Rapport de rapprochement de fournisseur

Le rapport de rapprochement de fournisseur indique, pour une période donnée, le montant dû à chaque fournisseur et la manière dont les paiements et les crédits se rapprochent des factures.

Chaque transaction rapprochée dans le rapport se voit attribuer une séquence de correspondance alphabétique. Cette séquence vous permet de rapprocher la relation entre les factures, les paiements et les crédits. En examinant la séquence de correspondance, vous pouvez répondre à des questions telles que :

• Quels crédits et paiements ont été appliqués à une facture fournisseur donnée ?
• Où un crédit donné a-t-il été appliqué ?
• Quelles transactions n’ont pas été rapprochées ou ne l’ont été que partiellement ?

Vous pouvez filtrer le rapport pour afficher les transactions sans correspondance, partiellement ou entièrement rapprochées. Vous pouvez également filtrer le rapport pour une séquence de correspondance donnée.

Qui a généralement besoin de ce rapport ?

• Les comptables, les contrôleurs, tous ceux qui ont besoin de voir qui doit de l’argent à qui.
• Les comptables et les contrôleurs qui ont besoin de voir comment les paiements et les crédits se rapprochent de factures spécifiques.

Pour plus d’informations sur les termes qui peuvent différer selon votre établissement, reportez-vous à la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

Avant de commencer

Avant de pouvoir exécuter le rapport de rapprochement fournisseur, vous devez configurer la séquence de rapprochement et activer le rapport.

Une fois que vous avez activé le rapport, Intacct applique des séquences de correspondance aux nouvelles transactions de Comptes fournisseurs que vous créez à l’avenir.

Exécuter le rapport

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Rapports > Rapprochement des fournisseurs.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

1. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

   Vous pouvez spécifier la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.

2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

   Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur et le site. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.

3. Effectuer la mise en page du rapport.

   Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et/ou organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

5. Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Afficher : Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
   • Imprimer : Affichez le rapport maintenant, au format PDF imprimable.
   • Traiter et stocker : Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés, ou envoyés vers un site de stockage dans le cloud, de type Dropbox. En savoir plus sur le traitement et le stockage des rapports.
   • Ajouter au tableau de bord : Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.

   • Enregistrer : Enregistrez le rapport pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.

     Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.

   • Exporter : Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données du rapport varient selon les rapports.
   • Personnaliser : Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
   • E-mail : Après avoir exécuté le rapport, envoyez-le par e-mail à d’autres utilisateurs.

   Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des nombreuses périodes de référence prédéfinies disponibles dans les cases Période de référence et En date du. Vous pouvez également créer votre propre période de référence à l’aide des champs Date de début et Date de fin.

Filtres du rapport

Vous pouvez filtrer la liste par nom de fournisseur ou laisser la plage de fournisseurs vide pour inclure tous les fournisseurs. Vous pouvez également choisir de masquer ou d’afficher les comptes dont les soldes sont nuls.

Pour définir des filtres afin d’affiner les résultats du rapport :

1. Pour que le rapport affiche les résultats d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique, utilisez les listes déroulantes Du fournisseur et Au fournisseur.
   Utiliser les champs À partir de et À

   Toutes les paires de champs À partir de et À fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi restreinte que nécessaire, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

   Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

   1. Dans la liste déroulante À partir de, sélectionnez l’objet souhaité.
   2. Dans la liste déroulante À, sélectionnez le même objet.

   Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

   1. Dans la liste déroulante À partir de, sélectionnez l’objet que vous souhaitez au début de la plage.
   2. Dans la liste déroulante À, sélectionnez l’objet que vous souhaitez à la fin de la plage.

   Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

   Laissez les deux champs vides.

   Si vous disposez d’un grand numéro d’objets ou si le traitement du rapport prend trop de temps, utilisez la commande À partir de et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour les objets dont le nom commence par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

   Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un article de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.

2. Pour limiter les types de correspondances affichés dans le rapport, sélectionnez Sélectionnez sous Correspondances à afficher, puis sélectionnez les types de correspondance souhaités, puis sélectionnez Fait.

   Par défaut, le rapport inclut les transactions non rapprochées, partiellement rapprochées et entièrement rapprochées.

3. Sélectionnez l’icône Inclure tous les fournisseurs pour inclure les transactions des fournisseurs avec des soldes nuls.
4. Sélectionnez Inclure les fournisseurs avec un solde nul et une activité pour inclure les comptes avec un solde nul uniquement si ces fournisseurs ont eu une activité pendant la période sélectionnée.

Filtres multi-entités, multi-devises

Les sociétés multi-entités et multi-devises spécifient le type de devise, l’établissement et le service dans leurs filtres.

Devise de transaction

Si vous êtes une société multi-devises, vous pouvez filtrer les transactions en fonction d’une devise spécifique. (Ce champ n’est visible que dans un environnement multi-devises.)  Dans la liste déroulante Devise de transaction, sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport s’affiche.  Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport inclut les transactions dans votre devise de tenue de compte.

Établissement

Les options de filtre suivantes ne s’affichent que si vous travaillez dans un environnement multi-devises et multi-entités.

• Pour filtrer le rapport par établissement géographique, entrez le nom de la région, du pays, de l’statut ou du territoire, ou de la ville dans le Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’établissement souhaité dans la liste qui s’affiche.
  L’établissement est requis pour exécuter ce rapport au niveau général lorsque vous avez plusieurs devises de base. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.
• Pour remplacer la sélection dans le champ Établissement, utilisez le champ Afficher pour.
  

  L’endroit où vous vous trouvez dans l’organisation affecte le contenu du rapport.

