Rapports des dépenses réelles par rapport au budget
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Vous pouvez utiliser l’Assistant de création de rapport financier préparatoire pour suivre vos performances par rapport au budget. Atteignez-vous vos objectifs de chiffre d’affaires ? Les dépenses sont-elles supérieures ou inférieures à vos attentes ?
Après avoir créé ce rapport, vous pouvez l’exécuter à partir de la liste des états financiers dans la Grand livre ou à partir du centre des rapports.
À propos du rapport
Bien qu’il existe de nombreuses façons de paramétrer un budget par rapport au rapport réel, le rapport suivant inclut de nombreux éléments typiques.
- Une ventilation des revenus et des dépenses.
- Colonnes pour le réel, le budget et l’écart (ou l’écart) entre le réel et le budget.
Conditions préalables
| Conditions préalables | Description |
|---|---|
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Groupe de comptes (tel que « Revenu net ») qui contient des groupes de comptes pour les revenus et les dépenses |
Il est recommandé d’organiser vos groupes de comptes de sorte que les revenus et les dépenses soient regroupés dans un groupe de comptes parent dont le solde normal est de crédit ou de débit. La fusion de comptes avec des soldes normaux différents est pas une bonne pratique. Le système prend le signe du groupe de parents immédiats. Par exemple, s’il y a des différences entre les soldes normaux de Groupe de groupes de comptes et le sous-jacent groupe de compte, le système change le signe tout en normalisant la différence de budget.
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Un budget |
Au moins un budget mis en place pour votre société est requis. Dans l’exemple de rapport précédent, la 3e colonne affiche les montants d’un budget. |
Créer le rapport
-
Aller à Grand livre > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Rapports financiers.
- Indiquez un nom et une structure de rapport pour le rapport.
- Sur le Rangées , sélectionnez le groupe de comptes parent qui contient vos groupes de comptes de revenus et de dépenses. Dans l’exemple précédent, il s’agit du groupe de compte « Revenu net ».
- Définissez les colonnes de votre rapport.
L’onglet Colonnes est l’endroit où vous allez ajouter des colonnes de budget.
Vous pouvez ajouter des colonnes qui :
- Affichez les données budgétaires d’une période de rapport : Pour chaque colonne de budget, définissez le type de colonne sur « Budget » et sélectionnez l’ID du budget et la période de rapport.
- Afficher la différence ou l’écart de budget : Calculez automatiquement la différence ou l’écart entre le montant budgété pour une période et le montant réel sans créer de calcul. Vous pouvez définir le type de colonne sur l’une des options de budget normalisées, telles que Différence budgétaire (normalisée).
Exécuter le rapport
Procédez de l’une des manières suivantes :
- Rendez-vous dans le Assistant de création de rapport financier préparatoire: (Allez à Grand livre > Tous > Information financière > Rapports financiers.
OU
- Rendez-vous dans le Centre de rapports: (Allez à Rapports > Tous > Centre de rapports. )
Foire aux questions (FAQ)
Les entreprises souhaitent généralement afficher les différences ou les écarts de dépenses de sorte que :
- Une diminution des dépenses est un numéro
- Une augmentation des dépenses est un numéro négatif
Si votre rapport affiche le mauvais signe d’écarts ou d’écarts de dépenses, c’est généralement parce que le rapport inclut directement un groupe de comptes de dépenses qui a un Équilibre normal de Débit.
Si vous souhaitez afficher uniquement les dépenses dans le rapport, vous pouvez créer un groupe de compte parent, dont le solde normal est créditeur, et inclure uniquement votre groupe de compte Dépenses en tant que membre.
Expenses_Parent (Normal balance = CR)
Expenses (Normal balance = DB)
...Si votre rapport affiche le mauvais signe d’écarts ou d’écarts de dépenses :
- Sur le Rangées du rapport financier préparatoire, vérifiez que le groupe de comptes que vous avez sélectionné dispose d’un solde normal de crédit.
- Sur le Colonnes du rapport financier préparatoire, vérifiez que la colonne Écart ou écart budgétaire est définie sur « Normalisé ».
Pour le Type de colonne, choisissez l’une des options suivantes :
- Écart budgétaire (normalisé)
- Différence budgétaire (normalisée)
- Pour les rapports qui affichent uniquement les dépenses : Sur le Le format du rapport financier préparatoire, masquez l’en-tête et les lignes de total pour le groupe de compte Expenses_parent.
Lorsque vous effectuez une analyse descendante à partir d’un montant budgétaire, le rapport sous-jacent affiche les montants du budget tels qu’ils ont été saisis dans votre société. Par conséquent, le rapport d’exploration affiche généralement plusieurs lignes avec des montants plus petits étiquetés pour différentes périodes budgétaires et combinaisons de dimensions.
Par exemple, supposons qu’un rapport indique un montant budgétaire de 200 000 $ pour les frais de déplacement pour un trimestre. Lorsque vous explorez ce montant sur un rapport financier préparatoire, vous pouvez voir plusieurs lignes pour le même compte budgétaire, ventilées par période budgétaire mensuelle et par combinaison établissement/service.
Si vous avez créé un budget pour le premier mois fiscal, mais qu’aucun autre mois n’a de valeurs budgétaires, l’exécution du rapport pour de la création à ce jour ou de la création au mois en cours fait en sorte que la colonne budget du deuxième mois affiche la valeur du premier mois comme négative.
Si la méthode de calcul du groupe de compte est définie sur Pour la période et les comptes sont des comptes de bilan, le changement Pour la période est la valeur négative du budget du mois précédent.
Pour corriger ce problème, remplacez la méthode de calcul du groupe de compte par Fin de la périodeou ajoutez des valeurs budgétaires du même montant pour toutes les périodes.
