Configurer les approbations pour les transactions d’Achats
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Les bonnes pratiques d’affaires comprennent de bons contrôles internes pour assurer l’approbation appropriée par les bonnes personnes des dépenses de votre société. Vous pouvez configurer les approbations d’achat afin de maintenir la responsabilité appropriée pour les transactions d’achat.
Pour utiliser les approbations d’achats, votre société doit être abonnée à l’application Achats.
Configurer les approbations d’achat
Procédez comme suit pour configurer les approbations d’achat.
Dans un minimum, les utilisateurs que vous souhaitez être approbateurs doivent être abonnés au application Achats et avoir permissions pour liste les transactions qui nécessitent leur approbation. Les utilisateurs de tout type d’utilisateur à l’exception de CRM peuvent être des approbateurs.
| Abonnement | Administration |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Utilisateurs : Liste, Afficher et Modifier |
- Aller à Société > Administrateur > utilisateurs, sélectionnez Abonnements pour l’utilisateur, puis sélectionnez Permissions pour l’application Achats.
- Recherchez le Approuver la transaction d’achat permissions, puis sélectionnez Liste. Si vous prévoyez d’utiliser des approbations de la valeur basées sur des permissions, vous devrez affecter Niveaux d’approbation des achats aux utilisateurs appropriés que vous souhaitez à chaque niveau.
En savoir plus sur Attribution de permissions.
Vous activez les approbations sur la page Configurer les Achats et, dans un environnement partagé à plusieurs entités, au niveau du niveau général.
| Abonnement | Administration, Achats |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Abonnements aux applications : Liste, Afficher et Configurer |
- Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
- Dans le Approbations sous-section de la Activer la fonctionnalité , sélectionnez la Activer l’approbation des achats case à cocher. Diverses options et boutons apparaissent.
- Configurez les options suivantes, le cas échéant :
- Demander l’approbation du fournisseur. Sélectionnez cette option pour exiger qu’un fournisseur soit spécifié sur la transaction avant qu’elle ne soit envoyée pour approbation. Une fois qu’un fournisseur est sélectionné pour le transaction, le fournisseur ne peut pas être modifié.
- Exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée. Sélectionnez une option qui détermine si les modifications de montant des transactions approuvées nécessitent une nouvelle approbation de la transaction. Cette option de configuration n’est pas prise en charge si votre société est également configurée pour l’abonnement Gestion des dépenses.
- Notifications par e-mail. Sélectionnez cette option pour envoyer automatiquement des notifications par e-mail aux utilisateurs de la chaîne d’approbation des achats. Les utilisateurs définissent leurs préférences quant à la réception ou non d’e-mails.
- Activer la délégation. Sélectionnez cette option pour permettre aux approbateurs de délégataire leur responsabilité d’approbation lorsqu’ils sont absents. La configuration de l’administrateur est requise pour affecter des délégataires aux approbateurs. En savoir plus Configuration de la délégation d’approbation.
- Non restreint. Sélectionnez un super utilisateur qui peut mettre fin au reste du cycle d’approbation d’une transaction en approuvant ou en refusant la transaction.
Ensuite, définissez vos politiques d’approbation.
Les politiques d’approbation déterminent quelles transactions d’achat nécessitent approbation, quelles approbations sont requises, la séquence des approbation et si l’une d’entre elles doit être basée sur le montant en devise de transaction. Vous pouvez définir des approbations pour les demandes d’achat (devis), les commandes d’achat et les factures fournisseurs.
- Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
- Dans le Activer la fonctionnalité , accédez à la sous-section Approbations et sélectionnez Politiques d’approbation Gérer bouton. La page de la liste des politiques d’approbation des achats s’affiche.
- Sélectionnez Ajouter. La page Politique d’approbation des achats apparaît.
- Sélectionner une Définition de transaction. La politique s’appliquera aux transactions d’achat en fonction de la définition de transaction que vous choisissez.
- Pour chaque approbation par laquelle vous souhaitez acheminer la transaction d’achat, sélectionnez l’icône Type de règle. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Descriptions des champs pour la page Politique d’approbation.Si vous sélectionnez Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de la transaction, ajoutez un groupe de règles à appliquer au type de règle et définissez la valeur approbation règles pour le groupe de règles. Voir Ajouter un groupe de règles pour les approbations de la valeur basées sur les services.
