Politiques de factures - Contrats

À propos des politiques de factures

Une politique de facture est un ensemble de filtres enregistré. Vous pouvez utiliser les politiques de factures lorsque vous générez manuellement des factures à l’aide de la page Générer les factures. Vous pouvez utiliser des politiques de factures planifiées pour planifier automatiquement les exécutions de factures.

Utilisation des politiques de factures dans la page Générer les factures

La page Générer les factures contient de nombreux filtres pour vous permettre de limiter la priorité des factures que vous souhaitez créer dans une exécution facture donnée. L’utilisation de jeux de filtres enregistrés vous permet de gagner du temps en conservant les filtres fréquemment utilisés, afin de ne pas avoir à les sélectionner chaque fois que vous souhaitez générer des factures.

Vous pouvez créer autant de politiques de factures que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez avoir une politique de facture pour les factures d’un groupe de clients ou d’un type d’article particulier, ou vous pouvez avoir une politique de facture pour les factures associées à un projet particulier. Vous pouvez également utiliser les filtres d’exception pour créer une politique de facture afin de récupérer les données que vous pourriez utiliser dans un rapport d’exception de facture.

Pour utiliser la politique de facture, il vous suffit de sélectionner la politique de facture dans la Générer les factures , puis lancez l’aperçu de la facture ou l’exécution hors ligne.

Utilisation des politiques de factures planifiées

Vous pouvez utiliser des politiques de facturation pour lancer automatiquement l’exécution des factures de contrat selon une planification définie. Définissez les filtres et le calendrier dans les politiques de factures, puis laissez Sage Intacct faire le travail.

Découvrez comment Configurer la facturation planifiée.

Ajouter une politique de facture

Vous pouvez créer des politiques de facture à l’aide de la page Politique de facturation ou vous pouvez créer des politiques de facture pendant que vous utilisez la page Générer les factures. La différence entre les méthodes de création est que lorsque vous créez une politique de facture à l’aide de la page Politique de facture, vous pouvez sélectionner une option Date d’effet par défaut pour la politique de facture.

Par exemple, si Définir la date d’effet sur = « Fin de ce mois » et que ce mois est juin, Intacct utilisera par défaut la valeur En date du au 30 juin lorsque vous appliquez la politique de facture sur la page Générer les factures. Lorsque vous créez la politique de facture à partir de Générer les factures, , la page Définir la date d’effet sur Le champ est défini par défaut sur la date du jour.

Ajouter une politique de facture à l’aide de la page Politique de facturation

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Politiques de factures.

2. Dans le Nom , saisissez un identifiant significatif.

   Cet identifiant apparaîtra dans les listes de sélection applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de factures.

3. Utilisez la Définir la date d’effet sur liste déroulant pour sélectionner l’option qui déterminera la valeur par défaut En date du Lorsque vous appliquez la politique de facture dans la Générer les factures page.

4. Sélectionnez les autres filtres comme vous le souhaitez.

   Voir Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ.

5. Si cette politique de facture doit être utilisée pour un rapport d’exception de facture, sélectionnez le Filtres d’exception. Sinon, laissez ces filtres tels quels.
   Le Filtres d’exception sont uniquement destinés à la prévisualisation ou à la création de rapports. Vous ne pourrez pas générer des factures incluant des transactions non approuvées ou des transactions dont les prix sont manquants.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter une politique de facture à partir de la page Générer les factures

Vous pouvez créer une politique de facture à la volée pendant que vous utilisez la page Générer les factures. Vous pouvez créer rapidement plusieurs politiques de factures à partir de cette page en modifiant les filtres sélectionnés et en sélectionnant Enregistrer la politique de facturation.

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures.

2. Sélectionnez les filtres souhaités.

   Voir Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ. Le Date de comptabilisation de la facture et du grand livre Date de comptabilisation dans le grand livre Les champs ne s’appliquent pas à la politique de facture, mais sont nécessaires pour prévisualiser ou générer des factures.

3. Sélectionnez Enregistrer la politique de facturation.
4. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom significatif pour la politique de facture.
5. Sélectionnez OK.

Ajouter une politique de facture planifiée

Vous pouvez soit créer de nouvelles politiques de facture avec des informations de planification, soit modifier les politiques existantes pour inclure des planifications.

Notez que le comportement suivant est attendu :

• Si vous créez la politique de facture planifiée au niveau général d’une société multi-entités, vous pouvez attribuer la politique de facture à plusieurs entités à utiliser.
• Si vous créez la politique de facture planifiée au niveau de l’entité, la politique de facture ne peut être utilisée que par cette entité.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Politiques de factures.

