Préférences horaires – Sage Intelligent Time

Dans Préférences horaires, les utilisateurs peuvent définir leurs préférences de notification et leurs heures de travail. Si vous disposez de l’permissions Feuilles de temps du personnel, vous pouvez également configurer les préférences avancées.

Les modifications que vous apportez sont enregistrées automatiquement.

Abonnement

Vous devez être abonné à au moins une des applications Sage Intacct suivantes :

  • Temps et dépenses

  • Calcul des coûts du projet (inclut l’application Temps)

  • Calcul des coûts du projet et facturation

  • Calcul des coûts des subventions et facturation

  • Sage Intacct Construction
Disponibilité régionale

  • Australie

  • Canada
  • Afrique du Sud
  • Royaume-Uni

  • États-Unis
Type d’utilisateur

Entreprise

Collaborateur

Gestionnaire de projet
Permissions

Temps

  • Préférences horaires : Afficher

Pour l’onglet Préférences avancées :

  • Feuilles de temps du personnel : Liste, Afficher, Modifier

Atteindre Heure >Mise en place >Options d’heure > Préférences horaires.

Collecte du temps

La collecte des heures vous permet de gérer les heures d’activité suivies par Sage Intelligent Time. Il vous permet également de déterminer l’incrément de temps que vous souhaitez suivre, vos préférences pour le suivi du week-end et d’autres paramètres personnalisés liés au suivi du temps.

Descriptions des champs de collecte des heures
Champ Description
Fuseau horaire

Votre fuseau horaire est automatiquement renseigné à partir de vos paramètres de navigateur.
Étape d’augmentation de temps

L’incrément de temps est l’unité de temps selon laquelle vous souhaitez que votre activité soit suivie. Un plus petit incrément de temps capturera un niveau d’activité plus granulaire ; Un incrément de temps plus long vous permettra d’obtenir une comptabilité plus générale de vos activités. Vous pouvez sélectionner n’importe quel incrément de temps qui vous aide à suivre plus précisément votre activité tout au long de la journée.

L’incrément de temps le plus couramment utilisé est de 15 minutes. En général, utilisez un incrément de temps adapté à vos besoins et à ceux de votre société.
Afficher la fin de semaine par défaut

Utilisez cette option pour changer afficher ou masquer les week-ends sur vos feuilles de temps.

Si Afficher le week-end par défaut est ACTIVÉ, les champs samedi et dimanche apparaissent sur vos feuilles de temps et vous pouvez enregistrer vos heures ces jours-là.

Si Afficher le week-end par défaut est DÉSACTIVÉ, vous ne le fera pas voir samedi et dimanche sur vos feuilles de temps, et ne le fera pas être en mesure d’enregistrer le temps ces jours-là.
Afficher l’identifiant Intacct

Utilisez ce commutateur pour changer afficher les identifiants Intacct avec les noms des clients, des projets, des tâches et des articles. Définissez cette option sur DÉSACTIVÉsi vous n’avez pas besoin de voir les identifiants Intacct de ces noms.
Attribuer une carte d’activité en tant que

  • Fusionné avec la ligne existante : Lors de l’attribution d’une carte d’activité, la carte est affectée par défaut à une ligne de feuille de temps existante, le cas échéant.

  • Une nouvelle ligne : Lors de l’attribution d’une carte d’activité, la carte est affectée par défaut à une nouvelle ligne de feuille de temps.
Rassemblez les activités de

Utilisez le curseur pour définir les heures pendant lesquelles votre activité est suivie.

Par exemple, si vous travaillez régulièrement de 9 h à 17 h, faites glisser le côté gauche du curseur sur 9 h et le côté droit du curseur sur 17 h. SIT ne suit aucune des activités que vous effectuez en dehors de ces heures.

Toute activité que vous effectuez en dehors des heures définies ici ne sera pas suivie par SIT. Toutefois, vous pouvez saisir cette activité manuellement dans SIT si vous souhaitez l’inclure dans votre feuille de temps.