Si vous sélectionnez Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive, ajoutez une règle d’approbation de la valeur. Voir Ajouter un règle de approbation de valeur pour les approbations de la valeur basées sur permissions.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque politique d’approbation que vous souhaitez définir.
- Sélectionnez Annuler pour revenir à la page Configurer les Achats.
En savoir plus sur Utilisation des politiques d’approbation.
Ajouter un groupe de règles pour les approbations de la valeur basées sur les services
Si vous avez sélectionné Approbation de valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de la transaction En tant que type de règle dans une politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré de groupe de règles, vous devez ajouter un groupe de règles. Le groupe de règles contient les règles d’approbation de la valeur à utiliser, notamment :
- La valeur par défaut approbation règle pour tout service qui n’a pas sa propre valeur spécifique approbation règle
- Toute règle d’approbation de la valeur supplémentaire pour tous les services qui ont besoin de leurs propres règles spécifiques
| Abonnement | Achats |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
- Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
- Dans le Activer la fonctionnalité , accédez à la sous-section Approbations et sélectionnez Politiques d’approbation Gérer bouton.
- Sur la page Politiques d’approbation des achats, modifiez une politique qui contient un type de règle Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de la transaction.
- Sur la ligne de type de règle associée, sélectionnez le liste déroulant Groupe de règles, puis sélectionnez Ajouter. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
- Saisissez un Nom du groupe de règles.
- Spécifiez la règle d’approbation de la valeur par défaut à appliquer à tout service ne disposant pas de sa propre règle d’approbation de la valeur. Pour chaque approbateur, vous souhaitez :
- Sélectionner une Type de règle Approbateur. Si nécessaire, sélectionnez un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs. Pour qu’un utilisateur nommé apparaisse dans le colonne Utilisateur ou groupe d'utilisateurs, les membres du utilisateur ou du groupe d'utilisateurs doivent avoir permissions pour liste les transactions d’achat qui doivent approbation et ne doivent pas être limités à des entités, des services ou des territoires.
- Entrer Valeur de et Valeur à Pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
Voir Descriptions des champs de la page Groupe de règles d’approbation de la valeur pour plus de détails.
- Sélectionnez Enregistrer. La page Politique d’approbation des achats apparaît.
Après avoir ajouté la valeur par défaut approbation règle, vous pouvez ajouter de la valeur approbation règles pour des services spécifiques.
Pour ajouter une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique :
- Sur la page Politique d’approbation des achats, dans la colonne Groupe de règles, sélectionnez le menu déroulant et sélectionnez Voir ou Ajouter. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
- Sélectionnez Modifier.
- Dans le Règles spécifiques au service Section, sélectionnez Ajouter. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
- Sélectionner une ID de service.
- Ajoutez une Descriptif.
- Dans la section Cycle et limites d’approbation :
- Sélectionner une Type de règle Approbateur. Si nécessaire, sélectionnez le nom du utilisateur ou du groupe d'utilisateurs. Seuls les utilisateurs et les groupes de utilisateur dont les membres ont permissions pour liste transactions d’achat devant approbation apparaître dans ce liste.
- Entrer Valeur de et Valeur à Pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
Voir Descriptions des champs de la page Règle d’approbation de la valeur pour plus de détails.
- Sélectionnez Enregistrer. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service apparaît maintenant dans la table des règles spécifiques au service.
- Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque règle d’approbation de la valeur que vous souhaitez ajouter pour un service spécifique.
- Sélectionnez Enregistrer. La page Politique d’approbation des achats apparaît.
En savoir plus sur Utilisation de groupes de règles.
Ajouter un règle de approbation de valeur pour les approbations de la valeur basées sur permissions
Si vous avez sélectionné Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle dans une politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré les montants d’approbation de niveau, vous devez ajouter une règle d’approbation de la valeur.