2. Dans le Nom , saisissez un identifiant significatif.

   Cet identifiant apparaîtra dans les listes de sélection applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de factures.

3. Utilisez la Définissez « Date d’effet » sur liste déroulant pour sélectionner l’option qui déterminera la valeur par défaut En date du lorsqu’Intacct exécute la politique de facture.

   Ce champ utilise la méthode Prochaine date d’exécution comme point de référence. Par exemple, si vous spécifiez Fin de mois car le Définissez « Date d’effet » sur et la valeur Prochaine date d’exécution est le 1er août, puis Intacct filtre les factures à partir du 31 août lorsqu’il exécute la politique de facture.

4. Sélectionnez l’icône Planifié case à cocher.

   Intacct affiche les champs liés à la planification des politiques de facture.

5. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’icône Date de début pour le calendrier.

   Le Date de début Doit être égale ou postérieure à la date d’aujourd’hui. Cette date sera la Prochaine date d’exécution pour la première exécution de la politique de facture. La date de la prochaine exécution correspondent à la date de facture et à la date de comptabilisation du Grand livre pour toutes les factures planifiées.

6. Utilisez la Se répète et Chaque champs permettant de spécifier la fréquence à laquelle le calendrier se produit.

   Par exemple, si Se répète = Mois et Chaque = 1, alors Intacct exécutera la politique de facture une fois par mois.

7. Sélectionnez les autres filtres comme vous le souhaitez.

   Voir Politique de facturation : Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ.

8. Sélectionnez Enregistrer.

9. Vous pouvez également tester la politique de facture à l’aide de l’option Aperçu dans la Générer les factures page.

   Si l’aperçu n’affiche pas les résultats attendus, modifiez la politique de facture pour ajuster les filtres.

Prochaines étapes : Si vous avez créé la politique de facture planifiée au niveau général, Attribuez la politique de facture aux entités concernées. Si votre société est une société à entité unique, votre société peut désormais être considérée comme le niveau général. Vous devez donc affecter la politique de facture au niveau général.

Modifier une politique de facture

Vous pouvez modifier tous les champs de la politique de facture, à l’exception de Nom. Les modifications apportées à une politique de facture sont immédiates et seront visibles la prochaine fois que vous utiliserez la politique de facture sur la page Générer les factures.

Si vous souhaitez modifier le calendrier d’une politique de facture planifiée qui a déjà été traitée, vous devrez peut-être compenser les paramètres de calendrier existants, puis définir de nouveaux paramètres.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Politiques de factures.

2. Recherchez la stratégie que vous souhaitez modifier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Politiques de factures.

2. Sélectionnez Modifier en regard de la politique de facture applicable.
3. Modifiez les champs souhaités et sélectionnez Enregistrer.

Politique de suppression d’une facture

Vous pouvez supprimer une politique de facture non planifiée si nécessaire. Vous pouvez également définir le statut sur Inactif pour éviter qu’il ne soit utilisé pour générer des factures.

Vous pouvez supprimer une politique de facture planifiée si elle n’est pas associée à une exécution de facture ou si elle n’est pas mise en file d’attente pour une exécution planifiée.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Politiques de factures.

2. Recherchez la stratégie que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Politiques de factures.

2. Sélectionnez Supprimer en regard de la politique de facture applicable.

   Intacct vous invite à confirmer la supprimer.

3. Sélectionnez OK.

Arrêter une politique de facture planifiée

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour arrêter une politique de factures planifiées :

• Désactiver la politique de facture
• Effacer les paramètres de planification de la politique de facture

Désactiver une politique de facture

Vous pouvez désactiver une politique de facture (définissez le statut sur Inactif), ce qui empêche son utilisation pour générer des factures, mais conserve la politique de facture à des fins d’historique. Les politiques de factures inactives ne s’affichent dans aucune liste déroulante.

La désactivation d’une politique de factures planifiées efface les paramètres de planification et arrête la planification. Toutefois, si la politique de facture est mise en file d’attente de traitement, la définition de la politique de facture sur Inactif ne la supprime pas de la file d’attente. Intacct terminera le traitement en cours, puis arrêtera le calendrier.

Si vous réactivez une politique de facture inactive, Intacct ne traitera pas les dates d’exécution ignorées car le calendrier n’existe plus. Vous pouvez saisir un nouveau Date de début et les informations de planning si vous les redéfinissez sur Actif.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Politiques de factures.

