Personnaliser un modèle de document imprimable dans Microsoft® Word

La personnalisation de votre modèle de document imprimable comporte deux éléments clés :

  • Flexibilité des champs de fusion de Sage Intacct
  • Puissance de mise en forme de Word

Ajoutez et testez des informations progressivement tout en personnalisant votre document.

Par exemple, personnalisez d’abord l’en-tête de votre société, puis testez-le. Personnalisez ensuite l’en-tête du tableau, puis testez-le. L’ajout et le test d’informations à votre modèle de document vous aident progressivement à identifier les problèmes que vous pourriez rencontrer.

Intacct fournit des exemples spécifiques à l’Australie (AU), à l’Afrique du Sud (SA) et au Royaume-Uni (UK). Ces exemples de modèles visent à répondre aux exigences légales de cette juridiction fiscale. Cependant, il est de votre responsabilité de vérifier vos exigences légales et de déterminer si les modèles répondent à ces exigences. Ces exemples comprennent :

  • Exemple de facture de taxe CC (compatible avec la TPS australienne)
  • Exemple de facture d’impôt OE (compatible avec la TPS australienne)
  • Exemple de facture de vente CC (TVA au Royaume-Uni)
  • Exemple de facture de vente OE (TVA au Royaume-Uni)
  • Exemple de facture de taxe CC (TVA ZA)
  • Exemple de facture d’impôt OE (compatible avec la TVA ZA)

Pour ces modèles, limitez-vous à modifier les couleurs, le logo société ou la police de caractères. D’autres modifications peuvent affecter la précision ou la fonctionnalité des modèles. Pour effectuer plus de personnalisations, telles que l’ajout de champs, la modification de la mise en page ou la modification de la en-tête, contact services professionnels.

Si vous avez des besoins en dehors des juridictions fiscales de l’Australie, de l’Afrique du Sud ou du Royaume-Uni, ou si vous déterminez que ces modèles ne répondent pas à vos exigences, rassemblez vos exigences et contact services professionnels.

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Type d’utilisateur Entreprise
Permissions Modèles de documents imprimables : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier
Configuration Microsoft® Word

Ajouter des champs de fusion de normes

Ajoutez les champs de fusion sélectionnés à votre modèle de document pour afficher les données de Sage Intacct spécifiques à chaque client. Avant de commencer, assurez-vous d’avoir suivi les étapes décrites dans Exporter un modèle de document imprimable

  1. Télécharger la Liste des champs de fusion viables pour les modèles de documents imprimables.
  2. Copiez et collez les champs de fusion de ce document Word directement dans votre propre modèle de document imprimable pour afficher des informations de compte spécifiques de Sage Intacct au moment de la livraison.
    Assurez-vous d’utiliser les champs de fusion appropriés pour chaque application, sinon vous pourriez rencontrer des erreurs lors de l’impression de votre document.

Vous pouvez également utiliser la barre d’outils de document imprimable de Sage Intacct si vous Téléchargement et configuration de la barre d’outils.

  1. Dans votre fichier Word, recherchez l’icône Intacct barre d’outils dans Compléments.
  2. Sélectionnez l’icône Intacct barre d’outils, puis sélectionnez Se connecter Dans la liste déroulante et effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour les entreprises : Saisissez votre ID de société, ID utilisateuret Mot de passe pour vous connecter à votre instance Intacct.
    • Pour les consoles : Saisissez votre ID de société, ID utilisateur, Mot de passeet le Client ID ou ID de l’entité pour lequel vous créez le modèle de document. Cette opération charge tous les champs de données d’application applicables, y compris les champs personnalisés, pour le client ou l’entité concerné.
  3. Placez le curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer le champ de fusion, puis sélectionnez Intacct barre d’outils et sélectionnez Insérer un champ de fusion.
  4. Dans la liste déroulante Sélectionner l’application, sélectionnez l’application correspondant au champ de fusion souhaité.
    Par exemple, si vous voulez un champ d’adresse, sélectionnez Société; Si vous voulez un champ d’article de vente, sélectionnez Ventes, et ainsi de suite.
  5. Dans le 1. Choisir la zone de liste Type de champ, sélectionnez l’élément contenant le champ souhaité.
    Par exemple, si vous créez un modèle de document imprimable pour vos transactions de Ventes, sélectionnez la définition de transaction appropriée.
  6. Recherchez et sélectionnez le champ de données souhaité dans la 2. Sélectionnez ensuite le champ de fusion à insérer zone de liste.
  7. Sélectionnez Insérer.
    Le champ est inséré dans le modèle et apparaît en surbrillance.

