures à des clients européens et américains. Les clients européens préfèrent le format de date JJ/MM/AAAA. Les clients américains préfèrent le format de date MM/JJ/AAAA. La personne qui envoie les factures par e-mail peut avoir sa préférence de format de date définie sur JJ/MM/AAAA, mais elle peut utiliser un modèle d’e-mail pour envoyer des e-mails en utilisant l’option de format de date préférée du client : La case à cocher apparaît uniquement lorsque le type de modèle est : Transactions des ventes : Transactions d’achats : Documents des Comptes clients (factures, relevés et avis de relance)
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus le modèle d’e-mail et que vous souhaitez le supprimer des listes déroulantes, sélectionnez Inactif. Vous pouvez toujours afficher les modèles d’e-mail inactifs en sélectionnant l’icône Inclure inactif case à cocher dans la Modèles d’e-mail liste.

Section Adresses

Champs de la section Adresses

Champ	Descriptions
Adresse e-mail de réponse	Saisissez une adresse e-mail à laquelle vous souhaitez que le destinataire réponde. Cela correspond à la À partir de l’adresse e-mail que l’utilisateur voit dans la Imprimer ou envoyer par e-mail lorsqu’ils envoient un e-mail à partir d’une transaction.
Utiliser l’adresse e-mail de mon compte	Cochez la case pour utiliser l’adresse e-mail de votre compte comme Répondre à Adresse e-mail.
Nom de la réponse	Saisissez le nom correspondant à l’adresse e-mail de réponse lors de l’envoi de l’e-mail. Par exemple, si le nom de l’expéditeur est John Smith et que l’adresse e-mail de réponse est jsmith@company.com, les destinataires voient John Smith jsmith@company.com dans la ligne de l’expéditeur.
Recherche de champs pour les contacts	Utilisez cet outil pour rechercher des champs de contact. Vous pouvez ensuite copier et coller le jeton de champ de fusion dans les champs À, CC ou Cci. Lors de l’envoi de l’e-mail, ces jetons de fusion sont automatiquement remplacés par les adresses des clients associés.
De 0 à 110 % CC Cci	Les destinataires de l’e-mail. Vous pouvez saisir un ou plusieurs champs de fusion dans chaque champ. Intacct remplace automatiquement les champs de fusion dans la À, CCet Cci Champs avec les adresses e-mail associées à vos clients et à votre société lorsque l’e-mail est généré et envoyé. Séparez les adresses électroniques par une virgule.

Section Contenu du message

Champs de la section Contenu du message

Champ	Descriptions
Recherche de champs pour les éléments de document Recherche de champs pour les éléments de l’entreprise	Utilisez ces outils pour rechercher des éléments d’information sur les documents et la société. Vous pouvez ensuite copier, coller la Champ de fusion jetons. Les jetons de champ de fusion sont remplacés par des valeurs de transaction dans l’objet ou le message de l’e-mail lors de l’envoi de l’e-mail.
Objet	Saisissez une combinaison de champs de texte et de fusion pour créer une ligne d’objet informative. Ce champ est obligatoire. Voir Exemples de modèles d’e-mail.
Ajuster la tonalité	Ce champ n’est disponible que pour Espace de travail de clôture et Analyse des écarts Modèles. Sélectionnez une option pour que Copilot rende votre message plus formel ou informel. Après avoir sélectionné une option, sélectionnez Générer. Copilot crée un nouveau brouillon avec le texte mis à jour. Si vous avez plusieurs brouillons, vous pouvez utiliser les flèches dans le coin supérieur droit de cette section pour naviguer de l’un à l’autre. Si vous avez directement modifié le texte du message, ces modifications ne sont pas reflétées dans les brouillons générés par Copilot. Apportez donc des modifications au message après avoir ajusté le ton.
Ajuster la longueur	Ce champ n’est disponible que pour Espace de travail de clôture et Analyse des écarts Modèles. Sélectionnez une option pour que Copilot allonge ou raccourcisse votre message. Après avoir sélectionné une option, sélectionnez Générer. Copilot crée un nouveau brouillon avec le texte mis à jour. Si vous avez plusieurs brouillons, vous pouvez utiliser les flèches dans le coin supérieur droit de cette section pour naviguer de l’un à l’autre. Si vous avez directement modifié le texte du message, ces modifications ne sont pas reflétées dans les brouillons générés par Copilot. Apportez donc les modifications nécessaires au message après avoir ajusté la longueur.
Message	Saisissez une combinaison de texte, de champs de fusion et de balisage HTML pour créer et personnaliser votre message. Ce champ est obligatoire. Voir Exemples de modèles d’e-mail. Si vous travaillez sur un modèle pour Espace de travail de clôture ou Analyse des écarts, un message par défaut s’affiche dans cette zone, mais vous pouvez le modifier.
Inclure le logo	Cochez cette case pour inclure la Fichier image du logo identifiée sur la page Informations sur la Société dans le modèle d’e-mail.
Position verticale du logo	Indiquez si le logo apparaît en haut ou en bas de l’e-mail. Ce champ s’affiche uniquement si vous sélectionnez Inclure le logo.
Position horizontale du logo	Indiquez si le logo apparaît à gauche ou à droite de l’e-mail. Ce champ s’affiche uniquement si vous sélectionnez Inclure le logo.