Règles d’approbation de la valeur

Si votre politique de approbation d’achat utilise une valeur approbation un type de règle, vous devez disposer de règles de approbation de valeur. Les règles d’approbation de la valeur définissent les montants en devise de transaction d’achats qui doivent être soumis à une approbation et par qui.

À propos des règles d’approbation de la valeur

Les règles d’approbation de la valeur fonctionnent un peu différemment, selon le type de règle d’approbation de la valeur auquel elles sont destinées :

  • Approbation de la valeur basée sur les services (Approbation de la valeur - Service et Approbation de la valeur – Service de la transaction)

    Ces types de règles utilisent une ou plusieurs règles d’approbation de la valeur définies dans un groupe de règles. Pour chaque groupe de règles, vous définissez une règle d’approbation de la valeur par défaut qui s’applique à tout service n’ayant pas de règle d’approbation de la valeur qui lui est propre. Ensuite, vous utilisez la page Règle d’approbation de la valeur pour définir une valeur approbation règle pour chaque service spécifique nécessitant un ensemble différent d’approbateurs et/ou des montants de approbation différents.

    Pour les deux Approbation de la valeur - Service et Approbation de la valeur – Service de la transaction, approbation demandes sont acheminées vers le premier approbateur, puis vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant en devise de transaction se situe en dessous des limites de l’approbateur suivante. (Voir le Descriptions des champs par exemple.)

  • Approbation de la valeur basée sur les permissions (Approbation de valeur et Approbation de la valeur - Progressive)

    Ces types de règles ne présentent qu’une seule règle d’approbation de la valeur. Vous sélectionnez le numéro de niveaux d’approbation dont vous avez besoin et les montants pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs disposant des permissions d’approbation d’achat à ce niveau.

    Pour Approbation de valeur, les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant en devise de transaction. Pour Approbation de la valeur - Progressive, le cycle d’approbation commence au niveau 1 et progresse à chaque niveau jusqu’à ce que le montant en devise de transaction soit inférieur au niveau suivant. (Voir le Descriptions des champs par exemple.)

    Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie.

Les modifications que vous apportez aux règles d’approbation de la valeur n’affectent pas les transactions d’achat qui se trouvent actuellement dans le cycle d’approbation. Les modifications prennent effet à chaque fois qu’une transaction d’achat est soumise, qu’une nouvelle transaction soit soumise, qu’une transaction refusée soit à nouveau soumise ou qu’une transaction approuvée ait été modifiée, et que la configuration d’achat soit configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.

Règles d’approbation de la valeur basées sur les services

Abonnement Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Pour ajouter ou modifier une valeur approbation règle pour un groupe de règles, commencez à la page Groupe de règles d’approbation de la valeur. Pour accéder à cette page :

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats, recherchez un élément où Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de la transaction est sélectionné pour l’un des types de règles.
  2. Sélectionnez le liste déroulant groupe de règles, puis effectuez l’une des tâches suivantes :
    • Sélectionnez l’icône Ajouter Lien en haut de la liste pour créer un nouveau groupe de règles.
    • Sélectionnez un groupe de règles dans la liste et sélectionnez Voir lien.
  1. Dans le Règles spécifiques au service sur la page Groupe de règles d’approbation de la valeur, si vous ne voyez pas de section Ajouter au-dessus du tableau, sélectionnez Modifier. La page s’actualise et l’icône Ajouter apparaît.
  2. Sélectionnez l’icône Ajouter bouton. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  3. Sélectionner une ID de service.
  4. Ajoutez n’importe quelle option Descriptif.
  5. Pour chaque approbateur, vous souhaitez :
    • Sélectionner une Approbateur. Pour qu’un utilisateur nommé apparaisse dans le liste, le utilisateur doit avoir permissions pour liste transactions d’achats qui doivent approbation.
    • Entrer Valeur de et Valeur à Pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.

    Voir Descriptions des champs pour plus de détails.

  6. Sélectionnez Enregistrer. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service est ajoutée à la table des règles spécifiques au service.
  7. Sélectionnez Enregistrer Lorsque vous avez terminé d’utiliser les règles d’approbation de la valeur pour le groupe de règles.
  1. Dans le Règles spécifiques au service Sur la page Groupe de règles d’approbation de la valeur, recherchez le service souhaité et sélectionnez l’icône Crayon icône. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Ajoutez, modifiez ou supprimez les approbateurs et les montants d’approbation, si nécessaire. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Descriptions des champs.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Vous supprimer la valeur approbation règle pour un service spécifique à partir de la page Groupe de règles d’approbation de la valeur et non de la page Règle d’approbation de la valeur.

Approbation de la valeur basée sur les permissions

Vous ajoutez ou modifiez la valeur approbation règle pour les approbations de la valeur basées sur la permissions à partir de la page Politique d’approbation Achats.

Abonnement Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Si vous avez sélectionné Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle dans une politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré les montants d’approbation de niveau, vous devez ajouter une règle d’approbation de la valeur.

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats où vous avez spécifié Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle, sélectionnez Modifier. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Ajoutez n’importe quelle option Descriptif.
  3. Pour chaque niveau d’approbation que vous souhaitez :
    • Entrer Valeur de et Valeur à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour le niveau. Pour le dernier niveau, laissez Valeur à vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
    • Sélectionnez Nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le numéro d’approbateurs requis pour le niveau. Les transactions peuvent être approuvés par toute personne disposant de permissions pour ce niveau d’approbation.

    Voir Descriptions des champs pour plus de détails.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Si vous avez sélectionné Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle dans une politique d’approbation, vous pouvez modifier ou afficher sa règle d’approbation de la valeur.

