Erreurs courantes d’importation CSV

Lorsque vous importez des données dans Sage Intacct à l’aide d’importations CSV, suivez les instructions ci-dessous pour éviter les erreurs courantes. Ces directives permettent de garantir un processus de chargement fluide et réussi.

Tableau de référence rapide de résolution des problèmes d’importation

Il s’agit d’erreurs courantes que les utilisateurs voient dans les fichiers d’importation, avec la façon de les corriger.

Type d’erreur Comment corriger l’erreur
Non-concordance de l’en-tête Utilisez le modèle officiel ; Faites correspondre exactement l’orthographe, les majuscules et l’espacement.
Erreur de format de la Date Utilisez le format de date court (par exemple, 15/03/2021) dans Excel.
Espaces supplémentaires Supprimez les espaces de début ou de fin dans tous les champs.
Non-correspondance de l’ID Saisissez les identifiants exactement comme dans Intacct, y compris les majuscules.
Références manquantes Assurez-vous que les fournisseurs ou clients référencés existent déjà dans Intacct.
Virgules dans les champs Entourez les champs de texte de virgules entre guillemets (« Smith, John »).
Sensibilité à la casse Utilisez une majuscule initiale pour les champs Vrai/Faux ; casse de correspondance pour les identifiants.
Champ de pays Saisissez une valeur pour chaque fiche ; utilisez le code ISO si nécessaire.

Éviter les erreurs d’importation courantes

Intacct recommande de suivre ces instructions pour éviter les erreurs d’importation.

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez toutes les cellules.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les cellules et sélectionnezMettre en forme les cellules.
  3. Sur le Nombre Tab, sélectionnez SMS puis sélectionnez D’ACCORD.
  4. Enregistrez le fichier.

Le format de date court est formaté comme suit : 15/3/2021

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez une colonne de dates.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne et sélectionnezMettre en forme les cellules.
  3. Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Date et sélectionnez le format de date court.
  4. Enregistrez le fichier.

Bien que les espaces dans les champs Mémo soient autorisés, assurez-vous de ne laisser aucun espace au début ou à la fin de chaque champ (pas seulement les mémos). Les espaces de début et de fin peuvent engendrer des erreurs d’importation. Pour tous les autres champs, supprimez les espaces inutiles au début ou à la fin des données.

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez une plage de cellules.
  2. Sur le Domicile , dans l’onglet Édition Groupe, sélectionnez Rechercher et sélectionner et sélectionnez Remplacer.
  3. Dans le Rechercher quoi , entrez un espace. Laissez le Remplacer par Boîte vide.
  4. Choisir Tout remplacer. Une invite s’ouvre pour vous indiquer le nombre d’espaces supprimés.
  5. Enregistrez le fichier.

Les virgules sont utilisées pour séparer les champs dans les fichiers CSV.

Pour éviter que les données ne se déplacent vers les mauvaises colonnes, évitez d’utiliser des virgules dans les champs numériques et de texte.

Si vous devez inclure une virgule dans un champ de texte, entourez-le toujours de guillemets doubles, par exemple « Smith, John ».

Les en-têtes de votre fichier CSV doivent correspondre exactement au modèle, y compris l’orthographe, les majuscules et l’espacement. Même de petites modifications (telles que l’ajout d’un espace ou la modification de la casse d’une lettre) entraîneront l’échec de l’importation. Utilisez toujours le modèle officiel fourni par Sage Intacct.

Les champs d’identifiant doivent contenir des références exactes aux clients ou aux fournisseurs.

Les champs d’identifiant doivent correspondre exactement, y compris les majuscules. Par exemple ven100 et VEN100 ne correspondent pas.

Saisissez l’identifiant exactement tel qu’il apparaît dans Intacct, sous peine d’associer des transactions à un fournisseur ou un client erroné ou de provoquer une erreur de chargement.

Si vous faites référence à un fournisseur, un client, des conditions de paiement, un budget, etc. dans un fichier CSV, tout ce à quoi vous faites référence doit déjà exister dans Intacct.

Par exemple, si vous chargez des transactions pour un fournisseur, ce fournisseur doit déjà exister dans Intacct avant de commencer le chargement. Si le fournisseur n’existe pas, le chargement échouera.

Cela ne s’applique pas lors de la création de nouveaux clients ou fournisseurs à l’aide du processus d’importation.

Pour plus d’informations sur la numérotation correcte des éléments, voir Importation CSV : Exemples de numéros de ligne.

Pour les champs avec des entrées valides prédéfinies (telles que Vrai/Faux), utilisez la majuscule initiale. Par exemple Vrainon VRAI ou vrai. Les identifiants nécessitent des correspondances exactes de casse, tandis que les écritures prédéfinies nécessitent une majuscule initiale.

Si votre modèle d’importation contient un champ de pays, par exemple pour une adresse, assurez-vous que ce champ contient une écriture.

Si votre société a activé les codes de pays ISO, vous devez spécifier le code de pays dans le champ de pays de chaque fiche. Si vous n’êtes pas sûr que les codes ISO sont activés, demandez à votre administrateur ou réalisez un test d’importation pour confirmer le format requis.

Importer un fichier CSV

Maintenant que vous avez saisi vos données et que vous les avez examinées pour détecter les problèmes courants que les importations peuvent rencontrer, vous êtes prêt à importer votre fichier dans Intacct.

Pour importer votre fichier CSV :

  1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Importer des données.

  2. Recherchez le type d’informations que vous souhaitez importer, puis sélectionnez le correspondant Importation lien.

  3. Dans le Importer les informations de la société , définissez les paramètres suivants et sélectionnez Importation:

    Importer les descriptions des options de fichier
    Option Description

    Parcourir

    Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.

    Format de date

    Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.

    Encodage de fichier

    Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.

    Traiter hors ligne

    Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans la Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse champ. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne sélectionnez pas l’icône Traiter hors ligne case à cocher.

    Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.

    Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse

    Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,).

    Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

Après une importation, Sage Intacct vous informe si l’importation a réussi et combien de fiches ont été importées.

Dans le cas d’une importation réussie, la page de confirmation vous permet de vérifier que toutes les fiches de votre fichier initial ont été importées avec succès sans avoir à les vérifier manuellement.