À propos des approbations de fournisseurs

L’approbation du fournisseur ajoute des contrôles à votre flux de travail de création et de mise à jour du fournisseur. Vous avez donc besoin d’une approbation avant que des informations nouvelles et mises à jour puissent être utilisées dans les transactions de comptes fournisseurs et d’achats.

Comment cela fonctionne

Lorsque l’approbation du fournisseur est activée, les fournisseurs sont automatiquement placés dans la file d’attente Approuver des fournisseurs après leur création ou leur modification. Les approbateurs que vous désignez examinent les fiches des fournisseurs et les approuvent ou les refusent.

Lorsqu’un fournisseur est en attente d’approbation ou s’il est refusé, les utilisateurs ne peuvent pas effectuer les opérations suivantes :

Comptabiliser les transactions de comptes fournisseurs et d’achat pour ce fournisseur
Modifier les transactions existantes pour le fournisseur
Sélectionner les transactions du fournisseur pour le paiement

Les utilisateurs peuvent enregistrer de nouvelles transactions en tant que brouillons, même pour les fournisseurs soumis ou refusés. Vous pouvez ainsi saisir les nouvelles transactions à mesure qu’elles arrivent, puis les comptabiliser après l’approbation du fournisseur. Cela signifie également que les brouillons de transactions entrantes provenant de l’automatisation des CF sont enregistrés normalement.

Si un fournisseur est refusé, l’auteur de l’envoi peut modifier sa fiche et l’envoyer à nouveau pour approbation.

Les transactions en dehors des comptes fournisseurs ou des achats peuvent faire référence à des fournisseurs indépendamment de leur statut.

Quand modifier les fiches des fournisseurs ?

Lorsque l’approbation des fournisseurs est activée, vous pouvez modifier un fournisseur tant qu’il n’a pas de demandes de paiement actives dans le flux de travail.

Cela signifie que pour modifier un fournisseur avec des demandes de paiement actives, vous devez d’abord effectuer l’une des opérations suivantes :

Terminer le processus de paiement.
Annuler les demandes de paiement pour remettre les factures fournisseurs dans un état non sélectionné.

Sur la page Afficher les demandes de paiement, vous pouvez voir toutes les demandes de paiement qui ne sont pas encore terminées. Filtrez selon le fournisseur que vous souhaitez modifier pour trouver les demandes de paiement qui doivent être résolues. Les demandes de paiement dont le statut de paiement est Brouillon sont des paiements qui ont été ajoutés à la boîte d’envoi.

Suivi des modifications

Suivez le statut d’approbation des fournisseurs à l’aide des éléments suivants :

Champ d’état : Visible dans la fiche du fournisseur et sur la liste des fournisseurs, il indique si le fournisseur est à l’état Soumis, Approuvé ou Refusé.
Onglet Historique : Disponible sur la fiche du fournisseur lorsque l’approbation est activée, il montre qui a créé, soumis et approuvé ou refusé le fournisseur.
Piste d’audit : La piste d’audit de la fiche fournisseur affiche les valeurs de champ qui ont été modifiées lors de la modification d’un fournisseur.

Avant d’activer l’approbation du fournisseur

L’approbation du fournisseur utilise une structure d’approbation à un seul niveau que vous configurez au niveau général. Vous désignez un approbateur ou un groupe d’approbateurs en attribuant les permissions d’approbation du fournisseur.

Dans le cadre du processus de configuration, tous les fournisseurs sont définis au statut Approuvé. Avant de commencer, examinez la liste des fournisseurs de votre société, tant au niveau général qu’au niveau de l’entité, pour vous assurer que vous êtes prêt à enregistrer les fournisseurs comme approuvés. Effectuez toutes les modifications nécessaires.

L’utilisateur administrateur qui configure l’approbation dans Comptes fournisseurs doit disposer des permissions d’approbation et être non restreint. Sage Intacct met à jour la piste d’audit pour enregistrer chaque fournisseur comme approuvé et liste l’utilisateur administrateur comme étant celui qui a effectué l’action de flux de travail. Vous pouvez supprimer la permission d’approbation pour l’utilisateur administrateur une fois que tous les fournisseurs sont mis à jour.

La mise à jour de la piste d’audit peut prendre du temps en fonction du nombre de fournisseurs à votre disposition. Les utilisateurs ne peuvent pas ajouter, modifier, supprimer ou importer de fournisseurs tant que le processus n’est pas terminé. Par conséquent, vous devrez sans doute activer cette fonctionnalité pendant les heures creuses.

Une fois la mise à jour de la piste d’audit terminée, vous pouvez mettre à jour la liste des fournisseurs si nécessaire. Veillez à ajouter tous les approbateurs supplémentaires nécessaires et invitez-les à configurer leurs notifications afin qu’ils puissent recevoir les mises à jour.

Disponibilité régionale

L’approbation du fournisseur est généralement disponible dans n’importe quelle région.

Limites

La mise à jour de la transaction 1099 du fournisseur via l’importation d’un fichier CSV ne prend pas en charge l’approbation du fournisseur. Le statut des fournisseurs mis à jour avec ces modèles d’importation reste inchangé après l’importation.