Définir les modèles d’e-mail

Utilisez des modèles d’e-mail pour organiser le contenu de vos e-mails comme vous le souhaitez et ajoutez du style pour que vos e-mails se démarquent auprès de vos clients et fournisseurs. Créez différents modèles d’e-mail à utiliser pour différents types de transactions, différents fournisseurs ou différents clients. Vous pouvez ajouter des champs de fusion pour remplir vos e-mails avec des données dynamiques de Sage Intacct, telles que le nom du fournisseur, les informations contact, etc.

Afficher un modèle d’e-mail

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez afficher.

3. Sélectionnez Plus d’actions >Voir à la fin de la ligne.

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez afficher et sélectionnez Voir.

Créer un modèle d’e-mail

Vous pouvez créer et personnaliser des modèles d’e-mail à l’aide de texte, de balisage HTML et de champs de fusion qui se remplissent automatiquement lorsqu’un e-mail est généré en fonction de la modèle d'e-mail. Les modèles d’e-mail ne prennent pas en charge les champs personnalisés.

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Modèles d’e-mail.

2. Saisissez les informations de base suivantes sur le nouveau modèle :

   • Saisir un fichier unique Nom. Utilisez un nom qui vous aide à identifier le modèle à partir d’une liste de sélection. Par exemple, si vous créez un modèle récurrent pour envoyer une facture de vente mensuelle, nommez-le Facture de vente-mensuelle.
   • Vous pouvez également saisir une description.
   • Utilisez la Type de modèle liste déroulante permettant de sélectionner le type de transaction pour le modèle d’e-mail. Par exemple, pour utiliser le modèle d’e-mail avec les transactions de Ventes clients (qui inclut les factures générées à partir de Contrats ou de Projets), sélectionnez Transaction de Ventes.
   • Vous pouvez sélectionner l’un ou l’autre ou les deux Pièces jointes Options permettant d’inclure projet pièces jointes lorsque vous envoyez des factures par e-mail projet.
   • Vous pouvez également sélectionner l’icône Afficher les dates dans le paramètre de préférences de l’utilisateur Case à cocher pour contrôler le format de date pour les champs de fusion de date de l’e-mail. Si cette option est sélectionnée, le format de date défini dans les préférences personnelles pour l’utilisateur qui envoie l’e-mail est utilisé. Sinon, le format de date MM/JJ/AAAA est utilisé.
   • Modèle par défaut Statut est Actif.
     Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez désactiver le modèle, sélectionnez

3. Saisissez les adresses e-mail que vous souhaitez inclure dans le modèle. Vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes ou les deux, selon vos besoins.

   • Ajoutez une adresse manuellement. Par exemple, si l’attribut E-mail de réponse adresse est toujours la même, il vous suffit de saisir cette adresse e-mail.

   • Sélectionnez, copiez et collez les champs de fusion de contacts qui sont automatiquement remplacés par les adresses associées à chaque client et à chaque transaction lors de la génération de l’e-mail. Par exemple, si vous prévoyez d’utiliser ce modèle pour plusieurs e-mails envoyés à différents destinataires, vous pouvez saisir un champ de fusion de contacts dans la À champ. Le champ de fusion est remplacé par les informations de votre client lorsque le courriel est généré. Pour obtenir une liste des champs de fusion du modèle d’e-mail, reportez-vous à la section Champs de fusion pour les modèles d’e-mail.

     Utiliser des virgules pour saisir plusieurs adresses dans un seul champ.

4. Vous pouvez également sélectionner Inclure le logo pour ajouter le logo de votre société.

   Sélectionnez l’icône Logo en position verticale et la Logo en position horizontale au besoin.

   Pour afficher ou ajouter le fichier image du logo de votre société : Aller à Société > Mise en place > Configuration > Société. Ensuite, sur le Informations générales , faites défiler jusqu’au Logos et texte imprimés et voir la section Dans les modèles d’e-mail champ.

5. Saisissez le Objet et Contenu du message. Saisissez l’objet et le message que vous voulez inclure dans chaque e-mail basé sur ce modèle. Si nécessaire, saisissez des champs de fusion pour ajouter des informations spécifiques à vos clients lorsque vous générez le courriel. En outre, vous pouvez utiliser le balisage HTML pour personnaliser et mettre en forme le message. Référez-vous à notre Exemples de modèles d’e-mail pour voir comment utiliser le texte brut, le balisage HTML et les champs de fusion dans un modèle d’e-mail.

   Si la touche Entrée ne parvient pas à créer des lignes distinctes dans votre message, accédez à Société > Tous > Mes préférences, et sous la section Personnaliser le comportement interactif, désactiver Activer Tab sur la touche Entrée.

   Pour laisser cette option sélectionnée, créez des lignes distinctes dans votre modèle d’e-mail en ajoutant manuellement le balisage HTML <br> à la fin de chaque ligne.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Après avoir créé et enregistré votre modèle d’e-mail, vous pouvez Affectez le modèle à un client ou à un définition de transaction.

