Organiser des groupes de comptes

Les groupes de comptes sont un outil puissant pour les rapports et les tableaux de bord, mais il faut une certaine compréhension pour bien les organiser. Les considérations abordées dans la rubrique vous aideront à configurer vos groupes de comptes afin que les utilisateurs expérimentés et les nouveaux utilisateurs puissent trouver le bon groupe de compte et l’utiliser efficacement.

Organiser vos groupes de comptes

En général, on commence par créer des groupes de comptes composés uniquement de comptes ou de catégories de grand livre individuels. Créez ensuite les types de groupes de comptes qui contiennent d’autres groupes de comptes, ceux qui font partie d’une formule de calcul, etc. Ces groupes de comptes sont plus susceptibles de constituer la base de vos rapports financiers.

Envisagez l’extensibilité

L’un des principaux facteurs à prendre en compte lors de l’organisation de vos groupes compte est l’évolutivité, qui permet de contrôler ce qui se passe lorsque de nouveaux comptes sont ajoutés.

Lorsque vous ajoutez des comptes, vous devez seulement vous assurer qu’ils appartiennent au bon groupe de comptes pour qu’ils soient inclus dans les rapports qui utilisent ce groupe. En général, cela signifie utiliser un numéro de compte qui se situe dans une plage de numéros de compte ou une catégorie définie à cet effet.

Par exemple, si vous disposez d’un groupe de comptes pour les Comptes fournisseurs qui comprend des membres de groupe de comptes affectés à la catégorie Comptes fournisseurs, l’ajout d’un compte et son affectation à la catégorie des Comptes fournisseurs incluent automatiquement le compte dans le groupe de comptes.

De même, si vous disposez d’un groupe de compte pour les espèces et quasi-espèces qui utilise les numéros de compte 1000 à 1500, la création d’un compte qui utilise le compte numéro 1450 inclut automatiquement le compte dans le groupe de compte. Dans ce cas, réfléchissez au nombre de comptes que vous êtes susceptible d’ajouter et configurez la plage de numéros de compte en conséquence.

Utiliser l’objet de groupe de compte

L’objet de groupe de compte a été conçu pour faciliter l’organisation de vos groupes de comptes. En fournissant à chaque groupe de compte un objet de groupe de compte, les utilisateurs peuvent filtrer même un grand nombre de groupes de comptes pour n’afficher que les groupes pertinents.

La normalisation des noms d’objectif garantit également que le filtrage par objet est cohérent à mesure que des comptes sont ajoutés à des groupes et que des groupes compte sont ajoutés.

Par exemple, si vous disposez d’un groupe de comptes composé d’un groupe de comptes, vous pouvez inclure un objet de groupe de compte. Dans ce cas, les objets de groupe de compte permettent aux utilisateurs de filtrer la liste par section du rapport seulement.

Normaliser les conventions de dénomination

Si votre société a été configurée à l’aide d’un démarrage rapide, certains groupes de comptes vous ont été fournis dès le départ. Ces noms de groupes de comptes ne peuvent pas être modifiés.

Dans de nombreux cas, l’objet de groupe de comptes peut servir de convention de dénomination.

La meilleure pratique consiste à partager des groupes de comptes communs dans des rapports dans lesquels vous utilisez régulièrement les mêmes regroupements et ne modifiez pas fréquemment les regroupements, comme par exemple « Dépenses ». Cela vous aidera à relier facilement les relevés, mais cela signifie également que les modifications apportées à ces groupes de comptes peuvent avoir un impact plus important et doivent être examinées attentivement.

La meilleure pratique consiste à utiliser un ensemble distinct de groupes de comptes si vous créez un rapport dédié avec des regroupements de comptes personnalisés. Utilisez l’objet de groupe de cptes ou un préfixe sur le nom du groupe de cptes lorsque vous travaillez avec le rapport dédié pour faciliter le travail avec ces groupes.

Si votre format est destiné à un entité spécifique, incluez un identifiant entité si vous créez des groupes compte au niveau général d’une société de plusieurs entité.

Épelez toujours le nom complet ou utilisez toujours un acronyme. La cohérence est la clé.

Groupes partagés

Un groupe partagé est un groupe dans lequel un même groupe de compte est utilisé sur plusieurs rapports. Ces groupes partagés peuvent être très utiles et faciliter le rapprochement entre les rapports. Gardez toutefois à l’esprit qu’ils ont parfois l’effet indésirable où les modifications apportées au groupe de compte se répercutent sur tous les rapports.

Par exemple, si une groupe de compte appelée « Actifs » est utilisée dans plusieurs rapports, l’ajout d’un autre compte ou d’un autre groupe de compte à ce groupe inclura le nouvel ajout dans tous les rapports qui utilisent le groupe de compte Actifs.

Les meilleures pratiques lors du partage de groupes compte dépendent de votre configuration société et de vos besoins en matière de rapports.

L’objet de groupe de comptes peut être utilisé pour marquer la section du rapport à laquelle le groupe de compte appartient afin de faciliter sa création.

Hiérarchies

Groupes de comptes

Le groupe de comptes le plus simple a une profondeur de 1 niveau et se compose de comptes de membres. Lorsque vous établissez une hiérarchie de groupes de comptes, commencez par créer des groupes de comptes de membres.

• Pour créer un groupe de comptes du Grand livre, sélectionnez Comptes comme type de structure.
• Pour créer un groupe de comptes statistiques, sélectionnez Comptes statistiques comme type de structure.

Si votre société a été configurée à l’aide d’un modèle de configuration, vous disposez déjà d’un ensemble de groupes de compte prédéfinis basés sur les Catégorie ou Catégorie statistique. Ceux-ci fonctionnent de la même manière que les groupes de comptes ou les comptes statistiques, sauf qu’ils sont basés sur la catégorie attribuée aux comptes plutôt que sur une liste spécifique de comptes. En savoir plus sur Groupes de comptes basés sur une catégorie.

Groupes de groupes

Après avoir créé un groupe de comptes membres, vous pouvez construire le niveau suivant de la hiérarchie, qui se compose de groupes contenant d’autres groupes.

Par exemple, vous pouvez créer un groupe de comptes « Actifs courants » contenant d’autres groupes de comptes.

Apparition dans les rapports

Lorsque vous concevez vos groupes de comptes, gardez à l’esprit l’emplacement où vous souhaitez que les rubriques et les totaux apparaissent, ainsi que l’emplacement où vous souhaitez que vos totaux généraux apparaissent. Dans les comptes de résultat, il est typique de n’avoir qu’un seul groupe de comptes (Revenu net), qui contient d’autres groupes de comptes. De cette façon, vos relevés de résultats contiennent un total général pour le revenu net.