Vous avez créé quelques fiches dans Intacct : un client, un contact, une facture, ou peut-être un fournisseur et une facture. Vous avez réussi et vous vous sentez satisfait. Mais après un ou deux jours, vous vous retrouvez à devoir mettre à jour l’une de ces fiches. Ou peut-être que vous commencez seulement à vous habituer à Intacct et que vous devez trouver une fiche saisie par quelqu’un d’autre par le passé. Où peut-elle bien être? Comment la retrouver? Comment savoir où regarder?

Heureusement, trouver des informations est plus facile qu’il n’y paraît. Tout d’abord, il peut être utile de lire ou au moins de parcourir Passer d’une application à une autre afin de comprendre l’organisation d’Intacct et où se trouvent les fiches. Une fois que vous avez une idée de la façon dont les listes et les fiches sont liés, posez-vous deux questions lorsque vous recherchez une fiche dans Intacct :

• Qu’est-ce que je recherche? S’agit-il d’une facture, d’une écriture de journal, d’un fournisseur, d’un contact, d’un client, d’une facture de vente? En d’autres termes, quel type de fiche recherchez-vous?
• What do I know about the record? What details do you know that will help you find it? Do you know part of the vendor name? Do you know when the bill was posted and the amount? Think of this as an identifying detail that you can use later.

La première question vous aidera à trouver la liste contenant la fiche que vous recherchez. Les listes, après tout, sont l’endroit où toutes les fiches sont conservées. Chaque fois que vous recherchez une fiche spécifique, consultez toujours sa liste pour la trouver.

La deuxième question vous aidera à trier et à filtrer cette liste afin de trouver la fiche pertinente. Tant que vous connaissez au moins un détail permettant d’identifier la fiche, comme l’ID, le nom, la date ou le montant, vous pouvez probablement trouver la fiche que vous cherchez.

Trouver la liste

Les listes contiennent toutes les fiches qui sont créées dans Intacct. Toutes les factures se retrouvent dans la liste des factures, tous les fournisseurs dans la liste des fournisseurs. Chaque fois que vous recherchez une fiche, vous devez d’abord savoir ce que vous cherchez afin de pouvoir trouver la liste appropriée.

Exemple : Supposons que vous ayez créé une facture il y a deux jours et que vous découvrez maintenant que l’adresse et les coordonnées du fournisseur liés à cette facture doivent être mis à jour. Toutefois, vous ne retrouvez plus ni le fournisseur ni la facture du fournisseur. La seule chose dont vous vous souvenez, c’est que le nom du fournisseur se terminait par « Goods ».

Que cherchez-vous donc? Dans l’exemple ci-dessus, vous souhaitez mettre à jour les coordonnées d’un fournisseur. Vous recherchez donc un fournisseur, et non une facture. Vous devez alors accéder à la liste des fournisseurs (Comptes fournisseurs > Tous  > Fournisseurs).

Filtrer et trier par détail

Vous êtes maintenant sur la liste des fournisseurs, mais il y en a beaucoup et un tri sera nécessaire. Comment vous y prendre?

Demandez-vous : « Que sais-je de ce fournisseur? » Vous ne connaissez pas l’identifiant, le code ZIP ou le code postal, mais vous savez que le nom du fournisseur se terminait par « Goods ». Vous pouvez utiliser cette donnée d’identification à votre avantage. Mais comment?

Trier par colonne

Vous pouvez trier une liste par n’importe quelle colonne, simplement en sélectionnant l’en-tête de la colonne.

Par exemple, en sélectionnant Nom du fournisseur, vous triez la liste par ordre alphabétique de nom.

Le problème, c’est que le nom du fournisseur ne commence pas, il se termine par Goods. Cette option ne fonctionnera donc pas cette fois-ci. Cela aurait peut-être fonctionné si le fournisseur avait commencé par « Goods » à la place, ou si vous aviez plutôt recherché une facture par date.