Personnaliser le modèle d’e-mail lors de la livraison

Les modèles d’e-mails sont principalement utilisés pour envoyer efficacement des messages standard contenant des informations clés et document pièces jointes à de nombreux clients à la fois.

Vous pouvez utiliser un modèle d’e-mail standard chaque mois, mais ce mois-ci, vous souhaitez signaler quelque chose à un client spécifique à propos de sa facturation. Pour envoyer un message personnalisé à un client particulier, choisissez entre deux options.

Option	Remarques
Créez un nouveau modèle d’e-mail pour ce client spécifique. Remplacer le modèle d’e-mail attribué lorsque vous envoyez l’e-mail à votre client.	Cette solution est efficace pour envoyer des messages personnalisés à un ou deux clients. Une fois que vous avez terminé d’utiliser le modèle personnalisé, vous pouvez définir son statut sur Inactif les autres utilisateurs ne l’utiliseront donc pas.
Saisissez votre message personnalisé à votre client dans la Message (documents de vente) ou le champ Descriptif (Renouvellements de contrat) de la transaction souhaitée. Incluez la Champ de fusion Dans votre modèle d’e-mail ( {!SODOCUMENT.MESSAGE!} Pour les documents de vente ou {!CONTRACT.DESCRIPTION!} pour les renouvellements de contrat). Remplacer le modèle d’e-mail attribué lorsque vous envoyez l’e-mail à votre client.	Cette solution est efficace pour envoyer des messages personnalisés à de nombreux clients. En ajoutant le champ de fusion approprié à votre modèle d’e-mail, vous référencez le Message dans vos documents de vente ou dans le Descriptif Champ dans vos contrats spécifique à la facture ou au contrat individuel. Lorsque vous envoyez l’e-mail à l’aide de ce modèle d’e-mail, vos remarques spécifiques sur la transaction spécifique dans la Message ou Descriptif sera inclus.

Modifier un modèle d’e-mail

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Dans la liste Modèles d’e-mail, recherchez le modèle que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez Modifier.
3. Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations suivant les besoins. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Descriptions des champs.

Afficher un modèle d’e-mail

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez afficher.

3. Sélectionnez Plus d’actions >Voir à la fin de la ligne.

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Pour plus de détails sur un modèle d’e-mail spécifique, sélectionnez Voir à côté.

Supprimer un modèle d’e-mail

Vous pouvez supprimer un modèle d’e-mail de la liste Modèles d’e-mail. Vous ne pouvez pas récupérer un modèle supprimé. Si vous n’êtes pas sûr de vouloir supprimer la fiche, définissez l’icône Statut du modèle d’e-mail à Inactif.

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Société > Mise en place > Paramètres > Modèles d’e-mail.

2. Cochez la case en regard du modèle d’e-mail que vous souhaitez supprimer.
3. Sélectionnez Supprimer.

Descriptions des champs

Champs de la section Informations générales

Champ	Descriptions
Nom	Utilisez un nom qui vous aide à identifier le modèle à partir d’une liste de sélection. Par exemple, Facture de vente-mensuelle.
Description	Saisissez les informations que vous souhaitez conserver avec cette fiche.
Type de modèle	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de transaction qui utilisera le modèle d’e-mail. Les options sont les suivantes : facture CC : cette modèle d'e-mail est utilisée pour les factures envoyées par e-mail depuis Comptes clients. Relevé CC : ce modèle d’e-mail est utilisé pour les relevés envoyés par e-mail depuis l’application Comptes clients. Contrat : ce modèle d’e-mail est utilisé pour les renouvellements dans l’application Contrats. Transaction Ventes : ce modèle d’e-mail est utilisé pour les factures envoyées par e-mail à partir de l’application Ventes (qui inclut les factures générées à partir de Contrats ou de Projets). Transaction d’achats : ce modèle d’e-mail est utilisé pour les transactions d’achats (qui incluent les commandes d’achat, les demandes d’achat, etc.). Demande de modification : le modèle d'e-mail sera utilisé pour communiquer projet les demandes de modification avec les fournisseurs ou les propriétaires de projet.
Pièces jointes	La sélection d’une option de pièce jointe affecte le courriel en augmentant sa taille pour inclure le courriel lui-même, toutes les pièces jointes et le PDF de la facture de projet. Dépasser les limites de taille des e-mails peut empêcher la livraison des e-mails utilisant ces options. Inclure toutes les pièces jointes du document dans l’e-mail Cochez cette case pour inclure les documents joints à la transaction, tels que les reçus, dans l’e-mail que vous envoyez à partir d’une transaction. Le format des pièces jointes envoyées par courriel correspond à celui dans lequel elles ont été jointes à la transaction. Par exemple, si vous avez joint un fichier TXT, le fichier est envoyé au format TXT. La sélection de cette option inclut tous les documents d’une transaction chaque fois que vous envoyez un e-mail à l’aide de cette option de modèle. Inclure toutes les pièces jointes des documents sources dans l’e-mail Cochez cette case pour inclure toutes les pièces jointes du document source liées à une facture de projet lors de l’envoi de la facture par e-mail. Le format des pièces jointes envoyées par courriel correspond à celui dans lequel elles ont été jointes à la transaction. Par exemple, si vous avez joint un fichier TXT, le fichier est envoyé au format TXT.
Afficher les dates dans le paramètre de préférence de l’utilisateur	Par défaut, le format de date pour les champs de fusion de dates utilisés dans l’e-mail est MM/JJ/AAAA. Cochez la case pour utiliser le format de date défini dans les préférences personnelles de l’utilisateur qui envoie l’e-mail. Exemple Une organisation européenne envoie des factures à des clients européens et américains. Les clients européens préfèrent le format de date JJ/MM/AAAA. Les clients américains préfèrent le format de date MM/JJ/AAAA. La personne qui envoie les factures par e-mail peut avoir sa préférence de format de date définie sur JJ/MM/AAAA, mais elle peut utiliser un modèle d’e-mail pour envoyer des e-mails en utilisant l’option de format de date préférée du client : La case à cocher apparaît uniquement lorsque le type de modèle est : Transactions des ventes : Transactions d’achats : Documents des Comptes clients (factures, relevés et avis de relance)
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus le modèle d’e-mail et que vous souhaitez le supprimer des listes déroulantes, sélectionnez Inactif. Vous pouvez toujours afficher les modèles d’e-mail inactifs en sélectionnant l’icône Inclure inactif case à cocher dans la Modèles d’e-mail liste.