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats où vous avez spécifié Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle, sélectionnez Modifier. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations suivant les besoins. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Descriptions des champs.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Vous ne pouvez pas supprimer la valeur approbation règle pour les approbations de la valeur basées sur la permissions.

Descriptions des champs

Consultez les tableaux suivants pour obtenir une description de chaque article de la page Valeur approbation règle.

Page des règles d’approbation de la valeur basées sur les services

Descriptions des champs des règles d’approbation de la valeur basée sur les services
Champ Description

ID de service

Le service pour la règle d’approbation de la valeur.

Description

Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur.

Approbateur, Valeur de et Valeur à

Spécifiez le nombre d’approbateurs que vous souhaitez et les montants qui nécessitent approbation.

Les demandes d’approbation sont transmises au premier approbateur, puis à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant en devise de transaction se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant.

Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :

  • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
  • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à Pas de limite maximum

En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :

  • 100 $ de montant en devise de transaction: Non envoyé, car automatiquement approuvé.
  • 2 500 $ de montant en devise de transaction: Transmise à l’approbateur 1, puis à l’approbateur 2.
  • 15 000 $ de montant en devise de transaction: Transmise à l’approbateur 1, à l’approbateur 2, puis à l’approbateur 3.
  • Pour chaque approbateur, les montants qui peuvent être approuvés correspondent à la limite spécifiée par Valeur de et Valeur à. Par exemple, vous pouvez définir les trois approbateurs suivants : 
    • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
    • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
    • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à Pas de limite maximum
  • Spécifier Valeur de et Valeur à pour chaque approbateur sauf le dernier. Pour le dernier approbateur, laissez Valeur à Vide, ce qui garantit que toute montant en devise de transaction au cours de la montant de minimum de l’approbateur précédente est toujours approuvée. Utilisez des valeurs contiguës de approbateur à approbateur, sans laisser d’espaces. Par exemple, si l’Approbateur 2 est compris entre 1 000,01 $ et 5 000 $, la valeur minimale du niveau 3 doit être de 5 000,01 $.
  • Pour le niveau 1, vous pouvez spécifier un Valeur de c’est supérieur à zéro ; Tout montant inférieur à une valeur non nulle est automatiquement approuvé.
  • Si votre société est activée pour plusieurs devises de tenue de compte et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de la valeur, la devise d’approbation s’affiche dans le texte au-dessus du tableau avec les approbateurs et les limites d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité Section de Gérer plusieurs entités.
  • Pour sélectionner un utilisateur nommé comme approbateur, et non un rôle nommé tel que Responsable de service, l’utilisateur doit disposer de permissions pour liste les transactions d’achat qui doivent approbation. Pour attribuer des permissions, modifiez le permissions du utilisateur dans la application Achats et sélectionnez Valider les transactions d’achat. En savoir plus sur Attribution de permissions.

Page des règles d’approbation de la valeur basées sur les permissions

Valeur basée sur les permissions approbation descriptions des champs règle
Champ Description

Description

Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur.

Approbateurs Niveau, Valeur de, Valeur à et Nombre minimum d’approbateurs

Spécifiez le nombre de niveaux de approbation que vous souhaitez, les montants qui nécessitent approbation et le numéro des approbateurs requis. Sage Intacct prend en charge un maximum de 6 niveaux d’approbation.

Pour Approbation de valeur, les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant en devise de transaction. Pour Approbation de valeur : Progressif, le cycle d’approbation commence au niveau 1 et progresse à chaque niveau jusqu’à ce que le montant en devise de transaction tombe en dessous du niveau suivant.

Supposons que votre règle d’approbation de la valeur est définie avec les trois niveaux suivants :

  • Niveau 1 : 500 $ à 1 000 $
  • Niveau 2 : 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Niveau 3 : 5 000,01 $ à Pas de limite maximum

Si le montant en devise de transaction est de 2 500 $, voici comment les demandes d’approbation sont envoyées :

  • Approbation de valeur: Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau 2.
  • Approbation de valeur : Progressif: Les demandes d’approbation sont envoyées d’abord au niveau 1, puis au niveau 2.
  • Pour chaque niveau, les montants que l’approbateur peut approuver correspondent à la limite spécifiée par Valeur de et Valeur à. Par exemple, vous pouvez définir trois niveaux d’approbation :
    • Niveau 1 : 500 $ à 1 000 $
    • Niveau 2 : 1 000,01 $ à 5 000 $
    • Niveau 3 : 5 000,01 $ à Pas de limite maximum
  • Spécifier Valeur de et Valeur à pour chaque niveau sauf le dernier. Pour le dernier niveau, laissez Valeur à vide. Utilisez des valeurs contiguës d’un niveau à l’autre, sans laisser d’espaces. Par exemple, si le niveau 2 est compris entre 1 000,01 $ et 5 000 $, saisissez 5 000,01 $ comme valeur minimale pour le niveau 3.
  • Pour le niveau 1, vous pouvez spécifier un Valeur de C’est plus que zéro. Tout montant inférieur à une valeur non nulle est automatiquement approuvé.
  • Si votre société est activée pour plusieurs devises de tenue de compte et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de la valeur, la devise d’approbation s’affiche dans le texte au-dessus du tableau avec les niveaux d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité Section de Gérer plusieurs entités.
  • Achats transactions peuvent être approuvées par toute personne ayant permissions à ce niveau de approbation. Pour attribuer des permissions, modifiez le permissions du utilisateur dans la application Achats et sélectionnez les niveaux de approbation d’achat que le utilisateur est autorisé à approuver. Assurez-vous également que l’option Valider les transactions d’achat est sélectionnée. En savoir plus sur Attribution de permissions.