Heures supplémentaires

Créez et attribuez des règles d’heures supplémentaires aux collaborateurs pour la paie et la facturation des projets. Lorsqu’un employé pointe la prise et la fin de service de son quart, Sage Heure intelligente enregistre le nombre total d’heures de travail et calcule les heures supplémentaires applicables.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Heures supplémentaires.

Notifications

Les notifications vous permettent de gérer la façon dont vous recevez les notifications de SIT.

Descriptions des champs de notifications
Champ Description
Activer les notifications

Utilisez cette changer activer ou désactiver vos notifications.

M’aviser par le moyen suivant : Notification par e-mail et sur le Web

Lorsque les notifications sont activées, vous pouvez être averti par e-mail ou par notification sur le Web.

La notification Web n’est pas prise en charge dans la version intégrée de Sage Intelligent Time

M’aviser dans les cas suivants : Soumission de la feuille de temps réussie

 Indiquez si vous souhaitez être averti lorsqu’une soumission de feuille de temps a réussi.

Rappels de la feuille de temps

Descriptions des champs de rappels de la feuille de temps
Champ Description
Lorsque je n’ai saisi aucune heure par __ les jours sélectionnés

SIT peut vous envoyer des rappels si vous n’avez pas mis à jour votre feuille de temps à une certaine heure un jour sélectionné.

Sélectionnez le bouton bascule pour activer le rappel, puis sélectionnez l’heure et les jours.

La liste déroulante de l’heure utilise le format 24 heures. Par exemple, 4 h 00 correspond à 4 h du matin ; 13h30 est 13h30.
Lorsque je n’ai pas envoyé de feuille de temps __ jours après la fin de la période de la feuille de temps

SIT peut vous envoyer des rappels si vous n’avez pas envoyé de feuille de temps avant un certain jour après la fin de la période de la feuille de temps.

Sélectionnez le bouton bascule pour activer le rappel, puis sélectionnez le nombre de jours.
Lorsque je n’ai pas créé de feuille de temps __ jours après le début de la période de la feuille de temps

SIT peut vous envoyer des rappels si vous n’avez pas créé de nouvelle feuille de temps un certain jour après la fin de la période de la feuille de temps.

Sélectionnez le bouton bascule pour activer le rappel, puis sélectionnez le numéro de jours.

Sources horaires

Descriptions des champs de sources horaires
Champ Description
Lorsque l’Assistant de planification n’est pas correctement connecté Recevez une notification lorsque SIT détecte un problème de connexion à l’Assistant horaire.
Lorsqu’un compte de calendrier n’est pas correctement connecté Recevez une notification lorsque SIT détecte un problème de connexion à un calendrier.
Lorsqu’un compte de messagerie électronique n’est pas correctement connecté Recevez une notification lorsque SIT détecte un problème de connexion à un compte de messagerie.

Suivi du temps

Faites glisser et déposez pour réorganiser l’ordre des dimensions des feuilles de temps et des détails des saisies. Vous pouvez afficher un aperçu de l’ordre des dimensions.

  • Établissement

  • Service

  • Tâche

  • Projet

  • Type de temps

  • Ventilation

  • Type de coût

  • Poste de l’employé

  • Classe de main-d’œuvre

  • Service de main-d’œuvre

  • Syndicat

  • Facturable

  • Description

  • Remarques

  • Fournisseur

  • Classe

Après avoir réorganisé l’ordre des dimensions, sélectionnez Sauvegarder.

Paramètres d’heure

Utilisez les paramètres de temps pour gérer la façon dont les feuilles de temps sont affichées aux utilisateurs, aux approbateurs des feuilles de temps et aux comptes pour les feuilles de temps dans le Grand livre.

Ces champs sont en lecture seule. Un administrateur peut mettre à jour ces paramètres sur la page Configurer le temps. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer l’heure.

Feuille de temps paramètres, règles et affichage du tableau

Paramètres de la feuille de temps
Champ Description

Suivre le temps par

Détermine les données que vous souhaitez capturer lorsque vous suivez le temps. Par exemple, Projet et tâche sont sélectionnés. Tous les éléments d’une feuille de temps doivent être codés avec le projet et la tâche auxquels ils s’appliquent.

