Aperçu des instantanés

Un instantané d’aperçu est un ensemble de données enregistré représentant un groupe de factures potentielles à un moment donné. Vous pouvez utiliser les données d’aperçu des instantanés dans les rapports personnalisés, tels que les prévisions de factures ou les rapports de pré-facturation fournisseur.

À propos des instantanés d’aperçu

Sur la page Générer les factures, vous avez la possibilité de définir des critères de filtre, puis d’exécuter Aperçu, qui vous permet d’examiner les données facture avant de créer les factures. Lorsque vous exécutez l’aperçu, Intacct affiche toutes les factures qui répondent aux critères de filtre donnés avec les données existantes à ce moment-là. Vous pouvez enregistrer ce jeu de données en tant que Aperçu de l’instantané puis utiliser l’instantané d’aperçu dans un rapport personnalisé.

Notez les informations suivantes concernant les instantanés d’aperçu :

• Un instantané d’aperçu est statique et capture à quoi ressemblent les données de la facture au moment de la création de l’instantané.
• Vous ne pouvez pas « modifier » un instantané. Si vous souhaitez obtenir des données différentes, vous pouvez modifier les transactions facturables applicables ou définir d’autres filtres facture générer, exécuter à nouveau l’aperçu, puis créer un autre instantané d’aperçu incluant les données modifiées.
• Comme vous pouvez créer autant d’instantanés d’aperçu que vous le souhaitez, vous pouvez vous retrouver avec de nombreux instantanés d’aperçu. Vous pouvez supprimer les instantanés d’aperçu selon vos besoins, car la suppression de ces fiches n’a aucun effet sur les données facture réelles.
• Bien qu’Intacct vous fournisse un exemple de rapport personnalisé pour commencer, vous devez créer vos propres rapports personnalisés pour utiliser les données d’aperçu de l’instantané.
• Vous ne pouvez pas générer de factures à partir d’un instantané d’aperçu. Vous pouvez générer des factures à l’aide des mêmes critères de filtre sélectionnés et des mêmes données d’effet que celles utilisées par un instantané d’aperçu, mais les données de la facture peuvent être différentes si des modifications ont été apportées aux données de transaction facturables.

Créer un instantané d’aperçu

Vous créez un instantané d’aperçu sur la page Générer les factures. Vous pouvez créer autant d’instantanés d’aperçu que vous le souhaitez. Si vous savez que vous allez créer de nombreux instantanés d’aperçu, vous pouvez utiliser une convention de nommage qui commence par la date/heure de création de l’instantané d’aperçu, afin de pouvoir facilement sélectionner l’instantané d’aperçu approprié lorsque vous exécutez un rapport. Par exemple, « 15/06/AA-10:30 Exécution de la pré-facture fournisseur ».

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures.

2. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Définissez les filtres, le cas échéant.
   • Utilisez la Politique de facturation liste déroulante pour sélectionner un Filtre configuré.

   Utilisez des filtres d’exception pour afficher un aperçu ou un rapport sur les transactions facturables qui peuvent être incluses dans les factures de projet, mais qui sont actuellement exclues de la facturation en raison du statut d’approbation et/ou de problèmes de prix.

3. Sélectionnez Aperçu.

   Intacct affiche toutes les factures qui répondent aux critères de filtre.

4. Si vous ne voyez pas les résultats souhaités, ajustez les critères de filtre et sélectionnez Aperçu encore.
5. Lorsque vous êtes satisfait des résultats, sélectionnez Plus d’actions et sélectionnez Créer un instantané d’aperçu.

6. Dans le Créer un instantané d’aperçu , entrez une Nom pour l’instantané d’aperçu et sélectionnez D’accord.

   Intacct affiche une coche et un lien vers l’instantané d’aperçu en haut de la page.

7. Si vous souhaitez voir l’instantané d’aperçu, sélectionnez l’icône Afficher l’instantané en haut de la page.

Afficher un instantané d’aperçu

1. Aller à Contrats > Tous >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Recherchez l’instantané que vous souhaitez afficher.
3. Sélectionnez le nom de l’instantané.
4. Pour afficher les détails d’une facture potentielle particulière, sélectionnez l’icône Lien du montant en devise de transaction en regard de la facture souhaitée.

1. Aller à Contrats > Tous >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Dans le Aperçu des instantanés Liste, sélectionnez Voir en regard de l’instantané d’aperçu souhaité.
3. Pour afficher les détails d’une facture potentielle particulière, sélectionnez l’icône Lien du montant en devise de transaction en regard de la facture souhaitée.

Utiliser un instantané d’aperçu dans un rapport personnalisé

Vous avez besoin d’un rapport personnalisé configuré pour être utilisé avec des instantanés d’aperçu. Intacct fournit un exemple d’instantané d’aperçu de facture rapport que vous pouvez utiliser comme point de départ pour créer votre propre rapport personnalisé. Découvrez comment Installer l’exemple de rapport d’instantané d’aperçu de facture.

