Configurer le traitement des calendriers de contrat

Les administrateurs de Sage Intacct peuvent configurer la date de mise en service de votre société et définir le compte de compensation à utiliser pour traiter les calendriers de contrat rétrospectifs. Dans les sociétés multi-entités, les administrateurs configurent le traitement des calendriers de contrat au niveau de l’entité.

Abonnement	Contrats
Disponibilité régionale	Australie Canada Afrique du Sud Royaume-Uni États-Unis
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions	Administration Abonnements aux applications : Lister, Afficher, S’abonner, Configurer Contrats Traiter les calendriers de contrat : Lister, Afficher, Traiter les contrats

Avant de configurer le traitement des calendriers de contrat

Déterminez les éléments de données suivants avant de configurer le traitement des calendriers de contrat :

Date de mise en service : Date à laquelle vous avez l’intention de commencer à utiliser l’application Contrats pour les nouveaux contrats ou les contrats en cours. Il s’agit de la date à partir de laquelle les écritures planifiées des contrats seront comptabilisées dans le GL.

Compensation historique du compte du grand livre : Identifiez ou créez un compte du Grand Livre à utiliser pour réaffecter les valeurs payées. Ce compte sera net à zéro. Les environnements multi-entités peuvent utiliser le même compte ou des comptes différents pour chaque entité.

Le tableau suivant présente les paramètres de compte du Grand Livre recommandés.

Valeur suggérée par champ de compte du Grand livre
Champ Compte du GL	Valeur suggérée
Catégorie	Choisissez une catégorie d’actif, par exemple « Autres actifs » ou « Trésorerie et équivalents »
Type de compte	Bilan
Solde	Débit
Période et type de clôture	Non clôturé

Configurer le traitement des calendriers de contrat

Les utilisateurs professionnels disposant de privilèges d’administrateur peuvent configurer le traitement des calendriers de contrat.

Vous devez configurer une date de mise en service avant Importation de lignes de contrat. Lors de l’importation, Sage Intacct signale les écritures de calendrier dont les dates de comptabilisation sont antérieures à la date de mise en service comme « Historiques ». La fonction Traiter les calendriers de contrat traite uniquement les écritures planifiées marquées comme « Historiques ».

Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus >Traiter les calendriers de contrat.
Cliquez sur Configurer.
Utilisez l’outil de calendrier dans la Date de mise en service pour sélectionner la date à laquelle et après laquelle les écritures planifiées seront comptabilisées dans le GL.
Utilisez la Compte de compensation historique liste déroulant pour sélectionner les compte à utiliser pour réaffecter les soldes payés.
Sélectionnez Enregistrer.

Modifier la date de mise en service

Vous pouvez modifier la date de mise en service si nécessaire. Lorsque vous modifiez la date de mise en service, Intacct définit ou supprime l’indicateur historique, le cas échéant, pour les entrées du calendrier dont les dates de comptabilisation planifiées sont antérieures à la nouvelle date de mise en service.

Si vous avez déjà saisi des transactions en cours, la nouvelle date de mise en service doit être antérieure ou égale à la date de comptabilisation de la première transaction en service. Si vous souhaitez remplacer la date de mise en service par une date antérieure à la date de mise en service initiale et que vous avez déjà traité les écritures de calendrier historiques qui se produisent après cette nouvelle date, vous devez d’abord compenser les revenus associés et supprimer les factures applicables pour toutes les planifications de contrat concernées.

Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus >Traiter les calendriers de contrat.
Sélectionnez Configurer.
Le Configurer le traitement des planifications de contrats Une fenêtre contextuelle apparaît.
Utilisez l’outil de calendrier dans la Date de mise en service pour sélectionner une nouvelle date.
Sélectionnez Enregistrer.

Verrouiller le traitement des calendriers de contrat

Une fois le traitement de tous les calendriers de contrat terminé, verrouillez le traitement des calendriers de contrat pour votre société. Dans un environnement multi-entités, verrouillez-le pour chaque entité. Le verrouillage permet d’éviter que les entrées du calendrier soient marquées comme « Historiques » et de créer des transactions de contrats actifs. Par exemple, si vous essayez de générer une facture planifiée à partir de la date de mise en service lorsque le traitement des calendriers de contrat est déverrouillé, un message d’erreur s’affiche. Lorsqu’elle est verrouillée, Intacct génère la facture.

Notez que le comportement suivant est attendu :

Vous ne pouvez pas verrouiller une entité si elle présente des contrats avec des écritures planifiées historiques qui n’ont pas été traitées.
Une fois qu’une entité est verrouillée, il est impossible d’antidater les transactions en cours à une date antérieure à la date de mise en service.

Ne pas verrouiller le traitement des calendriers de contrat tant que tous les contrats historiques n’ont pas été traités. Si vous trouvez des contrats historiques que vous souhaitez traiter après avoir défini le verrouillage, vous ne pouvez déverrouiller le traitement des calendriers de contrat que si vous n’avez pas créé de transactions en cours. Si vous avez créé des transactions en cours, vos options sont les suivantes :

Supprimez toutes les transactions en cours, déverrouillez le traitement des calendriers de contrat et traitez les contrats historiques.
Si vous ne pouvez pas supprimer toutes les transactions en cours, créez des écritures de journal pour ajuster vos soldes historiques et futurs. Consultez votre responsable de mise en œuvre pour plus de détails.

Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus >Traiter les calendriers de contrat.
Cliquez sur Configurer.
Sélectionnez l’icône Verrouillé case à cocher.
Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs

Configurer les descriptions des champs de traitement des calendriers de contrat
Champ	Description
Date de mise en service	Date à partir de laquelle les écritures planifiées seront comptabilisées dans le Grand livre. Il s’agit de la date à laquelle vous avez l’intention de commencer à utiliser l’application Contrats pour les contrats en cours ou les nouveaux contrats.
Verrouillé	Une fois le traitement de tous les calendriers de contrat terminé, verrouillez l’entreprise. Dans les environnements multi-entités, verrouillez chaque entité. Le verrouillage permet d’éviter que les entrées du calendrier soient marquées comme « Historiques » et de créer des transactions de contrats actifs. Vous ne pouvez pas verrouiller une entité si elle présente des contrats avec des écritures planifiées historiques qui n’ont pas été traitées. Une fois qu’une entité est verrouillée, il est impossible d’antidater les transactions en cours à une date antérieure à la date de mise en service. Vous ne pouvez déverrouiller le traitement des calendriers de contrat que si vous n’avez pas créé de transactions en cours. Si vous avez créé des transactions en cours, vous pouvez supprimer toutes les transactions en cours, puis déverrouiller le traitement des calendriers de contrat.
Compte de compensation historique	Identifiez/créez un compte de compensation à utiliser pour le traitement des calendriers de contrat configuration. Ce compte sera net à zéro. Vous pouvez utiliser le même compte pour chaque entité ou vous pouvez avoir des comptes différents.