Si vous vous abonnez à l’application Projets, la sélection d’une option permettant de suivre le temps par projet et par tâche vous permet d’exécuter projet rapports financiers à la demande et (en combinaison avec les comptabilisation sur les coûts de main-d’œuvre) de calculer les coûts comme mesure de projet progression.

Durée de la feuille de temps
Sélectionnez la durée de chaque feuille de temps, ce qui contrôle le numéro de feuilles de temps qui doivent être soumises par mois.
  • Du 1er au 15/16 jusqu’à la fin du mois : Feuilles de temps bimensuelles (2 durées par mois). La première durée est toujours de 15 jours et la seconde est variable. Par exemple, si le mois est février, la deuxième durée est du 16 au 28, sauf s’il s’agit d’une année bissextile, auquel cas la deuxième durée est du 16 au 29. Les feuilles de temps doivent être soumises le dernier jour de chaque durée.
  • Quotidien : Les feuilles de temps comprennent une journée et doivent être soumises quotidiennement.
  • Hebdomadaire : Les feuilles de temps sont composées de 7 jours et doivent être soumises chaque semaine.
  • Toutes les deux semaines : Les feuilles de temps sont d’une durée de 14 jours et doivent être soumises toutes les deux semaines.

Unités de feuille de temps

Sélectionnez la flèche vers le bas, puis l’unité ou la combinaison d’unités (minutes, heures et/ou jours) que vous souhaitez utiliser pour les feuilles de temps. Une fois que les feuilles de temps ont été soumises pour votre société, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.

Nombre d’heures de travail par jour

Saisissez la durée de votre journée de travail (par exemple, 8 heures). Une fois que les feuilles de temps ont été soumises pour votre société, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.

Seuls les utilisateurs de la Feuille de temps du personnel peuvent soumettre une feuille de temps (pour les utilisateurs sans Projets uniquement)

Sélectionnez cette option pour activer un processus simple de révision et d’approbation des feuilles de temps sans abonnement à Projets. Les collaborateurs qui utilisent Mes feuilles de temps doivent enregistrer leurs feuilles de temps en tant que brouillon, puis demander à un utilisateur de la Feuille de temps du personnel d’accéder aux Feuilles de temps du personnel, de rechercher des brouillons de feuilles de temps, de les examiner et de les soumettre.

Pour définir un flux de travail d’approbation pour les feuilles de temps, vous devez vous abonner à Temps et dépenses.
Règles de feuille de temps
Champ Description

Remarques

Exigez des collaborateurs qu’ils incluent des notes de travail descriptives avec leurs saisies de temps. Les notes sont incluses sur les factures des clients et utilisées comme référence au sein de votre propre société.

Sélectionner pour demander des notes :

  • Pour tous les éléments : Demander des notes pour toutes les saisies de feuilles de temps, facturables et non facturables.
  • Uniquement pour les articles facturables : Demander des notes uniquement pour les saisies de feuilles de temps facturables. Les entrées de feuille de temps non facturables ne nécessiteront pas de notes.

Afficher la description en premier

(Par défaut) Affichez la description avant les notes dans la fenêtre Détails de l’écriture (sur la page Mes feuilles de temps et Feuilles de temps du personnel, dans la section Saisies des heures, double-cliquez sur une cellule pour accéder à cette fenêtre).

Les factures n’incluent pas de descriptions et sont utilisées à titre de référence au sein de votre société.

Afficher les notes en premier

Pour faciliter la saisie des données, sélectionnez cette option pour que le champ de saisie Notes apparaisse avant le champ de saisie Description dans la fenêtre Détails de l’écriture (sur la page Mes feuilles de temps et Feuilles de temps du personnel, dans la section Saisies de temps, double-cliquez sur une cellule pour accéder à cette fenêtre).

Les remarques sont incluses sur la facture.

