À propos des définitions de transaction d’achats

Une définition de transaction est un modèle créé pour vos transactions d’Achats. Elle contient les paramètres de comptabilité, les règles de flux de travail et d’autres paramètres de configuration qui déterminent le comportement de la transaction. Voici quelques exemples de paramètres de définition de transaction :

S’il faut autoriser les utilisateurs à saisir un prix différent du prix suggéré
Si la transaction inclut des sous-totaux
Comment les transactions partiellement traitées sont traitées
Quels utilisateurs, groupes ou les deux ont accès à la transaction
Quel est l’effet de la transaction sur la comptabilité

En savoir plus sur Paramètres de la définition de transaction.

Le niveau de flexibilité dont vous disposez pour ajouter et modifier des définitions de transaction varie selon que votre société utilise des flux de travail standard ou avancés.

Certains champs d’une définition de transaction affectent directement les soldes d’inventaire et le grand livre. Les modifications apportées à ces champs peuvent avoir un impact significatif sur la comptabilité et la valorisation de l’inventaire. Sage Intacct vous recommande de ne pas modifier les définitions de transaction standard. Au lieu de cela, dupliquez une définition de transaction, puis modifiez la définition de transaction dupliquée selon vos besoins (flux de travail avancé requis). Cela permet de conserver la logique comptable initiale et de simplifier le dépannage.

Si vous utilisez des flux de travail standard

Les flux de travail standard sont fournis avec des ensembles de définitions de transaction préconfigurées.

Vous ne pouvez pas supprimer les définitions de transaction standard. Vous pouvez modifier certains paramètres de configuration, tels que la définition des utilisateurs ou des groupes ayant accès à la définition de transaction ou l’autorisation ou non de la modifier.

Définitions de transaction d’Achats par défaut

Le flux de travail standard que vous installez détermine les définitions de transaction d’achat qui sont installées. Lorsque vous sélectionnez le flux de travail dans l’interface du produit, un graphique s’affiche montrant les définitions de transaction et leur effet sur le contrôle d’inventaire, les Comptes fournisseurs et le Grand livre.

Les flux de travail sont les suivants :

Si vous utilisez des flux de travail avancés

Après avoir utilisé et activé des flux de travail avancés, vous pouvez personnaliser certaines définitions de transactions standard préconfigurées en fonction des besoins de votre entreprise. Un flux de travail avancé vous offre une plus grande flexibilité pour déterminer les types de transactions incluses dans un flux de travail, l’ordre dans lequel les transactions sont traitées et les règles comptables pour chaque définition de transaction. Il est recommandé d’utiliser des flux de travail avancés pour le contrôle d’inventaire.

L’inventaire des fournitures est préconfiguré pour utiliser des flux de travail avancés, et une définition de transaction d’achat de fournitures est automatiquement générée pour vous, Demande de fournitures SYS. Si vous avez des politiques de approbation spécifiques à service, vous pouvez créer dupliquer définitions de transaction de demande de fournitures à utiliser avec des politiques de approbation spécifiques. En savoir plus sur Achat de fournitures.

Étant donné que cette flexibilité a un impact sur les comptes de livre auxiliaire et du grand livre et sur la valorisation des stocks, Sage Intacct recommande que ces types de réglages définition de transaction soient effectués par une personne compétente pour effectuer ce type de changement des processus métier.

En savoir plus À propos des flux de travail standard et avancés.

Exemple de définitions de transaction dans un flux de travail

Voici un exemple de l’impact d’un flux de travail de définition de transaction d’achats sur le contrôle d’inventaire, le Grand livre et les Comptes clients.

La séquence de transaction dans le worfklow est la demande d’achat, la commande d’achat, le bon de réception, le fournisseur et l’avoir de retour ou de débit. Il montre également comment chaque définition de transaction affecte les totaux d’inventaire, les comptes fournisseurs et le grand livre.