La procédure suivante décrit l’utilisation d’un instantané d’aperçu dans l’exemple de rapport personnalisé Instantané d’aperçu de facture.

1. Aller à Rapports > Tous > Avancé > Rapports personnalisés.

2. Dans le Contrats Section, sélectionnez Aperçu de la facture.
3. Utilisez la Aperçu du nom de l’instantané liste déroulant pour sélectionner l’instantané d’aperçu souhaité.
4. Renseignez les champs du rapport Filtres, Le formatet Titres sections comme vous le souhaitez.
5. Sélectionnez Afficher.

Supprimer un instantané d’aperçu

Comme vous pouvez créer autant d’instantanés d’aperçu que vous le souhaitez, vous pouvez vous retrouver avec de nombreux instantanés d’aperçu. Vous pouvez supprimer les instantanés d’aperçu selon vos besoins, car la suppression de ces fiches n’a aucun effet sur les données facture réelles.

1. Aller à Contrats > Tous >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Recherchez l’instantané que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Contrats > Tous >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Cochez la case dans la Supprimer colonne à côté de chaque instantané d’aperçu souhaité.
3. Sélectionnez Supprimer. En fonction de vos préférences d’utilisateur, pour confirmer la suppression, sélectionnez Supprimer D’accord.

Descriptions des champs

Aperçu des descriptions des champs des instantanés

Champ	Description
Nom	Nom de l’instantané d’aperçu.
En date du	Date antérieure qui inclut les données de facture contenues dans l’instantané d’aperçu.
Date de début de facturation planifiée	Si l’instantané d’aperçu contient des données dans une certaine plage de dates, ce champ affiche la première date (début) de la plage de dates. Dans ce scénario, la Date d’effet affiche la date de fin de la plage de dates.
Définition de transaction	Définition de transaction proposée à utiliser lors de la génération des factures.
Date de comptabilisation dans le grand livre/Date de comptabilisation dans le grand livre	La facture et le grand livre proposés comptabilisent les dates à utiliser lors de la génération des factures. La présentation des champs de date dépend du Comptes clients de votre société Activer le remplacement de la date de comptabilisation GL lors de l’écriture Option de configuration. Si l’option est définie sur false, un champ nommé Date de comptabilisation de la facture et du grand livre Date de comptabilisation dans le grand livre apparaît. Si l’option est définie sur vrai, deux champs nommés Date de facture et Date de comptabilisation dans le grand livre apparaissent.
Message de facturation	Texte proposé pour apparaître sur les documents imprimés à partir des factures lors de la génération des factures.
Liste de prix pour la facturation du projet	Le cas échéant, affiche le projet tarif utilisé pour remplacer la tarification de toutes les transactions facturables liées aux projets dans l’instantané d’aperçu.
Facturer par	Les factures ont utilisé une ou plusieurs des options de facturation suivantes : Visite guidée sur les factures Contrat Client Projet
Filtres Transactions à inclure Filtres d’exception	Ces sections affichent les paramètres de filtre Générer des factures utilisés pour créer l’instantané d’aperçu. Voir Générer des factures Descriptions champ par champ pour obtenir des informations détaillées sur chaque filtre.
Résumé des factures	Affiche les informations suivantes : Le numéro de factures incluses dans l’instantané d’aperçu Le numéro de clients associés aux factures d’aperçu Le montant en tenue de compte total des factures d’aperçu combinées
Factures	Affiche les informations relatives aux factures potentielles incluses dans l’instantané d’aperçu.
Client	Le client associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le client dans une fenêtre de navigateur distincte.
Contrat	Le contrat associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contrat dans une fenêtre de navigateur distincte.
Visite guidée sur les factures	Le contact de facture fournisseur associé aux lignes de contrat associées au facture correspondant. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact de la facture fournisseur dans une fenêtre de navigateur distincte. Ce champ n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Facturer à.
Expédier à	Le contact d’expédition associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact d’expédition dans une fenêtre de navigateur distincte.
Projet	Le projet associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le projet dans une fenêtre de navigateur distincte. Cette option s’affiche uniquement si les options Facturer par sélectionnées incluent Projet.
Terme	Terme net utilisé pour la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher les conditions de paiement dans une fenêtre de navigateur distincte. Si la facture comprend plusieurs contrats avec plusieurs échéances, la facture utilise l’échéance nette identifiée sur la fiche du client.
Devise	La devise de transaction associée à la facture correspondante.
Montant en devise de transaction	Le montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de transaction du contrat. Sélectionnez le lien dans ce champ pour examiner les transactions facturables incluses dans la facture dans une fenêtre de navigateur distincte.
Montant de base	Montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de tenue de compte.