2. Recherchez la stratégie que vous souhaitez désactiver.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Utilisez la liste déroulante dans la Statut Champ à sélectionner Inactif.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Politiques de factures.

2. Sélectionnez Modifier en regard de la politique de facture applicable.
3. Utilisez la liste déroulante dans la Statut Champ à sélectionner Inactif.

4. Sélectionnez Enregistrer.

   Intacct vous invite à confirmer la désactivation.

5. Sélectionnez OK.

Effacer les paramètres de planification de la politique de facture

Si vous souhaitez toujours utiliser la politique de facture pour générer des factures, mais que vous ne souhaitez pas qu’elle soit planifiée, vous pouvez compenser les paramètres du calendrier.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Politiques de factures.

2. Recherchez la stratégie pour laquelle vous souhaitez compenser les paramètres du calendrier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Effacez la Planifié case à cocher.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Politiques de factures.

2. Sélectionnez Modifier en regard de la politique de facture applicable.
3. Effacez la Planifié case à cocher.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs

Descriptions des champs des politiques de factures

Champ	Description
Nom	Un court identifiant pour la politique de facture. Cet identifiant apparaîtra dans toutes les listes de sélection de politique de facture applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de factures.
Description	Une description pertinente de la politique de facture.
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus cette politique de facture et que vous ne souhaitez pas qu’elle apparaisse dans les listes déroulantes, sélectionnez Inactif. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer à côté de la Statut pour l’enlever.

Facturation automatique

Découvrez comment Configurer la facturation planifiée.

Descriptions des champs de facturation automatique

Champ	Description
Prévue	Cochez cette case si vous souhaitez que cette politique de facture soit utilisée pour planifier des exécutions automatiques de factures. Lorsque vous sélectionnez ce champ, d’autres champs liés à la planification apparaissent. Pour les entreprises qui ont souscrit à des contrats avant le 19 août 2022 : Cette case à cocher s’affiche uniquement si vous définissez Activer les politiques de factures planifiées à vrai dans le Configurer les contrats page.
Date de début	Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une date égale ou postérieure à la date d’aujourd’hui. Il s’agit de la date à laquelle la politique de facture planifiée commencera. Si vous choisissez un intervalle mensuel, la date ici définit la date d’exécution. Par exemple, si vous choisissez le 15 mai comme date de début et que l’intervalle de répétition est tous les mois, le calendrier s’exécute le 15 de chaque mois.
Prochaine date d’exécution	Si vous créez la politique de facture au niveau de l’entité, Intacct renseigne automatiquement ce champ avec les éléments Date de début. Si vous créez la politique de facture au niveau général, Intacct ne remplira pas ce champ tant que vous n’aurez pas attribué la politique de facture à au moins une entité à l’aide de l’icône Configuration des politiques de factures Onglet de la Configurer les contrats page. La politique de facture n’est pas planifiée tant que vous ne l’avez pas affectée à au moins une entité. La date de la prochaine exécution correspondent à la date de facture et à la date de comptabilisation du Grand livre pour toutes les factures planifiées.
Se répète Chaque	Spécifiez la fréquence à laquelle le calendrier doit se produire. Par exemple, si Se répète = Mois et Chaque = 1, alors Intacct exécutera la politique de facture une fois par mois. Si Se répète = Jours et Chaque = 1, Intacct exécute la politique de facture tous les jours.