Ces types de règles ne présentent qu’une seule règle d’approbation de la valeur. Vous sélectionnez le numéro de niveaux d’approbation dont vous avez besoin et les montants pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs disposant des permissions d’approbation d’achat à ce niveau.
| Abonnement | Achats |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
- Sur la page Politique d’approbation des achats où vous avez spécifié Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle, sélectionnez Ajouter. La page Valeur approbation règle s’affiche.Si une règle d’approbation de la valeur a déjà été définie, vous pouvez sélectionner Modifier pour examiner la règle d’approbation de la valeur et apporter les modifications nécessaires.
- Ajoutez une Descriptif.
- Pour chaque niveau d’approbation que vous souhaitez :
- Entrer Valeur de et Valeur à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour le niveau. Pour le dernier niveau, laissez Valeur à vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
- Sélectionnez Nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le numéro d’approbateurs requis pour le niveau. Les transactions peuvent être approuvés par toute personne disposant de permissions pour ce niveau d’approbation.
Voir Descriptions des champs de la page Règle d’approbation de la valeur pour plus de détails.
- Sélectionnez Enregistrer.
Désactiver les approbations d’achat
La désactivation des approbations n’a aucun effet sur les transactions d’achat qui sont actuellement dans le cycle d’approbation. Toutes les nouvelles transactions envoyées n’auront plus besoin d’une approbation une fois que vous aurez désactivé les approbations. Cependant, vos politiques d’approbation et vos règles d’approbation de la valeur restent intactes et sont utilisées si vous réactivez les approbations d’achat.
| Abonnement | Administration, Achats |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Abonnements aux applications : Liste, Afficher et Configurer |
- Aller à Achats > Tous > Mise en place et sélectionnez Configurer les achats.
- Dans le Approbations sous-section de la Activer la fonctionnalité , désélectionnez la Activer l’approbation des achats case à cocher. Les différentes options et boutons disparaissent.
- Sélectionnez Enregistrer.
Descriptions des champs
Page Politique d’approbation
Le tableau suivant décrit chaque article de la page Politique d’approbation.
| Champ | Description |
|---|---|
|
Définition de transaction |
Les transactions qui nécessitent une approbation. Vous pouvez configurer des approbations pour les transactions avec les types de modèles suivants :
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|
Utilisez le type de règle pour créer une séquence d’approbations qui peut inclure des approbation par un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs nommé, le responsable du utilisateur, le responsable du service du utilisateur, le montant du achat, etc. Par exemple, vous pouvez souhaiter qu’une transaction d’achat soit d’abord approuvée par le responsable du collaborateur qui soumet la demande. Si le responsable approuve, vous pouvez procéder à l’approbation de la valeur en fonction du service de la transaction et du montant de l’achat. Les types de règles sont :
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Utilisateur ou groupe d’utilisateurs |
Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Pour qu’un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs nommé apparaisse dans le liste, le utilisateur ou le groupe d'utilisateurs doit avoir un type de utilisateur autre que CRM et avoir permissions pour liste transactions d’achat qui doivent approbation. En outre, le utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne doit pas être limité à des entités, des services ou des territoires. |
|
Ensemble de règles |
Ce champ est applicable lorsque Approbation de valeur : Service ou Approbation de valeur : Service de transaction est sélectionné comme type de règle. Le groupe de règles identifie les règles d’approbation de la valeur utilisées pour acheminer les demandes d’approbation. N’oubliez pas qu’une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés. Un groupe de règles inclut la valeur par défaut approbation règle qui s’applique à tout service sans valeur spécifique approbation règle et, éventuellement, une ou plusieurs règles de approbation de valeur pour des services spécifiques. Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux. En savoir plus sur Groupes de règles d’approbation de la valeur et Règles d’approbation de la valeur. |
|
Gérer |
Ce champ est applicable lorsque Approbation de valeur ou Approbation de valeur : Progressif est sélectionné comme type de règle. Vous pouvez sélectionner l’icône Modifier lien dans la section Gérer Colonne permettant d’ajouter ou de modifier la règle d’approbation de la valeur utilisée pour envoyer les demandes d’approbation. Le règle approbation pour ces deux types de règle définit le numéro des niveaux de approbation nécessaires et les montants approbation pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs disposant des permissions d’approbation d’achat à ce niveau. En savoir plus sur le Règle d’approbation de la valeur pour les approbations basées sur les permissions. |
Page groupe de règles approbation valeur
Les tableaux suivants décrivent chaque article de la page Valeur approbation groupe de règles.
