À propos de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats

Rationalisez le processus d’ajout de transactions d’achat en activant l’automatisation des achats, incluse dans votre abonnement à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

 

Flux de travail

Avec l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats, vous définissez les transactions d’Achats que vous souhaitez automatiser. Vous pouvez choisir d’automatiser les transactions avec rapprochement de document, sans rapprochement de document, ou les deux.

Ensuite, au lieu d’ajouter et de convertir manuellement des documents d’Achats en factures fournisseurs, vous laissez Sage Intacct créer des transactions entrantes pour vous en utilisant le flux suivant :

  1. Vous envoyez par courriel ou téléversez des documents de facture du fournisseur aux fins de traitement automatisé.
  2. Sage Intacct utilise l’intelligence artificielle (IA) pour détecter le type de fournisseur et de document. Lorsque la correspondance est configurée, l’IA met en correspondance la facture fournisseur avec une transaction d’achat existante.
  3. Le système crée une transaction provisoire pour vous avec le document source joint. Découvrez comment Sage Intacct remplit les brouillons de transactions.
  4. Vous validez le brouillon de transaction par rapport à la facture fournisseur source, apportez les corrections nécessaires, puis comptabilisez.
    Lorsque vous révisez les brouillons, vous avez la possibilité de modifier le type de transaction, d’ajouter ou de modifier la correspondance avec une autre transaction d’achat, ou de remplacer le brouillon de transaction par une facture fournisseur des CF.
  5. Vos corrections sont renvoyées au moteur d’IA, qui met à jour le modèle d’apprentissage machine (ML) pour améliorer les prédictions futures.

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Apporter des modifications

  • Les transactions automatisées apparaissent dans une nouvelle liste Transactions automatisées, disponible dans les menus Achats et Comptes fournisseurs.
  • Les transactions sont toujours créées en tant que brouillons ; Vous gardez un contrôle sur le moment où elles sont comptabilisées.
  • Vous pouvez modifier la correspondance des documents pour un brouillon de transaction à tout moment avant de la comptabiliser.
  • Si vous estimez que la transaction provisoire devrait utiliser une autre définition de transaction, vous pouvez la modifier.
  • Pour les transactions qui n’appartiennent pas au flux de travail Achats, telles que les loyers ou les factures fournisseurs de services publics, vous pouvez sélectionner Changer en AP facture fournisseur pour déplacer la transaction vers les Comptes fournisseurs.
  • Si vous souhaitez que Sage Intacct crée toutes les futures transactions pour un fournisseur en tant que AP factures fournisseurs, vous pouvez définir Toujours créer AP Factures pour ce fournisseur comme préférence.
  • Les exceptions d’importation, telles que les doublons, sont signalées dans la liste des transactions automatisées pour mieux attirer votre attention.

La précision s’améliore avec le temps

Lorsque vous commencez à utiliser l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats, les correspondances fournisseur et transaction peuvent ne pas être aussi précises que vous le souhaitez. Cependant, plus vous utilisez Soumettre des documents au fournisseur et corriger les informations sur la transaction, plus l’IA/ML apprend de vos corrections pour améliorer les prédictions futures.

Découvrez comment la mise en correspondance automatisée des transactions utilise l’IA.

Avant de commencer

L’automatisation des achats nécessite l’automatisation de la réception des factures fournisseurs. Si votre société n’était pas encore abonnée à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs, le processus de configuration de l’automatisation de cet achats commence une fois que cette automatisation est complètement activée. Vos données sont synchronisées avec Sage Network lorsque l’automatisation de la réception des factures fournisseurs est configurée, ce qui permet à l’IA de faire correspondre les transactions entrantes à vos fournisseurs.

Une fois l’activation terminée sur le back-end, vous êtes prêt à indiquer à Intacct les définitions de transaction à utiliser dans les situations suivantes :

  • Lors de la création de factures fournisseur provisoires
  • Lors de la recherche de la transaction d’achat source, si la mise en correspondance des documents est sélectionnée
Vous pourriez devoir Modifiez vos définitions de transaction Pour répondre à certaines exigences avant de configurer la correspondance des définitions de transaction.

Une fois que vous avez mappé les définitions de transaction dans votre configuration d’Achats et enregistré vos modifications, vos transactions d’achats sources sont synchronisées avec Sage Network afin que l’IA puisse faire correspondre les transactions.

Lorsque l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est activée, les règles intelligentes et les événements intelligents ne s’exécutent pas sur les transactions brouillons tant que vous n’avez pas soumis ou comptabilisé.

Ceci est vrai pour toute transaction provisoire que vous créez dans les applications Achats, Ventes ou Inventaire, même si la transaction provisoire utilise une définition de transaction qui n’est pas mise en correspondance avec les transactions automatisées.

En savoir plus sur la procédure Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats.

Disponibilité régionale

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est disponible dans toutes les régions prises en charge.

Informations supplémentaires ou limitations

  • Un abonnement à l’automatisation des CF est requis.
  • La mise en correspondance automatisée des transactions prend en charge la mise en correspondance bidirectionnelle et triangulaire des factures fournisseurs avec les transactions d’achat.
    • Une facture fournisseur peut correspondre à une transaction source.
    • Vous pouvez mettre en correspondance une transaction source, par exemple un bon de commande, avec plusieurs factures fournisseurs, tant que les autres factures fournisseurs correspondantes ne sont pas au statut Brouillon ou En cours. Comptabilisez toute facture provisoire ou en cours fournisseur pour faire correspondre une autre transaction à la même source.
  • Si vous étiez déjà abonné à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs au moment où vous activez l’automatisation d’Achats, notez que cela modifie la façon dont les factures fournisseurs entrantes sont traitées. Lorsque vous chargez un document à partir de la liste des factures fournisseurs, une facture fournisseur provisoire est créée comme précédemment. Toutefois, les factures fournisseurs que vous envoyez par e-mail ou celles que vous chargez à partir de la liste des transactions automatisées sont traitées comme des brouillons fournisseur factures. Ils apparaissent dans la liste Transactions automatisées. Vous pouvez Transformer une facture fournisseur en facture fournisseur CF tant qu’il est encore au statut de projet de statut. Les factures fournisseurs automatisées apparaissent également dans la liste Transactions automatisées.
  • Avec les transactions automatisées mises en correspondance, les éléments du brouillon de la facture fournisseur sont renseignés à partir de la transaction d’achat source plutôt qu’à partir du document du fournisseur. Comparer les éléments et effectuer des régularisations avant de comptabilisation la facture fournisseur.
  • Non pris en charge pour les transactions qui utilisent Avalara AvaTax pour calculer la taxe de vente.