À propos des approbations de fournisseurs

Utilisez les approbations des fournisseurs pour contrôler qui peut créer ou mettre à jour des fournisseurs. Les modifications restent en attente jusqu’à ce qu’un approbateur les examine et les approuve, ce qui permet de maintenir l’exactitude des fiches des fournisseurs avant de pouvoir les utiliser dans les transactions de Comptes fournisseurs ou d’Achats.

Comment cela fonctionne

1. Créez ou mettez à jour un fournisseur.

2. Sage Intacct achemine le fournisseur vers les approbateurs.

3. Le fournisseur reste indisponible pour les transactions de Comptes fournisseurs et d’Achats jusqu’à ce qu’il soit approuvé.

4. Les approbateurs approuvent ou refusent le fournisseur.

5. En cas de refus, l’émetteur peut mettre à jour le fournisseur et le soumettre à nouveau.

Ce que les utilisateurs ne peuvent pas faire lorsque l’approbation est en attente

• Créer des transactions de Comptes fournisseurs ou d’Achats pour le fournisseur.

• Modifier les transactions existantes pour le fournisseur.

• Sélectionnez les transactions du fournisseur pour le paiement.

Ce que les utilisateurs peuvent faire lorsque l’approbation est en attente

• Les utilisateurs peuvent enregistrer des transactions en tant que brouillons, même pour les fournisseurs refusés.

  Comptabilisez les brouillons après l’approbation du fournisseur. Les brouillons de transactions entrantes provenant de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs sont enregistrés normalement.

• Si un fournisseur est refusé, l’auteur de l’envoi peut modifier sa fiche et l’envoyer à nouveau pour approbation.

• Les transactions en dehors des comptes fournisseurs ou des achats peuvent faire référence à des fournisseurs indépendamment de leur statut.

Remboursements clients et approbations des fournisseurs

Les fournisseurs créés automatiquement à partir des remboursements des clients peuvent participer aux flux de travail standard d’approbation des fournisseurs.

Les fournisseurs existants liés aux clients continuent de suivre le flux de travail d’approbation des fournisseurs standard.

Quand modifier les fiches des fournisseurs ?

Lorsque l’approbation du fournisseur est activée, vous pouvez modifier un fournisseur uniquement si aucune demande de paiement active n’est associée à ce fournisseur.

Pour modifier un fournisseur qui a des demandes de paiement actives :

• Terminer le processus de paiement.

• Annulez la demande de paiement.

Suivi des modifications

Suivez le statut d’approbation des fournisseurs à l’aide des informations suivantes :

• Le champ d’état sur la fiche fournisseur et la liste des fournisseurs : Voyez si le fournisseur est Soumis, Approuvé ou Refusé.
• L’onglet Historique sur la fiche fournisseur : Affichez qui a soumis, approuvé ou refusé le fournisseur.
• Le piste d’audit pour la fiche fournisseur : Examinez les modifications apportées aux champs de fournisseur.

Avant d’activer l’approbation du fournisseur

Évaluer les fournisseurs existants

L’approbation des fournisseurs est configurée au niveau général. Attribuez un approbateur fournisseur ou des approbateurs en accordant des permissions d’approbation de fournisseur.

Lorsque vous activez l’approbation des fournisseurs, tous les fournisseurs existants sont automatiquement approuvés. Avant d’activer l’approbation des fournisseurs, consultez les liste des fournisseurs au niveau général et au niveau de l’entité et apportez les modifications nécessaires.

Préparer le traitement

L’administrateur qui active l’approbation des fournisseurs doit disposer de permissions d’approbation de fournisseur et d’un accès à toutes les fiches fournisseur. Sage Intacct met à jour chaque fournisseur existant au statut Approuvé et enregistre l’administrateur comme l’utilisateur ayant effectué l’action de flux de travail.

Après avoir activé l’approbation des fournisseurs

Une fois le traitement terminé, vérifiez les informations suivantes :

• Ajoutez des approbateurs supplémentaires, si nécessaire.

• Demandez aux approbateurs de configurer leurs notifications afin de recevoir les mises à jour des approbations.

• Supprimez les permissions d’approbation de fournisseur du compte d’administrateur si elles ne sont plus nécessaires.

Limites

L’approbation des fournisseurs n’est pas prise en charge pour les mises à jour de transaction 1099 importées à l’aide de modèles CSV. Les fournisseurs mis à jour via ces importations conservent leur statut d’approbation existant.