Configurer l’approbation des fournisseurs

Configurez l’approbation des fournisseurs pour exiger que les fiches des fournisseurs nouveaux et modifiés soient approuvées avant que les utilisateurs puissent comptabiliser les transactions des fournisseurs. Configurez l’approbation des fournisseurs au niveau général, et non au sein d’une entité.

Les fournisseurs créés automatiquement à partir des remboursements des clients peuvent participer aux flux de travail standard d’approbation des fournisseurs.

Avant de commencer

Lorsque vous activez l’approbation des fournisseurs, Sage Intacct approuve automatiquement tous les fournisseurs existants, y compris les fournisseurs inactifs.

Vérifiez la liste des fournisseurs avant d’activer l’approbation des fournisseurs et apportez les modifications nécessaires aux fiches de fournisseurs.

La mise à jour initiale de la piste d’audit peut prendre du temps, selon le nombre de fournisseurs. Tant que le traitement n’est pas terminé, les utilisateurs ne peuvent pas ajouter, modifier, supprimer ou importer des fournisseurs. Envisagez d’activer l’approbation des fournisseurs en dehors des heures de bureau.

Activer l’approbation des fournisseurs

Abonnement Comptes fournisseurs
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Professionnel avec des privilèges d’administrateur, sans restrictions
Permissions

Approuver des fournisseurs : Lister

Accès à toutes les fiches des fournisseurs

L’utilisateur qui active les approbations des fournisseurs est enregistré en tant qu’approbateur dans la piste d’audit. Vous pouvez supprimer la permission une fois tous les fournisseurs mis à jour.
  1. Au niveau général, accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.
  2. Sous Paramètres d’approbation des fournisseurs, sélectionnez Activer l’approbation des fournisseurs.

    Si votre société traite les remboursements clients, utilisez Ignorer les approbations de fournisseurs pour les fournisseurs créés à partir des remboursements des clients Pour approuver automatiquement les fournisseurs créés à partir des remboursements clients au lieu de les acheminer via le flux de travail d’approbation des fournisseurs.

  3. Pour autoriser les utilisateurs à recevoir des notifications, sélectionnez Notifications par e-mail.

    Les utilisateurs peuvent décider s’ils souhaitent recevoir les éléments suivants en mettant à jour leurs préférences :

    • Notifications des fournisseurs en attente d’approbation
    • Notifications lorsqu’un fournisseur qu’ils ont soumis est approuvé ou refusé
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Sage Intacct met à jour la piste d’audit et marque les fournisseurs existants comme approuvés. Une notification par e-mail est envoyée lorsque la mise à jour est terminée.

Étapes suivantes facultatives

  1. Attribuez les fournisseurs approuvés : Listez les permissions à des approbateurs supplémentaires.

    En fonction de la configuration de votre société, mettez à jour soit les permissions basées sur l’utilisateur, soit les permissions basées sur les rôles.

  2. Si vous avez activé les notifications par e-mail, demandez aux utilisateurs de configurer leurs préférences en matière de notification.

    • Les approbateurs peuvent recevoir des notifications lorsque les fournisseurs sont prêts pour révision.

    • Les émetteurs peuvent recevoir des notifications d’approbation ou de refus des fournisseurs qu’ils ont soumis.

    • Les utilisateurs configurent leurs préférences en matière de notification sur la page Préférences.

Résultats

  • Les nouveaux fournisseurs et les fournisseurs mis à jour ont désormais besoin d’une approbation avant de pouvoir être utilisés pour les transactions de Comptes fournisseurs ou d’Achats.

  • Les approbateurs peuvent examiner les fournisseurs dans Comptes fournisseurs > onglet Tous > Approuver les fournisseurs .

  • Les fiches des fournisseurs incluent désormais le statut d’approbation et des informations sur l’historique.