Prend automatiquement les notes par défaut

Préremplir automatiquement la feuille de temps Remarques à l’une des options suivantes :

  • Description de la tâche : Préremplissez automatiquement tous les champs des notes de la feuille de temps avec la description de cette tâche, ce qui peut vous aider à identifier les éléments d’une facture.
  • Code WBS de la tâche : Préremplissez automatiquement tous les champs de notes de la feuille de temps au code de la structure de décomposition du travail (WBS) pour cette tâche.
  • Ne pas envoyer les notes par défaut : (Par défaut) Laissez tous les champs des notes de la feuille de temps vides.
Toutes les notes de la feuille de temps sont incluses dans factures de vente dans le Notes sur la feuille de temps champ.

Désactiver les entrées de jours fériés

Sélectionnez cette option si vous souhaitez rejeter les heures soumises pour le travail les jours fériés de la société.
Autorise seulement les entrées avec dates de début et de fin dans : Projet et collaborateur

Sélectionnez cette option pour rejeter les feuilles de temps saisies à des dates autres que les dates de projet associées ou en dehors des dates d’emploi du collaborateur.

  • Projet : Rejette tout moment soumis avant le début officiel d’un projet ou après sa fin officielle.
  • Collaborateur : Rejette tout moment soumis avant qu’un collaborateur n’ait officiellement rejoint votre société ou après avoir quitté la société.

Autoriser uniquement les écritures : Égal ou postérieur à la date de début de la ressource de tâche et Avant ou égal à la date de fin de l’affectation de ressource de tâche
  • Après ou à la date de début de la ressource de tâche : Empêchez un collaborateur de saisir du temps pour une tâche avant la date de début de tâche qui lui a été attribuée. Si aucune date de début n’existe pour la ressource de tâche, la saisie de l’heure est autorisée.
  • Avant ou à la date de fin de l’affectation de ressource de tâche : Empêchez un collaborateur de facturer du temps à une tâche après la date de fin de tâche qui lui a été attribuée. Si aucune date de fin n’existe pour la ressource de tâche, la saisie de l’heure est autorisée.
Activer les doublons : Mes feuilles de temps et lignes dans une feuille de temps

Autoriser la saisie de dupliquer feuilles de temps ou de lignes dupliquer dans la même feuille de temps. Par défaut, les feuilles de temps dupliquer ou les lignes de la même feuille de temps ne sont pas acceptées.

  • Mes feuilles de temps : Sélectionnez cette option pour permettre à un collaborateur de saisir deux feuilles de temps ou plus pour la même période. Normalement, les collaborateurs ne peuvent saisir qu’une seule feuille de temps pour une période donnée. Par exemple, si la durée de votre feuille de temps est hebdomadaire, les collaborateurs ne peuvent pas saisir deux feuilles de temps pour la même semaine. Le plus souvent, cette option est activée afin que les collaborateurs puissent saisir leurs propres corrections de feuille de temps.
  • Lignes dans une feuille de temps : Sélectionnez cette option pour permettre à un collaborateur de saisir deux lignes de dupliquer ou plus dans la même feuille de temps. Une ligne dupliquée est une saisie de feuille de temps contenant le même projet, la même tâche, le même type d’heure et d’autres détails. Si les employés appellent parfois une partie particulière du temps avec une description ou une note différente, il est utile d’autoriser les lignes en dupliqué.
Même si vous n’autorisez pas les collaborateurs à saisir dupliquer feuilles de temps, vous pouvez toujours créer dupliquer feuilles de temps du personnel.

Si les dates des feuilles de temps sont comprises dans une période clôturée

Sélectionnez l’une des options suivantes :

  • Imputation automatique à la prochaine période ouverte

  • Avertir avant de publier sur la prochaine période ouverte

  • Interdiction d’entrée

  • Autoriser la saisie des dates de la feuille de temps dans une période fermée pour la publication statistique uniquement

Nombre d’heures

Saisissez le Minimale et Maximum numéro d’heures pour les opérations suivantes :

  • Obligation de soumettre une feuille de temps

  • Obligatoire par jour de semaine

  • Obligatoire par jour de week-end

Restrictions d’utilisation

Sélectionnez une valeur par défaut pour définir les utilisateurs autorisés à saisir le temps et les dépenses et à consulter les données du projet.

