Rapport du registre des factures fournisseurs

Le rapport Registre des factures fournisseurs affiche les factures que vous avez reçues des fournisseurs au cours de la période spécifiée, ainsi que les régularisations de compte qui ont été saisies. Chaque facture fournisseur répertoriée indique la date, l’identifiant fournisseur et le nom, le numéro de facture fournisseur, la description (le cas échéant), la date d’échéance et le montant.

Pour plus d’informations sur les termes qui peuvent différer selon votre établissement, reportez-vous à la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

À l’aide du rapport, vous pouvez :

  • Voir les factures fournisseurs et les régularisations
  • Consultez les détails de paiement des factures, y compris le mode de paiement et la date
  • Consultez les détails du crédit, y compris les factures fournisseurs auxquelles une régularisation particulière a été appliquée.
  • Voir les sous-totaux des montants facturés par fournisseur ou établissement

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Rapports > Registres > Factures fournisseurs.

Abonnement

Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur

Entreprise, collaborateur, approbation
Permissions Exécuter le rapport Registre des factures fournisseurs

Afficher un rapport mensuel

  1. Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Voir.

    Le rapport affiche tous les résultats de la période de référence par défaut.

  2. Pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Certains de vos paramètres personnalisés persistent d’une session à l’autre, mais ce n’est pas le cas pour d’autres.

Lorsque vous revenez à cette page, les paramètres suivants conservent les modifications précédemment apportées :

  • Tous les champs de la section Format
  • Tous les champs de la section Titres
  • Cases à cocher et boutons d’option dans la section Filtres

Par exemple, si vous saisissez Mon dernier rapport dans le champ Intitulé du rapport 1, la prochaine fois que vous exécuterez ce rapport, la zone Intitulé du rapport 1 affichera Mon dernier rapport.

Les champs suivants affichent les paramètres par défaut chaque fois que vous revenez à cette page pour exécuter ce rapport. Si vous avez modifié l’un de ces paramètres la dernière fois que vous avez exécuté ce rapport, vous devrez à nouveau les modifier. Ces champs ne conservent pas les modifications :

  • Section Période
  • Listes déroulantes dans la section Filtres

Les rapports ne comprennent pas tous l’ensemble des sections ci-dessus.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

  1. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

    Vous pouvez spécifier la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.

  2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

    Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur et le site. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.

  3. Effectuer la mise en page du rapport.

    Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et/ou organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

  4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

  5. Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Afficher : Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
    • Imprimer : Affichez le rapport maintenant, au format PDF imprimable.
    • Traiter et stocker : Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés, ou envoyés vers un site de stockage dans le cloud, de type Dropbox. En savoir plus sur le traitement et le stockage des rapports.
    • Ajouter au tableau de bord : Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.

    • Enregistrer : Enregistrez le rapport pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.

      Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.

    • Exporter : Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données du rapport varient selon les rapports.
    • Personnaliser : Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
    • E-mail : Après avoir exécuté le rapport, envoyez-le par e-mail à d’autres utilisateurs.

    Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Vous pouvez procéder par essais successifs afin d’obtenir exactement les résultats escomptés. Il vous suffit de remplir les champs souhaités et de sélectionner Afficher pour afficher le rapport. Si le résultat ne correspond pas à vos attentes, sélectionnez Personnaliser pour revenir à la page de configuration du rapport et affiner davantage le rapport. Répétez ce processus jusqu’à ce que les résultats vous conviennent.

Pour les rapports financiers préparatoires complexes exécutés régulièrement, enregistrez le rapport une fois que vous avez terminé de le configurer. La prochaine fois que vous souhaiterez exécuter le rapport, vous n’aurez qu’à modifier le champ Date d’effet avant l’exécution.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des périodes de référence prédéfinies disponibles dans les champs Période de référence et Date d’effet, ou créer votre propre période de référence à l’aide des champs Date de début et Date de fin.

Dans la section Période, effectuez l’une des actions suivantes :

  • Utilisez la liste déroulante Période de référence pour sélectionner la période de référence. Saisissez une date dans le champ Date d’effet ou utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une date.
  • Saisissez une date de début spécifique, une date de fin ou les deux. Vous pouvez également utiliser l’outil de calendrier pour sélectionner les dates souhaitées.

Si vous renseignez tous les champs relatifs à la période (c’est-à-dire, les champs Période de référence, Date d’effet, Date de début et Date de fin), Intacct génère votre rapport sur la base des dates de début et de fin. Il ignore la date d’effet.

Le tableau suivant décrit les champs de la section Période.

Champ Description

Période de référence

Ces périodes sont toujours relatives à la date d’effet.

Toutes les périodes commencent le premier jour de la période, c’est-à-dire le premier jour du mois, du trimestre ou de l’année que vous sélectionnez.

Date d’effet

La date qu’Intacct utilisera comme référence pour la période de référence sélectionnée. La date du jour est sélectionnée par défaut.

Date de début

N’indiquez rien dans le champ Date de début afin d’inclure toutes les informations depuis la date la plus ancienne de vos données Intacct jusqu’à la date de fin.

