Désactiver ou supprimer une entité

Dans une société partagée multi-entités, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.

Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau supérieur (niveau général). La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une seule fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données de référence tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même restreindre les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.

Une société de gestion immobilière est un exemple de société partagée multi-entités. Une entité représente le siège social de l’entreprise et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Parfois, vous n’avez plus besoin d’utiliser une entité, auquel cas vous pouvez la supprimer. Cependant, Sage Intacct vous déconseille fortement de supprimer une entité, car cela pourrait endommager vos données et rapports historiques. Vous feriez mieux de désactiver l’entité à la place.

Avant de désactiver une entité, vous devez tenir compte de certains éléments.

Pour accéder à cette page :

• Aller à Société > Mise en place > Configuration > Entités.

Considérations avant de désactiver une entité

Avant de désactiver une entité, tenez compte des points suivants :

• Mettre à zéro les comptes du Grand livre de l’entité: Assurez-vous que tous les comptes de bilan d’une entité sont définis sur 0.
• Les entités inactives sont ouvertes à tous: Assurez-vous que les données présentes dans le entité que vous souhaitez désactiver peuvent être partagées avec n’importe qui au niveau général.
• Activer la génération de rapports sur une entité inactive: Créez un groupe de dimensions pour toutes les entités que vous prévoyez de désactiver.
• Transactions des entités avant la désactivation: Rapprochez toutes les transactions ouvertes liées à l’entité que vous prévoyez de désactiver, par exemple, recevoir ou payer en espèces comptant pour clôturer toute transaction CF ou CC ouverte.
• Fiches dépendantes: Réattribuez ou supprimez toutes les fiches dépendantes. Si un utilisateur dispose des permissions nécessaires pour afficher uniquement l’entité que vous souhaitez désactiver, après avoir désactivé l’entité, l’utilisateur pourra accéder à toutes les entités par défaut. Vous pouvez éviter cela en modifiant l’accès de l’utilisateur à une autre entité avant de désactiver l’entité actuelle.
• Restrictions d’entité utilisateur: Si certains utilisateurs sont restreints à l’entité que vous prévoyez de désactiver, vous devrez supprimer ces restrictions et restreindre ces utilisateurs à une autre entité.
• Fiches des 1099 et des fournisseurs appartenant à l’entité: Les données d’entité inactives restent disponibles à des fins fiscales.

Mettre à zéro les comptes du Grand livre de l’entité

Avant de désactiver une entité, assurez-vous de mettre à 0 tous les comptes de bilan. Si vous deviez vendre une entité, par exemple, vous voudriez vous assurer que l’entité n’aurait aucun impact sur le bilan à l’avenir. Il en va de même avant la désactivation d’une entité.

Les entités inactives sont ouvertes à tous

Lorsque vous désactivez un entité, le entité n’est plus sécurisé. Cela signifie qu’après l’avoir désactivée, n’importe qui au niveau général peut créer des rapports sur l’entité inactive. Avant de désactiver un entité, il est recommandé d’examiner les données qu’il contient pour être certain de pouvoir les partager en toute sécurité avec n’importe qui au niveau général.

Activer la génération de rapports sur une entité inactive

Lorsque vous désactivez une entité dans un environnement multi-entités partagé, vous pouvez toujours générer des rapports financiers pour l’entité inactive lorsque vous désélectionnez Masquer les inactifs. Ramener tous les bilans à zéro avant de générer des rapports financiers.

Le fait de ramener le bilan à zéro garantit l’exactitude des rapports de bilan lorsque vous incluez l’entité inactive dans une période antérieure ou future.

Avant de désactiver des entités, créez un groupe de établissement qui inclut toutes les entités que vous prévoyez de désactiver par établissement, par exemple. Ce groupe de établissement vous permettra de rapport uniquement les entités que vous désactivez après les avoir désactivées. Vous verrez toujours vos entités inactives faire l’objet de rapports dans tous les rapports du Grand livre et de la balance de vérification que vous exécutez.