Affiche les options suivantes :

  • Tout utilisateur

  • Seuls les utilisateurs affectés au projet

  • Seuls les utilisateurs affectés au projet et à la tâche

Valider uniquement lorsque la feuille de temps ou la dépense est enregistrée

Sélectionnez cette option pour valider uniquement lorsque la feuille de temps ou la dépense est enregistrée.
Affichage de la table des feuilles de temps
Champ Description

Afficher les services et les sites

Sélectionnez cette option pour afficher les services et les établissements dans les projets pour les éléments de feuille de temps.

Afficher le type de temps

Sélectionnez cette option pour afficher les types d’heures dans les saisies de feuille de temps.

Utiliser la classe de main-d’œuvre, Utiliser l’équipe de travail, Utiliser le syndicat et Utiliser le poste du collaborateur
Cette option n’apparaît que pour les abonnements Construction.

Indiquer si vous souhaitez afficher et exiger Entrées de feuille de temps définies par l’utilisateur sur les feuilles de temps des collaborateurs et les tableaux de taux du contrat du projet.
Soumission de la feuille de temps
Champ Description

Si les dates des feuilles de temps sont comprises dans une période clôturée

Lorsqu’un utilisateur envoie une feuille de temps avec des dates se produisant au cours d’une période clôturée :

  • Automatiquement comptabilisé sur la prochaine période ouverte : La date de la feuille de temps reste la même et la feuille de temps est automatiquement comptabilisée sur la période ouverte suivante.
  • Avertir avant la comptabilisation sur la prochaine période ouverte : Un message d’avertissement s’affiche. L’utilisateur peut corriger les dates ou soumettre la feuille de temps telle quelle. La feuille de temps est comptabilisée sur la prochaine période ouverte.
  • Ne pas autoriser la saisie : Un message d’erreur s’affiche. L’utilisateur ne peut pas soumettre la feuille de temps tant qu’il n’a pas modifié les dates à inclure pendant une période ouverte.
  • Autoriser la saisie de dates de feuille de temps dans une période clôturée pour la comptabilisation statistique (heures) uniquement : Uniquement pour les entreprises pas Configuré pour la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre. Autorisez la comptabilisation des heures statistiques sur des périodes clôturées pour une comptabilité plus précise.

Nombre d’heures : Obligatoire pour soumettre une feuille de temps, Obligatoire par jour de semaine et Obligatoire par jour de week-end
Spécifiez le minimum et maximum numéro d’heures requises pour approbation, par jour de semaine ou de week-end.
  • Obligatoire pour soumettre une feuille de temps : Le nombre total d’heures nécessaires à l’envoi de la feuille de temps doit respecter les exigences de maximum et de minimum spécifiées.
    Vous pouvez soumettre un jour blanc (c’est-à-dire sans heures saisies) même si un numéro de minimum d’heures est requis.
  • Obligatoire par jour de semaine : Chaque jour ouvrable de la feuille de temps doit respecter le numéro d’heures spécifié.
  • Obligatoire par jour de week-end : Chaque jour de week-end de la feuille de temps doit respecter le numéro d’heures spécifié.
Les feuilles de temps qui ne répondent pas aux exigences spécifiées sont rejetées. Par exemple, si vous indiquez que 60 heures est la maximum numéro d’heures requises pour approbation, les feuilles de temps qui dépassent 60 heures sont rejetées.

Sélectionnez une valeur par défaut pour définir les utilisateurs autorisés à saisir le temps et les dépenses : Tout utilisateur, Uniquement les utilisateurs affectés au projet, Uniquement les utilisateurs affectés à la tâche et Valider uniquement lorsque du temps ou des dépenses sont économisés

Indiquez si vous souhaitez empêcher les utilisateurs de saisir du temps ou des dépenses s’ils ne sont pas affectés au projet ou à la tâche associé.

Par défaut, les menus déroulants Projet et Tâche des feuilles de temps et des rapports de dépenses filtrent automatiquement les restrictions d’utilisateur. Si vous sélectionnez Seuls les utilisateurs affectés au projet, le menu déroulant Projet affiche uniquement les projets auxquels l’utilisateur est affecté.