Date de fin

N’indiquez rien dans le champ Date de fin pour inclure toutes les informations de la date de début jusqu’à la date du jour.

Invite en cours d’exécution

Cochez cette case pour obliger Intacct à attendre que vous (ou toute personne utilisant ce rapport) saisissiez un établissement, un service et/ou une période avant d’exécuter le rapport.

Filtres du rapport

Vous pouvez utiliser la section Filtres pour filtrer la liste des factures fournisseurs et des régularisations par fournisseur ou type de fournisseur. En outre, vous pouvez éventuellement inclure des informations supplémentaires sur la façon dont les factures fournisseurs ont été payées ou sur la façon dont les régularisations ont été appliquées aux factures fournisseurs.

  1. Pour afficher les résultats pour un fournisseur spécifique, sélectionnez l’icône Du fournisseur , puis sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez inclure dans le rapport.

    2. Toutes les paires de champs À partir de et À fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi restreinte que nécessaire, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

    Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

    1. Dans la liste déroulante À partir de, sélectionnez l’objet souhaité.
    2. Dans la liste déroulante À, sélectionnez le même objet.

    Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

    1. Dans la liste déroulante À partir de, sélectionnez l’objet que vous souhaitez au début de la plage.
    2. Dans la liste déroulante À, sélectionnez l’objet que vous souhaitez à la fin de la plage.

    Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

    Laissez les deux champs vides.

    Si vous disposez d’un grand numéro d’objets ou si le traitement du rapport prend trop de temps, utilisez la commande À partir de et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour les objets dont le nom commence par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

    Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un article de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.
  2. Pour afficher les résultats pour un type de fournisseur spécifique, sélectionnez l’icône Type de fournisseur , puis choisissez le type de fournisseur que vous souhaitez inclure dans le rapport, par exemple consultants ou distributeurs.
  1. Pour afficher les résultats pour un fournisseur spécifique ou d’une plage de fournisseurs, utilisez les boîtes de liste Sélectionner le fournisseur.
  2. Si votre société possède plusieurs entités et utilise plusieurs devises, sélectionnez l’établissement que le rapport doit utiliser (obligatoire) et, éventuellement, le service et la devise de tenue de compte que le rapport doit utiliser. Sélectionnez également les établissements sur lesquels baser le rapport (quel que soit l’établissement que vous avez choisi à l’étape d’aperçu).
  3. Indiquez si vous souhaitez Afficher les détails de la transaction pour les factures fournisseurs et les régularisations, tels que le compte, le service, l’établissement, la ventilation et le mémo.
  4. Indiquez si vous souhaitez afficher des détails sur la façon dont les factures fournisseurs ont été payées et sur la façon dont les régularisations ont été appliquées. Si plusieurs paiements ont été effectués pour une facture fournisseur, ou si une régularisation a été appliquée à plusieurs factures fournisseurs, cet élément est réparti en plusieurs lignes.
    • Pour afficher des détails sur la façon dont les paiements ont été effectués (tels que le mode de paiement et le numéro de chèque), sélectionnez la case Afficher les détails du paiement.
    • Pour afficher des détails l’application des régularisations, cochez la case Afficher les détails du crédit. La sélection de cette option modifie la colonne Payé par en Payé par/Payé à et ajoute des informations sur les factures fournisseurs auxquelles la régularisation a été appliquée.
  5. Si vous ne souhaitez pas que le rapport affiche les factures fournisseurs qui ont déjà été payées, cochez la case Masquer les documents payés.
  6. Si vous souhaitez que le rapport affiche uniquement les postes de facture fournisseur qui ont été lancés pour le paiement, cochez la case Afficher uniquement les éléments émis.
Champ Filtre Remarques Limites

Du vendeur, Au vendeur

Inclut uniquement les données d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport inclura tous les fournisseurs.

 

Type de fournisseur

Incluez les données uniquement pour le type de fournisseur spécifié. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport inclut tous les types de fournisseurs.

 

Devise de transaction

Attribue la devise de tenue de compte que le rapport doit utiliser.

S’affiche uniquement pour les sociétés qui ont plusieurs entités et qui utilisent plusieurs devises.

 

Établissement

Pour afficher toutes les données dans un seul rapport, décochez la case Rapport individuel. Pour afficher une page de rapport distincte pour chaque service, cochez cette case.

Pour obliger la personne qui exécute le rapport à sélectionner un établissement, un service et/ou une période lors de l’exécution du rapport, cochez la case Inviter à l’exécution.

S’affiche uniquement pour les sociétés qui ont plusieurs entités et qui utilisent plusieurs devises.

Obligatoire si vous exécutez un rapport au niveau général. Cela permet de s’assurer que le rapport utilise la devise de tenue de compte correcte.

Exécutez des rapports hors ligne s’ils ont des services et des établissements sur des pages individuelles, car ces rapports peuvent être trop volumineux pour être exécutés pendant votre session société.

Service

Pour afficher toutes les données dans un seul rapport, décochez la case Rapport individuel. Pour afficher une page de rapport distincte pour chaque service, cochez cette case.