Transactions des entités avant la désactivation

Après avoir désactivé l’entité, Sage Intacct ne créera ni ne traitera plus de factures fournisseurs liées à l’entité. Vous ne pourrez pas non plus accéder aux données transactionnelles de l’entité inactive, à l’exception des rapports financiers qui contiennent l’entité. Vous ne pourrez pas agir sur les transactions ouvertes au sein de l’entité inactive.

Cela signifie que vous devez effectuer tous les paiements et transactions avant de désactiver l’entité. Il est impossible d’effectuer des transactions sur une entité inactive, ce qui signifie que l’entité inactive ne sera pas répertoriée dans les menus Établissement ou Entité sur des transactions telles que factures fournisseurs, factures, factures de Ventes, documents d’Achats, etc.

Vous pouvez toujours afficher les détails de la transaction d’une entité inactive, à la fois dans les transactions terminées et dans les rapports.

Fiches dépendantes

Avant de désactiver un entité, supprimez le entité de toute relation inter-entité. Si l’entité que vous envisagez de désactiver a un établissement enfant, désactivez l’établissement enfant avant de désactiver l’entité. Il est recommandé de désactiver les établissements de bas en haut, l’entité étant la dernière chose que vous désactivez.

Lorsque vous désactivez l’entité, Intacct affiche un message d’avertissement concernant tout paiement non confirmé dans les Comptes fournisseurs, les fiches dépendantes, y compris les établissements enfants, etc.

Restrictions d’entité utilisateur

Si vous affectez Restrictions d’entité pour les utilisateurs, lorsque certains utilisateurs sont limités uniquement à l’entité que vous prévoyez de désactiver, une bonne pratique consiste à réévaluer les restrictions d’utilisateur que vous avez mises en œuvre et à les modifier si nécessaire.

Si vous désactivez l’entité sans supprimer la restriction permettant aux utilisateurs d’accéder uniquement à l’entité inactive, alors :

1. Le entité disparaît de l’onglet Entités de l’utilisateur de la fiche utilisateur.
2. Les utilisateurs qui étaient auparavant restreints à l’entité inactive ont désormais un accès complet à toutes les entités et au niveau général de l’environnement multi-entités partagé, s’ils n’ont pas d’autres restrictions d’entité.

Cela pourrait entraîner un accès involontaire et sans entrave à toutes les entités. Les utilisateurs restreints à plus d’une entité, où une seule entité est désactivée, continuent d’être limités aux entités restantes après la désactivation de l’entité unique.

Il est recommandé d’examiner attentivement toutes les restrictions de utilisateur et de réaffecter les utilisateurs restreints à une autre entité avant de désactiver le entité auquel ils sont limités.

Si vous réactivez une entité précédemment désactivée, Intacct rétablit toutes les restrictions de l’entité. Cela signifie que tous les utilisateurs que vous aviez précédemment restreints à une entité précédemment désactivée sont à nouveau restreints à cette entité lorsque vous la réactivez.

Par exemple, supposons que vous désactiviez l’entité New York. Les utilisateurs qui sont restreints à l’entité new-yorkaise uniquement ont désormais un accès complet à toutes les entités et au niveau général. Si certains de vos utilisateurs sont limités aux entités New York et Connecticut, ces utilisateurs continuent d’accéder à l’entité Connecticut uniquement après avoir désactivé l’entité New York, sans accéder à d’autres entités ou au niveau général. Si vous réactivez l’entité New York, Intacct rétablit toutes les restrictions de l’entité, ce qui signifie que les utilisateurs qui étaient auparavant restreints à l’entité New York uniquement continuent d’être restreints à l’entité New York uniquement.

Règles et événements intelligents

Une bonne pratique consiste à supprimer toutes les règles et tous les événements intelligents liés à l’entité que vous souhaitez désactiver avant de la désactiver. Si les règles intelligentes et les événements intelligents s’appliquent à d’autres entités, modifiez-les de manière à ce qu’ils n’incluent plus l’entité que vous souhaitez désactiver.

Clients et fournisseurs

La désactivation d’une entité n’affecte pas les restrictions imposées aux clients et aux fournisseurs. Toutefois, il est recommandé de désactiver les clients et fournisseurs privés d’une entité dans le cadre du processus global de désactivation de l’entité.