Vous avez un grand numéro de projets et de tâches ? Améliorez les performances en attendant que la feuille de temps ou le rapport de dépenses soit enregistré pour vérifier les restrictions d’utilisateur. Cela est vrai même si les restrictions d’utilisateur sont définies sur « Tout utilisateur ». Si vous sélectionnez Valider uniquement lorsque la feuille de temps est enregistrée, tous les projets et tâches apparaissent sous forme de choix lorsque l’utilisateur saisit des heures ou des dépenses. Lorsque l’utilisateur enregistre la feuille de temps ou dépense rapport, ses restrictions de utilisateur sont vérifiées pour déterminer l’éligibilité de la soumission.

Paramètre d’approbation de la feuille de temps

Établissez un processus d’approbation des saisies de feuilles de temps.

Avec les approbations de feuilles de temps, spécifiez qui peut approuver ou rejeter les feuilles de temps soumises. Établissez jusqu’à 5 niveaux d’approbation, qui peuvent inclure des approbations par les chefs de projet, les responsables de service, les responsables des collaborateurs, les administrateurs et des utilisateurs spécifiques.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer les approbations pour les feuilles de temps.

Paramètre d’approbation de la feuille de temps
Champ Description

Activer l’approbation

Active les approbations de feuilles de temps.

Notification par e-mail

Envoie automatiquement des notifications par e-mail aux approbateurs de feuilles de temps chaque fois qu’une feuille de temps a été soumise et qu’elle est prête à être examinée.

Limiter l’approbation

Cette option garantit que les approbateurs ne peuvent afficher que les éléments qu’ils sont autorisés à approuver.

Par exemple, si une approbation est envoyée à un chef de projet, seuls les éléments liés aux projets du responsable sont visibles. Si vous ne cochez pas cette case, les approbateurs de feuille de temps peuvent afficher toutes les saisies de feuille de temps, y compris les saisies pour lesquelles ils font partie du flux de travail et les saisies pour lesquelles elles ne le sont pas.

Masquer les colonnes d’heures facturables dans la liste Valider les feuilles de temps

Les colonnes Quantité facturable et non facturable de la liste Approuver les feuilles de temps incluent le total des heures facturables et non facturables de la feuille de temps. Ce total comprend les heures des projets dont l’approbateur n’est peut-être pas responsable et qu’il ne verra donc pas lorsqu’il explorera.

Pour éviter toute confusion, masquez ces colonnes sur la page de la liste Valider les feuilles de temps.
Paramètre Approbateurs
Champ Description

Non restreint

Les utilisateurs non restreints peuvent rejeter ou approuver toute feuille de temps soumise.

Évitez de sélectionner un utilisateur en dehors des niveaux d’approbation normaux (1-5), car l’approbation d’un utilisateur sans restriction l’emporte sur tous les autres niveaux d’approbation.

L’approbation illimitée n’est disponible que pour les utilisateurs administrateurs.

Première, deuxième, troisième, quatrième et cinquième

Vous pouvez établir jusqu’à 5 niveaux d’approbation. Par exemple, les feuilles de temps peuvent d’abord être approuvées par le responsable d’un collaborateur, puis approuvées par le chef de projet.

  • Approbation du service : Nécessite l’approbation du responsable du service du collaborateur.
  • Approbation du responsable du projet : Les éléments nécessitent l’approbation du responsable du projet associé. Dans ce cas, le chef de projet approuve uniquement les éléments de ses projets.
  • Approbation du responsable du collaborateur : Nécessite approbation par le responsable du collaborateur, qui suit une hiérarchie dans laquelle le responsable du collaborateur peut approuver les feuilles de temps.
  • Approbation de l’utilisateur externe (client) : Les éléments doivent approbation par le utilisateur sélectionné dans le champ « utilisateur externe (client) » du projet associé. Dans ce cas, les utilisateurs externes approuvent uniquement les éléments de leurs projets associés.
  • Administrateur : Nécessite l’approbation d’un utilisateur disposant de privilèges d’administrateur.
  • Utilisateurs spécifiques : Sélectionnez des utilisateurs spécifiques qui doivent approuver les saisies de feuille de temps.