  • Tous les établissements : inclure les données pour tous les établissements, quelle que soit l’entité que vous utilisez actuellement.
  • Cet établissement : afficher uniquement les données de l’établissement/entité/du groupe que vous avez sélectionné, mais pas les données de ses enfants.
  • Établissements enfants : afficher uniquement les données des enfants de l’établissement ou de l’entité sélectionné.

Transactions avec plusieurs éléments provenant de différents établissements

Lorsque vous créez une transaction avec plusieurs éléments provenant de différents établissements, le rapport ne filtre pas au niveau de la ligne.

Par exemple, en utilisant la même configuration, si vous avez une seule transaction qui comprend :

Ligne	Établissement	Montant
1	Californie	1000,00 $
2	New York	1500,00 $

Quel que soit ce que vous sélectionnez dans l’option Afficher pour, le rapport affichera 2 500,00 $, soit le total, et non des lignes individuelles.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Champ Filtre	Remarques
Du fournisseur, Au fournisseur	Inclut les données d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport récupérera des résultats pour tous les fournisseurs.
Devise de transaction	Filtre les transactions utilisant cette devise. Par défaut, cette option est compensée, ce qui signifie que le rapport contient des transactions de toutes les devises. Cependant, le rapport lui-même est dans la devise de tenue de compte.
Établissement	Limite les résultats du rapport à un établissement ou à un groupe d’établissements spécifique. Ne s’affiche que pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité ou établissement, ou les deux, ait son propre rapport. En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les services et les établissements sur des pages individuelles peuvent être exécutés uniquement hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’option Rapport individuel, vous pouvez sélectionner uniquement Traiter et stocker. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.
Invite en cours d’exécution	Utilisé lorsque vous enregistrez un rapport et que vous accédez aux rapports mémorisés. Lorsque vous exécutez le rapport, aucun des filtres ne s’affiche. À l’aide d’une invite, l’utilisateur effectue les sélections avant d’exécuter le rapport ou d’accepter ce qui a été précédemment enregistré dans le rapport enregistré.
Correspondance de séquence	Pour renvoyer un rapport pour une seule séquence de correspondance, entrez la séquence ici. La séquence est sensible à la casse, selon que la transaction avec correspondance exacte, sans correspondance ou correspondance partielle.
Correspondances à afficher	Par défaut, tous les types de correspondance s’affichent dans le rapport. Vous pouvez également sélectionner le type de correspondance de transaction que vous souhaitez afficher : Sans correspondance Factures pour lesquelles vous n’avez pas effectué de paiement. Correspondance partielle : Factures partiellement payées avec un solde restant. Correspondance exacte : Factures entièrement payées.
Inclure tous les fournisseurs	Inclut les fournisseurs qui n’ont aucun solde. Si vous ne sélectionnez pas cette option, le rapport inclut uniquement les fournisseurs qui ont un solde.
Inclure les fournisseurs à solde nul avec activité	Inclut tous les fournisseurs, à l’exception des fournisseurs dont le solde est nul, sauf si le fournisseur dont le solde est nul a eu une activité au cours de la période.
Afficher pour	Sélectionnez cette option pour afficher différentes vues des données, en fonction de l’établissement ou de l’entité que vous choisissez : Tous les établissements : Cette option affiche les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité et ses enfants. Cet établissement : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées pour l’établissement ou l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur un établissement enfant ne sont pas affichées. Établissements enfants : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées sur les établissements enfants de l’établissement ou de l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité parent ne sont pas affichées. Exemple : Supposons que votre établissement soit États-Unis > Californie > San Francisco. L’option Tous les établissements afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. L’option Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. L’option Établissements enfants afficherait les transactions pour la Californie et San Francisco uniquement.

Mise en forme

Utilisez cette section pour spécifier l’ordre de tri et pour modifier la mise en page du rapport.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour obtenir une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport par défaut se compose des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Date d’effet	Période de référence que vous avez sélectionnée.
Créé le	Lorsque le rapport a été exécuté.
Fournisseur	Le ou les fournisseurs sur lesquels vous avez filtré.
Date	Date du document.
Document	L’ID du document, par exemple, un numéro de facture ou le numéro de chèque.
Mémo	La note de la transaction. Les notes contenant Solde à terme indiquent le solde d’ouverture du fournisseur au début de la période de reporting.
Type de transaction	Le type de transaction, par exemple : Facture Paiements Régularisation Acompte Acompte appliqué Extourne Lorsque vous appliquez une régularisation des CF à une facture, le type de transaction affiche le numéro du document de la régularisation tel qu’il est appliqué au numéro de facture. Par exemple, supposons que vous ayez une régularisation CF avec un numéro de document C10 que vous appliquez à facture 1500. Le type Txn pour les écritures liées à l’application de crédit est C10 appliqué sur 1500. Si vous avez extourné la transaction, le type Txn est précédé de Extourné pour toutes les écritures liées à l’extourne.
Devise de transaction	La devise utilisée pour la transaction.
Montant de la transaction	Le montant de la transaction en utilisant la devise de transaction.
Correspondance de séquence	Séquence générée automatiquement appliquée à cette transaction lors de sa création ou de son paiement. Comprendre les séquences de correspondance Les séquences de correspondance utilisent toujours des caractères alphabétiques au lieu de chiffres. La séquence de correspondance d’une transaction s’affiche en minuscules jusqu’à ce qu’elle soit entièrement rapprochée des autres transactions. Une fois rapprochée, elle s’affiche en lettres majuscules. Par exemple, une facture avec une séquence de correspondance abb est soit partiellement payée, soit totalement impayée. Lorsque vous payez le solde dû sur la facture fournisseur, la séquence de correspondance passe à ABB.
Frais	Les débits imputés sur le compte fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.
Paiements	Les crédits imputés sur le compte fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.
Solde	Le montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.
Total	Le montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.