Formulaires 1099 et fiches de fournisseurs appartenant à l’entité

Toute entité que vous désactivez est toujours disponible dans le filtre du Formulaire 1099 pour les entités et les groupes d’entités. Vous pourrez également accéder à tous les fournisseurs détenus au niveau de l’entité à des fins 1099. Ces fournisseurs sont indiqués dans la liste fournisseur lors de la sélection de Afficher privé option. Cependant, vous ne pourrez pas effectuer de transactions avec ces fournisseurs au niveau général, car ils appartiennent entité à un entité inactif.

Vous ne pouvez pas exécuter de transactions ou de régularisations sur les formulaires 1099 associés après avoir désactivé une entité. Vous pouvez toutefois imprimer les informations du formulaire 1099 relatives à une entité désactivée.

Paiement pour une entité inactive

Au moment du renouvellement, Sage Intacct considère une entité inactive comme un abonnement d’entité non renouvelé. Les frais d’abonnement sont annuels (même si vous recevez une facture fournisseur mensuelle), de sorte que vous payez toujours pour l’année entière si vous désactivez une entité à tout moment de l’année.

Étapes suivant la désactivation d’une entité

Une fois que vous avez désactivé un entité, le entité n’apparaît dans aucun menu déroulant, y compris les menus de niveau général, Grand livre, Comptes fournisseurs, Comptes clients, Achats Ventes, ni dans aucun autre transaction ou article de rapport d’Intacct. Il est désormais impossible de comptabiliser accidentellement une transaction dans l’entité inactive.

Vous pouvez toujours exécuter un rapport financier préparatoire sur une entité inactive à des fins d’audit et d’historique.

Exécuter un rapport financier préparatoire sur une entité inactive

L’accès aux rapports financiers peut varier en fonction de vos permissions. La possibilité d’afficher, d’ajouter et de modifier des rapports financiers est contrôlée par des Permissions du Grand livre.

L’utilisation de rapports financiers implique de multiples tâches : exécution de rapports, modification de rapports, exploration d’un rapport, etc. Chacune d’entre elles peut nécessiter un ensemble spécifique de permissions, à la fois pour le Grand livre et pour la Société.

Assurez-vous de disposer de toutes les permissions nécessaires lorsque vous travaillez avec des rapports financiers.

Vous pouvez toujours créer des rapports sur une entité inactive à des fins d’audit ou d’historique. Vous pouvez exécuter tous les rapports sur une entité inactive, y compris les rapports créés à l’aide de l’Assistant de création de rapport financier préparatoire, les rapports standard et les rapports personnalisés.

La création de rapports sur une entité inactive implique les étapes principales suivantes :

1. Filtrer votre groupe d’établissements pour les entités inactives
2. Dupliquer un rapport
3. Exécuter un rapport sur une entité inactive

Filtrer votre groupe d’établissements pour les entités inactives

Vous pouvez parfois vouloir inclure des dimensions inactives dans les rapports. Créez un groupe de dimension qui filtre les deux types de membres de dimension.

1. Ouvrez ou modifiez le groupe de dimensions pour le type de dimension, par exemple, services, emplacements ou territoires.

2. Dans la section Filtres, créez deux filtres :

   • Statut égal à actif
   • Statut égal à inactif
3. Assurez-vous que le type de condition est défini sur Toutes (OU).
   
4. Enregistrez vos modifications.

Vous pouvez utiliser ce groupe lorsque vous souhaitez que les membres actifs et inactifs apparaissent dans un rapport.

Dupliquer un rapport

Vous pouvez éventuellement dupliquer un rapport existant, que vous pouvez ensuite modifier pour l’exécuter sur le entité inactif.

1. Sélectionnez Modifier en regard du rapport que vous souhaitez utiliser comme base pour votre nouveau rapport.
2. Sélectionnez Dupliquer pour dupliquer le rapport et lui donner un nouveau nom.

Modifier un rapport à exécuter sur une entité inactive

Pour modifier les rapports financiers, vous devez être un utilisateur professionnel disposant des permissions appropriées pour les données contenues dans le rapport. Vous devez avoir accès au rapport à partir de l’onglet Permissions de l’Assistant de création de rapport financier préparatoire, ainsi que des permissions de liste, d’affichage et de modification pour le grand livre.

