Données privées et restreintes dans des sociétés multi-entités

Dans une société multi-entités partagée, les administrateurs peuvent restreindre des données telles que les comptes. Les administrateurs peuvent rendre les données privées ou restreintes, de sorte que seuls des utilisateurs particuliers puissent accéder aux données.

Restreindre les données ou les rendre privées permet de s’assurer que seuls les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent effectuer des transactions avec des clients ou des fournisseurs restreints. Restreindre les comptes courants à une entité particulière, par exemple, garantit que ces comptes ne sont utilisés que pour les transactions pour cette entité.

Bien que les établissements soient entité-privés, les services sont partagés entre les entités. Vous pouvez limiter l’accès à un service en définissant des permissions de utilisateur individuelles.

Intacct classe l’accès aux données comme suit :

  • Partagé Les fiches sont créées au niveau général et sont partagées entre les entités d’une société. Les fiches partagées comprennent des transactions et des objets. Les transactions partagées comprennent les factures fournisseurs, les factures et les écritures de journal. Les objets partagés comprennent les clients, les fournisseurs et les comptes bancaires. Lorsque vous créez des données partagées au niveau général, vous activez le partage de ces données entre les entités et au niveau général. Les fiches partagées apparaissent dans les listes des fiches de toutes les entités.

  • Au niveau de l’entité Les fiches (anciennement appelées entités privées) sont créées au niveau de l’entité et ne sont accessibles que dans l’entité où les données ont été créées. Les utilisateurs peuvent effectuer des transactions avec des fiches au niveau de l’entité à l’aide d’objets partagés ou au niveau de l’entité. Par exemple, vous pouvez générer un facture au niveau de l'entité pour un client partagé (créé au niveau général) ou un client au niveau de l'entité.

  • Restreint Les fiches ont trait aux clients, aux fournisseurs, aux comptes courants et aux comptes d’épargne que le administrateur peut restreindre à des établissements, des groupes de établissement, des services et des groupes de service. Par exemple, un administrateur peut choisir de restreindre un fournisseur britannique à l’entité britannique de votre société. Les administrateurs peuvent restreindre des fournisseurs individuels au niveau général uniquement, ou à des sites, groupes d’établissements, services et groupes de services spécifiques.

Données privées

Lorsque vous créez un objet à partir d’une entité, cet objet est privé. Cela signifie que l’objet est visible par les utilisateurs qui peuvent accéder à l’entité dans laquelle l’objet a été créé. Un article privé apparaît dans la liste pour l’entité qui le possède. Un article privé est visible au niveau général si Inclure privé est sélectionné dans la liste.

Un client ou un fournisseur privé ne peut être utilisé que dans les transactions qui ont lieu au sein de l’entité où le client ou le fournisseur privé a été défini. Par exemple, un fournisseur de fournitures de bureau créé pour une entité commerciale en Arizona n’apparaîtra pas dans la liste des fournisseurs d’autres entités.

Les éléments suivants sont privés lorsque vous les créez au niveau de l’entité :

  • Comptes GL
  • Comptes bancaires
  • Clients
  • Fournisseurs :
  • Articles
  • Conditions de paiement des CC/CF
  • Employés
  • Utilisateurs
  • Établissements
  • Projets
  • Classes
  • Dimensions définies par l’utilisateur

Activer les restrictions de visibilité des données

Par défaut, tous les types de données sont visibles. Vous pouvez définir des restrictions de visibilité des données par type de données. Par exemple, vous pouvez restreindre certains types de données tout en laissant les autres types de données non restreints et visibles par tous.

Les fiches qui utilisent un type de données avec une restriction de visibilité disposent d’un onglet supplémentaire pour la gestion des restrictions. Vous pouvez gérer les restrictions pour chaque fiche créée avec un type de données restreint.

Vous pouvez restreindre :

  • Fournisseurs :
  • Clients
  • Comptes courants et comptes d’épargne

Vous pouvez définir des restrictions après avoir activé les restrictions d’une entité dans Gestion des sociétés multi-entités au niveau général.

Vous ne pouvez activer des restrictions d’entité qu’au niveau général.
  1. Aller àSociété > Admin > Abonnements.

    La page Abonnements s’affiche.

  2. Sélectionnez Gestion multi-entités, puis sélectionnez Configurer.
  3. Dans le Restrictions des entités Sélectionnez l’un des éléments suivants pour les restreindre à une entité :
    • Clients
    • Fournisseurs
    • Comptes courants
    • Comptes d’épargne

Après avoir enregistré vos modifications, un Restrictions s’affiche sur la page Informations pour les types de données que vous avez décidé de restreindre.

Afficher et modifier les restrictions de client, de fournisseur ou de compte bancaire

Lorsque la restriction est activée pour les clients et les fournisseurs, le système ajoute un article de menu au niveau général pour fournir une liste de tous les clients ou fournisseurs avec une visibilité sur les restrictions.

Pour les clients, les fournisseurs et les comptes bancaires, le système ajoute un onglet sur les informations individuelles du fournisseur, du client, du compte courant ou du compte d’épargne.

Afficher les restrictions des clients

Accédez à la page Clients pour afficher les restrictions des clients.

  1. Depuis le niveau général, accédez à Comptes clients > Tous > clients.
  2. Sélectionnez Visibilité.

    La page Visibilité du client s’affiche.

  3. Sélectionnez Modifier en regard d’un client pour modifier les restrictions.

Afficher les restrictions de fournisseur

Accédez à la page Fournisseurs pour afficher les restrictions liées aux fournisseurs.

  1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > fournisseurs.
  2. Sélectionnez Visibilité.

    La page Visibilité des fournisseurs apparaît.

  3. Sélectionnez Modifier en regard d’un fournisseur pour modifier les restrictions correspondant à ce fournisseur.

Afficher les restrictions de compte courant

Accédez à la page Comptes pour afficher les restrictions de compte courant.

  1. Aller à Gestion de la trésorerie > Mise en place > comptes.
  2. Sélectionnez Chèque ou Économies.
  3. Sélectionnez Modifier en regard du compte dont vous souhaitez modifier les restrictions.
  4. Sélectionnez Restrictions pour afficher ou modifier les restrictions du compte.
  5. Enregistrez toutes les modifications que vous apportez.

Que signifie « Non détenu » ?

Dans une société multi-entités, les fiches partagées telles que les clients, les fournisseurs et autres articles ne peuvent être modifiées qu’au niveau général d’une société. Certaines transactions de journal, par exemple, les écritures de journal récurrentes créées au niveau général, appartiennent également au niveau général et ne peuvent pas être modifiées à partir d’une entité.

Si vous affichez la liste des fiches partagées (client, fournisseur ou écriture) au sein d’une entité, vous pouvez voir les fiches partagées dans la liste. Toutefois, il sera indiqué qu’elles n’appartiennent pas à l’entité et que le Modifier n’apparaît pas. Passez au niveau général, qui est propriétaire de la fiche, pour apporter des modifications.