Envoyer un document par e-mail pour créer une transaction automatisée

Envoyer des documents d’Achats par e-mail à votre adresse e-mail configurée par Sage pour les transactions automatisées. Une fois que Sage Intacct a terminé d’analyser le document et créé le transaction provisoire, les transactions apparaissent dans la liste Transactions automatisées.

Vous pouvez transférer des documents de l’une des manières suivantes :

Envoyez un seul e-mail avec un ou plusieurs documents joints.
Transférer les e-mails des fournisseurs contenant des factures jointes.

Chaque pièce jointe aux e-mails génère une transaction provisoire distincte. Si vous transférez un e-mail du fournisseur contenant des pièces jointes de support telles que des reçus, supprimez d’abord les pièces jointes. Sinon, Intacct génère une transaction provisoire pour chaque reçu.

Envoyer par e-mail un document d’achats

Abonnement	Achats Comptes fournisseurs Automatisation des CF Services Sage Cloud
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Toute personne à qui vous fournissez l’adresse e-mail configurée par Sage
Configuration	Automatisez les transactions avec la mise en correspondance des documents activée. Définitions de transaction mappées Pour le niveau général et toutes les entités où les documents sont envoyés par e-mail ou chargés.

Envoyer des e-mails avec les documents d’Achats joints à l’une de vos adresses e-mail configurées par Sage.
Utilisez l’adresse attribuée à l’entité où vous souhaitez que la transaction soit mise en correspondance. Vous pouvez envoyer des documents par e-mail au niveau général ainsi qu’à des entités.
Transférez des documents un par un ou transférez un seul e-mail contenant plusieurs documents joints.
Lors de l’adressage de l’e-mail, incluez une seule adresse e-mail dans le champ À : et laissez le champ CC : vide. Si vous incluez plus d’une adresse e-mail, Sage Intacct ne traitera pas le document.
Pièces jointes aux e-mails valides
Intacct accepte les documents formatés comme suit :
- Le format: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
- Chiffrement: Fichiers non chiffrés
- Taille de fichier: Fichiers de 20 Mo maximum
- Longueur du document: Moins de 200 pages
La prise en charge des fichiers PDF exclut les types de fichiers suivants :
- Les fichiers PDF non standard, tels que les fichiers PDF qui incluent JavaScript ou des fichiers intégrés
- Les fichiers PDF créés avec la version 1.4 ou une version antérieure
Considérations lors de l’envoi de plusieurs documents dans un seul e-mail
Les limitations suivantes s’appliquent lorsque vous transférez un seul e-mail contenant plusieurs documents en pièces jointes :
- Chaque document doit être un fichier distinct.
- Les noms de fichier de chaque document doivent être uniques dans le lot de documents.
- L’e-mail peut contenir un maximum de 200 pièces jointes.
- La taille de l’e-mail et de toutes les pièces jointes combinées doit être inférieure à 40 Mo.
Pour afficher les brouillons de transactions créés à partir des documents envoyés par e-mail, accédez à Achats > Tous > Transactions automatisées, dans l’entité dans laquelle vous avez envoyé les documents par e-mail.
Contrairement aux documents téléchargés, qui apparaissent dans la liste pendant qu’Intacct analyse le contenu, les documents envoyés par e-mail s’affichent une fois l’analyse terminée. Si vos brouillons de transactions ne figurent pas dans la liste, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement.

Étape suivante : Modifier et comptabiliser des transactions automatisées

Rechercher votre adresse e-mail configurée par Sage

Lors de la configuration, Sage Intacct crée automatiquement des adresses e-mail à utiliser lorsque vous soumettez des documents pour la mise en correspondance des transactions automatisées. Vous pouvez afficher ces adresses e-mail dans la configuration des Comptes fournisseurs.

Votre configuration inclut une adresse e-mail pour le niveau général et une pour chaque entité. Ces adresses ne sont pas modifiables.

Abonnement

Achats

Comptes fournisseurs

Automatisation des CF

Services Sage Cloud

Disponibilité régionale

États-Unis seulement

Type d’utilisateur

Entreprise avec privilèges d’administrateur

Aller à Comptes fournisseurs > Configuration Configuration >.
Si votre société est une société multi-entités, consultez la section Configuration à partir du niveau général pour afficher les paramètres d’automatisation des factures fournisseurs.
Sous Paramètres d’automatisation de la facture fournisseur, sélectionnez Configurer à côté de Services de messagerie.
La fenêtre contextuelle Configurer les services par e-mail s’ouvre et affiche la liste des entités, leurs établissements par défaut et leurs boîtes aux lettres provisionnées.
Copiez l’adresse e-mail de la colonne Boîte aux lettres pour l’entité dans laquelle vous souhaitez créer des transactions.