Exemple de rapport sur le budget et les prévisions

Dans la plupart des cas, vous aurez des rapports financiers qui incluent des données budgétaires. Si vous avez plusieurs budgets, il est probable que vous deviez modifier vos rapports financiers pour faire référence au bon budget. En savoir plus sur Budgets multiples.

Cette structure de rapport de base peut être utilisée pour tout type de rapport qui utilise des données budgétaires.

Exemple de rapport de dépenses avec des structures de dimensions filtrant les lignes.

Utilisez l’assistant de création de rapport financier pour créer un rapport similaire à celui affiché. Dans cet exemple, un budget pour les dépenses a été créé.

Créer ce rapport

Il existe quatre étapes de base pour créer ce type de rapport :

  1. Sélectionnez la structure du rapport.
  2. Ajoutez des groupes de comptes dont le budget doit être affiché.
  3. Si vous le souhaitez, filtrez par établissement ou par service.
  4. Ajoutez des colonnes pour le réel, le budget et la différence ou l’écart budgétaire.

1. Sélectionnez la structure de votre rapport de base

Lorsque vous créez un nouveau rapport financier, l’onglet Informations sur le rapport de l’assistant de création de rapport financier vous demande de choisir une structure de rapport de base. En fonction de votre sélection, les onglets restants changent pour refléter vos choix.

  1. Aller à Grand livre > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Rapports financiers.

  2. Sur le Infos sur le rapport , nommez votre rapport.
  3. Dans le Structure du rapport de l’onglet Informations sur le rapport, sélectionnez l’option Comptes sur les lignes de rapport.

2. Ajouter des groupes de comptes à vos lignes de rapport

Dans cet exemple, des groupes de comptes distincts sont ajoutés pour les revenus et les dépenses. Dans chaque cas, le groupe de compte est réduit pour masquer les sous-groupes.

  1. Sur le Rangées , sélectionnez Sélectionner des groupes de comptes. Pour limiter la liste des groupes de comptes à choisir, sélectionnez un objet de groupe de compte approprié. Dans cet exemple, nous avons utilisé le groupe de compte « Revenu net ».
  2. Réduisez le groupe de comptes en sélectionnant le signe moins (-) à gauche.
  3. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer votre progression avec le rapport.

3. Définir le niveau de détail

Toujours dans l’onglet Lignes, vous allez définir le niveau Détail pour afficher les clients et les projets individuels.

  1. Sélectionnez dans l’onglet Niveau de détail colonne et définissez le niveau de détail pour afficher les groupes de comptes individuels.

    • Dans le Choisissez le niveau de détail , sélectionnez l’icône Développer par dimension option. Expansion de Tous les niveaux, avec solde résumé est utilisé pour les chiffres réels et n’est pas pris en charge pour les budgets.
    • Choisissez l’option « Développer par » Départements.

4. Créer les colonnes pour des périodes de référence différentes

Dans cet exemple, deux colonnes réelles sont créées pour afficher le mois précédent et le trimestre précédent.

  1. Sur le Colonnes , modifiez la colonne 2 en mettant à jour l’onglet Période visée par le rapport à cumul annuel.
  2. Insérez la colonne du budget à droite et définissez l’icône Période visée par le rapport à l' cumul annuel.
  3. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer votre progression avec le rapport.

Prévisualiser le rapport

  • De la Aperçu menu déroulant, choisissez Rapport en direct (HTML).

Variantes de ce rapport

En modifiant les structures de dimension que vous utilisez dans les colonnes, vous pouvez facilement ajuster ce rapport à n’importe quelle dimension et à n’importe quel type d’analyse à effectuer.

Par exemple, vous pouvez créer des structures de section qui vous permettent de voir :

  • Tous les clients, les clients d’un type particulier ou un ensemble précis de clients principaux.
  • Articles de la même gamme de produits ou d’un ensemble particulier d’articles (tels que vos articles de premier rang).
  • Projets par type ou projets ayant le même responsable.

Dans de nombreux cas, vous ne souhaitez pas inclure tous les clients ou projets. En fonction de l’analyse que vous essayez d’effectuer, il se peut que vous souhaitiez voir uniquement des éléments particuliers ou des éléments qui correspondent à certains critères de filtre.

Par exemple, vous pourriez vouloir voir uniquement vos clients directs ou uniquement les projets de formation. Ces types de structures de section peuvent être créés en incluant un groupe qui utilise des filtres pour sélectionner des éléments. Apprenez comment créer une structure de dimension qui représente un ensemble de membres.

Vous pouvez également examiner un groupe de comptes selon deux dimensions différentes. Dans le graphique ci-dessous :

  1. Les revenus sont filtrés pour les clients directs.

  2. Les revenus sont développés par projet.

Rapport avec des filtres à deux dimensions visibles.

Pour examiner un groupe de comptes selon deux dimensions différentes :

  1. Sur le Rangées , ajoutez le groupe de comptes Revenus (ou un autre groupe de comptes).
  2. Sélectionnez dans l’onglet Filtrer par dimension La structure colonne pour le groupe de comptes et filtrez-la par structure de dimension.

    Dans ce cas, les revenus sont filtrés pour les clients directs. Toutefois, vous pouvez choisir n’importe quel groupe de comptes et le filtrer par structure de dimension.

  3. Sur la même ligne, sélectionnez dans l’onglet Niveau de détail colonne et développer par projets (ou une autre dimension de votre choix).

    Pour ce faire :

    1. Réglez l’icône Niveau de détail à Résumé - masquer les comptes.
    2. Sélectionnez l’option pour Développer par dimension. Expansion de Tous les niveaux, avec solde résumé n’est pas pris en charge par les budgets.
    3. De la Dimension menu déroulant, choisissez Projets comme option « Développer par ».

Vous pouvez organiser les structures de dimension en hiérarchies, ce qui vous donne plus d’options pour organiser les données de dimension. Dans l’exemple suivant, une structure hiérarchique « Clients par type » contient deux sous-structures qui filtrent chacune les clients d’un type particulier (Direct vs. Canal).

Rapport avec structure de dimension hiérarchique visible.

Ce type de hiérarchie ne peut être affiché que pour les groupes de comptes qui contiennent des comptes individuels, tels que Chiffre d’affaires-Ventes mais pas Chiffre d’affaires. Consultez les instructions suivantes pour plus de détails.

  1. Créez une structure de dimension hiérarchique.

    En savoir plus sur la création de structures de dimensions hiérarchiques.

  2. Sur le Rangées , ajoutez vos groupes de comptes.
  3. Recherchez la ligne sur laquelle vous souhaitez ajouter votre répartition hiérarchique.
    Cette ligne doit contenir un groupe de comptes contenant des comptes individuels ou qui sélectionne des comptes en fonction de leur catégorie.
  4. Sélectionnez dans l’onglet Filtrer par structure de dimension colonne pour le groupe de comptes et sélectionnez votre structure de dimension hiérarchique.

  5. Sur la même ligne, sélectionnez dans l’onglet Niveau de détail colonne et définissez le niveau de détail pour afficher la structure des dimensions.

    • Réglez l’icône Niveau de détail à Résumé - masquer les comptes.
    • Sélectionnez l’option Développer par dimension, puis sélectionnez Structure de dimension comme option « développer par ».