Adresses

Champs de la section Adresses

Champ	Descriptions
Adresse e-mail de réponse	Saisissez une adresse e-mail à laquelle vous souhaitez que le destinataire réponde. Cela correspond à la À partir de l’adresse e-mail que l’utilisateur voit dans la Imprimer ou envoyer par e-mail lorsqu’ils envoient un e-mail à partir d’une transaction.
Recherche de champs pour les contacts	Sélectionnez, copiez et collez les champs de fusion qui sont automatiquement remplacés par les adresses des clients associés lorsque vous envoyez un e-mail.
De 0 à 110 % CC Cci	Les destinataires de l’e-mail. Vous pouvez saisir un ou plusieurs champs de fusion dans chaque champ. Intacct remplace automatiquement les champs de fusion dans la À, CCet Cci Champs avec les adresses e-mail associées à vos clients et à votre société au moment de la génération de l’e-mail. Séparez les adresses électroniques par une virgule.

Contenu du message

Champs de la section Contenu du message

Champ	Descriptions
Recherche de champs pour les éléments de document Recherche de champs pour les éléments de l’entreprise	Sélectionner, copier et coller Champs de fusion qui sont automatiquement remplacés par des informations et des valeurs de transaction dans la ligne d’objet ou le contenu du message lorsque vous générez un e-mail.
Objet	Saisissez une combinaison de champs de texte et de fusion comme vous le souhaitez pour créer une ligne d’objet informative. Ce champ est obligatoire.
Ajuster la tonalité	Sélectionnez une option pour que Copilot rende votre message plus formel ou informel. Après avoir sélectionné une option, sélectionnez Générer. Copilot crée un nouveau brouillon avec le texte mis à jour. Si vous avez plusieurs brouillons, vous pouvez utiliser les flèches dans le coin supérieur droit de cette section pour naviguer de l’un à l’autre. Si vous avez directement modifié le texte du message, ces modifications ne sont pas reflétées dans les brouillons générés par Copilot. Apportez donc des modifications au message après avoir ajusté le ton. Ce champ n’est disponible que pour Espace de travail de clôture et Analyse des écarts Modèles.
Ajuster la longueur	Sélectionnez une option pour que Copilot allonge ou raccourcisse votre message. Après avoir sélectionné une option, sélectionnez Générer. Copilot crée un nouveau brouillon avec le texte mis à jour. Si vous avez plusieurs brouillons, vous pouvez utiliser les flèches dans le coin supérieur droit de cette section pour naviguer de l’un à l’autre. Si vous avez directement modifié le texte du message, ces modifications ne sont pas reflétées dans les brouillons générés par Copilot. Apportez donc les modifications nécessaires au message après avoir ajusté la longueur. Ce champ n’est disponible que pour Espace de travail de clôture et Analyse des écarts Modèles.
Message	Saisissez une combinaison de texte, de champs de fusion et de balisage HTML pour créer et personnaliser votre message. Ce champ est obligatoire. Si vous travaillez sur un modèle pour Espace de travail de clôture ou Analyse des écarts, un message par défaut s’affiche dans cette zone, mais vous pouvez le modifier.
Inclure le logo	Cochez cette case pour inclure la Fichier image du logo identifiée sur la page Informations sur la Société dans le modèle d’e-mail.
Position verticale du logo	Indiquez si le logo apparaît en haut ou en bas de l’e-mail. Ce champ s’affiche uniquement si vous sélectionnez Inclure le logo.
Position horizontale du logo	Indiquez si le logo apparaît à gauche ou à droite de l’e-mail. Ce champ s’affiche uniquement si vous sélectionnez Inclure le logo.