Publication de la feuille de temps dans le GL

Les options de cette section vous permettent de comptabiliser les heures et les coûts de main-d’œuvre dans le Grand livre afin de pouvoir générer des rapports précis sur les performances du projet.

Par exemple, vous pouvez créer Un rapport d’utilisation des collaborateurs pour analyser l’efficacité des collaborateurs.

Pour que les coûts de main-d’œuvre soient comptabilisés, assurez-vous qu’un type de gain et un salaire ou un taux horaire sont associés à la fiche du collaborateur. Configurer la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre.
Fractionnement inter-périodes
Champ Description

Statistiques et main-d’œuvre

Pour la comptabilisation des heures statistiques et des coûts de main-d’œuvre réels, indiquez si vous souhaitez fractionner les feuilles de temps entre plusieurs périodes.

Par exemple, une feuille de temps commence le lundi 28 juin et se termine le vendredi 2 juillet.

  • Si vous sélectionnez Pas de partage, la feuille de temps de la semaine entière est attribuée au mois de juillet.
  • Si vous sélectionnez Par période calendaire, les heures des 28, 29 et 30 juin sont comptabilisées dans l’écriture de journal de juin. Les heures des 1er et 2 juillet sont comptabilisées dans l’écriture de journal de juillet.
  • Si vous sélectionnez Par période comptable (Cette option est disponible uniquement pour les sociétés qui utilisent des périodes comptables non standard), et si la feuille de temps traverse des périodes comptables, les heures sont fractionnées en conséquence.

Activer le type de gain au niveau du type de temps et de la tâche

Donne aux utilisateurs la possibilité de remplacer le type de gain du collaborateur par tâche ou par type d’heure saisi.
Journaux
Champ Description

Statistique

Spécifiez le journal statistique dans lequel comptabiliser les saisies de feuille de temps.

Vous pouvez configurer les Projets de sorte que chaque entité puisse comptabiliser les écritures de feuille de temps dans son propre journal statistique.

Coûts de main d’œuvre

Spécifiez le journal dans lequel vous souhaitez que vos coûts de main-d’œuvre (écritures de feuille de temps) soient comptabilisés.

Fréquence récapitulative GL

Sélection de Période et collaborateurpeut augmenter le numéro de journal écritures.
Comptes
Champ Description

Statistiques facturables et statistiques non facturables
Sélectionnez les comptes à utiliser pour le suivi du temps facturable et non facturable.
Les comptes utilisés et non utilisés vous permettent de suivre le temps dans des unités très spécifiques, telles que le temps saisi par des consultants ou des collaborateurs individuels.

Compensation des coûts de main-d’œuvre
Écart

Sélectionnez les comptes de coûts de main-d’œuvre à utiliser pour le suivi de la paie, du passif et des écarts.

Sécurité

La sécurité vous permet de gérer votre mot de passe et la vérification en deux étapes.

Descriptions des champs de sécurité
Champ Description
Mot de passe

Modifiez votre mot de passe pour SIT ici.

Pour modifier votre mot de passe :

  1. Sélectionnez Changer de mot de passe.
  2. Saisissez votre Mot de passe actuel.
  3. Saisissez un Nouveau mot de passe.
  4. Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Vérification en deux étapes

Si votre société nécessite une authentification en deux étapes pour utiliser Sage Intelligent Time, définissez le code de sécurité ici.

Pour configurer l’authentification en deux étapes :

  1. Basculez le bouton Vérification en deux étapes changer Le.
  2. Sélectionnez Commencer.
  3. Saisissez votre mot de passe actuel pour Sage Intelligent Time.
  4. Sélectionnez votre Code du pays dans la liste déroulante.
  5. Saisissez votre fichier à 10 chiffres numéro de téléphone portable et sélectionnez Continuer.
    Un code de sécurité est envoyé sur votre téléphone portable par SMS.
  6. Saisissez le code de sécurité que vous avez reçu par SMS et sélectionnez Continuer.
  7. La vérification en deux étapes a été activée pour votre compte. Sélectionnez Terminé.