Ajouter des champs de fusion personnalisés

Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés que vous avez créés à vos modèles de documents imprimables.

Les champs personnalisés sont spécifiques à la définition de transaction et aux domaines d’application. Par exemple, vous ne pouvez pas ajouter un champ personnalisé à partir de Facture de vente1 à votre modèle de document imprimable Facture de vente2.

  1. Dans Intacct, recherchez l’ID de champ (et non le nom du champ) de votre champ personnalisé.
  2. Dans Word, appuyez sur Ctrl + F9 pour insérer des crochets de champ de fusion.
  3. Entre crochets, tapez CHAMP DE FUSION suivi d’une espace, puis saisissez votre identifiant de champ personnalisé en majuscules.
    Votre champ de fusion ressemblera à ceci : { MERGEFIELD COMPANY_NAME }.
    Pour que vos champs de fusion fonctionnent, chaque mot doit être en majuscule. De plus, assurez-vous d’ajouter un espace :
    • Après la première parenthèse
    • entre chaque groupe de texte
    • avant la dernière parenthèse

Format dans Microsoft® Word

Utilisez Word pour personnaliser la mise en forme et la mise en page de vos modèles. Vous pouvez créer des tableaux, mettre en gras les informations clés et formater vos informations transactionnelles en fonction des besoins de votre entreprise.

Lorsque vous travaillez dans Word, nous vous recommandons de suivre ces instructions :

  • Activez les marqueurs de paragraphe dans Word pour voir les informations regroupées.
  • Disposez votre contenu dans des tableaux distincts.
    Par exemple, utilisez des tableaux distincts pour les informations société, les informations client, le en-tête transaction et les entrées élément transaction.
  • Activez les lignes de grille de tableau pour des tableaux précis.
  • Utilisez les en-têtes et pieds de page Word pour le texte statique que vous souhaitez afficher sur chaque page.
    • Envisagez d’utiliser des en-têtes différents pour votre première et votre dernière page, une option disponible dans Outils d’en-tête et de pied de page.
  • Obtenez toutes les images que vous souhaitez utiliser à la bonne taille avant d’insérer les images dans Word. N’utilisez pas Word pour redimensionner les images.
    • Si vous souhaitez que le logo apparaisse sur chaque page de votre document, placez-le dans l’en-tête du document.

Vous pouvez ajouter les types de contenu suivants à un modèle de document imprimable :

Types de contenu autorisés et remarques sur chacun d’eux.
Type de contenu Remarques

Texte statique

Le texte statique est le texte réel dans le fichier Word. Ce texte ne change pas chaque fois que vous imprimez ou envoyez vos documents par e-mail. Étant donné que le fichier PDF de votre document est créé dans Intacct, seules des polices spécifiques sont disponibles, notamment :

  • Arial
  • Famille Calibri
  • Courrier Nouveau
  • Times New Roman
  • Tahoma
  • Cambria
  • Verdana
  • Trebuchet

Fusionner les champs

Les champs de fusion sont remplacés par les données d’un champ particulier d’Intacct au moment de la livraison. Vous pouvez ajouter des champs standard et personnalisés à vos modèles de document.

. Télécharger la Champs de fusion liste pour les modèles de document imprimables pour savoir quels champs vous pouvez ajouter.

Voici un exemple de champ de fusion :

«COMPANY_NAME»

Les parenthèses « » Indiquez que l’article est un champ de fusion.

COMPANY_NAME est l’ID du champ de fusion.

Images

Vous pouvez ajouter des images du logo de votre société à vos modèles de documents imprimables afin de créer l’image de marque de votre entreprise. Les types d’images pris en charge incluent :

  • PNG
  • JPEG
  • GIF

Enregistrez votre modèle de document imprimable

Une fois que vous avez terminé de personnaliser votre modèle de document, enregistrez-le sous un nom descriptif afin de pouvoir l’identifier facilement dans une liste. Par exemple, « NY_sales_facture.doc ».

Assurez-vous que votre modèle est enregistré en tant que .doc « Word 97-2003 », sinon des erreurs pourraient s’afficher lors de l’impression de votre document.

Étape suivante : Charger un modèle de document imprimable dans Sage Intacct