Pour obliger la personne qui exécute le rapport à inclure un établissement, un service et/ou une période lors de l’exécution du rapport, cochez la case Inviter à l’exécution.

S’affiche uniquement pour les sociétés qui ont plusieurs entités et qui utilisent plusieurs devises.

Exécutez des rapports hors ligne s’ils ont des services et des établissements sur des pages individuelles, car ces rapports peuvent être trop volumineux pour être exécutés pendant votre session active.

Afficher pour

Sélectionnez les établissements pour lesquels le rapport doit inclure des transactions.

S’affiche uniquement pour les sociétés qui ont plusieurs entités et qui utilisent plusieurs devises.

 

Afficher les détails de la transaction

Ajoutez des colonnes de détails supplémentaires pour chaque transaction dans le rapport. Cela inclut le libellé du compte (ou compte du GL), le service, l’établissement, la ventilation et le mémo.

Par défaut, cette case n’est pas cochée, ce qui signifie que le rapport n’inclura aucun détail.

 

Afficher les détails du paiement

Cette option fonctionne au niveau du document et montre comment la facture fournisseur a été payée, ce qui est particulièrement utile lorsque vous payez une facture fournisseur avec plusieurs chèques. Quatre nouvelles colonnes sont ajoutées à cet effet : Payé par, Méthode, Date de paiement et Compte bancaire. La colonne Payé par indique le numéro de document qui a payé la facture fournisseur. En règle générale, il s’agit de votre numéro de chèque. Dans ce cas, la colonne Méthode affiche Chèque imprimé, mais elle peut également contenir d’autres méthodes telles que En ligne ou Remise. De plus, la colonne Montant payé est développée pour afficher les montants payés par chaque document.

Par défaut, cette case n’est pas cochée, ce qui signifie que le rapport n’inclura pas les détails de paiement.

 

Afficher les détails du crédit

Montrez comment les régularisations ont été appliquées aux factures fournisseurs. La sélection de cette option modifie la colonne Payé par en Payé par/Payé à et ajoute des informations sur les factures fournisseurs auxquelles la régularisation a été appliquée.

 

Masquer les documents payés

Sélectionnez cette option si vous souhaitez afficher uniquement les factures fournisseurs qui n’ont pas encore été entièrement payées. Cela supprime les factures fournisseurs payées du rapport pour faciliter le tri.

Par défaut, cette case n’est pas cochée, ce qui signifie que le rapport inclura les factures payées ainsi que les factures fournisseurs impayées.

 

Afficher uniquement les éléments débloqués

Sélectionnez cette option pour afficher tous les éléments de facture fournisseur qui ont été lancés pour paiement.

Non disponible si vous n’avez pas également sélectionné la case Afficher les détails de la transaction.

S’affiche uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Débloquer pour payer.

Mise en forme

Utilisez cette section pour spécifier l’ordre de tri et pour modifier la mise en page du rapport.

Pour mettre en forme ce rapport :

  1. Pour trier les résultats du rapport, sélectionnez la liste déroulante Trier par, puis la catégorie à utiliser pour le tri.

    Après une option, le terme « décroissant » signifie « ordre décroissant », tel que l’ordre alphabétique inverse ou l’ordre numérique inverse.

  2. Pour modifier la présentation de la page, sélectionnez la liste déroulante Orientation de la page, puis Portrait ou Paysage.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque article de la section Format de cette page de configuration du rapport :

Champ Format Remarques

Trier par

Fournisseur est la valeur par défaut.

Page Orientation

Le mode portrait est la présentation par défaut.

Portrait : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport verticalement

Paysage : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport horizontalement

Regrouper par

Vous pouvez regrouper les factures fournisseurs par fournisseur ou par établissement et afficher les sous-totaux. Sinon, la valeur par défaut est Aucun.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour obtenir une version PDF.

  1. Saisissez le titre dans la case Titre du rapport 1.

    • Le titre s’affiche en grand au-dessus de la page, juste en dessous du nom de votre société.
    • Vous pouvez saisir n’importe quel nom par défaut qui s’est affiché automatiquement dans cette zone.

  2. Saisissez le sous-titre dans la case Titre du rapport 2.

    Le sous-titre s’affiche en plus petits caractères, directement sous le titre principal.

  3. Saisissez le texte du pied de page dans la case Texte du pied de page. Le texte du pied de page s’affiche en bas au centre du rapport.

Vous pouvez utiliser jusqu’à 80 caractères, espaces compris, dans chaque titre, sous-titre et pied de page.

Que contient ce rapport ?

Le rapport Registre des factures fournisseurs par défaut se compose des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport Description

Date

La date à laquelle vous avez reçu les factures fournisseurs du fournisseur

Fournisseur

L’ID et le nom associés au fournisseur

N° de facture/N° de régularisation

Le numéro de compte de facturation du fournisseur auprès de votre société

Date d’échéance

La date d’échéance de la facture fournisseur

Description

Une description des produits ou services fournis par le fournisseur

Devise

 

Montant de la transaction

 

Montant

Le montant de la facture fournisseur

Montant payé

Le montant que votre société a versé au fournisseur

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.