Créer une définition de ventilation de transaction

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• Configurer les ventilations de transactions pour les transactions d’achats

Configurez une définition de ventilation de transaction à utiliser sur les factures, les factures fournisseurs, les écritures de journal ou les transactions d’achats.

1. Aller à Grand livre > Configuration >, puis sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Ventilations de transactions.

2. Saisissez les informations suivantes :

Description des champs de la section d’en-tête

Nom de champ	Description
ID de ventilation	L’ID sert de nom de la définition de ventilation de transaction. Par exemple, supposons que vous disposiez de 4 services et que vous répartissez les coûts de maintenance compte tenu de la superficie, mais que vous répartissez de manière égale les coûts liés à Internet. Vous pouvez créer une définition de ventilation de transaction appelée MAINTENANCE et une autre appelée INTERNET. Saisissez un identifiant qui reflète une période si vous évaluez régulièrement vos ventilations et que vous souhaitez conserver l’historique des ventilations antérieures (par exemple, MAINTENANCE-2025). Vous ne pouvez pas modifier l’identifiant de ventilation après avoir enregistré la définition de ventilation de transaction.
Description	Permet de décrire la ventilation de transaction pour aider les utilisateurs à déterminer la ventilation à utiliser.
Statut	Un Actif La définition de ventilation de transaction est disponible. Un Inactif La définition de ventilation de transaction n’est pas disponible et est masquée pour les nouvelles transactions.
Ventiler par	Permet d’établir comment la ventilation de transaction est répartie entre les différentes sections. Pourcentage : Lorsque cette option est sélectionnée, l’attribut Valeur saisies dans le tableau des écritures représentent un pourcentage. Par exemple, si vous saisissez 25, il s’agit de 25 %. Le pourcentage est le type de ventilation de transaction le plus couramment utilisé. Montant exact - Absolu : Lorsque cette option est sélectionnée, l’attribut Valeur dans le tableau des écritures représente un montant exact en devise. Par exemple, si vous saisissez 25, il s’agit de 25 $. Montant fixe avec logique de supériorité/infériorité : Lorsque cette option est sélectionnée, des montants fixes sont appliqués à la transaction dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés dans le Tableau des écritures, puis des pourcentages sont appliqués aux fonds restants. Les achats prennent uniquement en charge les ventilations de transactions fractionnées en pourcentage. Pour voir des exemples de fonctionnement de chaque méthode de ventilation, consultez À propos des ventilations de transactions. Si vous modifiez ce choix après avoir saisi des informations dans la section Écritures, les informations de la section Écritures sont effacées.
Numéro du document	Si la ventilation de transaction est basée sur une formule décrite dans un document spécifique, tel qu’un contrat, saisissez ici un numéro de référence pour le document. Ce numéro apparaît sur la liste de ventilation des transactions comme référence.
Pièce jointe	Joignez ici les pièces justificatives pour la définition de ventilation de transaction. Par exemple, vous pouvez joindre une feuille de calcul qui présente la ventilation des pourcentages, comme la superficie par service. Vous pouvez joindre n’importe quel type de fichier à la transaction, y compris des images numérisées, des feuilles de calcul ou des fichiers de documents.

3. Utilisez le tableau Écritures pour définir les détails de la ventilation de transaction.

Description des champs dans la section Écritures

Nom de champ	Description
Afficher/Masquer les valeurs par défaut	Vous pouvez appliquer des dimensions à toutes les lignes de la ventilation en sélectionnant Afficher les valeurs par défaut puis en sélectionnant une valeur de dimension dans une liste déroulante. Sélectionnez Appliquer les valeurs par défaut pour appliquer les dimensions sélectionnées à chaque ligne d’écriture.
Type de valeur	Ce champ est disponible si vous sélectionnez l’icône Montant fixe avec logique de supériorité/infériorité option. La sélection dans ce champ détermine si la Montant ou Pourcentage champs sont disponibles.
Emplacement	Si vous utilisez une société multi-entités, Emplacement est un champ obligatoire pour la ventilation de transaction. Par exemple, si votre organisation répartit les dépenses de services publics entre plusieurs bureaux régionaux, vous pouvez utiliser cette section pour attribuer une pourcentage du dépense à chaque établissement. Lorsque vous choisissez cette ventilation dans une transaction, les dépenses de services publics sont automatiquement réparties entre chaque établissement en fonction des pourcentages définis dans la définition de ventilation. Pour les entreprises qui comprennent plusieurs entités qui utilisent la même devise de base, vous pouvez ventiler une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal entre plusieurs entités au niveau général uniquement. Pour ce faire, vous devez créer et utiliser la ventilation au niveau général de l’entreprise. Les ventilations créées au niveau général d’une société ne peuvent pas être utilisées au niveau de l’entité.

4. Sélectionnez Enregistrer.