Options d’exécution de la facture

Descriptions des champs des options d’exécution des factures

Champ	Description
Facturer par	Les options sont les suivantes : Facturer à : regroupez la facture par contact de facturation unique au niveau des lignes du contrat. Afin d’obtenir des résultats corrects, les Ventes doivent être configurées avec Activer les contact de facture fournisseur au niveau des lignes (Contrats uniquement) Définissez sur « vrai ». Contrat : générez une facture unique par contrat en fonction des critères de filtre donnés. Client : regroupez les contrats par client en une ou plusieurs factures. Si vous créez des contrats pour le même client au sein d’entités différentes ou avec des devises de transaction différentes, il se peut que vous voyiez plusieurs factures par client. L’option Client est toujours requise, car un client est spécifique à un contrat ou à un projet. Projet : Générez une facture unique pour chaque projet associé à un contrat en fonction des critères de filtre donnés. Si un projet est configuré pour facturer avec le parent, Intacct inclut le projet enfant dans la facture du projet parent. En savoir plus sur Consolidation des factures.
Définissez « À partir de la date » sur	Sélectionnez une option qui déterminera la valeur par défaut En date du paramètre lorsque vous appliquez la politique de facture sur la page Générer les factures ou lorsqu’Intacct exécute la politique de facture planifiée. Ce champ se comporte comme suit : Comportement sur la page Générer les factures : Le Définissez « Date d’effet » sur Les options sont liées à la date à laquelle vous appliquez la politique de facture sur la page Générer les factures. Par exemple, si vous utilisez une politique de facture dont cette option est définie sur Fin de ce mois et la date d’aujourd’hui est le 5 juin, le En date du sera défini par défaut sur le 30 juin. Comportement dans les politiques de factures planifiées : Le Définissez « Date d’effet » sur Les options sont relatives au Prochaine date d’exécution. Par exemple, si vous spécifiez Fin de mois car le Définissez « Date d’effet » sur et la valeur Prochaine date d’exécution est le 1er août, puis Intacct filtre les factures à partir du 31 août lorsqu’il exécute la politique de facture. Les options sont les suivantes : Aujourd’hui Hier Fin de cette semaine Fin de la semaine dernière Début de ce mois Fin de ce mois Fin du mois dernier Les options « Fin de cette semaine » et « Fin de la semaine dernière » sont relatives au paramètre La semaine commence le Informations sur la Société page. Par exemple, supposons que vous sélectionnez « Fin de cette semaine ». Si la semaine commence le = « Dimanche » dans la page Informations sur la Société, la fenêtre En date du sera défini par défaut sur la date du samedi de la semaine en cours.
Définition de transaction	Définit la définition de transaction à utiliser pour les factures générées à l’aide de cette politique de facture. La liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction définies pour comptabilisation dans Comptes clients et pour lesquelles les options Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément et Activer pour les contrats sont définies sur « vrai ». En savoir plus sur Exigences de définition de transaction de facture contrat.
Liste de prix pour la facturation du projet	Utilisez le liste déroulant pour sélectionner une tarif à utiliser pour remplacer la tarification des transactions facturables liées aux projets. Cette tarif remplace toutes les tarif définies sur le définition de transaction, le client, etc. sélectionné.

Filtres

Descriptions des champs de filtre

Champ	Description
Contrat ou groupe de contrats Projet ou groupe de projet Employé ou groupe d’employés Client ou groupe de clients Article ou groupe d’articles Service ou groupe de services Emplacement ou groupe d’emplacement Classe ou groupe de classe	Utilisez ces filtres à double usage pour sélectionner une seule dimension ou un groupe de dimension. Par exemple, sélectionnez un article individuel ou un groupe de dimension d’article dans le champ Article/groupe. Les filtres Projet/Groupe et Collaborateur/Groupe s dimension’affichent en fonction des paramètres de dimension de la Configuration du GL. Vous pouvez définir des groupes de dimensions de contrat qui incluent des contrats basés sur des périodes de facturation. Vous pouvez avoir un groupe de contrats que vous facture le 15e jour du mois, un autre que vous facture le dernier jour du mois, etc.
Type de contrat	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux factures sélectionnées Type de contrat.
Devise du contrat	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures des contrats associés à la devise de transaction sélectionnée. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multi-devises.
Type de projet	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux factures sélectionnées Type de projet. Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée à Projets.
Responsable projet	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux projets associés au chef de projet sélectionné. Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée à Projets.
Type de client	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux factures sélectionnées Type de client.
Transactions à inclure	Par défaut, tous les types de transactions sont sélectionnés pour être inclus dans facture aperçu et la génération de facture. Si vous ne souhaitez pas inclure une transaction, décompensez la case à cocher en regard de celle-ci. Les options sont les suivantes : Contrats Utilisation des contrats Feuilles de temps* Dépenses* Factures des Comptes fournisseurs* Transactions d’achats* * Applicable uniquement aux contrats associés à des projets.

Le Exception Les filtres ne sont pas sélectionnables si Planifié = Vrai.

Descriptions des champs de filtre des exceptions

Champ	Description
Statut d’approbation	Choisissez l’une des options suivantes : Uniquement approuvées : filtre les transactions facturables qui sont approuvées. Uniquement non approuvées : filtre les transactions facturables (telles que les factures fournisseurs, les rapports de dépenses et les feuilles de temps) qui n’ont pas été comptabilisées dans le grand livre et qui sont à l’état Brouillon, Soumis ou Refusé. Tous : sélectionnez cette option pour ignorer le statut d’approbation lors du filtrage des résultats.
Afficher uniquement les articles dont les prix sont vides	Filtre la liste pour afficher uniquement les transactions facturables pour lesquelles il manque des prix. Utilisez cette option pour créer un rapport d’exception.