Configurer l’approbation des fournisseurs
Configurez l’approbation des fournisseurs pour exiger que les fiches des fournisseurs nouveaux et modifiés soient approuvées avant que les utilisateurs puissent comptabiliser les transactions des fournisseurs.
Avant de commencer
Lorsque vous activez l’approbation du fournisseur, Sage Intacct définit l’état de tous les fournisseurs existants sur Approuvé. Cela inclut les fournisseurs actifs et inactifs, qui conservent leur statut après approbation.
Vérifiez votre liste de fournisseurs avant d’activer la fonctionnalité, pour vous assurer que vous êtes à l’aise avec l’approbation de tous les fournisseurs. Apportez les modifications nécessaires aux fiches fournisseurs avant d’activer l’approbation du fournisseur.
Activer l’approbation des fournisseurs
| Abonnement | Comptes fournisseurs |
|---|---|
| Disponibilité régionale |
Toutes les régions |
| Type d’utilisateur | Professionnel avec des privilèges d’administrateur, sans restrictions |
| Permissions | Approuver des fournisseurs : Lister |
- Avant d’activer les approbations des fournisseurs, vérifiez que vous avez la permission Approuver le fournisseur : Listez les permissions.
La permission est nécessaire, car après que vous avez activé les approbations des fournisseurs, Sage Intacct met automatiquement à jour la piste d’audit pour tous les fournisseurs actifs et inactifs afin de les afficher comme approuvés. Utilisateur qui active les approbations des fournisseurs et qui est enregistré comme approbateur.
Vous pouvez supprimer la permission une fois tous les fournisseurs mis à jour.
La mise à jour de la piste d’audit peut prendre du temps en fonction du nombre de fournisseurs à votre disposition. Les utilisateurs ne peuvent pas ajouter, modifier, supprimer ou importer de fournisseurs tant que le processus n’est pas terminé. Par conséquent, vous devrez sans doute activer cette fonctionnalité pendant les heures creuses. -
Au niveau général, accédez à
Comptes fournisseurs
>
Configuration
>
Configuration
.
La case Activer l’approbation des fournisseurs est-elle grisée ?
Étant donné que cette option affecte toutes les entités de votre société, vous devez être au niveau général pour activer ou désactiver les approbations.
- Sous Paramètres d’approbation des fournisseurs, cochez la case Activer l’approbation des fournisseurs.
- Pour autoriser les utilisateurs à recevoir des notifications, cochez la case Notifications par e-mail.
Lorsque l’option Notifications par e-mail est sélectionnée, les utilisateurs peuvent décider individuellement s’ils souhaitent recevoir les éléments suivants :
- Notifications des fournisseurs en attente d’approbation
- Notifications lorsqu’un fournisseur qu’ils ont soumis est approuvé ou refusé
- Sélectionnez Enregistrer.
Sage Intacct entame le processus de mise à jour de la piste d’audit pour les fournisseurs existants. Pendant l’exécution du processus, un message s’affiche dans la liste des fournisseurs pour informer les utilisateurs qu’ils ne peuvent pas créer, modifier, supprimer ou importer des fournisseurs pour le moment. Intacct vous avertit par e-mail lorsque la mise à jour est terminée.
- Ajoutez des approbateurs supplémentaires en attribuant le statut Approuver les fournisseurs : Répertoriez les permissions, le cas échéant.
La façon dont vous mettez à jour les permissions varie selon que votre organisation utilise des permissions basées sur les rôles ou sur les utilisateurs.
En savoir plus sur les modifications des permissions basées sur les utilisateurs et des permissions basées sur les rôles.
- Si vous avez configuré l’approbation du fournisseur pour prendre en charge les notifications par e-mail, indiquez aux utilisateurs qu’ils peuvent mettre à jour leurs préférences pour recevoir des notifications.
Les approbateurs peuvent recevoir des notifications lorsqu’un fournisseur est prêt pour examen, et les contributeurs peuvent recevoir des notifications d’approbation ou de refus des fournisseurs qu’ils ont soumis. Les utilisateurs peuvent configurer des notifications sur leur page Préférences.
Tous les fournisseurs nouveaux ou modifiés sont maintenant soumis pour examen. Utilisateurs avec l’approbation du fournisseur : La permission Lister peut accéder à Comptes fournisseurs > onglet Tous > Approuver fournisseurs pour afficher la file d’attente d’approbation.
Vous pouvez afficher l’état d’approbation de chaque fournisseur dans le champ Statut, qui apparaît désormais dans la liste Fournisseurs et dans la fiche fournisseur, et un nouvel onglet Historique dans la fiche fournisseur affiche l’historique d’approbation.