| Champ | Description |
|---|---|
|
Nom du groupe de règles |
Le nom du groupe de règles. |
|
Type de règle |
Il s’agit d’un champ en lecture seule qui indique la valeur approbation règles pour les types de règle de approbation basés sur la service, qui incluent :
|
Par défaut pour les services sans règles spécifiques
| Champ | Description |
|---|---|
| Type de règle |
Type d’utilisateur auquel envoyer la demande d’approbation : Responsable du collaborateur, Responsable de service, Niveau utilisateur, Niveau groupe d’utilisateurs |
|
Utilisateur ou groupe d’utilisateurs |
Un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs nommé doit avoir permissions pour liste transactions d’achat qui doivent approbation. Pour attribuer des permissions, modifiez le permissions du utilisateur ou du membre du groupe dans la application Achats et sélectionnez Valider les transactions d’achat. En savoir plus sur Attribution de permissions. |
|
Valeur de |
Le montant minimum pouvant être approuvé. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier un Valeur de qui est supérieur à zéro ; Tout montant inférieur à une valeur non nulle est automatiquement approuvé. Si votre société est activée pour plusieurs devises de tenue de compte et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de la valeur, la devise d’approbation s’affiche dans le texte au-dessus du tableau avec les approbateurs et les limites d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité Section de Gérer plusieurs entités. |
|
Valeur à |
Le montant maximum pouvant être approuvé. Pour le dernier approbateur, laissez Valeur à Vide, ce qui garantit que toute montant en devise de transaction au cours de la montant de minimum de l’approbateur précédente est toujours approuvée. |
Les demandes d’approbation sont transmises au premier approbateur, puis à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant en devise de transaction se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant.
Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :
- Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
- Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
- Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à Pas de limite maximum
En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :
- 100 $ de montant en devise de transaction: Non envoyé, car automatiquement approuvé.
- 2 500 $ de montant en devise de transaction: Transmise à l’approbateur 1, puis à l’approbateur 2.
- 15 000 $ de montant en devise de transaction: Transmise à l’approbateur 1, à l’approbateur 2, puis à l’approbateur 3.
Règles propres à chaque ministère
| Champ | Description |
|---|---|
|
ID de service et Nom de service |
L’ID et le nom du service avec sa propre règle d’approbation de la valeur. |
|
Description |
La note facultative qui a été saisie pour la règle d’approbation de la valeur du service lorsque la règle a été ajoutée ou modifiée. |
Page de la règle d’approbation de la valeur
Consultez les tableaux suivants pour obtenir une description de chaque article de la page Valeur approbation règle.
Page des règles d’approbation de la valeur basées sur les services
| Champ | Description |
|---|---|
|
ID de service |
Le service pour la règle d’approbation de la valeur. |
|
Description |
Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur. |
|
Approbateur, Valeur de et Valeur à |
Spécifiez le nombre d’approbateurs que vous souhaitez et les montants qui nécessitent approbation. Les demandes d’approbation sont transmises au premier approbateur, puis à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant en devise de transaction se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant. Exemple :
Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :
En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :
|
Page des règles d’approbation de la valeur basées sur les permissions
| Champ | Description |
|---|---|
|
Description |
Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur. |
|
Approbateurs Niveau, Valeur de, Valeur à et Nombre minimum d’approbateurs |
Spécifiez le nombre de niveaux de approbation que vous souhaitez, les montants qui nécessitent approbation et le numéro des approbateurs requis. Sage Intacct prend en charge un maximum de 6 niveaux d’approbation. Pour Approbation de valeur, les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant en devise de transaction. Pour Approbation de valeur : Progressif, le cycle d’approbation commence au niveau 1 et progresse à chaque niveau jusqu’à ce que le montant en devise de transaction tombe en dessous du niveau suivant.
Exemple : Supposons que votre règle d’approbation de la valeur est définie avec les trois niveaux suivants :
Si le montant en devise de transaction est de 2 500 $, voici comment les demandes d’approbation sont envoyées :
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