Entités

Dans une société partagée multi-entités, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.

Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau supérieur (niveau général). La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une seule fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données de référence tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même restreindre les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.

Une société de gestion immobilière est un exemple de société partagée multi-entités. Une entité représente le siège social de l’entreprise et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Utilisez la page Informations sur l’entité pour :

• Créez une nouvelle entité et saisissez-la dans le système.
• Définissez les relations avec d’autres entités pour mieux contrôler le suivi et la gestion des transactions inter-entités.
• Affichez ou modifiez les informations d’une entité existante.

Pour gérer des entités, accédez à Société > Mise en place > Configuration > Entités. Sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Entités pour ajouter une nouvelle entité ou sélectionnez Modifier en regard d’une entité existante.

À propos des entités

Choisissez un nom significatif pour l’entité qui permet aux utilisateurs de différencier cette entité des autres. Par exemple, si l’entité représente une entité juridique en Californie, envisagez de nommer l’entité Californie. Le nom et l’ID de l’entité sont visibles dans le menu déroulant de l’entité en haut de la page dans Intacct.

Entités d’élimination

Les sociétés qui utilisent la consolidation domestique ou la consolidation créent souvent d’autres entités, appelées entités d’élimination, pour effectuer des éliminations dans les livres de consolidation. Ces entités servent uniquement à contenir les montants éliminés en raison des transactions inter-entités. Vous ne pouvez pas accéder aux entités d’élimination ou changer d’elles.

Si votre société utilise des consolidations mondiales ou nationales, vous pouvez désigner une entité comme entité d’élimination. Cette désignation est permanente et ne peut pas être modifiée ultérieurement.

Vous avez besoin d’une entité d’élimination pour chaque devise du livre de consolidation. Par exemple, si vous avez 3 livres de consolidation avec la même devise comptable, vous n’avez besoin que d’une seule entité d’élimination.

Pour plus d’informations sur les entités d’élimination, reportez-vous à la section :

• Entités d’élimination — Consolidation globale
• Comptes d’élimination — Consolidation globale

Transactions inter-entités

Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction entre entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités.

Pour plus d’informations sur l’activation des transactions inter-entités, consultez Mettre en correspondance les comptes inter-entités.

Ajouter ou modifier une entité

Il est recommandé de définir une convention de dénomination pour vos identifiants d’entité. Une convention de dénomination compensée facilite la recherche d’un nom d’entité parmi les noms d’établissements et simplifie l’ajout d’entités à l’avenir.

Une convention de dénomination courante consiste à précéder une valeur numérique de 3 ou 4 chiffres de la lettre E. Par exemple, votre premier identifiant d’entité est E100, le deuxième identifiant d’entité est E200, etc.

L’ID d’entité est fixe lorsque vous le définissez et ne peut pas être modifié. Vous pouvez toutefois modifier le nom de l’entité ultérieurement si nécessaire.

Il est également recommandé d’avoir une convention de dénomination pour les entités, généralement en fonction de leur établissement. Par exemple, les sites de San Francisco, Los Angeles et Sacramento peuvent tous faire partie de l’E100 : Entité californienne. Dans cet exemple, l’identifiant de l’entité est E100 et le nom de l’entité est Californie.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Entités.

2. Sélectionnez Créer pour ajouter une nouvelle entité ou sélectionnez Plus d’actions > Modifier en regard d’une entité existante.

3. Sur le Informations sur l’entité , saisissez un ID (en anglais) et Nom afin d’aider les utilisateurs à différencier clairement cette entité des autres.

   L’identifiant est permanent et ne peut pas être modifié.

4. Saisissez l’identifiant fiscal fédéral de l’entité dans la ID fédéralChamp à Émettre un formulaire 1099 distinct pour chaque entité américaine.
5. À partir de la Pays d’exploitation Liste, sélectionnez le pays dans lequel l’entité opère.
6. Pour ID fiscal, saisissez le numéro d’identification fiscale statut ou territoire pour le entité. Si vous devez utiliser un numéro d’immatriculation fiscale temporaire, vous pouvez modifier ces informations ultérieurement.

7. Saisissez tout ou partie des autres informations sur cette page.

   En savoir plus sur le Options de l’onglet Informations sur l’entité.

8. Vous pouvez également définir des calendriers de congés sur la Calendrier de congés Tab.

   • Sélectionnez Ajouter pour ajouter un nouveau calendrier de congés. Par exemple, vous pouvez configurer un calendrier de congés 2016 qui répertorie les jours fériés observés par cette entité.
   • Pour modifier un calendrier de congés existant, sélectionnez l’icône Modifier en regard du calendrier de congés.
   Si vous vous abonnez à Projets, vous pouvez empêcher l’enregistrement des heures de feuilles de temps pour les congés à partir de Configurer des Projets.

9. Sélectionnez Enregistrer.

10. Sélectionnez Terminé.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Entités.

2. Sur la page Entités, sélectionnez l’icône Ajouter à côté de Entités pour ajouter une nouvelle entité ou sélectionnez Modifier en regard d’une entité existante.

3. Sur le Informations sur l’entité , saisissez un ID (en anglais) et Nom afin d’aider les utilisateurs à différencier clairement cette entité des autres.

   L’identifiant est permanent et ne peut pas être modifié.

4. À Émettre un formulaire 1099 distinct Pour chaque entité américaine, saisissez l’identifiant fiscal fédéral correspondant à l’entité dans la ID fédéralchamp.
5. À partir de la Pays d’exploitation Liste, sélectionnez le pays dans lequel l’entité opère.
6. Pour ID fiscal, saisissez le numéro d’identification fiscale statut ou territoire pour le entité. Si vous devez utiliser un numéro d’immatriculation fiscale temporaire, vous pouvez modifier ces informations ultérieurement.
7. Saisissez tout ou partie des autres informations sur cette page.

   En savoir plus sur le Options de l’onglet Informations sur l’entité.

8. Vous pouvez également définir des calendriers de congés sur la Calendrier de congés Tab.
   • Sélectionnez Ajouter pour ajouter un nouveau calendrier de congés. Par exemple, vous pouvez configurer un calendrier de congés 2016 qui répertorie les jours fériés observés par cette entité.
   • Pour modifier un calendrier de congés existant, sélectionnez l’icône Modifier en regard du calendrier de congés.
   Si vous vous abonnez à Projets, vous pouvez empêcher l’enregistrement des heures de feuilles de temps pour les congés à partir de Configurer des Projets.
9. Dans la liste déroulante Statut, sélectionnez Actif.

Supprimer une entité

Vous pouvez supprimer une entité uniquement si elle n’est associée à aucune fiche ou transaction.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Entités.

2. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer en regard de l’entité que vous souhaitez supprimer.
3. Sélectionnez Supprimer dans la boîte de dialogue de confirmation.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Entités.

2. Dans la liste Entités, localisez l’entité et sélectionnez Supprimer.

Rendre une entité inactive

Si vous souhaitez le masquer sans le supprimer, par exemple conserver le entité mais vous assurer qu’il n’apparaît pas dans les rapports, vous pouvez désactiver le entité. Les entités inactives ne figurent pas dans les listes ou les rapports, sauf si vous choisissez de les afficher.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Sélectionnez Plus d’actions > Modifier en regard de l’entité pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut de Actif à Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.
5. Sélectionnez Terminé.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Sélectionnez Modifier pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut de Actif à Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Pour afficher les entités inactives dans les rapports et les listes, cochez la case Inclure inactifs en haut de la page rapport ou liste.