Si vous êtes responsable ou administrateur de Sage Intelligent Time, des options de gestion des utilisateurs de SIT s’affichent. Pour plus d’informations sur ces options, reportez-vous à la section Gérer les utilisateurs.

Préférences avancées

Si vous disposez de la permissions Feuilles de temps du personnel, l’onglet Préférences avancées s’affiche.

Descriptions des champs de préférences avancées
Champ Description

Synchroniser les données d’Intacct

Il existe deux façons de synchroniser les données entre Sage Intacct et Sage Intelligent Time. Certaines données sont synchronisées en temps réel à l’aide de déclencheurs. D’autres synchronisations de données selon un calendrier toutes les 15 minutes.

Cette section affiche le temps écoulé depuis la dernière synchronisation pour les données synchronisées toutes les 15 minutes. La synchronisation est automatique. Vous pouvez cependant sélectionner Démarrer la synchronisation pour démarrer une synchronisation immédiatement.

Sélectionnez Recevoir une alerte par e-mail lorsqu’une synchronisation échoue pour activer les notifications. Lorsqu’une synchronisation échoue, tous les utilisateurs ayant accès à la page Préférences avancées reçoivent un e-mail contenant un message d’erreur pour révision. Si la même erreur se produit plusieurs fois par jour, vous ne recevrez qu’un seul courriel pour cette erreur.

Synchroniser les feuilles de temps de brouillon avec le référentiel de temps

Les brouillons de feuilles de temps n’apparaissent pas automatiquement sur la page Référentiel de temps dans Intacct. Sélectionnez Démarrer la synchronisation pour synchroniser toutes les feuilles de temps provisoires avec le référentiel de temps.
Conservation des données pour tous les employés

Sage Intelligent Time conserve les données des sources horaires connectées pour améliorer ses fonctionnalités et prédire la façon dont les activités sont attribuées. La réduction de la durée de conservation des données des utilisateurs de votre société peut avoir un impact sur la qualité de ces prédictions ainsi que sur la précision et le temps nécessaires à vos collaborateurs pour remplir leurs feuilles de temps.

Sur la page Sources horaires, les collaborateurs peuvent choisir de conserver leurs données pendant un montant égal ou inférieur aux maximums définis ici.

  • Conserver les données du calendrier du collaborateur pour : Sélectionnez la maximum numéro de jours pendant lesquels les collaborateurs peuvent conserver les données du calendrier.

  • Conserver les données d’e-mail du collaborateur pour : Sélectionnez la maximum numéro de jours pendant lesquels les collaborateurs peuvent conserver les données d’e-mail.

  • Conserver les données de l’Assistant horaire du collaborateur pour : Sélectionnez le maximum numéro de jours pendant lesquels les collaborateurs peuvent conserver Assistant horaire données.
Exiger une vérification en deux étapes pour tous les employés

La vérification en deux étapes ajoute une couche de protection supplémentaire à votre compte. Lorsque ce paramètre est activé, les collaborateurs doivent saisir leur mot de passe et un code de vérification envoyé par SMS sur leur téléphone portable chaque fois qu’ils se connectent à une application Sage Intelligent Time.

Lorsque vous activez ce paramètre pour la première fois, les collaborateurs sont invités à configurer la vérification en deux étapes la prochaine fois qu’ils se connectent.

Géofences

Le géorepérage est une fonctionnalité de téléphone portable qui vous permet de définir des limites virtuelles autour des chantiers ou des emplacements clients. Vous obtenez ainsi une visibilité claire pour vérifier si les employés se trouvent à l’intérieur des limites définies au moment de leur quart de travail.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Géorepérage.

Télécharger l’application

L’application mobile Sage Intelligent Time and Expense vous permet de saisir du temps dans des feuilles de temps, de gérer des rapports de dépenses et d’approuver ou de refuser des feuilles de temps et des rapports de dépenses à partir de votre téléphone mobile. Atteindre Télécharger l’application mobile Sage Intelligent Time and Expense pour plus d’informations.