Les utilisateurs collaborateurs ne peuvent pas modifier les rapports financiers préparatoires.

1. Accédez à la liste Rapports financiers préparatoires.
2. Sélectionnez Modifier en regard du rapport que vous souhaitez modifier. Utilisez l’assistant de création de rapport financier préparatoire pour effectuer vos modifications.
3. Accédez à l’option appropriée pour effectuer vos modifications. Le tableau suivant indique les modifications que vous pouvez apporter à chaque onglet. Toutes les options ne sont pas utilisées pour tous les types de rapports.
4. Enregistrez vos modifications et exécutez le rapport pour afficher les nouvelles valeurs.

Options modifiables de l’Assistant de création de rapport financier préparatoire

Onglet	Ce qui est modifiable
Informations sur le rapport	Nom de rapport Type de rapport Public du rapport Statut actif ou inactif Filtrer par structure de section sur les lignes
Lignes	Groupes de comptes Niveau de détail Base des montants Toujours afficher Tout ou Aucun
premières colonnes	Type de colonne Valeur calculée Période Compenser En-tête de colonne 1 En-tête de colonne 2 Titre de la colonne Structure sectionnelle Développer par Afficher en tant que numéro Livre de rapports Affichage dans la sortie du rapport Masquer la colonne Diviseur spatial pour séparer les colonnes
Calculs	Calculs
Filtres	En date du Livre de rapports Filtres de section
Format	Général (comptes, nombres, dimensions, nombres nuls) Mise en page et colonnes (logo, en-tête et pied de page, titres, paramètres de page, polices) Lignes et totaux (masquer/centrer l’en-tête, lignes et sauts de page vides, masquer les totaux et les séparateurs)
Permissions	Propriétaire du rapport Ajouter ou supprimer des utilisateurs de la liste d’accès (des permissions s’appliquent) Ajouter ou supprimer des utilisateurs pour la liste d’exclusion (les permissions s’appliquent)

5. Sélectionnez l’icône Filtres Tab.
6. Dans le Définir des dimensions sur la section Emplacement ligne, assurez-vous que Masquer les inactifs est sélectionné.
7. Enregistrez vos modifications et exécutez le rapport.

Passer à une entité

Vous pouvez passer d’une entité à une autre à partir du niveau général sans avoir à vous reconnecter ou à vous déconnecter.

Vous pouvez changer d’entité en procédant comme suit :

• Dans la liste de niveau général : Sélectionnez l’icône Niveau général liste déroulantes et choisissez le entité que vous souhaitez changer.
• Dans la liste Entités : Recherchez la ligne contenant l’entité à laquelle vous souhaitez accéder, puis sélectionnez Passer à l’entité sur cette ligne.
• Dans le menu de navigation de gauche : Sélectionnez Société > Mise en place > Entités puis choisissez l’entité à laquelle vous souhaitez accéder.

L’entité s’ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Le nom de l’entité est indiqué en haut de la page, juste avant le niveau général.

Désactiver une entité

Avant de désactiver une entité, consultez Considérations avant de désactiver une entité pour en savoir plus sur la préparation de votre entité à la désactivation.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Sélectionnez Plus d’actions > Modifier en regard de l’entité pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut de Actif à Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.
5. Sélectionnez Terminé.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Sélectionnez Modifier pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut de Actif à Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Pour afficher les entités inactives dans les rapports et les listes, cochez la case Inclure inactifs en haut de la page rapport ou liste.

Supprimer une entité

À des fins d’audit, Intacct ne prend pas en charge la suppression d’une entité à laquelle sont associés des transactions ou des objets.

Vous pouvez supprimer une entité uniquement si elle n’est associée à aucune fiche ou transaction.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Entités.

2. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer en regard de l’entité que vous souhaitez supprimer.
3. Sélectionnez Supprimer dans la boîte de dialogue de confirmation.

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration > Entités.

2. Dans la liste Entités, localisez l’entité et sélectionnez Supprimer.