Rechercher la fiche

Vous pouvez rechercher une fiche en saisissant une valeur dans la zone de recherche en haut de la colonne de liste. Le type de recherche le plus simple consiste à rechercher selon le début de la valeur.

Vous pourriez entrer Goods dans la colonne du nom du fournisseur, puis appuyez sur Entrée pour lancer une recherche filtrée pour le fournisseur.

Cependant, votre liste affiche uniquement tous les fournisseurs qui commencent par « Goods », ce qui n’est toujours pas ce que vous voulez. Cela aurait fonctionné si le fournisseur avait commencé par « Goods » à la place, un peu comme la dernière option.

Utiliser un caractère générique dans votre recherche

Vous pouvez également associer un caractère générique (%) à votre terme de recherche, afin de rechercher votre terme n’importe où dans la valeur de la colonne.

Dans ce cas, vous devez entrer %Goods dans la colonne du nom du fournisseur, puis appuyez sur Entrée.

Ça y est, le voilà! « Lisa’s Supplies and Goods » est le fournisseur que vous cherchiez.

Filtrer par détails multiples

Outre ces options de tri et de recherche, Intacct propose également un certain nombre d’options de filtrage disponibles dans la section Filtres avancés de n’importe quelle liste. Lorsque vous filtrez une liste, elle n’affiche que les enregistrements qui correspondent aux filtres que vous avez saisis. Vous pouvez utiliser un ou plusieurs filtres, en fonction de ce que vous devez rechercher.

Par exemple, vous pouvez filtrer la liste des factures par date et par montant pour trouver une facture spécifique.

En savoir plus sur le tri et le filtrage dans Intacct.

Conseils supplémentaires

Si vous cherchez à tirer le meilleur parti d’Intacct, il existe d’autres moyens de rendre la recherche de fiches encore plus facile :

• Affecter des signets aux fiches
• Utiliser et créer des vues

Affecter des signets aux fiches

Intacct vous permet d’affecter des signets à n’importe quelle page, mais surtout, à des enregistrements spécifiques. Cela peut être extrêmement utile, car vous pouvez ajouter vos tâches, vos listes et vos rapports les plus utilisés à votre menu Favoris, mais pas des fiches précises. Profitez donc de la fonctionnalité unique qu’offrent les signets en attribuant des signets à des fiches précises pour ne pas avoir à les chercher par la suite.

Prenons le même exemple que précédemment, à savoir que votre supérieur vous a averti qu’il allait falloir mettre à jour les coordonnées d’un fournisseur spécifique, mais sans vous donner les nouvelles informations. Au lieu de faire toutes les manipulations que nous avons vues précédemment, vous n’avez qu’à afficher la fiche du fournisseur, sélectionner l’icône de signet située à l’extrémité droite de votre barre de navigation, et sélectionner Affecter un signet à cette page. Quand vous aurez par la suite les nouvelles coordonnées, il vous suffira de sélectionner une nouvelle fois l’icône de signet et d’accéder directement à la fiche, sans avoir à naviguer nulle part ni à filtrer ou trier aucune liste.

Pour utiliser cette fonctionnalité de manière optimale, n'oubliez pas d'ajouter en signet des fiches spécifiques qui sont inachevées, susceptibles d'être mises à jour prochainement ou auxquelles vous revenez régulièrement. Ajoutez aux favoris les listes, tâches et rapports que vous utilisez fréquemment.

Utiliser et créer des vues

La façon dont une liste est organisée, filtrée et triée s’appelle une vue. Intacct fournit des vues standard ainsi que des vues qui filtrent les éléments de liste selon s’ils ont été récemment consultés ou modifiés. Cependant, vous pouvez également créer vos propres vues personnalisées qui prennent mieux en charge vos flux de travail personnels que les vues standard. Par exemple, si vous souhaitez voir toutes les écritures de journal qui sont au statut brouillon, vous pouvez créer une vue qui filtre la liste de façon à afficher uniquement ces écritures.

• Regarder une démonstration expliquant comment créer et modifier des vues personnalisées.

• En savoir plus sur les Vues personnalisées.