Comprendre les séquences de mise en correspondance à des fins de rapprochement des fournisseurs

Imaginons que vous ayez enregistré trois factures fournisseurs pour un fournisseur, pour des montants de 100, 500 et 1000. Avant d’effectuer tout paiement sur les factures fournisseurs, elles s’affichent comme suit dans le rapport de rapprochement fournisseur.

Sage Intacct n’a attribué aucune séquence de mise en correspondance à ces transactions parce que vous ne leur avez pas encore appliqué de paiement ou de crédit.

Une fois que vous avez payé la facture fournisseur 410 en totalité et effectué un paiement partiel sur la facture fournisseur 526, votre rapport de rapprochement fournisseur indique ce qui suit :

Vous pouvez voir comment les paiements ont été appliqués aux transactions en suivant la séquence de mise en correspondance :

• Sage Intacct attribue une séquence de mise en correspondance de F à la facture fournisseur 410 et une séquence de mise en correspondance de g à la facture fournisseur 526.
• La séquence de mise en correspondance F est en lettres majuscules parce que la facture fournisseur 410 est entièrement payée, comme vous pouvez le voir sur l’écriture de paiement correspondante à la ligne 5.
• La séquence de mise en correspondance g est en lettres minuscules parce que la facture fournisseur 526 est partiellement payée, comme vous pouvez le voir sur l’écriture de paiement correspondante à la ligne 6.

Lorsqu’un seul paiement est appliqué à plusieurs transactions, le rapport indique chaque montant qui a été appliqué à une seule transaction sur sa propre ligne.

Par exemple, imaginons que vous ayez 3 factures fournisseurs pour un vendeur représentant un total de 450. Vous payez les trois factures fournisseurs en totalité avec un seul paiement. Au lieu d’afficher une seule ligne de paiement d’un montant de 450, le rapport de rapprochement fournisseur répertorie chaque paiement individuellement, avec une séquence de mise en correspondance qui correspond à la facture fournisseur payée.

Dans cet exemple, les séquences de mise en correspondance sont toutes en majuscules car les trois transactions ont été payées en totalité.

Imaginons que vous ayez un crédit vendeur C390 d’un montant de 50,00 et la facture fournisseur 4001 d’un montant de 500,00. Lorsque vous payez le fournisseur, vous appliquez le crédit C390 à la facture fournisseur ainsi qu’un paiement par chèque d’un montant de 450,00.

Dans ce scénario, le rapport de rapprochement fournisseur indique les écritures suivantes :

• Le crédit (ligne 1) reçoit une séquence de mise en correspondance de K et la facture fournisseur (ligne 2) reçoit une séquence de mise en correspondance de L.
• L’application du crédit (ligne 4) et le paiement par chèque (ligne 5) correspondent tous les deux à la facture fournisseur.
• L’écriture d’équilibrage pour l’application du crédit (ligne 3) correspond au crédit (ligne 1).

Imaginons que vous ayez une facture fournisseur d’un montant de 100 et que vous procédiez à un paiement de la totalité. Le rapport de rapprochement fournisseur indique une écriture pour la facture fournisseur (ligne 1) et le paiement (ligne 2). Sage Intacct attribue une séquence de mise en correspondance en majuscules (N) à ces lignes.

Vous découvrez que le paiement a été fait par erreur et annulez celui-ci, sans extourner la facture fournisseur. Lorsque vous consultez à nouveau le rapport de rapprochement fournisseur, vous constatez une écriture supplémentaire (ligne 3) qui extourne le paiement. La facture fournisseur, le paiement et l’extourne ont tous la même séquence de mise en correspondance, qui apparaît maintenant en minuscules parce que la facture fournisseur n’est pas entièrement payée.

Imaginons que vous ayez une facture fournisseur d’un montant de 1 000 et un crédit (régularisation d’avoir d’achat) de 50. Vous appliquez le crédit à la facture fournisseur, puis effectuez plus tard le paiement intégral du solde.

Lorsque vous exécutez le rapport de rapprochement des fournisseurs, vous constatez que la facture fournisseur, l’application du crédit et le paiement sont mis en correspondance à l’aide de la séquence S. Le crédit et l’écriture d’équilibrage sont mis en correspondance à l’aide de la séquence T.

Vous découvrez par la suite que le crédit a été émis par erreur, et vous extournez donc la régularisation de l’avoir d’achat. En exécutant à nouveau le rapport de rapprochement des fournisseurs, vous voyez les éléments suivants :

• La séquence de mise en correspondance pour la facture fournisseur est maintenant en minuscules, car celle-ci n’est plus entièrement payée (ligne 1).
• Une nouvelle écriture de régularisation extournée (ligne 3) ajoute des frais pour le montant de la régularisation, extournant ainsi la régularisation appliquée précédemment (ligne 2).
• L’écriture de paiement de régularisation (ligne 5) et l’écriture d’équilibrage correspondante (ligne 5) sont maintenant mises à zéro.
• 2 lignes équilibrent la nouvelle écriture extournée et 2 autres lignes équilibrent l’extourne (lignes 7 à 10).
• Le solde de clôture est de 50,00, soit le montant non payé restant.